教学千方百剂培训手册.docx

1、教学千方百剂培训手册千方百剂培训手册基础篇一、名词解释GSP：GSP是英文Good Supply Practice 的缩写，意即良好的供应规范，是控制医药商品流通环节所有可能发生质量事故的因素，从而防止质量事故发生的一套管理程序，与药品生产制造阶段实施的GMP同是保证药品质量的两大关键环节之一。二、软件安装1.SQL数据库的安装千方百剂医药管理系统支持SQL7.0和SQL2000，在安装过程中因操作系统不同数据库版本也有所不同。下面将对操作系统相对应版本进行分析：操作系统及版本SQL Server7.0SQL Server2000备注Microsoft Windows NT Server 4.

2、0选择“Database Server-Standard Edition”企业版、标准版需要安装IE5.0以上版本浏览器Microsoft Windows NT Server 4.0 企业版企业版、标准版Windows 2000 Server企业版、标准版Windows 2000 Advanced Server企业版、标准版Windows 2000 Data Center Server企业版、标准版Windows NT Workstation 4.0个人版Microsoft Windows Me选择“Database Server-Desktop Edition”个人版Windows 98个人

3、版必须为98第二版Windows XP Professional个人版安装SQL2000时还应注意：1)SQL Server 2000 的某些功能要求在Microsoft Windows 2000 Server以上的版本才能运行。因此大家安装Windows Server 2000(建议为Advanced版本)；2)安装过程中当进入“身份验证”界面时，选择“混合安装”，否则SQL的超级用户不是sa；3)如果想将原SQL Server7.0数据升级到SQL Server2000则在进入安装界面选择时选择第二项“对现有SQL Server实例进行升级、删除或添加组件”。2.千方百剂软件的安装安装千方

4、百剂医药管理系统必须保证客户端软件与服务器端软件（即中间件）是同版本。3.安装任我行数据服务器任我行数据服务器的安装过程非常简单，该程序作为数据库与客户端的中间件有着非常重要的意义。程序安装后会在安装盘下自动生成一个“MEDSERVER”文件夹，该文件夹下有三个文件和两个文件夹。1)、“backup”文件夹下存放着已经备份或将要备份的文件；2）、“data”文件夹下存放有数据库的日志文件和物理文件，分别是后缀名为.ldf和.mdf的两个文件，这两个文件非常重要，如果千方百剂的备份数据被破坏或受损无法恢复，可通过这两个文件进行数据恢复；3）、“scktsrvr”执行文件在软件安装好后会在每次开机

5、时自动启动；4）、“Userver”执行文件会在进入千方百剂软件时自动打开，并在退出千方百剂时自动关闭。5）、在网络版服务器安装目录下还会有一个“drv”文件夹，该文件夹下放着网络版软件狗的驱动程序。而单版软件狗的驱动程序在客户端安装目录下的“Driver”文件夹下。安装完成以后必须进行服务器端的配置工作（详细操作可参考帮助文件），否则系统将无法正常工作。三、流程简介千方百剂医药管理系统的基本信息模块是整个系统所有操作的信息来源，所以协助客户建立正确的基本信息非常重要。录入时应注意：1.基本信息1).录入库存商品信息时最好能进行一定的分类，如果在此处不建立分类，那么在进行期初录入时将无法使用“

6、库存列表”功能，也就不能进行期初商品的“快速定位”。2).在登记药品的详细信息时应注意，如果前台使用扫描仪则必须输入“药品条码”；“基本单位（小）”是最小零售单位，也是系统默认的计算单位；“整件单位（大）”可作为采购及批发单位；但要想使用双单位功能还必须输入“单位换算比率”即一个大单位等于n个小单位，将n录入即可，当进行单据录时可对选择任一单位。3).“有效日期”输入的是时间长度，是用于计算有效期的。4).在输入往来单位信息时，必须指定片区信息，否则将无法使用片区销售排行榜。5).录入内部职员时必须指定所在部门，否则将无法使用部门销售排行榜。6).在建立存货仓库信息时应注意，千方百剂软件不支持

