公文知识.docx

1、公文知识公文基础知识 一、公文处理办法概述 公文的定义是什么?国家行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理的定义是什么?公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理的原则是什么?各级行政机关的公文处理，必须坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。机关内部哪个部门负责管理公文处理?各级行政机关的办公厅(室)或秘书科是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作，应当配置专职人员负责公文处理工作。负责公文处理的文秘人员应当具备什么素质?

2、负责公文处理的文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，忠于职守，廉洁奉公，工作积极，作风严谨，遵守纪律，严守机密，具备公文处理的专业知识。公文处理中应如何保守秘密?各级行政机关在公文处理工作中，必须严格执行中华人民共和国保守国家秘密法和其它有关保密的规定。二、公文种类行政机关的公文有哪些种类?行政机关的公文主要有13种，它们是：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。“通知”文种适用的范围是什么?通知是应用最广的一种公文，主要适用于以下范围：一是批转下级机关的公文；二是转发上级机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行

3、的事项；四是人事任免。“通报”文种适用的范围是什么?通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或者情况。、“报告”文种适用的范围是什么?报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问“请示”文种适用的范围是什么?请示适用于向上级机关请求指示，批准的事项。“批复”文种适用的范围是什么?批复适用于答复下级机关的请示事项。“意见”文种适用的范围是什么?意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。“函”文种适用的范围是什么?函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“会议纪要”文种适用的范围是什么?会议纪要适用于记载、传达会议情况和决定事项。三、行文关系和行

4、文规则如何确定行文关系?各级各类行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。政府部门行文有些什么规则?政府部门行文有以下5条规则：一是政府各部门依据部门职权范围可以相互行文；二是政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文；三是属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送上级主管部门处理；四是部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文；五是政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。涉及两个以上部门行文时应注意什么?两个以上部门行文要注意充分协商，尽量取得一致意见。取得一致意见后，可由一个

5、部门行文，也可以联合行文，不得交叉重复行文。未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。政府与部门向下级行文应如何协调一致?政府与部门向下级行文要注意协调一致：一是属于部门职权范围内的事务一般由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门；二是须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，但文中应当注明经政府同意；三是属于部门职权范围的事，但为了增加公文的权威性，可请政府转发。重要下行文是否应当抄送上级机关?政府及其部门向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。请示性公文应注意哪些问题?给上级机关的请示性公文应注意四个问题：一是请示应当一文一事；

6、二是一般只写一个主送机关；三是需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；四是不得将请示夹带在报告里，因请示必须批复，而报告则不必批复。下级机关是否可以直接向上级机关的负责人报送公文?除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。有双重领导关系的上下级之间应如何行文?受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。行政机关与党委机关在行文关系上应注意什么?各级行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，应与同级党委联

7、合行文。四、发文办理的程序和要求发文办理包括哪些程序?发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。草拟公文应遵循哪些基本原则?草拟公文应遵循六条基本原则一是符合国家的法律、法规及其它有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；二是情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；三是公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定；四是拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；五是人名、地名、引文准确；六是应当使用国家法定计量单位。公文中使用引文应注

8、意什么事项?引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义。公文中应如何使用简称?应使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中应如何使用数字?公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它均应使用阿拉伯数字。公文的结构层次序数应如何标注?按照国家行政机关公文处理办法规定，公文结构分为4个层次，具体标注法是：第一层为“一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”草拟公文涉及其他部门的事项应如何协商?草拟公文时

9、，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。发文审核的重点是什么?公文送负责人签发前，应由机关的办公厅(室)或秘书科进行审核。审核的重点：一是是否确需行文；二是行文方式是否妥当；三是是否符合行文规则和拟制公文的要求；四是格式是否符合规定。公文的签发有什么规定?以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

10、公文印制前复核的重点是什么?公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，复核的重点：一是审批、签发手续是否完备；二是附件材料是否齐全；三是公文格式、文种使用、文字表述是否统一、规范。五、收文办理的程序和要求收文办理包括哪些程序?收文办理指收到公文后的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文后需要审核吗?收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点：一是是否应由本机关办理；二是是否符合行文规则；三是内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；四是涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；五是文种使用、公文格式是否规范。审核后应如何提拟办意见?对符合国家

11、行政机关公文处理办法要求的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。对不符合要求的公文，经办公厅(室)或秘书科负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。承办公文在时限上有什么要求?承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，一般公文要求一个月内必须答复，若不答复，则视为同意，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应及时退回文秘部门并说明理由。审批公文应注意什么事项?审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批

12、日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。公文催办有什么要求?送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。六、公文归档工作公文办理完毕后应当怎么处理?公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法以及其它有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。公文归档的基本要求是什么?归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。联合办理的公文应如何归档?联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档

