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Excel办公软件从菜鸟到高手实训教程.docx

1、Excel办公软件从菜鸟到高手实训教程Excel办公软件从菜鸟到高手实训教程第一招:大海捞针(Vlookup函数) 招如其名。此招用来在一个茫茫的数据源中,自动让电脑找出你要的某个数据的相关资料并填在指定的地方。也是就是,可以让电脑在一个表格或指定的一个区域中查找某一指定的值,并由此返回该值相对应当前行中指定列处的数值。此招还有相应的变化,分别为lookup和Hlookup两式。当查找的数据是水平排列时,可以使用函数 HLOOKUP 代替函数 VLOOKUP。但用到的情况比较少,这里不做介绍。 例如:你有一个工作表,上面近万项货品名称,每项货品的代码,价格,购买日期等。如你要做另一份报表,且其

2、中部分货品在这份表中己有数据,则可以利用此招,只输入货品的名称或者代码,其余的让电脑自动查找并返回相应的价格,购买日期等。 使用语法 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) Lookup_value 为需要查找的值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。 Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用,例如数据库或列表。 如果 range_lookup 为 TRUE,则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列:、-2、-1、0、1、2、-Z、

3、FALSE、TRUE;否则,函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。如果 range_lookup 为 FALSE,table_array 不必进行排序。 通过在“数据”菜单中的“排序”中选择“升序”,可将数值按升序排列。 Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。 文本不区分大小写。 Col_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为 1 时,返回 table_array 第一列中的数值;col_index_num 为 2,返回 table_array 第二列中的数值,以此类推。如果 col_index_

4、num 小于 1,函数 VLOOKUP 返回错误值值 #VALUE!;如果 col_index_num 大于 table_array 的列数,函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。 Range_lookup 为一逻辑值,指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于 lookup_value 的最大数值;如果 range_value 为 FALSE,函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到,则返回错误值 #N/A。说明 如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value,且

5、 range_lookup 为 TRUE,则使用小于等于 lookup_value 的最大值。 如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小数值,函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 为 FALSE,函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。 应用示例: 上图中,为方便比较,我将原始数据区域放在了同一工作表中(E1:F5),实际使用时,原始数据可以在不同的工作表,甚至不同的工作簿(即不同的Excel文件)。当被查找的内容与原始内容在不同的工作表,table_arra

6、y前面需加上工作表的名称,写法为 “表名! ”区域范围,如“Sheet2!$A$1:$B$12”,而若在不同的工作簿,则还得加上文件名,如“文件名sheet1!$A$1:$B$12”。 详细解释 公式“=Vlookup(A2,$E$2:$F$5,2,FALSE)”中A2表示要查找的值为A2单元格的内容,即“Apple”, “$E$2:$F$5”告诉电脑,应该去$E$2:$F$5这个数据区域中查找,“2”表示找到后,应传回该区域第二列的值,即数量列,最后“FALSE”参数系统,查找区域内容未进行排序,需使用精确查找,找不到就算了,不返回近似匹配值。 特别要注意的是,通常我们都是使用鼠标拖动的方法

7、来填充公式,而拖动时,Excel对公式中区域的引用,处理方法是不一样的。如果是相对参照,即栏名列号前没有“$”符号,则Excel会对该区域作相对位移,如上栏是E2:B5,拖到下栏后,即会自动成为E3:B6,这种处理方法在很多公式中是必要的,但在这个公式中却是致命的,因为它更改了查找的原始数据的区域,导致实际上包含有的数据,因己不在查找的区域中而漏网。这也是很多用户在实际应用中犯的错误,引致查找结果不真实。要解决这个问题,我们可以利用Excel对区域引用的第二种方法:绝对参照。即在栏名列号前加上“$”,这样,系统就不会作相对的位移,无论怎样拖,区域范围都不变。(在很多情况下,我们会使用“名称”来

