DMS20系统标准流程操作文档.docx

1、DMS20系统标准流程操作文档提升运营效率，深入细节管理DMS 2.0分销企业标准运作操作手册- 文档信息文档名称:北京富基融通科技有限公司FMCG分销行业标准作业流程文档编号:FMCG-IMT -200903100001文档版本:1.0 最近修改日期:2009-03-10文件起草人林柳,刘昊俊,胡志刚,王诗佳文件批准人文档发送列表发送至邮箱/电话日期FMCG 实施部版本信息版本号时间修订人描述1.02008-07-11林柳,刘昊俊,胡志刚,王诗佳起草第一部分 概述 1、 目的为区域性分销企业日常运作和系统操作提供标准作业流程参考为分销商新开拓异地分支机构的人员培训提供参考为分销商实现管理规范

2、化，运作流程条理化，标准化，简单化提供参考2、 范围适用于区域性分销商日常标准运作各个作业环节3、 参考资料1. DMS2.0 核心工作流程（CWP）_V2.02. DMS2.0操作手册第二部分 基础篇第一章 维护组织架构1、 功能说明组织架构整个公司的架构体系，维护组织架构后才可以使用系统。2、 适应范围及岗位公司经理，系统管理员3、 操作流程说明1 公司经理提供详细的公司架构体系给系统管理员。2 系统管理员进入系统【字典中心】【公用字典】界面，此界面中显示的是已维护好的组织机构。说明：DMS 系统支持组织的三层架构（总公司、分公司、经营部）。系统中基本流程的操作都是通过经营部来完成的。组织

3、机构维护操作说明（1）增加组织机构增加组织机构要设置其下级分公司和经营部。增加分公司：在已设置组织数据的基础上进行设置为例。先将鼠标放在已设置好的总公司行，然后点击鼠标右键弹出选择项，见图1-2-3-1。选择点击增加子节点项，在组织树栏的最下面添加了一空行，见图1-2-3-2（也可以点击分公司行右键选择增加同级节点；还可以用两窗口中间的添加、删除按钮进行增加删除行操作）。然后，在此空行中输入新增组织信息。组织编码：自定义组织编码，直接输入，不允许编码重复。和仓库的设置相同，总公司、分公司、经营部编码位数要依次增加。比如分公司编码定义为17，那么其下面的经营部编码就要171、172等。组织名称、

4、简称：自定义直接在行上输入，比如A分公司等。组织类型：这里的组织类型包括总公司、分公司和经营部。添加方法是从右边的小窗口中选择，见图1-2-3-3。选择添加后保存。Sold_to_code:维护分销商代码。Ship_to_code:维护分销商到货地点代码。Ship_from_code: 维护宝洁送货地点代码。增加经营部：增加经营部方法和增加分公司方法相同，这里不再重复。（2）删除组织机构删除组织操作同删除仓库操作方法。将鼠标放在要删除行上，点击右键弹出选择项，选择删除项，行标志变为删除标志，见图1-2-3-4、图1-2-3-5；也可以先选中要删除行，直接点击删除按钮。最后，保存操作。图1-2-

5、3-4注意：产生进销存记录的经营部不能删除。第二章 维护仓库信息1、 功能说明仓库是系统核心，所有进销存业务必须在某个仓库发生。2、 适应岗位公司经理，系统管理员3、 操作流程说明1. 流程说明 公司经理通知系统管理员在相应的经营部下增加仓库；下面以新建总部的“赠品仓”为例进行操作说明。2. 维护仓库和库位系统管理员进入系统【字典中心】【公用字典】【仓库架构维护】界面，如图选中“总部仓库”，点击右键，选择“增加子节点”。系统会增加一列空行。“仓库编码”：前2位和上级编码一致，后1位顺序增加。例如“总部仓库”编码为“11”，已经有“111”中心仓编码，“总部赠品仓”的编码请维护“112”；“仓库

6、名称”：输入仓库名称“总部赠品仓“；“组织编码”：选择最高级“1”，对应“总部”；“类型”：选择“仓库”；“有效”：请选中打勾；在右边“仓库类型维护”界面，如图：“标准仓库类型”：选择相应的类型；“仓库类型”：选择“分仓库”；增加库位方法：选中刚才新增的“总部赠品仓”，点击右键选择“增加子节点”。在空列中维护以下内容：“仓库编码”：前3位和上级编码一致，后1位顺序增加。“仓库名称”：请维护成“总部赠品仓库位”；“组织编码”：选择最高级“1”，对应“总部”；“类型”：选择“库位”；“有效”：请选中打勾；在右边“库位类型维护”界面，如图：“库位类型”：请选择“正品”；“保管员”：请选择某个保管员；

