某企业行政管理制度大全.docx

1、某企业行政管理制度大全泰盛企业总公司行政管理制度（讨论稿）编制单位：行政部编制时间：二00四年五月员工行为规范制度1收发文管理制度3档案管理制度4保密管理制度7图书、资料管理制度9固定资产管理制度10办公用品管理制度12机动车辆、驾驶员管理制度14保洁工作管理制度16印鉴管理制度17宿舍管理制度. .19职工宿舍文明守则22通讯工具管理制度23员工行为规范制度一、职业道德 忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。 二、礼貌仪表 1、礼貌服务：尊重客商，礼貌待人，文明用语，热情服务。2、仪表举止：职员工作时间应穿着职业装。男职员应穿职业装，系领带, 穿皮鞋，夏天不穿无领衬衫和短裤；女职员应穿职业裙装

2、或裤装，穿皮鞋，夏天不穿紧身服装、超短裙、凉拖鞋、不得穿着运动装或休闲装上班，周末可适当放宽。必须佩带胸卡；举止大方文雅；讲究公共卫生；维护公司形象。三、工作秩序1、遵章守纪;2、尊重同事，服从安排，联系下属，精诚团结；3、认真工作，忠于职守；4、不擅自从事非职务活动；5、工作时间不做私事（包括看报、上网聊天、打游戏、打私人电话）；6、营造和保持经营场所的良好环境，办公区内不喧哗、非吸烟区（办公区、会议室）不吸烟、不吃零食。7、未经主持人同意，参加会议期间不许使用手机。8、未经主持人同意，参加会议期间不得中途离开。四、安全保密1、正确使用设备、设施，安全操作；2、实行事故报告制度；3、保密制度

3、职员应自觉执行公司的保密制度。公司的发展策略、计划设想、劳动合同及经营和技术方略均属公司秘密。不经批准不得提供市场内部信息、数据和资料。任何泄露公司机密的行为将承担相应的法律责任。4、个人物品不得随意放置，文档必须存入适合的箱柜内。工作时间不得擅自离岗。下班前清理文件，锁入文件柜。保持桌面整洁。关闭照明灯、计算机、空调机电源等。爱护公司财物，不得损坏、丢失、浪费各种办公用品。5、电话、传真与电脑的使用 接听电话时，应用: 您好! （或报自己姓名），总台应用您好！泰盛集团; 再见; 谢谢等礼貌用语。尽量放低声音，以免影响他人工作；通话尽可能简短，更不应在电话中闲聊。公司的长途电话仅限于工作使用，

4、不得因私使用，一经发现，除个人支付电话费用外，还将按违纪处理。职员在工作需要使用传真机时, 应使用公司统一传真格式。传真机不允许因私使用。 公司计算机设备在使用中注意防病毒感染，如使用过程中出现问题，请与信息部工程师联系。公司电脑严禁使用游戏软件，严禁上网浏览与工作无关的网页，禁止上QQ、上网炒股、下载MP3歌曲、游戏等，上述行为一经发现，公司将根据人事管理制度规定处理。职员因工作需要将公司的设备或物品携带出办公区, 需得到本部门经理、行政部门的批准。收发文管理制度 一、收文1、登记：所有外来文件由行政部统一在文件上编写总流水号，按流水号、接收日期、文件标题、发文单位、附件、传阅去向等项目登记

5、在收发文件清单上。2、传阅：由行政部填写文件阅办单将登记后的文件按轻重缓急、保密程度在文件处理卡片上签署传阅对象分送有关负责人传阅，及时分发、及时收回归档。二、发文1、公司文件的拟定签发，对内外具有指令性和权威性。2、拟稿：公司文件一般由各部门在职责范围内自行起草，要对文件内容负责。文件内容涉及跨部门事务，须经部门间协调后方可发文。如事关公司的重大内外决策业务往来的文件，由董事长指定专人负责起草。3、核稿：公文起草后，由拟稿部门经理审核签字，如公文内容涉及其他部门事务，须由有关部门共同审核签字；会签由主管副总会签。事关公司重大内外决策、业务往来文件，由董事长签发。4、签发：凡以公司名义行文的，

6、须经行政部经理、董事长签发后，方可交付打印，属于部门职权范围内需以部门名义独立行文的，部门经理签发即可。5、打印：在拟稿、核稿、签发手续齐备后，交行政部审核登记，标明文号，密级和分发范围。董事长直接签发的特殊公文，但要补办登记手续，按审核份数打印。6、盖章：文件打印校对完毕后，按公司的印鉴管理制度加盖公章。7、存档：公司所有文件均须存档一份，发文部门也须自留一份备查。8、传递：保密文件的传递，按密级和分类范围由行政部分发。一般公文的传递由各部门自行送达。三、传真1、由前台统一收、发传真，并记录到传真接收、发送记录表上。2、发送传真要统一用公司传真纸。档案管理制度一、 职责 各部门经理负责本部门

