标准采购作业程序及细则.docx

1、标准采购作业程序及细则标准采购作业程序及细则公司名称：单 位：部门领导：编 制： XX年XX月XX日标准采购作业程序采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：采购作业程序及要点表1221程序要点接件分发1请购单各栏填写是否清楚2按分配原则分派请购案件3急件优先分派办理4无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门5撤销请购单应先送办理询价1交货期无法配合需用日期时联络请购

2、部门2充分了解请购材料的品名、规格3急件或需用日期接近者应优先办理4向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法5同规格产品有几家供应宜均询价6有否其他较有利的代用品或对抗品7应提供同规格，不同厂牌做比较8有否必要办理售后服务及保固年限9新厂商产品，是否需经检验试用比价、议价1厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认2是否殷实可靠的生产厂或直接进口商3其他经销商价格是否较低4经成本分析后，设定议价目标5是否必要向厂商索取型号比较6价格上涨下跌有何因素7是否必要开发其它厂商或转外购8规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标呈核1请购单上应详细注明与厂商议定的买价

3、条件2买卖惯例需超交者应注明3。现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因4按核决权限呈核订购1需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同2再向厂商确认价格交货期质量条件3分批交货者在请购单上盖分批交货单4订购单(采用联络函式传真机)寄交厂商，无法按需用日期交货的案件联络请购部门催交1约交日期前应再确认交货期2无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办3已逾约交货日期尚未到货者加紧催交整理付款1发票抬头及内容是否相符2发票金额与请购单价格是否相符3有否预付款或暂借款，应处理4是否需要扣款5需要办退税的请购单转告退税部门6以内销价采购供外销用材

4、料，应允收齐退税同意书始得办理付款程序要点收件、分发、核对1收件2按分配原则指派经办人3核对品名4核对规格5核对数量6核对需要日期询价1选择询价对象及地区2询价3整理报价资料4确认请讲内容5寻找对抗品6选择开发对象7询价索样8整理对抗品资料及样品送样9整理检验结果议价、比价、呈核1调查市场行情2核对资金预算3选择议价对象4研拟底价5研议采购条件6议价(或公开比价) 7填写上次报价记录8估算海(空)运费9估算保险费10核对付款条件11比较交货期限12检查卸货条件13估算关税14按核决权限呈核程序要点进口、签证、结汇1缮打输入许可证申请书2缮写用途说明书3备妥签证必要文件4提案申请签证5签证专案申

5、请作业缮造申请书及附件(度量衡器、无线电器材)整理必要文件提案申请6申请结汇7整理结汇文件8核对签证结汇文件9修改输入许可证或信用状作业投保、船务1洽订保率2投保缴交保险费3洽订特约船公司及运费4指定船舶公司5交涉货柜使用期限6核算运费7缴交运费8处理大宗材料船务装运1督促预定装船期2申请“工业用”证明3申请分期缴税4。申请预保风险及动产抵押5督促装运文件6确认船期7整理装运文件8申请管理品放行证9联络及安排卸货10确认船代理11确认公证处(所) 12联络交货期异常修改I/L，LC 程序要占报关、提货1银行背书2办理担保提货3整理文件报关4缴税提货5收料索赔1核对材料检验报告2填写索赔记录单3

6、。向保险公司、船公司索赔4向供料厂商索赔5办理退货掉换作业跟催1督促收料单2控制长期合同的交货3控制外购资金4整理采购案件5计算卸货延滞费及奖金6办理退汇标准采购作业细则 请 购第一条 请购部门的划分各项材料的请购部门如下：(一)常备材料：生产管理部门(二)预备材料：物料管理部门(三)非常备材料：1.订货生产用料：生产管理部门2.其他用料：使用部门或物料管理部门第二条 请购单的开立、递送(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，“请购单(内购)(外购)”附

7、“请购案件寄送清单”送采购部门。 (二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。(三)紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。第三条 免开请购单部分(一)下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。2. 招待用品：饮料、香烟等

8、。3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。4. 打字、刻印、报表等。(二)零星采购及小额零星采购材料项目。第四条 请购核决权限(一）内购： 1. 原物料：(1) 请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。(2) 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。(3) 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。 2.财产支出：(1)请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。(2)请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。 3. 总务性用品：(1)请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。(2)请购金额预估在1000元至1万元者，由经

9、理核决。(3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。(二)外购：1.请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决。2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条 请购案件的撤销(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单(内购)”或“请购单(外购)”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。2.原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退

10、回原请购部门。3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。 采 购第一节 一般规定第六条 采购部门的划分(一)内购：由国内采购部门负责办理。(二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。(三)总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第七条 采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。(二)

11、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条 采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第二节 国内采购作业处理第九条 询价、比价、议价(一)采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予

12、以证明，经主管核发后，先请使用部门或请购部门签注意见后呈核。(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。(四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。(六)“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条 呈核及核决(一)采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价

13、有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。(二)采购核决权限：表1222采购别核决限额采购核决权限列属统购项目的原料、物料(包括燃料) 不论金额多寡经理一总经理非属统购项目的原料、物料(包括燃料) 不论金额多寡经理总经理财产支出(包括什项购置) 的非生产器材3000元以下300l元至100000元100000元以上采购主管经理直接核决经理总经理财产支出(包括什项购置) 的生产器材3咖元以下300l元至幼000元20001元以上采购主管经理直接核决经理总经理庶务用品3000元以下3001元至50000元50001元以上采购主管经理直接核决经理总经理附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支

14、出”核决权限呈核。第十一条 订购(一)采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。(二)若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。 (三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。 第十二条 进度控制及事务联系(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。第十三条 整