房地产企业行政管理制度全集.docx

1、房地产企业行政管理制度全集制度共分六篇，分别为：会议管理、文秘档案管理、法律事务管理、资产物品管理、后勤总务管理、综合管理。共编制各类规章制度41项，基本涵盖了本公司综合管理活动的各个方面，构成了一个较为完整的综合管理制度体系。各项制度已经公司制度评审会议评审和公司领导审定，现作为试行稿印发公司各单位、部门。 由于编制时间紧，编制人员自身也有一个学习的过程，其中的不当之处、疏漏之处敬请指正。第一篇 会议管理 一、股东会会议制度二、董事会会议制度 三、监事会会议制度四、总经理办公会议制度 五、员工大会管理办法 六、评审会议管理制度 七、项目公司工作会议制度 八、会议室管理制度第二篇 文秘档案管理

2、 一、公文处理办法 二、文件格式规定 三、专职秘书管理工作规定 四、文印工作管理规定 五、印信管理办法 六、文书档案管理办法 七、项目档案管理制度 八、特种档案管理办法 九、报刊资料管理规定第三篇 法律事务管理 一、规章制度制定程序管理规定 二、合同审核管理规定 三、工商登记事务管理规定 四、商标事务管理办法. 五、经济纠纷处理规定第四篇 资产物品管理 一、固定资产管理规定 二、车辆管理规定 三、通讯工具管理办法 四、办公用品管理制度 五、办公自动化设备使用维护管理办法第五篇 后勤总务管理 一、办公区域环境管理办法 二、办公区域安全管理办法 三、员工用餐管理办法 四、员工宿舍管理办法 五、总机

3、话务工作管理办法 六、邮件寄发管理办法 七、内部通讯录管理规定第六篇 综合管理 一、投资管理办法 二、出差管理制度 三、接待工作管理办法 四、业务招待管理办法 五、信息管理制度 六、保密管理制度股东会会议制度第一章 总 则 第一条 为确保房地产集团有限公司(以下简称公司)股东会会议(以下简称会议)的顺利进行，规范会议的组织和行为，提高会议议事效率，保障股东合法权益，保证股东会能够依法行使职权以及会议程序和决议有效、合法，根据公司法及公司章程，特制定本制度。 第二条本制度自生效之日起，即成为对股东会、股东、董事、监事、总经理和其他高级管理人员具有约束力的文件。 第三条董事会秘书具体负责会议组织和

4、记录等有关方面的事宜。 第四条会议由全体股东参加，股东可委托代理人出席会议并明确授权范围。非股东的董事、监事、总经理及其他高级管理人员可以列席会议。 第五条本制度适用于公司股东会，所属项目公司、专业公司可根据本公司章程参照执行。第二章 开 会 第六条 股东会年会每年召开一次，于上一会计年度完结之日起的3个月内举行。当持有公司有表决权股份总数10以上的股东书面请求，或董事会认为必要，或监事会提议时，可以召开临时会议。 第七条会议议题由董事会按公司章程在征求股东意见的基础上决定；董事会应在会议召开前15天将会议时间、地点、内容和表决事项书面通知全体股东及有关出席人员。 第八条 会议由董事会召集，董

5、事长主持；董事长因故不能出席时，由董事长指定的副董事长或其他董事主持。 第九条 主持人宣布开会后，应首先报告出席会议的股东人数及其代表股份数，确定股东会会议是否合法有效。第三章 提案与表决 第十条 股东有权向公司提出新的提案。提案应当符合下列条件： (一)提案内容可涉及公司的经营方针和投资计划、选举和更换董事与监事、利润分配方案和弥补亏损方案、公司增或减注册资本、公司合并或分立、变更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事项； (二)内容与法律、法规及章程的规定不相抵触，并且属于公司经营范围和股东会职责范围； (三)有明确议题和具体决议事项； (四)以书面形式在股东会举行前5天提交或送达董事

6、会。 第十一条董事会应当以公司和股东的最大利益为行为准则，对股东的提案进行审查。 第十二条会议应按照会议通知所列议题顺序进行讨论和表决。 第十三条主持人根据表决结果决定会议的决议是否通过，并应当在会上宣布表决结果。决议的表决结果载入会议记录。 第十四条股东会决议应写明出席会议的股东(和股东代理人)人数、所持股份总数及占公司有表决权总股份的比例、表决方式以及每项议案表决结果。 第十五条股东会决议须经代表12以上表决权的股东通过方为有效。但下述事项须经代表23以上表决权的股东通过方为有效： (一)公司增加或减少注册资本、分立、合并、解散或者变更公司形式； (二)修改公司章程；(三)公司章程规定须代

