办公自动化系统技术要求.docx

1、办公自动化系统技术要求办公自动化系统技术要求前言 近年来，公司高层一直围绕如何突破企业管理现状想对策、找办法，经过多番考察，2010年6月特地引进专业管理咨询公司北京华商东明，并成立管理咨询办公室，全力配合咨询公司开展各项工作，一年来，在流程梳理、管理标准、绩效考核、薪酬制度等方面做了大量有效的工作，并取得了阶段性的成果。为了防止咨询成果因无法有效落地而被束之高阁，公司决定启动办公自动化项目建设，通过这一平台，将先进的管理思想与成熟的软件技术融为一体，切实有效地将企业管理水平提升到一个新高度。总体目标公司建立办公自动化系统的总体目标是：以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企业现代办公为导

2、向，搭建一个覆盖全公司的自动化办公信息平台。通过网络技术，实现公司移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为公司建立一个即时有效的信息交流通道，建立高质量、高效率的信息网络，为公司决策层和管理层提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现流程规范化、信息知识化、数据集中化、管理精细化和决策科学化。本项目计划分两期完成2.1 建设统一的协同工作平台（一期）公司各级领导与员工能以OA系统作为工作的主要平台，平台框架具备个性化定制能力，可以根据用户的不同需要，实现不同的界面风格与功能。还可以通过网络与通讯平台的支持，实现移动办公、远程办公。2.2 建设统一的信息发布平台（一期）建成内部信息发布系统

3、，实现企业内部各种信息（规章制度、管理标准、程序文件、通知公告等）的统一管理和发布，使员工能够及时了解单位的发展动态。同时支持内外网信息发布的同步更新。2.3 建设统一的实时通信平台（一期）建立单位内部的实时通信平台（包括电子邮件、即时通讯、短信收发、网上留言、文件传阅、内部论坛等），通过点对点、点对多的信息通讯方式，为单位员工之间、上下级之间提供快捷、灵活、方便的信息传递机制。2.4 建设统一的工作流程平台（一期）能实现企业内全部业务工作与管理工作的电子化流转，各种工作流程均采用电子起草、传阅、审批、签发、归档等电子化流转方式。突破各种壁垒，进行跨部门的及时沟通，构造协作的和谐环境，实现日常

4、办公的便捷和高效。同时，完全电子化的工作流程保证了企业运作的规范化和透明化。2.5 建设统一的报表汇总平台（一期）集成与汇总各部门、各应用系统独立的、静态的、动态的业务数据（如：水厂生产数据、营业所销售数据、财务数据、SCADA监测数据等），在报表中心形成各种报表，管理层能够方便查阅整各类报表，从宏观角度分析各部门的运营和管理情况，为公司整体发展决策提供数据信息。2.6建设统一的知识管理平台（一期）实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或

5、他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助，提升工作效率。2.7 建设统一的系统集成平台（二期）集成与汇总公司目前与未来各种业务系统独立的、静态或者动态的业务数据，实现OA系统与其他业务系统之间数据共享和信息传递，并实现单点登录和自由切换应用系统。需要交换数据的系统主要包括综合MIS系统、客服热线系统、审计软件、用友财务系统、SCADA监测系统、管网GIS系统等。3. 技术要求3.1 设计原则3.1.1理念先进要求采用业界公认先进的、标准的软件技术，符合信息技术发展的趋势，保证系统在可预计的阶段内有相当强大的生命力。整个协同办公系统应当是采用B/S结构的共享统一办公系统。3.1.2 简单实用系统

6、界面简洁、功能实用、设置灵活、操作简单、方便易用，尽量符合用户的日常事务处理习惯。3.1.3 扩展灵活 开发商应该提供二次开发工具和自定义工具，方便用户灵活设置个性应用，快速构建功能扩展，满足随需而变的工作要求。3.1.4 安全可靠充分利用操作系统和开发平台提供的安全机制(口令验证、存取控制、电子签名、加密)，实现服务器、数据库、视图、表单、操作、域和代理等多层安全控制。对敏感数据的存储进行加密。保证系统在用户认证、数据传输和数据储存等多方面的安全。3.2 具体要求3.2.1 流程管理需要有表单自定义，流程自定义。表单自定义：拥有灵活、强大的表单定义能力，表单流转时的每一步都可以清晰记录下插入

