二级采购管理程序计划采购部.docx

1、二级采购管理程序计划采购部计划采购部管理程序 编 号： 文件状态： 持 有 人： 编 制： 审 核： 批 准： 2014年08月01日发布 2014年 月 日实施贵阳南明老干妈风味食品有限责任公司、贵阳南明春梅酿造有限公司Guiyang Nanming Laoganma Special Flavor Foodstuffs Co., Ltd& Guiyang Nanming Chun-Mei brewing company Co., Ltd文件修订记录修订日期版本章节修订内容修订审核批准2014/08/010全部新版发行注：根据公司发展需要和执行情况，每年修订一次。1.目的 根据公司采购管理程序

2、，进一步明确本部门各岗位的职责及工作内容，使部门各项工作有一个明确的指导方向，确保公司各类物资及项目采购工作有序进行。2.适用范围适用于集团公司各类原辅材料、机物料、燃料、机物料和设备、基础建设施工及维修等所有采购工作，包括供应商的开发和管理、供应商的合同洽谈、合同签订，合同执行、采购订单、物资调度等全过程控制。3.术语和定义3.1日常调度物资：指已确定一定的期间价格或是已签订期间采购合同的物资（具体见附件清单），日常调度物资采购实际上就是一个物资调度的过程，其余物资由相应的采购员根据公司生产用量及库存情况自行安排到货计划。3.2不锈钢订制品：指不锈钢定制加工产品，如不锈钢风管、不锈钢料斗、不

3、锈钢拉料车、不锈钢桶等根据公司要求定制加工的不锈钢产品。4.职责4.1部门经理：负责部门全面工作。4.2部门副经理：协助部门经理负责部门全面工作；负责部门绩效考核。4.3采购主管：负责所管辖范围内的所有工作及采购员的管理工作。4.4原辅材料（含燃料）采购员：负责分管物资的全面采购工作，包括市场调研、供应商开发与管理、供应商评审、物资成本核算、合同洽谈与拟定、物资计划与调度、到货跟进、合同执行情况跟进、质量问题处理等。4.5机物料采购员：负责所有机物料的单据审核和订单录入；负责机物料的调价、询价、谈价、报批等采购工作；负责机物料到货跟进、卸货协调及后续工作的跟进；负责省外机物料的收货工作。4.6

4、设备采购员：负责设备技术要求、参数等的审查与对接；负责供方与使用部门对接过程的协调工作；负责市场调研、调价、询价、谈价、供方选择、拟定合同和报批；负责款项支付、到货情况、合同执行情况跟进和验收协调的采购工作。4.7土建采购员：负责土建、基建设施等的新建及维修工作；负责工程量的测量及审核；负责工程造价及成本预算；负责供应商现场对接工作的协调；负责供方的选择、价格洽谈、合同签订、工程进度跟踪、工程验收协调等采购工作。4.8物资日常调度：负责物资日常物资的调度工作和供方送货通知、订单和收料录入等工作；负责日常调度物资因质量问题或其它特殊情况对生产造成影响的协调工作；负责日常调度物资的到货情况跟踪和协

5、调。4.9合同订单管理员：日常合同和文件管理；负责土建、设备类审批流程的进度跟进和合同执行情况汇总；负责其他或采购行政性事务（如内部会议安排、值班安排、供应商会议召开等）等。5.文件及合同管理5.1文件、合同由合同订单管理员统一接收，文件接收后应认真审核文件的有效性（即审批流程是否完成），然后交由相应的采购人员进行处理，并作好文件接收时间和转交时间记录。所有的文件及合同处理完所有相关事项后，统一交由合同订单管理员整理归档保存。5.2各相应的采购人员接收到合同订单管理员传达的文件后，按流程进行报批、跟进和发放。并对报批时间、返回时间和发放时间等作好详细的时间记录，在流程的审批过程中，次日文件尚未