7、表23以上表决权的股东通过的事项。第四章 会议记录第十六条会议应有会议记录，会议记录记载以下内容：(一)出席股东大会的有表决权的股份数，占公司总股份的比例；(二)召开会议的日期、地点；(三)会议主持人姓名，会议议程； (四)各发言人对每个审议事项的发言要点； (五)每一表决事项的表决结果； (六)会议认为和公司章程规定应当载入会议记录的其他内容。 第十七条 会议记录应由出席会议的股东代表、出席会议的董事和记录员签名，并作为公司档案由董事会秘书收存，年终时统一归档。 第十八条 对会议到会人数、与会股东持有的股份数额、授权委托书、每一表决事项的表决结果、会议记录、会议程序的合法性等事项，可以进行公

8、证。 第十九条 会议在审议中对议案和决定草案有重大不同意见的，可以表决由董事会重新商议后提出修正案。当日无法形成决议的，应另行召开会议。第五章 附 则第二十条 本制度由董事会负责解释和修订。第二十一条 本制度经股东会批准，自印发之日起施行。董事会会议制度第一章 总 则 第一条 为确保房地产集团有限公司(以下简称公司)董事会会议(以下简称会议)的工作效率和决策科学，保证董事会议程和决议的合法化，根据公司法及公司章程的有关规定，特制定本制度。 第二条 董事会是公司股东会常设的执行机构，董事会对股东会负责，行使法律、法规、公司章程和股东会赋予的职权。 第三条 董事会秘书负责会议的组织和协调工作，包括

9、安排会议议程、准备会议材料，组织安排会议召开，以及会议决议、纪要的起草工作。 第四条 本制度适用于公司董事会，所属项目公司、专业公司可根据本公司章程参照执行。第二章 会议召开事项 第五条会议由董事长召集并主持，会议应有12以上的董事出席方可举行。 第六条 会议分为定期会议和临时会议。定期会议每年召开1至2次，每次会议应于1 0天前书面通知全体董事、监事和总经理。临时会议根据需要在开会前3天通知召开。 第七条 会议通知应包括以下内容：会议日期、地点、会议期限、事由及议题等。 第八条 董事会定期会议或临时会议在保障董事充分表达意见的前提下，可以电话会议形式、传真形式或借助能使所有董事进行交流的其他

10、通信形式进行，并作出决议，由与会董事签字。 第九条 会议应由董事本人出席，董事因故不能出席会议时，可以委托其他董事代理出席。代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事如未出席某次会议，亦未委托代表出席的，应当视作放弃在该次会议上的表决权。第十条 监事和总经理可列席会议。第三章 会议行使职权范围 第十一条 董事会行使以下职权： (一)负责召集股东会议，研究决定召集股东会的方案、工作报告及有关文件，并向股东会报告工作； (二)贯彻执行股东会的决议； (三)研究决定公司的经营计划和投资方案； (四)制定公司的年度财务预算方案、决算方案； (五)制定公司的利润分配方案和弥补亏损方案； (六

11、)制定公司增加或者减少注册资本方案； (七)拟订公司合并、分立、变更公司形式、解散的方案； (八)决定公司内部管理机构的设置； (九)聘任或者解聘公司总经理，根据总经理的提名，聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人，决定其报酬事项； (十)制定公司的基本管理制度；(十一)制订公司章程修改方案或确定提交股东会审议的公司章程修改方案(十二)研究决定公司对外担保项目、对外捐赠事项；(十三)研究决定对董事长、总经理等的授权；(十四)根据董事长提名，委派和更换直属公司董事或董事长候选人；(十五)向股东会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所；(十六)听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作；(十七)法律

12、、法规或公司章程以及股东会授予的其他职权。第四章 会议表决事项 第十二条 董事会就前款事项作出决议，必须经全体董事过半数通过。 第十三条 参加会议的董事每人有一票表决权，在争议双方票数相等时，董事长有多投一票的权利。 第十四条 董事会可以采取书面形式召开会议，以书面形式召开会议时， 事会秘书应将议案派发给全体董事，签字同意的董事达到公司章程或本制度规定的作出决定所需人数的，相关议案即构成董事会决议。 第十五条 议案的提出 (一)有关公司经营管理议案，原则上由分管董事提出，非分管董事亦可就公司经营管理工作提出议案； (二)人事任免议案由董事长、总经理按照权限分别提出； (三)公司管理机构设置及分