7、管理范围内的档案管理工作。对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和控制，所有档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。二、管理内容与方法1、立卷归档（1）公司应立卷归档的文件资料包括：证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料；规章制度：包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。收发文书：包括总公司内部文件、总公司与各子公司（办事处）往来文件、总公司与政府公文及批复、总公司与.中国最庞大的下载资料库其它公司业务文件、总公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。合同资料：包括公司订立的各类合同及

8、合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。工程技术资料：包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。照片、声音资料：包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。其他需归档的文件资料。（2）立卷归档的要求：各类文件应分别立卷。所有外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册，外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持文件、材料的完整性。立卷归档的文件要便于查找。文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标

9、题。案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊。照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。2、档案的利用（1）各部门因工作需要借阅档案，应在借阅登记簿上登记。（2）借阅档案，要填借阅簿，用后应按时归还。借阅人员对所借档案应妥善保管，严防遗失，泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借，不得擅自复制。（3）借阅和查询公司档案，应经借阅和查询人的分管领导批准。（4）外单位人员借阅和查询公司档案，应经董事长批准。3、销毁（1）档案保存期，由行政部提议，报董事长批准。专业性档案（如工程技术、财务等）保存期限按照国家有关制度。（2）对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案室提出销毁

10、申请，报董事长批准。（3）销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。监销人员由行政部经理指定，销毁后，由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。（4）对已销毁文件，应制定目录清册存档。4、档案室管理（1）档案室应建立登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记，对保管、利用情况定期进行统计。（2）档案管理人员离职或调职，必须与接任人员办理移交手续。（3）档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查，平时注意档案的保存情况，发现问题，及时报告解决。（4）档案室须特别注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作；电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压，并注意温度

11、适宜。（5）立卷的档案应分类放入档案盒存放；（6）档案移交 由部门自定责任人保管的档案不移交，但每年要接受档案室一年一至两次的档案检查；按年度归档的档案，在每个自然年结束后1个月内，由各部门立卷归档，移交档案室；负责保管档案的职员离职或调离工作岗位时，应将有关档案资料按要求整组卷后，与档案室负责人、部门经理一同进行档案移交，移交给本部门经理或接岗人；档案移交时，移交人填制移交清单一式三份，交接双方按清单核对交接，并在移交清单上签字；移交清单由移交人、接交人、档案室各执一份。三、责任1、损坏、丢失公司档案的；2、擅自提供、销毁公司档案的；3、涂改、伪造档案的；4、违反第三条制度，不按制度归档或不

12、按期移交档案的；5、档案管理人员玩忽职守，造成公司档案损失的。违反档案管理制度的，公司将据人事管理制度，视情节轻重，给予处罚。保密管理规定一、保密范围公司全体员工均应树立保密意识，严格保守公司秘密。二、保密原则公司全体员工应遵守以下原则：不该说的，绝对不说；不该问的，绝对不问；不该看的，绝对不看；不该听的，绝对不听；不该记录的，绝对不记录。三、保密内容与方法1、文件的保密环节包括其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等。2、保密文件划分为三级，第一级为绝密，第二级为机密，第三级为秘密。（1）绝密公司有针对性的竞争策略和计划；交易商有关资料；尚未公布的工资福利和人事调整方案；其他绝密内

13、容。（2）机密公司发展规划；公司事故调查报告；公司领导的人事档案；尚未公布的公司机构改革方案；员工个人的薪金；其他机密内容。（3）秘密没有明确规定可以传达的公司办公会议内容；不宜对外单位公开的内部规章；尚未公布的人事处罚决定；其他秘密内容。3、保密文件的复制（1）保密文件的复制由董事长或主管副董事长批准；（2）复制保密文件，应派人在复制现场监督；（3）保密文件的复制情况应予登记。4、保密文件的发出、传递、签收、保管（1）发出保密文件应履行审批手续，审批权限同保密文件的复制一致；（2）行政部经理负责绝密文件的传递工作，其他保密文件的传递工作由秘书负责；（3）保密文件的接收人，应在接收记录簿上签收