6、返回的，应及时跟踪了解审批情况。5.3合同（及协议）编号统一由合同订单管理人员按规定进行编排和登记，以确保合同及编号的唯一性。5.4收到审批完毕的合同（公司已盖章），应立即转交相关的采购人员，由采购人员组织供方进行签字盖章，双方签字盖章完毕后于当日交行政综合部按公司流程进行发放和存档；收到已经双方签字盖章的合同（系统内）时，统一由合同订单管理员打印存档，并知晓相关采购人员，如合同需返供方一份的，由采购人员及时处理并作好相关的接收和确认记录。5.5收到外来文件时，由采购人员作好接收时间记录，并按流程及时处理相关事项；如收件人不是不是相关事务负责人员，应立即告知相关事务负责人员并转交文件。5.6公

7、司所有文件（合同、采购订单及供应商质量改进对策表等正常传递除外）需对外传递和发放时，一律须经部门负责人审批同意；原辅材料验收标准发放还须作好发放登记表，以便跟踪和追溯，验收标准发放原则上仅针对有强烈合作意向的供应商进行发放，或作合同附件时用，一般情况下口头进行交流。5.7收到公司内部管理文件时，应作好相应的记录和归档，及时更新过时无效的文件，以确保文件的有效性和唯一性。5.8合同订单管理员每周一须对各采购员（指设备、土建项目类）处理的报告文件处理进度和合同执行情况（预付款项支付情况、货物交期等）进行汇总并报部门负责人和分管领导，以及业务归口部门及其分管负责人。原辅材料、包装材料、燃料等采购合同

8、须适时跟进合同期限，合同到期前一个月务必提醒相关采购员。原辅材料、包装材料、燃料等采购合同执行情况由各采购员时时进行统计，每半月汇报一次。5.9所有的文件和合同存档应建立档案清单，规整、有序，以便于查询。部门内部存档的文件及合同必须确保唯一性，其他任何人员不得私自留存和复印。所有文件及合同查阅由合同订单管理员调取，如因其他用途须进行复印的，且使用完毕后返回本部门的，须交由合同文件管理员处理。部分原材料合同因需时刻下系统订单使用频繁的，可暂由采购人员履行保存职责并负保管责任，但仍需按正常的合同及文件管理入档登记，同时合同文件管理人员须作好记录。合同履行完毕或终止后立即将合同交由合同文件管理员归档

9、。6.采购管理工作6.1原辅材料采购、包装材料及燃料采购6.1.1首批试样6.1.1.1产品原辅材料及燃料首次采购（或供货）须要求供应商提供有效的相关资质证明（鲜活类物资还须对加工现场进行考察和评定），经审核符合公司供应商管理机制相关规定后，根据公司质量标准要求通知供应商送样。收到供应商样品后，填制原辅材料首批送样申请表经部门负责人同意后一并交质量技术部（科）组织试样，试样合格后方能进行批量采购。根据试用结果，必要时可多次试用进一步论证（原则上不超过三次）。6.1.1.2包装材料采购。根据公司实际需求情况，确实需要整合和变更供应商的，要求供应商提供有效的资质证明，通过审核符合公司供应商管理机制

10、相关规定后报部门负责人。经部门负责人同意后，可先提供公司样品要求供应商参考报价进行对比。如价格与公司现行价格相比存在一定优势的，汇报总经理同意并签订样版保密协议后方能发放公司样板文稿给供应商进行打样（书面通知质量技术部提供）。打样完毕，样品经质量技术部（科）检验达到要求后进行小批量试用，试用合格方能进行批量采购并签订合同。6.1.1.3各类物资的试样数量与质量技术部（科）进行沟通后根据实际情况进行决定。如涉及财务结算的，须按流程对价格进行审批同意后方能安排送样。样品价格原则上不得高于当时同类物资的执行价格。6.1.2供应商管理6.1.2.1合格供方管理公司稳定的合格供方，每半年需对供应商的资质