13、，其他机关保存复制件或其它形式的公文副本。归档公文是否永远保存在本单位?归档公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。归档公文有什么书写要求?拟制、修改和签批公文应按档案管理的要求，使用钢笔、毛笔或专用签字笔书写。公文用纸和字迹材料必须符合存档要求。不得用不符合存档要求的纸、笔草拟、修改和审签公文，也不得在文稿装订线左侧书写、签批意见或修改公文。七、公文管理的基本要求公文应如何做到统一管理?文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。公文翻印有些什么规定和要求?上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级机关经负责人

14、或者办公厅(室)、秘书科负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。机关公文是否可以随意公开发布?机关公文不能随意公开发布。公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。使用公文复印件应注意什么?公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。公文被撤销与公文被废止在效力上有什么区别?公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。没有保存价值的公文应如何处理?经过鉴别，不具备归档和存查价值的公文，经过办公厅(室)、秘书科负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文有什么规定?销毁秘密公文应

15、当到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。机关合并时公文应如何处理?机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时公文应如何处理?机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时所保存公文应如何处理?工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。个人不得擅自销毁公文。八、公文格式公文标准格式的定义是什么?本标准采用下列定义：字，表示标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。行，表示标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7倍的距离为一基准行

16、；公文标题以2号字高度加2号字高度7倍的距离为一基准行；怎样标识发文机关?发文机关的标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。例如：“省地区行政公署文件”、“族自治州人民政府文件”、“省厅文件”等。有一些特定的公文在发文机关名称后不加“文件”二字，如“国务院任免通知”、“省人民政府决定事项通知”，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的平行文或下行文和上行文都应加“文件”二字。用红色标识。怎样确定平行文或下行文发文机关标识的位置?用于平行文或下行文的文件红头，发文机关标识上边缘至上页边为62mm。发文机关下边缘至红色反线为30mm。怎样确定上行文发文机关标识的位置?凡上报的公文发文机关标

17、识上边缘至版心上边缘为80mm，实际上就是发文机关上边缘距上页边为天头37mm80mm117mm。发文机关上边缘至红色反线为30mm。发文机关标识应用多大字号?按照国家行政机关公文格式国家标准的规定，发文机关标识的字号以22mm15mm为字限，现行“国务院文件”的字号即是22mm15mm。以此为高限，就是要求除国务院文件以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”使用的字号，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位。具体用多大字号，由各行政机关根据机关名称的字数多少来定，一般要小于22mm15mm，以醒目美观为原则。联合行文的公文机关标识怎样排布?联合行文时应使主办机关名称排在前，其他机

18、关自上至下排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，可能出现把正文挤出首页的情况，如果首页没有正文，是极不严肃的。发文机关过多，只能挤发文机关，不能挤正文，挤的办法是，可将发文机关标识字号缩小，行距缩小，保证公文首页留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。九、公文中各要素标识规则公文是怎样划分为三部分的?国家行政机关公文的各要素划为眉首、主体、版记三个部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。一般包括文件份号、密级、紧急程度、发文机关标识、文件字号、签发人姓名等内容；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体。一般包括公文标题

19、、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等内容；置于主题词以下的各要素统称版记。一般包括主题词、抄送机关、制文机关、制文时间、打字人姓名、校对人姓名。怎样标注公文份数序号?公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。序号编几位，由发文机关根据公文的份数来决定，但至少不能少于两位，即“”编为“01”，不能只编1位，这样会使人不知其意。哪些公文需要编序号?按照国家行政机关公文处理办法规定，带有密级的公文要编制份数序号。如考虑有的公文的特殊情况，不带密级的公文也可编份数序号，以便准确掌握公文的印制份数和分发范围。怎样标识秘

20、密等级和保密期限?秘级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。需标识秘密等级的公文，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如需同时标识保密期限的，秘密等级和保密期限之间用“”隔开，秘密等级的两字间则不空1字距离，以使该字段不致过长。具体标识方法是：“绝密三个月”、“机密一年”不等。除特殊情况外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年以上的以年计，在一年以内的以月计。怎样标识公文的紧急程度?紧急程度是对公文送达时限的要求，分为特急、急件两种。需标识紧急程度的公文，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标

21、识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。也就是说，按照密级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。怎样编排公文的发文字号?各级行政机关的公文都要编发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年分应标全称，如“2000”，用六角括号“”括入；序号不编虚位，即“1”不编为“001”，不加“第”字。有的单位在发文机关代字后边加“字”，如“请字号”“报字号”等虚字，从实用出发，也可不加“字”字，尽量减少发文字号的字数。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的

22、红色反线。上报公文的发文字号与签发人怎样排列?签发人标识仅是在上报的公文中才出现。上报的公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字(不顶格)，签发人姓名居右空1字，也就是和发文字号同处在第3行，这样排列对称、美观。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人怎样排列?如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。怎样标识公文标题?公文标题应当准确简要地概括公文的主要