7、多仓库的出库，因此应根据客户的具体要求建立仓库信息；另外，只有配送中心类型的仓库才能对其他仓库进行配送及调拨。7).数据传输单据过帐单据过帐存入草稿期初建帐系统设置启用帐套采购入库库存管理销售出库零售开票配送管理财务管理采购入库业务草稿经营历程基本信息往来分析决策支持月结存年结存远程门店版GSP管理输入门店信息时，最好将销售门店指定为同名仓库，同时指定为同名零售单往来单位。基本信息录入后一定要进行成本核算方法的确定，只有手工指定法才能对批号及效期进行管理。2.系统设置进行系统设置，主要是确定成本核算方法，不同的成本核算方法有不同的功能。使用“移动加权平均法”，可使用负库存功能，但无法对药品批次

8、和效期进行管理；使用“手工指定法”可对药品批次和效期进行管理，但无法使用负库存功能；使用“先进先出法”和“后进先出法”时无法进行批次和效期的管理。3.期初建帐成本核算方法的不同将直接影响库存商品期初值的录入，选择移动加权平均法时只需录入库存药品的数量和成本均价；而选择手工指定法时需录入库存药品的批次号以及该批次药品的库存数量及成本价，同一药品可录入不同批次。4.其他启用帐套后即可进行业务单据的处理，每个月月末可对系统进行一次月结存，以便准确划分每月帐本；每年年终对系统进行年结存，年结存后系统将所有帐本数据转入下一年并作为期初值，所有单据信息将不复存在，系统将回到期初状态，新一年的业务即将开始。

9、四、功能模块1.采购管理采购管理业务流程：配送中心根据各门店缺货情况、销售情况以及配送中心仓库的药品库存情况由采购部门制定采购计划，生成药品需求单；根据药品需求单和库存药品的库存下限由配送中心采购部门制定每周、每月、每季或半年的采购计划，在上报总部领导审批同意后，由采购部门执行采购计划；根据经营的药品及经营的企业填写首营企业审批表和首营药品审批表，或填写质量保证协议，并根据药品需求生成采购合同；采购部门根据供应商的供货情况，选择供应单位；采购部门与供应商签订采购合同；供应商将采购药品送到配送中心仓库；配送中心仓库仓管人员、质检人员核对药品数量进行质量检验后，登记药品的效期及批号，同时录入采购入

10、库单；进行入库质量验收后，填制入库通知单、购进记录表并进行相关审核、验收；采购入库单经过各程序的GSP审核后，经仓库管理人员确认并经财务人员审核后，过帐并进行各种帐务处理；此时业务单据进入经营历程，并发生相关数据的变化，如：库存数量、应收应付款等；根据采购合同及药品验收入库单，供货单位持发票到财务部进行货款的结算业务，财务部根据实际情况经审核后选择结算方式，使用付款单进行业务结算。主要模块功能简介：药品需求 是根据门店缺货通知单，经过门店配送、配送审核后，对配送中心仓库缺货的药品生成的缺货分析单，通过请购确认后自动生药品需求单，也就是请购单；也可根据配送中心仓库的库存下限报警自动生成。采购合同

11、 也是采购订单，可根据药品需求审核生成，或根据库存下限报警自动生成，也可直接录入。保存后的采购合同可以被采购入库单调用。采购入库单 根据采购入库商品的到货情况经审核后录入的单据，可根据采购合同审核产生，也可直接录入。过账后引起库存数量、现金或应收应付款等会计科目变化。采购退货单 采购退货单是一种相当于销售出库的单据形式。过账后产生库存数量、现金及应收应付款等会计科目的变化。付款单 付款单是钱流单据，付款单和采购入库单配合使用可达到钱流和物流分开处理的效果。而付款单根据结算方式的不同可分为按单结算和按行结算。受托代销商品 受托代销商品的处理包括：受托代销商品入库、受托代销结算和受托代销商品退货。