11、资料进行一次梳理和更新，以确保供应商资质的有效性。同时根据公司供应商管理机制按月进行评审（包括送货及时度、质量情况、合同执行情况、售后服务等），同时每季度进行一次综合评审（公司质量部们和生产部门参与），按规定对供应商进行评价、优化和淘汰，并保留相关的评审记录资料。6.1.2.2新供应商管理新供应商（老供应商供应新物料亦视为新供应商）首批送样试用合格后，根据公司计划需求安排批量供货，并对其供货情况及质量进行跟踪，批量送货达三次后，须根据供应商管理机制进行一次综合评定（公司质量部们和生产部门参与），评定是否纳入合格供方，并保留相关的评审记录。6.1.2.3潜在供应商管理 在接收到潜在供应商的资质资

12、料时，应根据公司供应商的准入标准进行筛选，对符合公司要求的供应商进行建档保存，并不定期进行回访和跟进。6.1.3市场调研每周必须对原辅材料及燃煤进行一次市场调研和浅析，并以书面形式报部门负责人及分管领导。并建立市场调研档案，每三个月对每种原料作一次市场走势分析并绘制趋势图表。纸箱、玻瓶、商标等包装材料已签订全年期间采购合同的物资平时可不作具体市场调研，但也应该不定期关注，发生重大变化时应及时上报。6.1.4采购流程6.1.4.1物资使用部门填写并录入采购申请单经物流部（科）核库签字后，报计划采购部进行采购。按原辅材料、包装材料、燃料安全库存管理目录中的采购周期提前申购，提前申购时间原则上不得低

13、于采购周期。6.1.4.2签收受理采购申请单后，首先应对采购数量级时间的进行审核和调研，并结合即时市场情况，可对申购数量进行一定的调整。但如果数量突破公司最高库存限量的，应经部门负责人和分管领导同意并报内控部审核后报总经理审批，最终审批同意后执行。6.1.4.3采购前须对该物资的市场情况进一步摸底和了解，并结合前期的市场调研所分析的预期情况进行对比和论证，同时应充分考虑市场情况、公司的生产计划、日用量、库存情况（含库存能力）等，以及交期内市场的预期变动情况，进行科学合理的分析，作出充分合理的采购计划和决策。并根据公司成本核算模板进行核算价格，以作定价依据。成本核算时应综合考虑其他成本指标的现时

14、情况、质量情况和其他客观存在的影响（如季节性或是需求的紧急情况等），并进行说明，以确保采购价格的合理性。6.1.4.4菜油、大豆、味精、干辣椒、马口铁、大豆、花生、白糖、燃煤、鸡腿等采购量较大且易受市场影响的大宗物资采购时，通过充分的即时市场调研后，还应提取近3个月至半年的市场走势记录进行分析，综合参考往年同期市场情况和同期采购价格以及同时期之后的市场走势情况。6.1.4.5通过市场调研分析、询价和选择供应商（原则上从合格供方考虑，新供应商需进行资质审核和试样）后，根据成本核算单价与供应商进行充分议价并确定最终采购价格，并采取适合的采购方式。如与供应商在洽谈后，对方未能在要求时间内到货的，应及

15、时反馈给物资申请部门和物流部（科）。注：1、菜油、大豆、味精、干辣椒、马口铁、商标、大头菜、大豆、花生、白糖、燃煤、香辣菜包装袋、鸡腿、雪里蕻等用量大、日用量较为稳定，公司具备足够的库存能力和足够安全库存的物资无需使用部门或物流部（科）申报需求计划，根据生产计划和市场情况直接进行采购。采购申请单和订单按已审批的合同或订购单录制后报内控部审核。2、每次合同签订或定价时，各相关的采购人员应作好的市场即时价格、采购价格纪录表，以供下次签订合同时对比和参考，充分把握和了解价格差异的原因。6.1.4.5.1非合同采购6.1.4.5.1.1确定供应商、价格及数量等后，编制采购单（含供应商、订购数量、单价、

16、付款方式、票据类型、到货时间等）经部门领导或分管负责人审批后报内控部按公司采购管理程序进行审批。最终审批同意后，将单据按约定的联系方式传递给供方确认，并要求供应商按约定及时组织送货。特殊情况与供应商达成一致协议后，可先行录制采购订单，注明届时以入库单进行签价，通知供应商按要求先行送货。但原则上采购价格不得高于同一种物资当时执行价格。6.1.4.5.1.2收到经审批的采购单后，及时录制相应的系统采购订单报内控部审核，并在纸质单按上注明相应的系统订单编号及录单日期，以确保单据的唯一性，避免重复录单。已录系统的采购订单统一由合同订单管理员保管。6.1.4.5.1.3将经内控部审核的采购订单转化成收料