23、内容，上行文一般标明发文事由和文种即可；下行文一般应标明发文机关、发文事由和发文文种。公文标题中能否使用标点符号?公文标题中除法规、规章或转发的文件标题名称加书名号外，一般不使用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容。公文标题用什么字体字?怎样排列?公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。主送机关用什么字体字?怎样排列?主送机关在标题下空1行，用3号仿宋体字顶格标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄

24、送。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。怎样标识正文?正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字，回行顶格。数字、年份用阿拉伯数码标识的不能回行。怎样标识附件?公文如有附件，在正文的最后一行下边空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号，冒号后边标附件名称。附件如有2件以上的，要用阿拉伯数码标识序号，如“附件：1”。附件名称后边不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标

25、识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(有序号的带序号)。怎样确定公文的成文日期?公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准。电报以发出日期为准。怎样标注公文的成文日期?成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。为了加强其准确性，成文日期一律要用汉字书写，不能用阿拉伯数码字与汉字混用，年、月、日要齐全。“零”要写成“”，“壹”要写成“一”。单一机关发的公文，成文日期右空4字；两个机关联合发的公文，应将成文日期拉开，左右各空7字；三个机关联合发的公文，在

26、最后一排印章(公文印章的排布后述)之下右空2字标识。十、公文使用印章的规定各级国家行政机关的印章尺寸是怎样规定的?国务院1999年10月31日下发的关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定(国发199925号)，对国家各级行政机关印章的尺寸作了明确的规定，主要规定是：国务院的印章，直径6厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行；各省、自治区、直辖市人民政府和国务院办公厅、国务院各部委的印章，直径5厘米，中央刊国徽、国徽外刊机关名称，自左而右环行；自治州、市、县级和市辖区人民政府的印章，直径4.5厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行；地区行政公署的印章，直径4.5

27、厘米，中央刊5角星，五角星外刊机关名称，自左而右环行；乡(镇)人民政府的印章，直径4.2厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环行；国家行政机关内设机构或直属单位的印章，直径不得大于4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行或者名称前段自左而右环行，后段自左而右横排。实行民族区域自治的地方人民政府的印章，可以并列汉字和相应的民族文字。各级行政机关的印章怎样制发?国务院的印章，由国务院自制；各省、自治区、直辖市人民政府和国务院办公厅的印章，由国务院制发；自治州、市、地区行政公署、县级和市辖区人民政府的印章，由省、自治区、直辖市人民政府制发；乡(镇)人民政府的印章，由县级

28、人民政府制发；国家行政机关内设机构或直属单位的印章，分别由国务院各部门和地方各级国家行政机关制发。单一发文的印章怎么盖?单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期(成文日期标识位置前已述)，加盖印章应上距正文1行字之内，端正、居右下压成文时间，就是说上不压正文，下要骑年盖月。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。印章用红色。两个单位联合行文的印章怎么盖?当联合行文需盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，主办机关印章在前，两个印章横排均压成文日期。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。三个以上

29、单位联合行文的印章怎么盖?当联合行文需加盖3个以上印章时，落款处应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列署在相应位置，再把印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不能超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章上下、左右之间不能相交或相切。公文最后一页不能容下印章位置时怎么办?当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法加以解决，务使印章与正文末尾同处在一页上，不得采取标识“(此页无正文)”的方法解决。公文的附注怎么标识?公文如有附注，用3号仿宋体字，在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注

30、意的事项加以说明，如“(此件发至县团级)”、“(此件可登报)”等，不是对公文内容作出解释或注释。十一、版记各要素的标识规则什么是主题词?主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。标识主题词的字体和位置是怎样规定的?“主题词”用3号黑体字，在“(附注)”之下居左顶格标识，后标全角冒号：词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，这里一定要注意，词目之间只能空1字，不能用顿号。主题词下边印一条黑色反线与抄送机关隔开。怎样标识主题词?这里说的主题词是指全角冒号后边的内容。按照国务院公

31、文主题词表规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个，不少于3个。如省政府转发国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知一文，标注的主题词是“文秘工作公文办法通知”。“文秘工作”是类别词，“公文办法”是类属词，通知则是文种。在通常情况下，类别词在国务院公文主题词表里面都有，只有一些特殊内容的公文没有类属词，需要办文的部门自己编写。凡是自己编写的类属词，必须在词的后边加一个三角符号，以说明这是自己编写的类属词。怎样标识公文的抄送机关?公文如有抄送机关，在主题词下居左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，这与主题词顶格标识不同；抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与主送机关回行时顶格不同；抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。怎样标识印发机关和印发日期?印发机关的标识位于抄送机关之下左空1字，用3号仿宋体字。印发日期以公文付印日期为准，右空1字，用阿拉伯数码标识。怎样标识公文的打字人和校对人?