12、采购日报表 是对选定日期当天的药品采购实际数量进行的统计报表，是采购入库减去采购退货的实际数量和金额的统计。往来结算查询 是对选定往来单位的采购入库单的结算情况进行查询。采购成本表 是对选定时间段内的实际采购商品的库存数量、库存金额、含税金额等进行统计与查询，还可以查看该药品的品名、规格、厂家、成本单价、含税单价和入库数量等。2.销售管理销售管理业务流程：配送中心业务部登记大客户的订货信息，并将订货的药品信息、数量及价格等录入销售合同；业务部门根据各药品的库存情况，选择可销售的实际数量及批次，并录入销售单；质量检验人员对出库药品按GSP的要求进入数量、质量检验，库管人员对数量进行审核确认后，仓

13、库发货；销售出库单经质量检验人员、库管人员及财务人员等逐一审核后，过帐并进行相关帐务处理，库存减少、现金及应收应付款发生变化；收到货款后，录入收款单。主要模块功能简介销售合同 就是销售订单，保存后可被销售出库单调用，而且当出货数量小于合同数量时可多次调用，直到订单完成。销售出库单 可以根据销售合同审核产生，也可直接录入。过账后库存减少、现金及应收应付款等会计科目变化。销售退货单 主要处理销售类药品的退货情况，过账后库存增加、现金及应收应付款等会计科目变化。收款单 销售收款单直接影响钱流管理，过帐后引起现金、应收应付款等科目变化。收款单根据结算方式的不同可分为按单结算和按行结算。商品委托代销 委

14、托代销商品的处理包括：委托代销商品发货、委托代销商品退货和委托代销结算。销售成本表 可对选定时间段内的所有销售单进行成本统计与核算，以统计销售成本、销售金额和销售毛利。3.库存管理模块库存成本调价单 是对药品的成本单价和库存金额进行修改，过帐后库存数量不会改变；被修改部分药品成本单价和库存金额发生变化。报溢单 可对盈余药品进行处理，并以最近进价或成本均价作为该药品的入库成本，过帐后库存增加，增加金额记入商品报溢收入。报损单 可对缺损药品进行处理，过帐后库存数量减少，减少金额记入商品报损科目。出入库单 用于处理非经营性商品的出库及入库情况，出入库商品的金额记入费用合计和其他收入的相应会计科目。库

15、存盘点录入表 可对某个仓库库存商品的盘点情况进行录入，并生成报损、报溢单。库存盘点（自动盘盈盘亏） 可对选择仓库的所有或部分商品进行盘点，录入较快，并能生成报损、报溢单。商品拆装 是将多种药品进行组合，并以新的药品名称进行销售的功能，拆装单主要用于记录药品拆装、组合的出入库情况，而生产模板管理则可将每次拆装、组合的药品名称、数量、单位进行登记与记录，以便随时调用。效期管理 是对药品的保质期，也就是到效日期进行查询，使用这一功能时系统必须使用手工指定法进行成本核算。批次追踪查询 是对选定药品的某一批次或全部批次的出库及入库情况进行跟踪查询。库存商品状况 是以树型结构列出所有库存药品的数量、成本均

16、价、库存总价，并能通过多种价格显示库存总价，以及进行大小单位的转换。也可查询某种药品在各仓库的分布情况。库存预警管理 是对各仓库库存药品的上下限进行设定，以便及时进行药品采购补充库存，并进行各仓库间的调拨。使用库存上限，可以有效地保持最优库存，减少库存占压，使用库存下限，可以有效保证库存余量，保障销售；同时，根据库存情况制定采购计划。4、送管理模块配送中心版与标准版的配送管理模块不同，配送中心版与门店版软件结合后可以实现对销售门店的配送功能，后台管理中心根据各销售门店上传的数据，通过配送管理的一系列流程控制后，根据每一销售门店的缺货情况，自动生成同价或变价配送单，还能根据各仓库的库存情况和销售