7、和审批的内容，表单的内容可以根据流程各环节的办理人员情况进行的读写控制，同时可以灵活选择手写和键盘两种方式批写意见。表单可以插入附件，可以插入链接。流程自定义：可实时监控、授权，流程提供并发处理和多种格式文件调用功能，工作流平台必须提供图形化设计流程的功能，流程的监视可以做到监视所有流程的运行状态，但要权限才能查看流程的具体内容。所有流程都可以设置报表。具备对复杂流程模式的支持，如并行、回退、条件分支，支持子流程嵌套以及流程脚本语言编写。具有灵活的接口定义功能，可完成与第三方系统的整合应用。3.2.2 公文管理利用工作流引擎可灵活设定公文流程，实现公文的自动流转;支持催办督办、电子签章、手写签

8、名、委托授权、笔迹留痕、硬件加密、身份认证、打印控制、归档查询等功能。发文管理：支持模板自定义、附件添加、跳转、并行会签等。收文管理：支持多种方式录入、强制收回、退回等。3.2.3 知识管理建立单位总体规模的文档管理机制，将目前由员工个人维护管理的文档，集中在部门、公司一级进行管理，实现文档在公司范围内的共享和传递，参考档案管理的模型和思路，将各种文档进行层次化的目录管理，以及使用关键字或全文搜索，方便员工检索和查阅。同时对各种文档实行分层次、分级别的权限管理，并通过日志对重要文档进行监督管理。3.2.4报表中心要求报表子系统不依赖于某个系统而存在，它作为一个通用的工具，能为各个系统提供报表服

9、务，能够平滑的嵌入本次系统建设的各个业务系统中。要求用户端只要有浏览器就能够浏览报表、图表等信息。提供可视化的报表设计功能，操作方法和 Excel 等电子表格程序类似，可以方便的设计业务报表和统计报表。要求支持各种常见的格式，包括表格，直方图、饼图等多种格式的图表；支持多种统计方式；提供序列号、当前用户、当前日期等多种计算字段；支持常见的 Excel 计算函数；报表的结果可以另存为 Excel 电子表格或 HTML 格式的文件。3.2.5人力资源管理 组织结构：采用图形化的工具定义组织机构图。 人事档案：包括个人基本信息、家庭信息、组织信息、教育和培训信息、级别信息等。 考勤管理：与工作流程结

10、合自动计算缺勤、休假、加班，支持外部打卡接口。 人事管理：包括员工入职、转正、续签、调动、离职、退休、返聘、解聘、试用等。绩效考核：通过设定的奖惩考核标准，自动计算考核结果，并与薪酬福利挂钩。薪酬管理：根据员工的职务、技能和绩效定义相应的薪酬，并且控诉根据员工的职务变动、出勤情况进行调整。3.2.6 综合管理3.2.6.1设备管理对公司固定资产进行规范性管理，通过对其划分目录、类别、种类使资产信息有序化；记录资产所属部门、采购价格、当前价格、流转情况、负责人、使用人等信息；通过与工作流程结合，实现资产的申购、借用、盘点、出入库等功能，跟踪资产整个生命周期内的使用情况。3.2.6.2档案管理档案

11、管理作为企业电子文件档案，按照湖南城镇供水企业档案分类细则的要求进行档案的收集、整理、立卷、鉴定、编目、保管、借阅、统计、检索、利用、销毁等项工作，并对当前新产生的档案资料具有自动归档提示功能。3.2.6.3 会议管理会议申请、会议审批、安排、发布通知、会议记录、纪要发布、到资料归档整个过程的管理。通知发送：能够指定各会议通知参加人员名单后，系统自动根据名单发送电子会议通知到相关人员中。通知反馈：各参加会议的人员收到并打开会议通知后系统会向发送人反馈回执，确认是否收到。冲突检查：对相同时间段内，如果参加会议的人员有重复，系统会向发送通知人员提出冲突提示3.2.6.4 用品管理对公司日常办公用品

12、及劳保用品从采购、领用、库存进行管理、并提供多样化的统计和分析功能。3.2.6.5合同管理建立一个以客户为中心的管理模块，这种“对外协同”不仅仅是为了及时准确掌握客户的基本信息、方案书、合同书、历史交易、服务记录、信用等级等，同时可以使内部人员之间及内部与外部之间高效沟通和协作；此外，合同管理可以设定自动提醒相关人员进行相应的合同执行、收款催款等工作。3.2.6.6 车辆管理对车辆的登记、使用、维护、维修等工作进行有效管理，并可以进行相关的控制费用统计。3.2.7 辅助办公3.2.7.1即时通讯一个类似MSN的即时聊天工具软件，可以实现传送文件、在线感知、任务提醒等功能；3.2.7.2 短信通