8、代替直接的区域指定方式,使用更为方便。这一内容将在其他章节中介绍) 相对参照与绝对参照的写法,可以让电脑作自动转换。方法是,先将当前单元格定位在要修改的单元格上,然后在资料编辑列,用鼠标涂黑(英文的说法叫Highlight)要转换的部分,再按“F4”即可。见下图: 通过上图可以看出,能找到的,系统己自动填入了找到的值,如Apple & cherry,对于找不到的(Plum & Pear),则显示#N/A。第二招:左右逢源(If函数) 此招用来对某一条件执行的真假值进行判断,根据逻辑计算的真假值,返回不同结果。如果结果为真,则返回一个真,如果为假,则返回另一值,可谓左右逢源。使用语法 IF(lo

9、gical_test,value_if_true,value_if_false) Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。例如,A1=60 就是一个逻辑表达式,如果单元格 A1 中的值大于或等于 60,表达式即为 TRUE,否则为 FALSE。本参数可使用任何比较运算符。 Value_if_true logical_test 为 TRUE 时返回的值。例如,如果本参数为文本字符串“预算内”而且 logical_test 参数值为 TRUE,则 IF 函数将显示文本“预算内”。如果 logical_test 为 TRUE 而 value_if_tru

10、e 为空,则本参数返回 0(零)。如果要显示 TRUE,则请为本参数使用逻辑值 TRUE。Value_if_true 也可以是其他公式。 Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。例如,如果本参数为文本字符串“超出预算”而且 logical_test 参数值为 FALSE,则 IF 函数将显示文本“超出预算”。如果 logical_test 为 FALSE 且忽略了 Value_if_false(即 value_if_true 后没有逗号),则会返回逻辑值 FALSE。如果 logical_test 为 FALSE 且 Value_if_false 为

11、空(即 value_if_true 后有逗号,并紧跟着右括号),则本参数返回 0(零)。Value_if_false 也可以是其他公式。 说明 函数 IF 最多可以嵌套七层,用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。 在计算参数 value_if_true 和 value_if_false 后,函数 IF 返回相应语句执行后的返回值。 应用示例: 第三招:投石问路(IS函数) 此招用来对某个单元格的当前值的类型进行判断,以便知道其类型后,再采取下一部行动,因此称为投石问路。 IS函数共有九个工作表函数。概括为 IS 类函数,可以检验数值的类型

12、并根据参数取值返回 TRUE 或 FALSE。例如,如果数值为对空白单元格的引用,函数 ISBLANK 返回逻辑值 TRUE,否则返回 FALSE。使用语法 ISBLANK(value) ISERR(value) ISERROR(value) ISLOGICAL(value) ISNA(value) ISNONTEXT(value) ISNUMBER(value) ISREF(value) ISTEXT(value) Value 为需要进行检验的数值。分别为:空白(空白单元格)、错误值、逻辑值、文本、数字、引用值或对于以上任意参数的名称引用。 应用示例: 详细解释 公式“=ISBLANK(A1

13、)”,表示对A1单元格是否为空进行判断。如是是空的,则返回“True”值,如果不为空,则返回 “False)的值。 上面示例图中,B1及B2单元格中的函数分别对A1及A2单元格进行是否为空白的判断。结果显示一个为真,一个为假。 OK,我们己经学了三招,现在我们要将这三招组合起来,自创一招新招。第四招:瞒天过海(自创组合招数) 我们来看学第一招时用的例子, 对于找不到的项目,系统显示#N/A,但这样的报告交给上司,未免太难看了些。用什么方法,可以让其不显示出错误值呢?对了,先来一招投石问路,对系统返回的值做一个判断,看看系统到底找到没有。再来一招左右逢源,对于找到的就显示原值,找不到的,就干脆让