17、情况进行仓库的库存调整。以达到降低成本，优化库存的目的。配送管理流程各销售门店的缺货通知单通过数据上传至总部后台管理中心的配送中心版；总部配送中心的仓库管理人员根据实际库存情况通过配送流程开出同价或变价调拨单，通过配送审核后将缺货药品自动生成药品需求；总部配送中心库管人员根据调拨单的药品种类及数据量审核确认并准备发货；而药品需求单传至采购部门并据此制定采购计划，签订采购合同实施商品采购；总部配送中心出库检验员对出库货物进行数量及质量检验，库管点数后由送货人员正式装车并发货；此时同价或变价调拨由财务人员审核后过帐；通过配送中心与门店版的数据交换，销售门店的库存数量被更新；商品运抵各销售门店后，由

18、各门店店长清点数量，确认商品数量并安排上柜，从而保证各销售门店的正常销售。主要模块功能简介：门店缺货通知单 是由各门店的上传数据产生的，也可由配送中心输入，通过门店缺货通知单，可以看到每个连锁门店的缺货情况和通知日期。门店配送和配送审核 是配送中心版的特殊功能，是整个配送流程的重要部分，通过两个功能的实施可完成对销售门店缺货部分的自动配送及缺货分析的自动生成。缺货分析 通过配送流程后缺货商品自动生成缺货分析，并生成药品需求和采购合同。同价配送单 主要用于各仓库间的调拨，可以是配送中心库和门店库之间进行调拨，也可以是门店仓库之间进行同价调拨物价管理 对所有药品的物价进行管理，包括调整零售价及四个

19、预设售价，以及根据需要对药品进行统一提价或打折处理。门店物价管理 对不同销售门店的零售价及预设售价进行不同设置， 可实现不同门店不同定价。4.零售管理零售管理流程简介：顾客选择好购买商品后，由柜台营业员开出销售小票，顾客持小票到收银台缴款；前台POS收银员，根据销售小票开据零售单，并向客户收款，顾客凭POS机打印的零售小票到柜台取货；如果是局域网内的销售门店，在打印并保存零售小票的同时，单据即进行帐务处理；如果是远程门店则零售单在保存并打印的同时进入零售交班报表，当一天销售完成后，对当天零售情况进行统计并零交班；交接班后零售商品经过合并保存在业务草稿中，经过门店管理或收银人员审核后过帐；远程门

20、店的数据上传到总部后，经公司总部财务等人员审核后过帐，库存数量减少，同时财务人员根据交接班数据核对收银员交款金额。主要模块功能简介零售开票 是门店销售药品时，由销售员或收银员开据的零售单，并根据零售单对零售业务进行收款。支持条码、编号、拼音模糊查找等快速录入，并兼容各种POS设备。零售退货 零售退货与零售开票极为相似，两者的不同在于，零售退货单的总金额是需要药店的收银员付还给顾客的。零售单查询 可查询某一时间段内的所有零售单据；零售交班报表 用于查询某一时间段内某一销售员或收银员的零售情况，并且可将查询结果通过交接后进行合法性检查，生成业务草稿。零售日报表 用于查询选择日期当天的所有零售情况，

21、包括已销售药品的数量、单价、金额、折扣，以及当天的销售总数量、销售总金额等。职员零售统计报表 用于查询某一时间段内某一个销售员或收银员所经手的所有零售药品和零售退货药品的数量、单价、总数量和总金额等情况。5.决策支持决策支持功能提供对药品在各种情况下的经营情况的统计与分析，为管理者的经营决策提供了详细的参考依据，也为职员、部门及客商等的考核、评价提供了参考依据。主要模块功能简介往来单位业务分析 是对某一个或所有业务单位在一段时间内的收入、毛利、回款金额进行统计与分析。内部职员业务分析 是对公司内部某个职员或所有职员在一段时间内的工作情况的统计。职员现金回款统计 是统计职员所收到的现金回款，包括