14、。接收人应对保密文件妥善保管，不得随意在办公桌上堆放，不得携带回家或公共场所；（4）经批准由个人保存的记有秘密内容的记录本等应防止遗失。离职时，应清理交回公司。（5）绝密文件由行政部经理直接保管，其他文件由行政部（档案室）保管。5、保密文件的查询和借阅，要严格履行审批制度，权限同保密文件的复制一致；6、保密文件的解密和销毁（1）保密文件的解密有两种形式，一是因正式公布而解；二是经鉴定已丧失秘密特征而解密；（2）因公布而解密的，由保管人确认；（3）经鉴定解密的，鉴定由保管人提出；（4）经鉴定已丧失保存价值的秘密文件应销毁；（5）解密与销毁应报董事长批准（6）销毁保密文件，应有两个监销人，并制作销

15、毁记录。四、处罚违反本规定的，公司将据人事管理制度，视情节轻重，对责任人予以处罚。图书、资料管理制度一、 图书、资料购买程序1、技术类、财务类图书、资料由工程师或财务人员提出申请，经所在部门经理、行政部经理审批后，该部门自行购买。2、其他类型图书、资料由职员向行政部提出建议，行政部审批后，由提出建议的职员自行购买或由行政部统一购买。3、购买图书、资料经手人应事先查阅行政部书目，防止重复购买。二、图书、资料保管与借阅1、图书、资料购置后，由经手人到行政部进行统一编号登记，由行政部管理。2、行政部对所有图书、资料做文本和电子版记录，定期向全体职员发送最新书目，以便职员借阅。 3、职员到行政部办理借

16、阅手续，行政部对借阅期限及图书资料完好度进行记录；有借阅冲突时，由借阅职员或图书管理负责人协调。4、借阅图书的职员应在借阅期限内归还，原则上以两周为限。办理归还手续时，行政部对图书损坏度进行记录。 5、图书借阅期间受到损坏或丢失，借阅职员应根据情节予以赔偿。 固定资产管理制度一、定义固定资产指单位价值在2000元以上，使用期限在1年以上的房屋、设备、交通工具、计算机及网络设备、家用电器、家具等。二、固定资产购置1、实行申报审批制度：使用部门将所需固定资产的购置书面报告报送公司领导审批，书面报告的内容包括：固定资产名称、型号、数量、产地、品牌、价格标准、购置目的、质量要求等。审批后报财务部。2、

17、采购固定资产时，由行政部按批准后的采购计划购置固定资产。电脑网络设备等专业技术性强，价格弹性大的固定资产的购置，应由技术部与行政部共同负责选货、洽谈签收及验收等事宜。经办人员凭购货发票、固定资产登记卡到财务部申请付款或报帐。三、 固定资产日常管理1、行政部是固定资产的归口管理部门，应设专人负责固定资产的登记、调配和监管工作。分公司、办事处等派出机构的固定资产，由分公司、办事处负责人负责。 2、固定资产的登记记录。除由财务负责管理固定资产总帐、明细帐外，行政部固定资产管理员要按各固定资产设置固定资产登记卡。固定资产登记卡要详细记录固定资产购置使用、年终盘点、清理维修、报废、售让等情况以及各项固定

18、资产的管理责任人。3、固定资产的出租、报废、售让等，由行政部出具书面报告，公司领导审批，交财务部门作帐务处理。4、固定资产的使用人和管理责任人，应做好日常保养和维护工作，对固定资产非正常损失和遗失，应追究责任人的相应责任。固定资产的使用人和管理员离职或调离工作岗位，应由行政部负责进行固定资产进行清点、监管移交，并做相应的记录。固定资产的使用人有义务、责任对资产进行保养维护，对丢失损坏负直接责任，资产出现问题，及时向行政部门汇报。公司职员要爱护公共财务及设施。职员个人使用的各种固定资产和各类公用物品，如计算机、桌椅、柜、等，使用者必须登记，并精心使用和保管。5、年终，由财务部门、行政部会同有关管

19、理责任人对本公司固定资产作全面清理盘点，确保帐帐、帐卡、帐实相符。对盘盈盘亏的固定资产要做书面报告，查明发生的原因、责任，提出处理建议，报公司领导批准。财务部门根据固定资产盘点表及其他文件作相应帐务处理。四、固定资产的维修和报废1、固定资产的使用部门和使用人，应严格按照使用说明操作，因使用人操作不当等非正常原因造成固定资产损坏，应追究责任人责任。2、固定资产出现破损和故障应报行政部，由行政部报公司领导同意，组织修理，并对维修情况作出记录。3、行政部会同相关部门对已无法使用的固定资产进行鉴定，对无使用价值的资产进行报废处理。待报废的固定资产由使用部门写出书面报告，说明原因，经财务部审核、行政部经