14、它显示空白(当然,也可让设置其他的值如No等),岂不妙哉? 因此,对于原单一公式:=VLOOKUP(A2,$E$2:$F$5,2,FALSE),可以结合IF和IS函数来使用。大家刚才看到,对于投石问路,共有九种变化,其中第三式(ISERROR)或第五式(ISNA)均适合这种情况,可以使用。因此,组合后的公式就变成: =IF(ISNA(VLOOKUP(D2,$G$2:$H$5,2,FALSE),VLOOKUP(D2,$G$2:$H$5,2,FALSE) 或 =IF(ISERROR(VLOOKUP(D3,$G$2:$H$5,2,FALSE),VLOOKUP(D3,$G$2:$H$5,2,FALSE

15、) 下图显示了这种情况。红框中用的就是组合的公式,而其中的Plum & Pear没有再显示难看的#N/A,报表因此漂亮多了。 因为是公式,只要写好第一个单元格的公式,其余的一拖就好了。 好了,新创的这招叫什么呢?就叫瞒天过海吧!第五招:留头去尾(Left函数) 此招用来对原始数据进行截取。截取的方式是从第一个字符开始,截取用户指定长度的内容。 例如:在一个工作表中,某一列的资料是地址,录有省、市、街道等。如果你想插多一列,加入省份的资料,以便进行省份筛选,则可用该函数自动进行截取,而无需人工输入。使用语法 LEFT(text,num_chars) Text 是包含要提取字符的文本字符串,可以直

16、接输入含有目标文字的单元格名称。 Num_chars 指定要由 LEFT 所提取的字符数。 Num_chars 必须大于或等于 0。 如果 num_chars 大于文本长度,则 LEFT 返回所有文本。 如果省略 num_chars,则假定其为 1。 应用示例: 上图中,对含有不同地方的数据,利用“Left”函数,非常简单分离出了他们的省份。 详细解释 公式“=Left(A2,3)”中A2表示要截取的数据为A2单元格的内容“广东省东莞市东城区”,“3”表示从第一位开始,共截取3个字符,因此系统返回“广东省”。第六招:去头留尾(Right函数) 此招与上招刚好相反,截取的方式是从最后一个字符开始

17、,从后往前截取用户指定长度的内容。 使用语法RIGHTB(text,num_bytes) Text 是包含要提取字符的文本字符串,可以直接输入含有目标文字的单元格名称。 Num_chars 指定希望 RIGHT 提取的字符数。 注意:Num_chars 必须大于或等于 0。 如果 num_chars 大于文本长度,则 RIGHT 返回所有文本。 如果忽略 num_chars,则假定其为 1。 应用示例: 详细解释 公式“=Right(A2,8)”中A2表示要截取的数据为A2单元格的内容“广东省东莞市 电话:”,“8”表示从最后一位开始,共截取8个字符,因此系统返回“”。尽管原始数据长短不齐,但

18、我们只关心最后的8位电话号码。第七招:掐头去尾(MID函数) 与上面的两招不同,此招既不从第一位开始截取,也不从最后一位开始截取,而是由用户自行指定开始的位置和字符的长度。因此,若用户指定从第一位开始,便和Left函数一样。使用语法 MID(text,start_num,num_chars) Text 是包含要提取字符的文本字符串,可以直接输入含有目标文字的单元格名称。 Start_num 是文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的 start_num 为 1,以此类推。 Num_chars 指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。 注意: 如果 start_num 大于文本长度,

19、则 MID 返回空文本 ()。 如果 start_num 小于文本长度,但 start_num 加上 num_chars 超过了文本的长度,则 MID 只返回至多直到文本末尾的字符。 如果 start_num 小于 1,则 MID 返回错误值 #VALUE!。 如果 num_chars 是负数,则 MID 返回错误值 #VALUE!。 如果 num_bytes 是负数,则 MIDB 返回错误值 #VALUE!。 应用示例: 详细解释 公式“=MID(A2,7,8)”中A2表示要截取的数据为A2单元格的内容“*”,“7”表示从第7位开始,共截取8个字符,因此系统返回用户想截取的生日时间“”。 O

