证照类档案管理办法试行版.docx

1、证照类档案管理办法试行版证照类档案管理办法（试行版）第一部分 总则第一章 目的第一条 为明确集团、区域、项目的证照管理权责，提高证照档案的真实性、完整性、准确性，确保项目合法合规开发，特制定证照档案三级管理办法，以下简称“本办法”。 第二章 适用范围第二条 本办法适用于集团所有项目在开发过程中形成的证照及图纸档案的管理，具体分类标准如下表所示。区域办公室归档范围一级类目二级类目序号归档范围和条款保管期限开发证照01项目开发重要证照01010102030405060708091011121314151617营业执照资质证书成交确认书、挂牌出让公告国有土地出让/转让合同建设用地规划许可证国有土地使

2、用证竣工档案接收证明书立项批复/核准意见环境影响报告书的批复建设工程规划许可证建筑工程施工许可证商品房预售许可证规划验收合格证消防验收意见书/消防备案受理凭证环保验收批复竣工验收备案表/证股权收购资料 永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久区域办公室归档范围一级类目二级类目序号归档范围和条款保管期限开发证照01项目开发一般证照010201020304050607080910111213141516171819 2021土地款发票承租土地合同建设项目选址意见书及审批表建设项目选址规划审定通知书投资计划立项申请项目可行性研究报告的批复建筑地名命名批复排污许可证/排水许

3、可证/噪声排放许可证地质工程勘察合同/工程勘察合同/建筑工程合同修建性详规/详细规划核准申请/详细规划审定通知防空地下室易地建设意见书诚信手册防雷装置检测报告/防雷装置检测合格证施工图设计审查文件人防验收意见申请河道管理项目申报审批表商品房价格备案登记表门牌编订批复/街名地址编号备案资料商品房预售款监控专户证明/专用帐号监管协议建设政府事项交办通知书/标准批复工程设计审核意见书永久 永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久注：由于各个地方政府部门对证件办理要求不一，因此移交的档案包含但不限于上述档案。区域工程技术部归档范围一级类目二级类目序号归档范围和条

4、款保管期限基建工程02工程资料02010102030405工程质量检测报告/室内环境质量检测报告工程质量监督报告绿化工程竣工验收表电梯安装检验合格证/电梯移交表竣工综合验收合格证永久永久永久永久永久基建工程02工程图纸020201020304050607080910总平面及竖向规划图修建性详细规划图房屋宗地平面图规划证附图规划验收附图防雷核准图绿化系统规划图/道路系统规划图消防报建图施工审查图人防施工图永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久注：由于各个地方政府部门对证件办理要求不一，因此移交的档案包含但不限于上述档案。第三章 职责分工第四条 集团运营中心档案管理职责：（一）负责档案管理制度体

5、系建设及档案管理标准制定。（二）负责审核证照档案的真伪。（三）负责档案系统的维护、新项目建档及区域、项目人员档案系统权限设置及培训指导。（四）负责审核各项目在系统内移交的证照及备份。（五）对项目实体档案的管理情况检查督导。（六）对区域档案管理情况开展考核评估。 第五条 区域档案职责（一）负责落实集团档案管理要求。（二）建立完善各项目证照管理流程。（三）对项目移交的实体档案及时建档并做好借阅归还登记。（四）负责对区域内各项目的证照管理情况进行检查督导。第六条 项目证照档案管理员职责（一）负责落实集团及区域档案管理要求。（二）及时将真实的证照按要求移交档案系统。（三）及时完整移交实体档案至区域档案

6、管理部门。（四）对重要电子证照进行本地存档。（五）对保存在项目的实体档案及时建档并做好借阅归还登记。第四章 保密工作第七条 正确处理好利用与保密的关系，增强保密观念，机密资料不可外泄。同时档案员和借阅者需树立高度的责任心，加强保密意识。第八条 档案室为公司重要工作场所，任何无关人员未经许可不得进入；档案室内一切设备、设施，未经许可不得使用。第九条 档案借阅者应严格遵守管理规定，按照范围查阅档案，不得随意翻阅其它未经同意查阅的档案资料。第十条 公司在职工作人员调离时，需按档案室要求整理已形成的档案资料，并退还所借档案，档案员审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由部门经理监督办理，档案交接