20、理批准后，可办理报废手续。无法继续使用的固定资产，由行政部出具书面报告，经财务部审查，领导批准作报废处理。办公用品管理制度一、办公用品分类办公用品分为消耗品、管制消耗品及管制.中国最庞大的下载资料库品三类，分别如下：消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶水、大头针、回形针、口取纸、复写纸、便条纸、信纸、圆珠笔、钉书钉等；管制消耗品：签字笔、白板笔、笔记本、修正液、直尺等；管制品：剪刀、钉书器、计算器、印泥、名片等。二、预算报批1、行政部根据公司办公用品需求的实际情况，制定年度办公用品预算，经财务部审核后，报董事长批准，由行政经理根据批准的预算采购办公用品。2、每月28日前由各部门提出办公用品领用计划，交

21、行政部统一采购，次月5日前发放。但请领管制性文具不以上述时间为限。3、每人每月办公用品领用不得超过30元。三、办公用品的请购1、当消耗品接近最低库存限额，即接近办公用品库存最低限额时，由保管人员填写办公用品采购申请单，由 签字，交采购人员采购。2、当管制品需要购买时，由使用人填写办公用品采购申请单，由 签字，交行政部门采购人员采购。3、当公共用品（如复印机零部件、装订机等）需要购买时，由行政部填写办公用品采购申请单，由 签字，交采购人员采购。四、办公用品的采购1、采购人员本着货比三家，物美价廉的原则进行采购。2、采购完毕的办公用品需填写办公用品入库单（一式两联），同保管人员进行交接。3、采购人

22、员负责编写大件办公用品的编号（单价 元以上）。4、采购人员每次采购后填写电子版采购清单，每月汇总交行政部负责人审查。五、办公用品的保存1、物品在仓库内按材料主次、出入频繁程度进行合理排放，不得混杂堆放，并按先进先出原则发放。2、物品在仓库内做好防水、防潮、防火措施。3、每月20日定期盘点库存并填写库存盘点表。六、办公用品的领用1、个人领取办公用品，应填写办公用品领用单并由 签字。保管人员应以办公用品领用单发放办公用品，若为圆珠笔、胶水等以旧换新者，可直接换取，无需主管签字。2、保管人员应另办理办公用品个人领料登记卡，使每个人领用的办公用品一目了然。无具体使用人的，使用部门的部门领导为使用人；无

23、具体使用部门的，则行政部为使用人。3、各种原因离开公司的职员，应在行政部监督下将剩余的办公用品退回，并填写离职人员办公用品退回清单。 机动车辆、驾驶员管理制度为加强车辆管理，确保各部门用车及时，安全提高工作效率及服务质量，严格控制费用，特对公司机动车辆及驾驶人员的管理做出以下规定：车辆管理一、机动车辆的管理和调度1、日常调度由行政部经理负责。遇特殊情况时由行政部统一调度。2、公司配给专人使用的车辆，使用人因出差、探亲及事假（三天以上），需将车辆停回公司，到行政部办理交车手续。3、机动车辆年检、保险等手续由行政部负责办理。驾驶员须按时将车及证件交行政部，以保证车辆按时年检。4、各部门需用车离开本

24、市办事，要提前一天（紧急公务除外）填写出车单并由部门经理签字，行政部经理派车。5、公司机动车辆，未经董事长同总不得擅自外借或调换。否则，车辆发生任何意外，一切责任自负。6、各部门使用机动车辆因违反交通规则，被扣证、扣车，由驾驶员本人尽快将车、证取回，罚款自行承担。7、汽油票应由经办人、部门经理、行政部经理签字后方可报帐。8、机动车辆被盗窃，驾驶员应立即通知行政部。因行驶证一起被窃造成保险公司免赔10%的损失额，应从驾驶员工资中扣除，扣除额为损失额的10%。9、司机每次出车前应填写出车单，用车人每次用车前查看当时里程数，用车完毕，按实际用车里程数给司机签字。司机每次出车后将填写完的出车单交行政部

25、审核、保存。二、机动车辆的保养、年检、保险1、保养、年检、办理保险工作由行政管理员完成，驾驶者发现问题及时通知行政部。2、机动车辆因操作不当致使机械的损坏而造成的损失，由驾驶者承担。3、行政部建立车辆及驾驶员档案和定期保养维修登记薄。三、机动车辆的维修1、审批：车辆发生事故，立即通知行政部现场检查。确需修理的，行政部提出意见，交董事长审批方可执行。2、报定价：到多家维修厂了解、商谈、确定维修价格。3、报销：修理发票（附修理明细表、审批表）经经办人、行政部经理、财务部经理签字方可报销。4、未经审批，私自将车辆送往修理厂修理，费用自行承担（长途车除外、但应补办手续）。四、机动车辆交通事故的处理1、