13、支机构设置由总经理提出； (四)各项议案于会议召开前5天送交董事会秘书，由董事会秘书制作成文件，提前3天送交与会董事审阅； (五)董事会临时会议的议案可在会前3天内提出。 第十六条 议案的表决 (一)出席会议的董事对各项议案须有明确的表决意见，并在决议和董事会记录上签字； (二)董事若与议案有利益上的关联关系，则关联董事不参与表决，亦不计入法定人数。 第十七条 表决资格 (一)公司章程规定不能履行职责的董事在被股东会撤换之前，不具有对各项议案的表决资格； (二)依法自动失去资格的董事，不具有表决资格。第五章 会议记录 第十八条 会议应就会议议案形成会议记录，会议记录应记载议事过程和表决结果。会

14、议记录包括以下内容： (一)会议召开日期、地点和召集人姓名； (二)出席会议的董事姓名以及受他人委托出席会议的董事(代理人)姓名； (三)会议议程； (四)董事发言要点； (五)每一决议事项的表决方式和结果(表决结果应载明赞成、反对或弃权的票数)。 第十九条 每次会议的记录应尽快提供全体董事审阅，要求对记录作出修订补充或要求在记录上对其会议上的发言作出说明性记载的董事，应在收到会议记录3天内将修改意见书面呈报董事长。会议记录(在会议当天或定稿期内)定稿后，出席会议的董事和董事会秘书(记录员)应当在会议记录上签名，会议记录由董事会秘书保存，年终时交公司综合管理部统一归档。董事应当对董事会的决议承

15、担责任。董事会决议违反相关法律法规或公司章程，致使公司遭受严重损失的，参与决议的董事对公司负相应赔偿责任；但经证明在决议时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。第六章 会议决议的落实 第二十条 董事会决议一经形成即由分管董事和总经理组织实施，董事会有权就实施情况进行检查并予以督促。 第二十一条 每次召开董事会，可由董事长或分管董事就其检查董事会决议的实施情况向董事会报告。 第二十二条 董事会秘书应及时向董事长汇报决议执行情况，并将董事长的意见如实传达给有关董事和其他相关人员。第七章 附 则第二十三条本制度由董事会负责解释和修订。第二十四条本制度经董事会批准，自印发之日起施行。监事会

16、会议制度 第一条 为规范房地产集团有限公司(以下简称公司)监事会会议(以下简称会议)工作，提高监管工作的有效性，确保监事会依法独立、有效行使监督权，依照公司法及本公司章程，特制定本制度。 第二条 监事会是公司的常设监察机构，对公司的财务会计工作及董事和总经理等高级管理人员执行职务的行为进行监督。 第三条 监事会议事方式主要采取定期会议和临时会议的形式进行。会议由监事会主席主持。监事会主席因故不能出席，应委托一位监事主持。 第四条 监事会由监事会主席召集，每年召开1至2次会议。 第五条 监事连续2次不能亲自出席会议、也不委托其他监事代其行使职权 的，应视为无行使职权能力，由监事会提请股东会更换监

17、事人选。 第六条 会议主要议题一般应包括： (一)审核公司年度、期中财务报告，从监督角度提出监事会的分析意见及建议； (二)重点分析评价公司预算执行情况、资产运行情况、重大投资决策实施情 况、公司资产质量和保值增值情况； (三)讨论监事会工作报告、工作计划和工作总结； (四)审议对董事、总经理违法行为的惩罚措施； (五)议定对董事会决议的复议建议； (六)讨论公司章程规定和股东会授权的其他事项。 第七条 有下列情形之一的，经监事会主席或l2以上监事提议，或应总经理的要求，监事会可以召开临时会议： (一)公司已经或正在发生重大的资产流失现象，股东权益受到损害，董事 会未及时采取措施的； (二)董

18、事会成员或经理层有违法违纪行为，严重影响公司利益的； (三)对公司特定事项进行专题调研论证或请董事会、经理层提供有关咨询 意见的； (四)监事会认为有必要召开临时会议的其他情况。 第八条 监事会主席应履行以下职责： (一)召集和主持会议，决定是否召开临时会议； (二)签署监事会决议和建议，检查监事会决议实施情况，并向监事会报告决议的执行情况； (三)组织制定监事会工作计划和监事会决定事项的实施，代表监事会向股东会报告工作； (四)公司章程规定的其他权利。 第九条 会议由监事会主席和其他监事出席。监事会认为必要时，可以邀请董事长、董事和总经理列席会议。监事因故不能出席会议的，应事先向监事会主席请