22、零售现金统计、批发现金统计等。药品销售排行榜 是对所有药品的销售情况进行统计与分析，主要是销售数量、价税合计、利润额以及销售比重和利润比重等情况。客户销售排行榜 用于查询各往来客户的销售情况，具体内容包括：销售数量、价税合计、利润额、销售比重、利润比重等。销售分布 用于对每种药品在各仓库的销售数量进行统计与分析。单品分析 主要反映某一药品在本期的销售数量、销售退货、零售、零退货以及销售毛利、销售毛利率等相关信息。单品售价查询 可对某种药品在某段时间内的销售价格进行查询，主要包括：出库数量、出库单价、往来单位以及出库仓库等信息。单品进价查询 用于查询某种药品在某段时间内的进货情况如：入库数量、入

23、库单价、往来单位以及入库仓库等信息。销售趋势报表 可对选定时段内的每一天的销售情况进行全面、综合的统计与分析。全能进销存变动表 可对选定仓库在选定时间段内的所有药品的所有入库数据、出库数据以及仓库余存情况进行全面系统的统计与分析。该报表可将所有药品在一段时间内的所有进、销、存情况进行统计。库存药品分布 显示了药品在各仓库中的库存情况。库存结构分析 用于查询某个仓库在一段时间内的库存数量、库存金额、占库存比重等情况。滞销商品查询 用于查询某一仓库在某一时间段内符合限定条件的滞销药品。提高篇一、运行环境服务器软硬件环境硬件环境C P U：586（建议P或P4上）内 存：256M（建议512M）硬

24、盘：需要600M硬盘空间显 示 器：14寸彩显其他设备：鼠标、打印机软件环境 操作系统： Windows 2000 Server； 其 他： SQL Server 2000工作站软硬件环境硬件环境 C P U：586（奔腾及以上） 内 存：64M（建议128M以上） 硬 盘：需要50M硬盘空间 显 示 器：14寸彩显 其他设备：鼠标、打印机软件环境 中文版Windows98 /Windows 2000二、应用技巧1、基本信息录入时的应用技巧输入“剂型”信息时，输入完毕以后，点击ENTER可以对剂型信息库进行添加，同理使用DELETE进行删除。在输入单位详细信息时，输入该单位的应收或应付款，那在

25、期初建帐/应收应付期初中就可以不再进行录入了。在基本信息的费用类型或其它收入中添加相应的借入、借出、获赠、赠送帐户，以供在录入出库单、入库单时进行选择。因为只有“手工指定法”才能对药品的批号和有效期进行管理，所以建议用户在系统设置/系统设置中选取“手工指定法”为成本核算方法。在录入往来单位基本信息时，可以先进行“销售片区”信息的录入，这样就可以在录入时进行选择，无需在录入“销售片区”信息后，再返回往来单位信息录入中进行选择；同理在录入内部职员时，可以先进行部门的录入以便选择。在使用基本信息搬移工具时，请务必要在后台已经处理完门店的上传数据以后，才能使用，与此同时，门店也必需要在接受完更新数据以

26、后才能开单，这样才能保证信息的一致性。在系统维护/单据格式设置中可以对选定单据的格式进行设置，包括标题是否显示、字段列宽以及标题的名称。2、用户口令及权限设置的应用技巧在系统设置/超级用户/用户口令及权限设置中，超级用户可以对所有的软件操作者进行权限设置。对话框中右下角的第一个图标（红勾），表示对当前权限全部选中，对于第二个图标就是将当前选中的全部权限都取消。对于权限相同的操作者，可以使用复制功能按钮（比如想把A的权限复制给B，则先单击B，然后点击复制按钮，最后在弹出的对话框点击A，这样就执行完了功能复制。），但授权的内容无法复制。对于权限部分相同的操作者，可以使用对话框右下角的部分权限复制图