17、通知/请检单并审核，并将相关的系统订单编号和收料单号知晓供应商，以便对方填写货物销售清单相关信息。6.1.4.5.1.4通知供应商及时按要求组织发货并跟催，在计划到货时间期限前2日内，必须再行一次跟催，以确保物资按时到货。6.1.4.5.2合同采购6.1.4.5.2.1确定供应商、价格和数量等后，根据双方的洽谈的事项及约定，拟定采购合同并填写经济合同评审记录表。合同经部门经理和分管领导同意后，报内控部按公司采购管理程序进行报批。6.1.4.5.2.2最终审批同意后，通知供应商签字盖章并进行签约监督。如以传真或其它形式进行传递的，严格按合同上约定的联系方式进行传递，并作好收发确认记录。6.1.4

18、.5.2.3合同经双方签字盖章完毕后，将原件交给行政综合部，由行政综合部存档和分发。收到行政综合部分发的合同文本后，须返供应商一份的，立即按约定的联系方式传给对方并作好收文确认记录。6.1.4.5.2.4根据公司集团总公司及各分子公司实际用量进行分配和录制采购申请单和采购订单后报内控部审核。根据实际情况，可分批录制采购订单，但必须在合同上注明相应的订单编号、录单日期和交货地点，且录单人署名。6.1.4.5.2.5采购订单录制完毕后，根据公司生产计划、用量和库存等情况，给供应商下达发货计划，发货计划必须以和素面形式或可以记录追溯的通讯方式（如邮件）。6.1.4.5.2.6根据对方的发货数量、车号

19、、预计到货时间等下推收料通知/请检单，并将相关的订单编号和收料单号发给供应商，要求对方严格按公司规定填写货物销售清单。原则上，一份货物销售清单对应一份收料通知/请检单和一批次（车次）货物，确保收料单、检验单、车次、到货时间的一一对应。6.1.4.5.2.7跟催货物到货情况，并协调收货和验收等事宜。如味精、白糖等公司库存及卸货能力有限，且一次性到货数量较大又不能耽误时间的物资，在货物发出后，应提前将预计到货时间通知相应的物流部（科）。6.1.5日常调度（指日常调度物资）6.1.5.1签收受理采购申请单后，应进行仔细的审核，如发现异常或存在疑问等应及时和物资申请部门对接和了解情况，全部落实清楚后，

20、根据数量按既定的供应商和价格将系统采购申请单进行分配并转化成采购订单，然后报内控部审核。6.1.5.2输录采购订单时，因注意核实各供应商物料单价、税率及交货时间等，特别是农副产品类物资的税率，应重点予以关注和了解。6.1.5.3采购订单审核完毕后，立即转化成收料通知/请检单并审核。同一供应商同一到货批次同一交货地点可用同一份收料通知/请检单。同时将到货时间、数量、订单号和收料单号等用名商通（或书面形式和其他固定的可以直观追溯的联系方式）通知供应商按时保质保量送货。为了确保生产的物资供应，正常情况下，须于每日10:30之前将所有的单据处理完毕并下发至供应商。同时，因要求各供应商每天如11:00还

21、未收到计划通知的，应主动打电话咨询物资调度人员，以免因网络及信号不畅等原因收不到计划通知。6.1.5.4供应商接到通知后，如个别供应商无法按要求到货的，应立即调整和更改采购订单并重新报内控部审核。如某类物资无法按时到货的，应及时反馈各物资申请部门和物流部（科）。6.1.5.5如物资数量、到货时间出现了重大差异，或是临时进行计划的，受理采购申请单后，应第一时间先与供应商沟通后再按流程处理订单，如供应商无法按要求到货的，应及时反馈给物资申请部门和物流部（科）。6.1.5.6日常调度物资必须严格按公司规定要求供应商填写公司专用的货物销售清单（即送货单），并对应通知的订单号、收料单号、交货地点、交货时