7、完成后，点击上方“保存”。保存成功后，系统会弹出“操作成功”的提示框。3. 维护仓库的经营权限进入系统【系统管理中心】【仓库经营权限维护】界面，点击右边“查询”。系统会显示所有仓库信息，如图双击新增的仓库，例“总部中心仓”，系统弹出“设置仓库、组织对应关系”界面，如果该仓库未设置任何权限，系统会提示“数据未找到”的信息。点击“确定”即可。点击右键，选择“增加”。在空行中点击“”，系统弹出“组织查询列表”对话框，选择对应的“总部”，“分公司”及“经营部”。注意：（1）一个仓库可以对应多个经营部； （2）必须维护3级。例如对应“121”经营部，则必须选择“总公司”，“121分公司”，“121经营部

8、”三级。完成后，点击“确定”。系统返回到“设置仓库、组织对应关系”界面，点击“保存”。系统保存成功后，提示“操作成功”的提示框。同样方法，维护新增库位的经营权限。4. 重启服务器 新建仓库后，须重启应用服务器才能使用。第三章 维护角色信息1、 功能说明给某类用户分配对应的菜单2、 适应岗位公司经理，系统管理员3、 操作流程说明1. 公司经理通知系统管理员某类用户使用系统的权限；2. 在系统中增加角色。系统管理员进入系统【系统管理中心】【角色维护】界面，如图点击右边按钮，系统增加一列空行。在“角色名称”上输入角色名称，在“描述”上输入该角色详细说明，“所属组织编码”选择总公司“1”，在“激活”中

9、打勾。输入完成后，点击“保存”。3. 维护角色对应的菜单。进入系统【系统管理中心】【用户功能权限维护】界面，如图单击左边新增的角色名称，然后点击右边某个菜单，再点击按钮。系统会将选中的菜单（包括其所有下级菜单）赋给刚才选中的角色。该角色包括的菜单选项会自动展开。完成后，点击“保存”。注意：（1） 一个角色可以对应多个菜单；（2） 由于展开角色的所有菜单，系统数据量较大，等数据完全显示后再操作；第四章 维护用户信息1、 功能说明增加用户，并授予相应的权限后该用户才能使用系统；2、 适应岗位公司经理，系统管理员3、 操作流程说明1. 流程说明公司经理通知系统管理员增加用户。2. 在系统增加用户系统

10、管理员进入系统【系统管理中心】【用户维护】界面，如图：点击右边，系统会增加一个空行，在空行上输入“用户编号”，“用户名称”，“用户密码”，选中“激活”，完成后点击“保存”按钮。3. 维护用户对应角色。进入系统【系统管理中心】【用户-角色对应】界面，如图：首先选中新增的用户，再选择右边相对应的某个“角色”，再点击按钮，这样就给该用户授予了选中的角色。完成后，点击“保存”。保存成功后系统会提示“操作成功”。4. 维护用户数据权限进入系统【系统管理中心】【用户数据权限维护】界面，如图：点击右边“查询”，在“主要”显示栏中会显示所有用户。双击新增的用户，系统会弹出“设置用户、角色、组织”的界面，如图点

11、击右键选择“增加”，在空行中选择对应的经营部。完成后，点击保存。注意：（1）必须包括本级的所有上级机构。例如选择“151”，必须同时选中“151”的两个上级机构“1”和“15”；（2）一个用户可对应多个经营部。第五章 维护销售代表信息1、 功能说明维护销售代表信息，并对应客户后，才能对客户进行销售。2、 适应岗位销售经理，系统管理员3、 操作流程说明：1. 流程说明销售经理提供新客户详细信息给系统管理员2. 系统管理员在系统中增加销售代表信息进入系统【客户中心】【销售代表维护】【销售代表维护】界面，如图所示点击“增加”，系统弹出“设置销售代表”的界面，如图在此须维护以下内容：销售代表编码：不能

12、重复，建议不要以“0”开头；姓名：不能重复；性别：选择“男”或“女”；组织编号：选择对应的经营部。保存后，不能修改销售代表类型：选择该销售代表对应的类型；覆盖模式：；输入相关内容后，点击“保存”。系统清空信息后点击“关闭”，系统将返回到【销售代表维护】界面，显示栏中最后一列显示刚才增加的销售代表。第六章 维护客户资料1、 功能说明维护客户资料，才能在系统中对该客户进行销售。2、 适应岗位销售经理，操作员3、 操作流程说明：1. 流程说明销售经理提供新客户详细信息给操作员。2. 操作员在系统中增加客户资料。进入系统【客户中心】【客户资料】【输入/修改/查询/删除/打印】界面，如图所示：点击上方“