27、标，即第三个图标。（操作方式如同复制功能按钮）如果对某操作者不选择“授权”按钮，则该操作者在进行业务单据的录入时，无法查看“往来单位”和“存货仓库”。3、 业务单据录入中的应用技巧在进销存业务单据的录入中，点击鼠标右键或使用Ctrl+T可弹出“数据挖掘”菜单，通过商品信息、单品分析、库存状况、单品进价分析、单品售价分析等查询功能，可让用户在业务单据中查到所需数据。在录入采购和销售业务的单据时，会看到在单据的右上角有四个图标，点击第二个可以选取采购订单或销售订单。在进行购和销两种业务单据录入时，点击右上角第三个图标（该图标表示单据格式配置）弹出对话框，用户可以根据自己具体的需求在单据格式和设置中

28、分别选定或修改自己所需的项目。业务单据上的“录单日期”为系统默认值，这个可以根据权限进行修改。业务单据上的录入中，在“单位”和“单价”栏里，双击鼠标，可以出现下拉菜单进行选择，也可以自行输入信息。业务单据上的“备注”，在软件默认的情况下是将小单位转换为大单位，但用户可以根据自己的需求，输入其他的备注信息，同时也可以在单据格式配置中选择该“备注”栏是否在单据中显示。千方百剂软件支持以税后单价反算税前单价和税前合计，只是此时的税前单价是显示在“折后单价”处，税前合计显示在“合计金额”处，此时用户可以根据自己的需求在单据格式配置中修改上述字段的名称，请注意，此功能在销售出库单中非常重要。录入单据时，

29、在界面左下角有“库存余量”的显示，用于显示选定商品或选定批次的药品的库存余量。各业务单据中均有此功能。零售开单的过程中，如果要对产品列表中的商品数量，价格，折扣进行修改，可直接按Ctrl+Enter,系统会直接弹出对话框，默认是修改最后一条记录。在开零售单时，若录入错误的药品或顾客不购买的药品，可以在药品列表中选择该药品所在行，直接按Delete键删除。由门店缺货通知生成的同价配送单中，如果是手工指定法则必需选择要对其产品进行批次选择，否则其成本和金额合计会显示为零。门店版全面支持POS机、不要用鼠标就可以直接操作。（调整tab鍵顺序）。在业务草稿中，经过审核的单据是无法进行修改和删除的，如果

30、要进行修改和删除就必须进行“反审核”。4、查询功能的使用技巧千方百剂医药管理系统提供多种排行榜查询，除门店销售排行榜外均可通过“往来单位”、“经手人”、“仓库”等信息进行查询，所有排行榜支持按时间段进行查询的方式，所有查询条件既可单独使用也可组合使用。5、库存管理的应用技巧在全能进销存变动表中，用户可以根据自己的需求，通过“配置表格”功能按钮，分别对入库，出库的显示项目进行选择。在全能进销存变动表中，点击左上角的“列表”可以显示所有的产品列表或者部分的产品列表。库存成本调价单中的“数量”输入发生药品成本变化的实际数量，“单价”输入变化后的成本单价，使用手工指定法时必须选择批次。如果对盘点过的商

31、品再次进行盘点时，一定要对原来盘点的数据进行清空，如果不清空则在业务草稿中会多出商品的报损、报溢数量。6、其他的应用技巧在受托代销中，由于输入了受托代销商品，因而在后台中会出现一个受托代销商品库，在这个仓库中某个受托商品销售完成以后，要进行结算，否则在对该商品进行受托代销退货是会出现负库存的提示。在进销存的业务已经开始以后，如果想更改某个商品的单位换算比率，只需要在库存商品中添加一条需要修改换算比率的同名商品就可以了。在往来单位/往来对帐的对话框中，选定某个往来单位以后点击右键会弹出“单据展开”和“单据收缩”的选择菜单，其功能同整个对话框右列菜单中的“单据展开”和“单据收缩”一样，只是起到一个让用户更方便操作的作用。7、快捷键使用推出系统支持快捷键：ALT+F4业务单据录入时支持鼠标双击或按回车键进入