22、间等按时保质保量送货。原则上收货数量不得高于公司的收货偏差规定。6.1.5.7要求供应商在加工及送货的过程中，如发生停电、停水和交通事故的突发情况时，应立即通知物资调度人员，物资调度人员立即向物资申请部门和物流部（科）反馈情况，并尽力协调其他供应商补货或调整生产。6.1.5.8加强与各物流部（科）的沟通，要求物流部（科）予以充分配合，无物资在计划到货时间前30分子至1小时内物资尚未到货的，应立即告知物资调度人员，以便跟催，以确保公司生产正常进行。6.1.5.9加强与生产部门和财务部（生产计划安排）的沟通，鲜活类物资在需要暂停生产或暂停一段时间（3天以上）后重新计划的，需提前至少3日通知计划采购

23、部。6.1.6质量管理6.1.6.1来料检验6.1.6.1.1货物按计划到货后，由物流部（科）报检和组织卸货事宜。检验无质量问题正常收货入库，如经验收存在质量问题的，由质量技术部（科）根据来料验收管理控制程序启动让步接收流程。6.1.6.1.2受理让步接收流程以后，应仔细审核各项指标，特别是不合格项。应充分考虑物资的特性、该指标对物资在存储及使用过程中的影响、公司该物资的即时库存和验收结果等情况，拿出合理的处理意见。涉及处罚及扣项的必须处理意见先行与供应商沟通，对方同意后才能进入下一流程。如最终对方不同意，则作退货处理并要求及时将货物拉离公司，流程下一步转入物流部（科），并知会各相关部门及人员

24、。6.1.6.1.3如质量问题非常严重，按来料验收管理控制程序直接作退货处理，同时通知供应商及时退货并作好时间记录。如两个部门不同意接收，受理让步接收流程后及时将质量情况反馈给供应商。如供应商存在异议的，可书面向质量技术部（科）书面提出复检，或组织内控部一起现场进行查看后拿出处理意见并按让步接收流程进行办理。影响口感及质量安全的指标超标一律不予让步接收和复检。6.1.6.1.4因质量问题需增加人工费用的，可预先和相关部门进行沟通，对产生的费用进行大概估算，参考估算的数额按“收支两条线”的原则进行处罚，由公司按流程对产生的人工进行审核后支付，不直接由供应商承担产生的人工费用。6.1.6.1.5公

25、司专用的商标标签、纸箱、玻瓶、瓶盖等物资，经检验不能投入使用的，一律不能退货，必须就地销毁。6.1.6.1.6无论是退货（含销毁）还是让步接收的物资，均应及时将质量问题反馈给供应商，并要求对方提高质量意识，对各项质量问题进行分析和总结，加强生产管理，以避免类似问题的再次出现。6.1.6.1.7应加强与物流部（科）沟通，退货物资在约定时间内尚未拉走的，要求物流部（科）及时反馈给计划采购部。根据物流部（科）反应的情况，及时和供应商沟通并要求说明原因。如因特殊原因延时的可限定时间拉走，如故意拖延的，应进行处罚并报内控部审核。6.1.6.2不合格品处置6.1.6.2.1受理经行政综合部审批“属供方责任

26、”的不合格品处置审批表后（涉及半成品和成品的，还须财务部们进行成本核算后方能受理），应仔细审核物资供应商、进货批次、车次、供货数量、质量原因以及来料验收和处罚记录等，以免处罚不合理或重复处罚。同时应对物资单价、剩余数量、款项支付情况及供方保证金等进行仔细审查，以避免风险。6.1.6.2.2对物资的相关信息进行了解和审查完毕后，将相关的质量问题及使用情况等反馈给供应商，并与供应商协商处理办法和决定。与供应商对接达成一致处理意见经部门负责人审批后报内控部审核。涉及到经济处罚或由供方承担经济损失的，处理完毕后应要求供应商确认和签章。6.1.6.2.3内控部审核同意后，将文件发放至财务部、质量技术部（