20、K,我们己经学了三招,但读者可能己经发现,实际工作中,原始资料并不会如此整齐地出现,让我们很容易的用上面的三招去截取。比如说,第三招示例中,我用的都是18位的身份证号码,但实际上,很多人仍在使用15位的身份号码,这样一来,因原始数据长度不一致,导致在截取时,便会截错。再如我们的第一个例子,我们截的是3位,但实际中,有的省份名称本身就有3位,因此对这种情况,简单的套用就无法取得正确的内容。 如我在第一篇中所说,在实际的工作使用中,单一公式常常都是不够的,而需要使用组合招数。例如刚才的身份证号码不同长度问题,我们可以在招式中,加入对位数的判断,如果长度是18位,则取8位,如果是15位的,则取6位。

21、还记得前面我们学过左右逢源吗?这一招可是相当的实用哦,我们经常会用到。另外,下面我再介绍两招,用来对单元格的内容进行判断。一个是“瞎子摸象”(Find函数),让用户对单元格内容中指定的字符进行定位,以确认其位置。当位置被确认后,截取就是轻而易举的一件事情了。另一招是“鲁班神尺” (Len函数),让用户对单元格内容的长度进行测量,得出其长度后,再做相应的截取处理。第八招:瞎子摸象(Find函数) 此招用来对原始数据中某个字符串进行定位,以确定其位置。因为该招进行定位时,总是从指定位置开始,返回找到的第一个匹配字符串的位置,而不管其后是否还有相匹配的字符串,有点像瞎子摸象,摸到哪就说哪,因此取名“

22、瞎子摸象”。使用语法 FIND(find_text,within_text,start_num) Find_text 是要查找的文本。 Within_text 是包含要查找文本的文本。 Start_num 指定开始进行查找的字符。within_text 中的首字符是编号为 1 的字符。如果忽略 start_num,则假设其为 1。 注意: 使用 start_num 可跳过指定数目的字符。例如,假定使用文本字符串“AYF0093.YoungMensApparel”,如果要查找文本字符串中说明部分的第一个“Y”的编号,则可将 start_num 设置为 8,这样就不会查找文本的序列号部分。FIND

23、 将从第 8 个字符开始查找,而在下一个字符处即可找到 find_text,于是返回编号 9。FIND 总是从 within_text 的起始处返回字符编号,如果 start_num 大于 1,也会对跳过的字符进行计数。 如果 find_text 是空文本 (),则 FIND 则会返回数值1。 Find_text 中不能包含通配符。 如果 within_text 中没有 find_text,则 FIND返回错误值 #VALUE!。 如果 start_num 不大于 0,则 FIND返回错误值 #VALUE!。 如果 start_num 大于 within_text 的长度,则 FIND 返回错

24、误值 #VALUE!。 应用示例: 上图中,对含有不同地方的数据,利用“Find”函数,非常简单地确定了“省”出现的位置。 详细解释 公式“=FIND(省,A2)”中,“省”表示要查找的文本为“省”,(实际使用中,也可以很长的一串字符)。要找查找的对象是A2单元格的内容“广东省东莞市东城区”,因为没有指定起始位置,所以系统从第一位开始。返回的“3”,表示“省“字在第三位。而“黑龙江省哈尔滨市”则返回4。 与Find类似,Search函数也有相同的功能。它们的区别是,Find区分大小写,而Search不分大小写(当被查找的文本为英文时)。另外,在Excel中,对文本进行处理的很多函数都提供了一个

25、特别用来处理双字节字符(如中文,日文)的函数,一般是在原函数后加“B”,如FIND, 就有一个FINDB。之前讲过的LEFT,相对应的就是LEFTB等。其实,我们在实际应用中,使用不带“B”的函数就足够了。如果你想使用带“B”的函数,则要特别注意,尤其是在组合运用函数时,其中一个函数使用带“B”的形式,则其它有带“B”形式的函数,全部都要使用其带“B”的形式,否则结果极可能是错的。第九招:鲁班神尺 (Len函数) 此招用来对单元格内容的长度进行测量,得出其长度后,再做相应的处理。 使用语法 LEN(text) Text 是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。 应用示例: 详细解释 公式