26、公司车辆发生交通事故，肇事者应保护好现场，通知行政部，行政部应及时赶到出事现场，并通知交警队、保险公司及有关部门前往现场处理，肇事司机应协助行政部处理交通事故。2、未通知行政部、交警队前往肇事现场处理的交通事故，一切费用由肇事者自行承担。3、发生交通事故，保险公司赔付后的损失额（包括事故处理费用），从肇事者工资中扣除，扣除额为交警队事故裁决责任所承担比例减掉保险公司的赔付额。4、交通事故处理完毕后，由行政部将事故处理结果书面呈报。 驾驶员的管理一、驾驶员调度2、驾驶员由行政部统一管理、调度。3、驾驶员未经领导同意，私自开车外出，发现一次，扣其当月工资的10%。造成交通事故的，一切责任自负。二、

27、驾驶员守则1、驾驶员必须熟悉车辆性能情况，并保证车内配套设施完好；车内工具、配件由驾驶员自行保管，如有损坏和丢失由驾驶员赔偿。2、严禁无证行车、酒后行车和私自出车，由此而造成的一切后果均由驾驶员自行负责，公司概不承担任何经济和刑事责任，且每次违规出车，罚款100元，从驾驶员当月工资中扣除。保洁工作管理制度一、目的： 为保持干净、整洁的办公环境，明确保洁人员的工作内容及职责，特制定本规范。二、工作时间： 保洁人员每日8：30分清扫完毕。四、保洁区域及标准：1、办公区保洁项目：擦拭办公桌桌面、电话、电脑、办公椅、整理桌面散放文件、地面吸尘、收垃圾。要求：1）8：30分之前必须完成。2）应先清洁董事

28、长办公区及部门经理区。3）须用干净毛巾（干湿两条）。4）暂空闲的办公桌椅。周期：每日固定一次，其余时间巡回保洁。保洁标准：无垃圾、无碎屑、无污迹、无死角。3、公用区域保洁项目：会议室（门、会议桌、椅、衣架、白板）、走廊、整理打印、复印区，整理供水处。要求：要求：1）8：30分之前必须完成2）须用干净毛巾（干湿两条）。4）暂空闲的办公桌椅。周期：同办公区标准：无异味、桌椅摆放整齐、无尘土、无碎屑。4、其它1）、及时清理离职职员的废弃物品、保证桌面整洁。2）、根据来客情况，随时整理会议室。3）、巡视各个部位的卫生情况，发现问题及时处理。4）、除生活垃圾及办公垃圾外不得擅自处理公司物品。5）、每两年

29、清洁一次地毯。印鉴管理制度第一条 范围 本制度规定了公司印鉴管理的内容和形式。本制度适用于公司的公章（向主管机构登记的公司印章及特定业务专用的公司印章、部门章、业务专用章及董事长、董事长和财务人员名章等印章）的管理和控制。第二条 职责一、公司行政部是公司印鉴管理的归口管理部门，负责对本制度的执行进行监督管理。二、监印人员负责印鉴的保管、盖用和换（补）发等工作。第三条 管理内容与方法一、 监印人员1、各种印章均须有专人负责监印。公司公章、特定业务专用的公章、董事长名章及董事长名章的监印人员由本公司董事长指定任用；各部门印章及经理名章由各部门经理指定监印人员。2、财务专用章的保管、监印还必须符合会

30、计规范要求。财务章仅用于各种款项的收支，在开户银行印鉴卡上备案的印鉴不得由出纳一人管理。对加盖印鉴的文件要保留原件或复印件并与印鉴使用登记表一起保管。3、监印人员不在时，应由指定代理人监印，代理人亦按上述制度任用。二、印鉴的核定及制发1、公司的印鉴、董事长名章均由行政部统一核定、制发。2、各部门公章、部门经理名章、特定业务主管名章经董事长核定后，由行政部统一制发。三、印鉴的换发、补发1、印鉴印文磨损申请换发时，由监印人员填具换发印鉴申请表，并且拓具印模，标明制发日期，按印鉴的核定及制发制度送请主管领导（即负责核定人员，下同）核定后，由制发部门换发。2、印鉴毁损或遗失时，监印人员除向该印鉴登记机构报备并依法公告作废外，应填具补发印鉴申请，标明原印鉴的种类、内容、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，并依印鉴的核定及制发制度送行政部核定后补发。补发印鉴的印文字体应有异于原印，以兹区别。四、 印鉴的缴毁1、公司或各部门废弃、撤