27、科）、物流部（科）和相应的生产部门并作好相关的发放记录，最后由合同订单管理员对文件整理归档保存。6.1.6.2.4最终判定需作退货处理的物资，应及时通知供应商并要求在规定时间内将货物拉走。公司专用物资以及涉及的半成品和成品一律不能作退货处理，由公司自行处置，但属供应商责任的应由供方承担相应的损失。6.1.6.3质量违约及改进6.1.6.3.1同一供应商供应的物资在供货及使用过程中质量问题发生比较频繁或比较严重的，质量技术部（科）可下发供应商质量改进对策表或供应商质量违约判定表。6.1.6.3.2采购人员收到供应商质量改进对策表后，应与当日传真或通知供应商前来处理（应作好发放时间记录），并要求供

28、应商在规定时间内对质量原因、整改措施等进行详细的分析和填写后传至质量技术部（科）和计划采购部，并进行跟催。采购人员收到供应商返回的供应商质量改进对策表后，对应同原供应商质量改进对策表空白底稿一起交由合同订单管理员进行存档。6.1.6.3.3 采购人员收到供应商质量违约判定表后，应根据文件内容与供应商进行充分的沟通和洽谈，作出处理意见经部门负责人同意后报内控部审核。文件处理完毕后发至财务部、质量技术部（科），物流部（科）和相关生产单元负责人或指定人员，发放完毕后交合同订单管理员整理归档。 6.1.7物资入库及结算6.1.7.1物资到货经验收完毕后由物流部（科）进行办理入库，入库完毕将入库单传递财

29、务部（科）进行办理结算事宜。如经财务部（科）审核该物资未签订合同或未定价的，将入库单据转给计划采购部进行定价。6.1.7.2收到财务部（科）递交的未确定价格的入库单后，对物资的各项检测指标进行审核，根据实际检测结果，结合调货时双方洽谈的价格进行确定价格后按流程进行报批。6.1.7.3如供应商为新供应商的，应在入库单上注明扣留一定的质量保证金，具体根据该批次货物总价值确定。6.1.7.4入库单据报批完毕后发给财务部（科）按流程进行办理结算事宜。6.7.8质保金退还6.1.8.1收到供应商要求退还质保金的书面申请后（原件、签字盖章），及时与财务部对接，查核一下对方的质保金扣留情况，然后报部门负责人

30、和分管领导签字同意后发给财务部并知晓各生产单元物流部（科）。6.1.8.2如该供应商物的资尚未全部使用完毕的，应及时与物流部（科）进行协调，原则上优先安排使用。6.1.8.3如该供应商的物资已全部使用完毕的，督促和跟催各相关部门及时予以办理质保金退还事宜。6.2设备采购（此处的设备采购是指区别于机物料范畴的简易设备、小型设备等的设备）6.2.1采购流程6.2.1.1常规采购6.2.1.1.1受理经审批同意的报告文件后，必须详细审核。文件是否按程序签署完毕，方案、技术参数及要求等是否完整。审核无异议后，便进行具体的市场调研，选择符合要求的供应商进行对接。如供方为新供应商的，应对供应商的背景(包括

31、信誉和技术能力等)进行调查和了解，对供方资质进行收集和审核，同时应在合同拟定时考虑如何进行一些必要的约定，以避免采购风险。6.2.1.1.2通过市场调研和摸底，经过了解和对比后，选择至少2家较优的供应商，并协调供方与使用部门和设备部（科）进行充分沟通和交流，对技术要求、方案等进行探讨、优化和确认。如方案及技术参数等需供方提供的，供方提供详细的方案和技术参数后必须经使用部门和设备部（科）确认。使用部门和设备部（科）属分子公司或是有分管领导的，还须经分子公司负责人或分管领导进行审核。6.2.1.1.3技术要求及方案等最终确认完毕后，要求供应商根据双方认可的技术要求和方案进行报价（报价文件应盖章，属个人的应签字）。然后比价、谈价、和洽谈合同及相关约定（洽谈时，原则上不主张预付款）。成熟设备采购，应提取之前的采购合同及相关资料文件