13、增加”按钮，系统弹出“设置客户信息”界面。如图：在此界面须维护以下信息：客户编号：客户唯一代码，不能重复。客户名称：不能重复。客户地址（上面）：选择“省、市、县”等地理信息。请按照系统提示逐个完成信息录入。销售代表：覆盖该客户的销售代表。执行价格：请选择“不含税销售参考价”。信用额：客户信用额。客户地址（下面）：客户送货地址。如果该客户有门店，请点击“客户门店”，点右键选择“增加”，输入“客户门店编码”，“客户门店名称”，“配送路线”，“送货地址”。信息录入完成后，点击上方“保存”按钮。3. 审核客户资料进入系统【客户中心】【客户资料】【审核】界面，如图点击右边“查询”，显示栏会将所有未审核的

14、客户资料全部显示，点击新增的客户信息前，再点击上面按钮栏中的“审核”按钮；审核成功后，系统提示“操作成功”的提示框。4. 销售代表对应客户进入系统【客户中心】【客户合同】【销售代表对应客户】界面，如图：在“公司”中选择对应的经营部，选择对应的销售代表，点击右边“查询”。在“主要”中，点右键选择“增加”，在“客户编号”中输入新增的客户编号，回车。选择“价格套”，“客户类型编码”，“商店类型编码”，“渠道类型编码”，“帐期类型”，“帐期天数”。输入完成后，点击“保存”。注意：“帐期类型”，全部选择“固定帐期”。“价格套”：选择相应的价格套后，此客户的销售单默认价格均为此价格套的价格。“商店类型”、

15、“渠道类型”须按照宝洁标准商店类型定义选择相应的类型。5. 门店如果新增的是门店，请进入【客户中心】【客户合同】【销售代表对应客户门店】界面，如图：在“公司”中选择对应的经营部，选择对应的销售代表和客户编码，点击右边“查询”。在“主要”中，点右键选择“增加”，在“客户编号”中输入新增的客户门店编号，回车。选择“价格套”，“客户类型编码”，“商店类型编码”，“渠道类型编码”，“帐期类型”，“帐期天数”。输入完成后，点击“保存”。第七章 供应商维护 1、 功能说明维护供应商后，才可以维护商品信息。2、 适应范围及岗位采购经理，系统管理员3、 操作流程说明1. 流程说明公司采购经理通知系统管理员增加

16、供应商；2. 新增供应商系统管理员接到采购经理通知后，进入DMS系统【商品中心】【供应商管理】【输入/修改/查询/删除/打印】界面，如下图操作说明：1 点击“增加”按钮，系统会弹出“供应商定义”的界面，输入“供应商编号”，“供应商名称”，“供应商类型”和“地址及联系人”。如图：注意：（1）“地址及联系人”，须点右键，再选择“增加”才能维护地址和联系人信息。（2）供应商编码为5位，不能重复。宝洁供应商编码必须为“00001”。2 输入相应信息后，点击“保存”按钮，系统提示“操作成功”的界面。点击“确定”系统清空所有信息，继续录入下一个供应商。如果没有其他供应商信息，点击“关闭”按钮系统返回到“输

17、入供应商界面”，同时会显示刚才新增的供应商；3 如果发现刚才维护的信息错误，可以点击“修改”按钮修改供应商信息。具体操作和新增一致。3. 审核进入【商品中心】【供应商管理】【审核】界面，如图点击“查询”按钮，显示栏会将所有未审核的供应商信息全部显示，点击新增的供应商信息前面，再点击上面按钮栏中的“审核”按钮；审核成功后，系统提示“操作成功”的提示框。第八章 生产商维护1、 功能说明维护生产商后，才能维护相应的商品信息。2、 适应范围及岗位：系统管理员，采购经理3、 操作流程说明：1. 流程说明采购经理提供生产商详细信息给系统管理员。2. 增加生产商进入DMS系统【商品中心】【厂家维护】界面，如

18、下图操作说明： 点击右键，选择“增加”，系统会增加一行空数据，维护相关信息后，点击“保存”。注意：（1） “生产商编码”和“生产商名称”必须维护；（2） “生产商编码”和“生产商名称”可以和“供应商”一致；第九章 维护品牌信息1、 功能说明维护商品信息时，必须指定品牌信息。系统也可根据品牌生成相应报表数据。2、 适应范围及岗位采购经理，系统管理员3、 操作流程说明：1. 流程说明采购经理通知系统管理员详细的品牌信息；2. 增加品牌信息系统管理员进入DMS系统【商品中心】【品牌管理】界面，如下图点击上方的“增加”按钮，系统弹出“设置品牌信息”的操作界面，如图在此输入相应信息，点击“保存”。注意：