13、知与公司现有的短信平台集成，把需要发布的信息（会议通知、待办事项、重要消息等）用手机短信的方式通知相关人员；3.2.7.3 内部邮件系统对所有使用用户提供内部邮件功能。系统具备邮件到达提醒用户的功能。内部邮件可用于内部信息的传递，发邮件时可以选择人、组织、组等多种方式，无需牢记邮件地址，内部邮件和外部internet邮件互通；3.2.7.4 内部论坛是工作人员之间相互沟通和协作的畅通渠道, 在这里员工可提出问题，或答复他人的问题，也可以就某个问题共同参与，展开讨论。3.2.7.5人员去向实时传递人员的当前状态，提高管理透明度，有利于工作的协调和监督。可与工作流程（如出差、请假等）相结合，实现人

14、员状态的自动更新3.2.8 个人办公在协同办公系统中为每个用户提供方便、快捷的应用工具，常用功能应包括个人设置、个人工具、日程、通讯录、任务安排、工作计划、网络硬盘，人员去向等。3.2.8.1任务安排可以对布置的工作任务或发起的协同工作进行有效监督，及时掌握工作的进展和执行情况，并对要件、急件进行督促、催办。支持手动催办与反馈、自动催办与提醒，可选择短信方式提醒；3.2.8.2 事务提醒提醒的项目有，新邮件、新通知、未办流程、未完成的任务、当天和未来几天的工作安排等；3.2.8.3日程安排根据日历填写个人的工作日程安排，单击日历的一天就能显示这一天的所有日程安排，显示用列表的形式；上级领导有权

15、限查看下级员工的日程安排; 3.2.8.4工作计划工作计划是对个人以及部门的下阶段的工作做计划，计划分年度计划、季度计划、月度计划、周计划。上级可以查阅下级的工作计划；3.2.8.5工作总结工作总结是对个人以及部门的下阶段的工作做总结，计划分年度总结、季度总结、月度总结、周总结。上级可以查阅下级的工作总结；3.2.8.6网络硬盘为个人、部门、和公司提供网络存储空间，可以按照设置的权限访问；3.2.8.7授权代理待办公文通过事先设定公文处理的代理人进行及时处理，使公文的流转不因人员的外出、缺席而暂缓、延办；3.2.8.8 通讯录包括公共通讯录和个人通讯录；3.3 信息发布 一些管理程序、公文和通

16、知公告等，需要有发布功能，发布界面可以自定义和自行设计，例如停水信息、重要通告、专题报道等，通过信息发布可以很方便地把最新消息显示出来；信息发布要与公司门户网站无缝衔接，实现流程化信息发布和动态网站管理，达到办公信息与网站信息的同步更新。3.4 系统管理系统管理应该包括：资源权限管理、数据和日志管理等：资源权限管理：与组织机构相结合，建立权限控制和管理体系，确保系统用户对系统资源的访问受到保护和控制。日志管理：包括日志监控、日志审计和日志统计，系统中发生的所有对数据产生变更的操作和系统本身的运行检测情况都要被记录在平台日志中，平台日志要能被具体应用系统来直接使用，例如在公文交换系统应利用平台日

17、志中属于公文管理部分的日志记录。3.5 二次开发系统应提供二次开发的接口，可以方便用户将办公系统或其他需求扩展到该系统平台上。要求提供详细开发指导文档，并可为客户提供二次开发服务。4项目实施要求4.1 设计详细的系统架构方案，对湘潭中环OA系统进行近期与未来5年系统架构进行规划与设计；4.2 设计详细的信息安全解决方案，包含动态密码卡认证、CA、LADP等认证方式，用户密码与业务数据传输加密，数据存放加密以及互联网访问等安全方案；4.3 设计详细的性能解决方案，并描述对硬件或网络条件的要求；4.4 设计详细的系统迁移解决方案，以保证实施期间不影响目前协同平台的业务应用；4.5 提供详细的负载均

18、衡或分布式部署解决方案；4.6 提供方便快捷的备份还原方案；4.7满足注册用户不限、同时在线用户500、并发用户100的全面应用；同时，充分利用现有建设好的网络环境及已有的网络资源，保护已有的信息化投资。4.8中标方所提供的软件必须为正版，同时提供软件的使用权承诺，包含第三方软件如：数据库、中间件等软件。并承诺与保证不能追究买方软件使用许可或版权的法律问题；4.9整个项目的系统维护期为一年，投标单位必须免费提供一年的系统维护服务及所有小版本升级的变更服务；4.10项目完成后实施单位必须提供724小时技术支持，并具有24小时内上门解决系统故障的能力（含节假日）。5.项目工期要求项目总体实施周期为5个月，要求在2011年10月31日前完成软件开发，11月份进行现场调试，操作培训，12月份投入试运行，并于2012年3月1日前验收。项目各阶段的实施日期必须在详细技术协议中进行描述。信息技术部