26、“=Len(A2)”中A2表示要查找长度的数据为A2单元格的内容“*”,系统测量后,返回长度“18”。 好了,我们己经学完了“瞎子摸象”和“鲁班神尺”,再加上上次所学的三招(留头去尾Left函数,去头留尾Right函数和掐头去尾Mid函数),对一些文本的处理,我们就能将其玩弄与股掌之上。 下面我们举一个例子,做一次实际操作。假如你有一堆公司员工的身份证号码登记表,但却没有单独的员工出生年月日这一栏,而偏偏员工的生日资料你很需要。一个一个的将其抄出来?这未免太花时间吧!别急,利用上面的几招,不出一分钟你就能够将其“生产”出来。 第一步的思路,就是利用“掐头去尾”函数,把身份证号码的前后内容去掉,

27、留下中间的出生日期。但因为身份证号有两种长度(15位及18位),直接套用,一定会截错。于是,我们得加上“鲁班神尺”,先量出其长度,再加上“左右逢源”这招,对不同的长度号码,我们做不同的截取,问题就解决了。上图中,两种颜色的数据长度是不一致的,但利用公式,我们很简单的把生日数据截出来了。公式“=IF(LEN(A2)=15,19&MID(A2,7,6),MID(A2,7,8)”中,我们利用IF函数,用Len函数对A2的长度进行判断,如果等于15,则返回“19&MID(A2,7,6)”,表示如果为15位的身份证号码,就在其之前补上“19”(注:“”符号在Excel中,用来把两个数据合并在一起),然后

28、对A2单元格中的数据从第7位开始,截6位出来,合在一起刚好8位。如果不是15位,则返回“MID(A2,7,8)”,表示直接在A2单元格的数据中,从第7位开始,截取8位出来。做完第一个公式后,不管下面还有几千或几万个数据,一拖到底即可。 对于要求比较简单的用户,得到这个结果己经够用了。但实际上,这个取出来的数据,并不是日期格式的。因此,就无法像对待日期那样处理它,如更改日期格式,或设置条件格式化,让当天为生日的数据显示为红色等。 要让其变为日期,其实也是很简单。只是其中一招我们还未介绍Datevalue,同时,取出的数据,也需额外加上分隔符,让系统识别。我先把公式列在这里,有兴趣的用户可以试试。

29、 =DATEVALUE(IF(LEN(A2)=15,19&MID(A2,7,2)&-&MID(A2,9,2)&-&MID(A2,11,2),MID(A2,7,4)&-&MID(A2,11,2)&-&MID(A2,13,2) 记住:公式得出的结果,是一个时间序列号,日期格式你们可自行设置。下图中,C3及C5单元格的“30720,30034”就是因没设置日期格式而直接显示序列值。 下面我们再来看一个使用了“瞎子摸象”函数的例子。 假如有这样一串数据,格式类似Bill Gates (*) Peng (*) ,我们需要取出其中的邮件地址部分。因为其邮件地址时长时短,因此,无法直接截取,单用Len函数也

30、无法实现。但根据观查发现,邮件地址起始于“)”后,因此我们可以利用“瞎子摸象”Find函数,先定出每个数据中的“)”位置,再用Len量出整个数据长度,相减之后,就是邮件地址的长度,这样,用“去头留尾”函数就可将需要的数据取出。公式为:=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(),A2)。1.打开那篇包含着重复记录的Excel文件 2.选中所有记录,点击“数据”菜单“筛选高级筛选”命令 3.勾选“选择不重复的记录”复选框,然后将筛选方式更改为“将筛选结果复制到其他位置”并设置好目标区域 【小提示】 默认的“在原有位置显示筛选结果”一项虽然也能得到不重复的记录,但这毕竟只是筛选,Excel只是将重复的记录隐藏罢了,并不能完全达到我们的目的 4.点击“确定”之后,新位置上出现的记录便是已经筛选好的了。然后,我们再通过手工的方式清除

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