19、宝洁品牌的相应信息，必须和宝洁提供标准信息一致。“品牌编码”和“供应商编码”只能输入字母和数字。3. 设置品牌经营权限 设置品牌经营权限后，该品牌的商品信息，才能在相应的经营部使用。进入DMS系统【商品中心】【商品管理】【品牌经营权限维护】界面，如下图打开品牌经营权限设置界面。选中经营部门如111经营部门，单击经营权限按钮或者双击该经营部门行，打开按品牌设置权限窗口，左窗口列出的是所有品牌信息，右窗口是为当前经营部门设置的可经营的品牌，见图（1）为当前经营部门设置品牌经营权限：在按品牌设置权限界面的左窗口中，选中一种或多种商品。然后单击选择按钮，所选中的品牌就会转移到右窗口中。单击保存。(2)

20、对当前经营部门添加所有的品牌：可直接单击全选按钮，然后单击保存；(3)将已添加的品牌删除操作：先在有窗口中选中要删除品牌，然后单击按钮，最后单击保存；(4)删除所有已添加的品牌：可直接单击按钮，然后单击保存。第一十章 维护品类信息1、 功能说明维护商品信息时，必须指定品牌信息。系统也可根据品牌生成相应报表数据。2、 适应范围及岗位采购经理，系统管理员3、 操作流程说明在系统中的商品分类分为大中小类，如大类百货下分为护肤类、洗发类、口腔护理类等中类；护肤类又分为护肤品、护肤清洁品、化妆品等小类。1. 增加大类首先选择大类百货行，然后，点击右键选择增加同级节点或者单击增加同类按钮，增加一大类空行，

21、见下图。依次在行中输入编号、名称等，然后保存即可。2. 在大类下增加中类选中该大类，然后点击右键选择增加子节点或者单击增加子类按钮，为增加同级品类。在新增行中输入编码、名称、供应商分类编码，单击保存后，增加品类完成。3. 中类下增加小类 同大类增加中类方法相同，点击右键选择增加子节点或者单击增加子类按钮。见下图4、 修改品类信息可以直接在行上修改品类信息，修改后的行标记变为修改标记。单击保存，修改品类信息操作完成。5、 删除、撤销删除品类删除品类：选中要删除的品类行，单击删除按钮，行标记变为删除标记，单击保存，删除操作成功。撤销删除：在删除后，未保存的前提下，可以进行撤销删除操作。单击撤销删除

22、按钮，行标记由原来的删除标记变为修改标记，单击保存，撤销删除操作成功。注意：宝洁品类信息必须按宝洁品类标准维护。第一十一章 维护商品信息1、 功能说明维护商品信息后，该商品才能在系统进行入库和销售。2、 适应范围及岗位采购经理，系统管理员3、 操作流程说明1. 流程说明 系统管理员收到采购经理提供的详细商品信息；2. 增加商品信息。系统管理员进入DMS系统【商品中心】【商品管理】【输入/修改/查询/删除/打印】界面，如下图操作说明：（1） 点击“增加”，系统弹出“商品定义”的界面。如图 （2） 必须维护以下内容：“商品编号”，“商品名称”，“产地”，“品牌”，“分类编号”，“生产商”，“默认供

23、应商”，“主经营公司”，“税率”，及所有价格信息。选中“启用外箱”，并维护“外箱条码”，“外箱单位”，“单品数”。注意：“商品编号”和“商品名称”不能重复；“商品名称”不能超过20个汉字或者40个字符；“主经营公司”必须选最高一级，例如“1”；“不含税默认进价”：输入采购入库单时，如商品无采购记录，系统则默认该价格。“不含税销售参考价”：输入销售单时，如该商品无价格套无销售记录，系统默认该价格； 同时在维护价格套时，可以该价格为参考统一扣点； “最低售价”：销售开单如果低于该价格，系统会提示操作员输入“最低售价密码”，输入正确密码后，才能保存。否则无法保存。“最低售价密码”在【系统管理中心】【

24、销货单和退货单参数设置】【商品密码】中进行设置。（3） 维护相关信息后，点击“保存”。系统提示“操作成功”的界面。点击“确定”系统清空所有信息，继续录入下一个商品。如果没有其他商品信息，点击“关闭”按钮系统返回到“商品列表”界面，同时会显示刚才新增的商品；3. 审核新增的商品信息进入DMS系统【商品中心】【商品管理】【审核】界面，如图点击“查询”，显示栏会将所有未审核的商品信息全部显示，点击新增的商品信息前，再点击上面按钮栏中的“审核”按钮；审核成功后，系统提示“操作成功”的提示框。4. 维护采购进价进入DMS系统【商品中心】【商品采购单位进价维护】界面，如图：操作说明：选择新增商品对应的“经