19、假，并提出书面意见或书面表决，也可书面委托其他监事代行其职权，但委托书应写明授权范围。监事无故缺席且不提交书面意见或书面表决的，视为同意依法召开的监事会的决议。 第十条 监事会召开定期会议应在10天前，召开临时会议应在3天前，将会议的时间、地点和议题书面通知全体监事，并附会议相关材料。 第十一条 会议的决议要由监事记名表决，监事在表决时各有一票表决权。当赞成票和反对票相对等时，监事会主席有多投一票的权利。表决事项须经出席会议监事的23以上赞成方为有效。 第十二条 会议必须认真做好会议记录，会议记录由监事会指定人员担任，出席会议的监事和记录员应当在会议记录上签名。监事有权对本人在会议上的发言作出

20、说明性记载。 第十三条 会议召开后应形成会议纪要，并和会议记录、决议等作为监事会工作档案，由董事会秘书保存，年终时交综合管理部统一归档。 第十四条 监事会的决议由监事执行或监事会监督执行。 第十五条 本制度适用于公司监事会，所属项目公司、专业公司可根据本公司章程参照执行。 第十六条 本制度由监事会负责解释和修订。 第十七条 本制度经监事会批准，自印发之日起施行。 总经理办公会议制度第一章 总 则 第一条 为提高房地产集团有限公司(以下简称公司)总经理办公会议(以下简称总办会议)的工作效率，规范总办会议的组织工作和议事程序，特制定本制度。 第二条 综合管理部为总办会议事务的归口管理部门，负责会议

21、的组织和管理。 第三条 本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行，第二章 会议的类型 第四条 总办会议一般分为定期和不定期二类。定期会议一般每月召开2次，一次在月初5日左右召开，一次在月中18日左右召开。不定期会议根据总经理的提议，II时组织召开。 第五条 月初总办会议主要听取公司各职能部门和项目公司关于上月工作情况和本月工作计划的汇报，研究、协调、部署公司各职能部门和有关项目公司的重点工作。参加会议的各项目公司、项目部负责人，除对涉及事项作说明或急需提交总办会议协调、明确的事项外，对本单位(部门)工作不作系统汇报。 第六条 月中总办会议主要听取在杭

22、及杭州周边地区各项目公司、项目部等单位(部门)上月下半月至本月上半月的工作完成情况和本月下半月至下月上半月的工作计划汇报，研究、协调、部署在杭各项目公司及相关单位的重点工作。参加会议的各项目公司、项目部负责人，除对涉及事项作说明或急需提交总办会议协调、明确的事项外，对本单位(部门)工作不作系统汇报。 第七条 不定期总办会议的内容，主要为月初、月中总办会议中没有涉及，但事关重大且急需研究解决的问题。参加单位、部门及人员由总经理确定。第三章 会议的准备 第八条 召开总办会议的通知由综合管理部负责拟定，并报请总经理签发。会议通知一般在会议前24天发放给有关单位、部门及人员。 第九条 会议通知的内容应

23、包括会议时间、地点、参加人员、会议内容和议程等。 第十条 参加定期总办会议的有关单位和部门必须将工作完成情况和工作计划分别在当月15日、30日前，以电子邮件的方式发至公司综合管理部，由综合管理部统一汇编和印发。 第十一条 参加定期总办会议的有关单位和部门，应在会前详细阅读会议材料，作好提问、解答的准备，必要时应准备好相应的资料备问。 第十二条 参加不定期总办会议的有关单位和部门，应按会议通知要求准备会议材料，并以电子邮件方式提前发至公司综合管理部。第十三条 公司综合管理部须安排人员提前半小时做好总办会议的会场布置，准备好签到册并落实人员进行会议记录。第四章 会议的召开 第十四条 参加会议人员必

24、须进行会议签到。 第十五条 总办会议一般由总经理(或其授权人)主持。董事长、常务董事长出席会议时，应由董事长、常务副董事长主持。 第十六条 会议发言和研讨顺序按会议通知规定的议程进行，特殊情况可由主持人在会议开始时明确。 第十七条 定期总办会议的汇报单位和部门，应由其主要负责人(或授权人)进行汇报。汇报内容分为三块：一是日常工作；二是重点工作；三是需要公司协调的工作。日常事务工作只作简单汇报，重点和需要协调的工作应作详细汇报。 第十八条 定期总办会议主持人应对各单位、部门上阶段的工作计划执行情况和下阶段的工作计划分别进行评价或补充，明确有关要求；组织与会人员讨论有关议题，明确有关协调、配合工作

25、；对公司的整体工作状况进行评析，强调下阶段工作重点并明确有关工作目标和要求。 第十九条 不定期总办会议的与会人员，应根据会议通知的议事要求，作专题汇报或讨论。主持人应组织与会人员重点讨论有关议题，明确有关要求并形成决议。第五章 会后工作的落实 第二十条 总办会议结束后，综合管理部负责整理会议纪要。会议纪要应力求全面、客观、准确，经分管副总经理审核后，呈报会议主持人审批和签发。 第二十一条 总办会议签到册与会议记录本(或录音带)合并保存。记录本(或录音带)须加盖” 机密”章，由会议记录人员负责临时保存。整本(盒)使用完后，交综合管理部统一归档管理。 第二十二条 总办会议的与会人员和工作人员，不得

26、泄露有关会议内容或将会议材料外借。 第二十三条 对总办会议形成的决议，与会人员应根据会议纪婴的婴求，保质保量按时完成工作。综合管理部负责总办会议议定事项的督办和反馈。第六章 附 则第二十四条 本制度由综合管理部负责解释和修订。第二十五条 本制度自印发之日起施行。员工大会管理办法第一章 总 则 第一条 为规范房地产集团有限公司(以下简称公司)员工大会的操作程序，确保员工大会有序、高效、圆满地举行，特制订本办法。 第二条 本办法中的员工大会，是指公司各部门及所属项目公司、专业公司全体员工参加的各类会议。 第三条 综合管理部为员工大会的归口管理部门，其他相关职能部门为协办部门。 第四条 本办法适用于

27、公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。第二章 员工大会的类型和审批 第五条 员工大会的类型主要有以下几种： (一)年会 (二)中秋联谊会 (三)各类学习报告会； (四)各类培训讲座； (五)其他。 第六条 年会、中秋联谊会等各类员工大会由综合管理部和相关职能部门拟订会议方案，报分管副总经理审核，总经理或以上领导审批后实施。第三章 会前准备 第七条 综合管理部或相关职能部门应按照会议性质，拟订具体实施方案，方案应包括以下内容： (一)会议名称、时间、地点、主题、主持人及议程等； (二)拟邀请嘉宾； (三)用餐标准； (四)交通工具安排； (五)娱乐活动安排；

28、(六)会务人员； (七)费用预算； (八)其它根据会议性质须明确的事宜。 第八条 综合管理部或相关职能部门根据领导审定的方案，做好以下准备工作： (一)安排专人负责会务工作； (二)拟发会议通知，确定会议人数； (三)租借会议场地； (四)准备会议资料：包括参加会议人员名单、主席台人员名单、议程安排、领导讲稿及其他会议资料； (五)会场布置：包括会场导引牌、会标、主席台桌牌和话筒、员工席桌牌、演示板、纸笔、投影设备、鲜花以及签到册等相关用品的准备； (六)用餐安排：包括确定用餐场地、桌数、标准、菜单及准备席笺等； (七)娱乐活动安排：包括自办文艺演出或专业文艺演出以及其它休闲娱乐活动的安排；

29、(八)邀请嘉宾(相关部门配合)； (九)车辆安排； (十)采购礼品或果品； (十一)摄影、录音安排； (十二)相关费用的申请； (十三)其它根据会议性质需要安排的事宜。 第九条 综合管理部应在会议召开前对各项筹备工作进行全面检查，查漏补缺。第四章 会议服务 第十条 综合管理部和相关部门应做好以下会议服务工作： (一)安排专人负责签到； (二)发放会议资料； (三)安排人员车辆迎送嘉宾； (四)安排用餐； (五)安排娱乐活动； (六)发放礼品和果品； (七)进行摄影、录音； (八)作好会议记录。第十一条 综合管理部及相关部门应与会场管理部门保持密切联系，确保会场照明、空调、影音设备正常运转及茶水

30、、用餐和娱乐活动等符合大会的要求。 第五章 大会纪律第十二条 参加大会人员应按规定统一着装，提前到达会场并签到，按指定区域有序入座。第十三条 参加大会人员应当将手机、呼机关闭或置于震动挡，并自觉维护会场秩序。第十四条 应参加大会人员如因特殊情况不能到会或需中途离开的，须按规定向所在公司总经理请假。 第六章 会后事宜 第十五条 综合管理部或相关职能部门负责会议费用的结算。第十六条 综合管理部或相关职能部门应对会议资料进行汇总、整理并及时交给综合管理部统一归档；其中影音资料应于一个月内交综合管理部归档。第七章 附 则第十七条 本办法由综合管理部负责解释和修订。第十八条 本办法自印发之日起施行。评审会议管理制度第一章 总 则 第一条 为提高房地产集团有限公司(以下简称公司)各类评审会议的工作效率，规范评审会议的组织工作和议事程序及方法，特制定本制度。 第二条 本制度中的评审会议，是指公司在经营管理活动中，对重要计划、规划、方案、合同、制度等专题材料，组织有关人员、专家进行评估、论证或审定的会议。评审会议为不定期会