25、营部”，“品牌”，“供应商”；在下方的显示栏中点右键，选择“增加”。在商品编码栏输入新增的商品编码，回车。在上方“统一设置供应商单位”空白处输入相应单位，再点击“设置”。说明：普通商品单位为“CS”,盒装商品单位为“SW”，单支商品单位为“IT”。完成后，点击上方“保存”按钮；5. 设置替代供应商目的：设置替代供应商后，一个商品可以从多个供应商采购；“替代供应商”是指本身没有此商品，但需要从该供应商采购该商品；例如：分公司从总部采购。总部就必须被选择为替代供应商。进入DMS系统【商品中心】【商品管理】【设置商品替代供应商】界面，如图操作说明：选择“经营部”和“替代供应商”。在“行信息”中，点右

26、键，选择“增加”。输入商品编码，回车后，点击上方的“保存”按钮。保存成功后，系统提示“操作成功”的提示框。6. 设置价格套进入DMS系统【价格中心】【价格套管理】【价格套-新增商品】界面，如图操作说明：在“商品编号”点击“”系统弹出“商品列表”的对话框，如图在“商品编号”中输入新增的商品编码后，点击右边的“查询”，在显示栏中选中该商品后，点击上方的“确定”按钮。系统返回到价格套界面。选中左边需维护价格的价格套，点击按钮，该价格套将显示到“已选价格套”中。按钮为全选。在“已选价格套”的每个价格套中，输入“实际售价”和“最低售价”。完成后，点击“保存”。第一十二章 维护价格套1、 功能说明 价格套

27、：是指分销商通过对下游不同类型的客户进行商品需求的估量和成本分析，为达到既能吸引下游不同类型的客户，又能实现市场营销目标的目的，从而制定出的针对不同类型的客户控制不同的价格水平的一种商品销售定价策略。2、 适用范围及对应岗位销售部文员：将须要维护的价格套中的商品、其所属的价格套名字、含税售价、最低含税售价做成书面文件，提交给经理进行审批。经理：审核文员提交文件的相关信息的正确性，签字确认后下发给操作员。操作员：跟据已签字确认后的文件在系统中进行商品价格套维护。3、 作业流程图4、 作业流程说明1. 新建价格套系统操作简单说明：进入系统的【价格中心】-【价格套管理】-【价格套定义】界面新增价格套

28、名称 在【价格套定义】界面点击上方点击“增加”按钮，会弹出【设置价格套】界面，输入需要新增的价格套的编码、名称后，点击“保存”按钮2. 设置价格套所经营的商品系统操作简单说明：双击【价格中心】-【价格套管理】-【价格套-设置经营商品】，进入【价格套-设置经营商品】界面明细行中选中对应的价格套，然后点击上方的“经营商品”按钮，增加商品到价格套中3. 维护商品在价格套中的含税售价系统操作简单说明：在【价格套-设置经营商品】界面中，先选中对应的价格套，然后点击上方的“销售价格”按钮，会弹出【设置销货价格】界面通过查询条件查找出需要维护售价的商品，设置商品含税售价注：新建价格套的编码、名称不可以与已有

29、价格套重复；可通过【设置销货价格】界面右上方的基准价、小数点保留位数、折扣率、小数点保留方法的设置来对明细行中的商品含税售价进行批量调整4. 修改价格套商品定价系统操作简单说明：双击【价格中心】-【价格套管理】-【价格套-设置经营商品】，进入【价格套-设置经营商品】界面 先选中对应的价格套，然后点击“销售价格”按钮，在弹出【设置销货价格】界面中，修改商品的含税售价、含税最低售价5. 查询价格套商品定价系统操作简单说明：双击【价格中心】-【价格套管理】-【商品-价格套查询】，进入【商品-价格套查询】界面通过查询条件，在“包含价格套”和 “未包含价格套”两个分页中可查询该商品与所有价格套的对应关系及其已维护过的“含税销售价”6. 删除价格套商品定价系统简单操作说明：双击【价格中心】-【价格套管理】-【价格套-设置经营商品】，进入【价格套-设置经营商品】界面 选中对应的价格套名称，点击上方的“经营商品”按钮，在弹出的【设置当前价格套所包含的商品】界面中删除商品第一十三章 维护打印模板1、 功能说明设置打印模板，才能打印相关单据。2、 适