7、完毕后，方能调离。第二部分 电子证照管理办法第一条 管理范围（一）权限申请：督促新项目、项目人员变更后及时申请档案管理权限。（二）证照监督：督促项目人员在规定的时间内移交真实办理的证照档案。第二条 档案系统管理（一）登陆指引 BIP首页 应用中心 档案管理（二）证照管理范围序号证照名称序号证照名称1营业执照11建筑工程施工许可证2资质证书12商品房预售许可证3成交确认书、挂牌出让公告13规划验收合格证4国有土地出让合同14消防验收意见书5建设用地规划许可证15环保验收批复6国有土地使用证16竣工验收备案表7竣工档案接收证明书18公司章程（合作项目）8立项批复19公司年报（合作项目）9环境影响报

8、告书的批复20项目月报（合作项目）10建设工程规划许可证21董事会会议纪要（合作项目）第三条 移交要求（一）按照“档案系统证照移交要求及模板”内各证件模板移交证件。（二）电子档案保证内容清晰且为pdf格式，去除证件周围多余的白边、黑框、黑边、杂物等。 （三）电子档案如施工证，左右连着的档案，正文两页要作为一页一次扫描，不能分两页扫描，或对证照分区扫描后进行图像拼接处理，保证档案原貌。（四）移交更改件时，必须在系统内备注。（五）特殊情况先取得复件后取得原件时，及时告知相关人员。第四条 电子备份（一）取得档案原件/复件时，需及时对所取得证照扫描/拍照，利用文件服务器或共享文件夹实现档案电子档的安全

9、保存及共享。（二）电子文档公共文件夹阅览权限设置为只读共享，由专人负责管理及更新，并按照各项目各类型建立文件夹，分类编制案卷目录，存放电子版文件。（三）负责管理电子档案并提供利用。第三部分 实体档案管理第一条 档案保管（一）开发过程中证照原件区域自行设定保存地点。（可在区域办公室统一保管也可项目自行保管）（二）各项目实体档案在竣工后三个月内需移交至区域办公室或区域工程技术部统一保管。第二条 档案汇编（一） 档案资料整理1、档案需进行系统整理，按照“一案一卷或数卷”的原则，将不同类型的档案材料分成不同的案卷。2、档案整理期间，应按项目及档案数量按实际情况进行分类。同一类型档案数量较多，则一项档案

10、为一全宗；同一类型档案数量较少，可按开发流程与其它档案类型编制在同一全宗内。3、档案及图纸应及时按规范建档，同一全宗内的各类证件应进行分类标识，各项档案保存最终有效版本，已作废的应及时进行分类注销、存档。4、整理档案必须做到完整、准确、系统；字迹清晰，禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久材料。5、去钉取齐。档案原有的会生锈所有金属物都要去掉(如回形针、订书针等)，用细线或对纸张无损害的粘合剂将同一份材料的各页重新缝（粘）合；大于A4幅面的要按A4的规格进行折叠，小于16开幅面的用A4纸进行托裱。6、卷内文件排列顺序。卷内文件材料排列的原则是：结论性材料在前，依据性材料在后；审批材料在前，申报材

11、料在后；外文材料：译文在前，原文附后；其它在办案过程中形成的材料，按内容的重要程度或时间先后排列。7、档案编目。每个资料盒均建立卷内目录，并按照卷内目录的顺序及资料与记录的先后顺序收集存放，并有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。8、 卷内目录、移交目录和卷盒封面的书写应采用墨汁、碳素墨水书写或黑墨打印，要求字迹规范清晰、真实准确。卷内目录待一页写满后整页打印替换手写版。9、 档案整理需装入相应文件夹或档案盒内，每项证件均按标准打印脊背。（二）图纸管理1、竣工图采用手风琴式折叠，大小为四号图幅。2、编制图纸目录后，按顺序装入资料盒。第三条 档案归档（一）开发过程中使用的资料可参考项目

12、总办现行使用的打孔文件夹，档案装入打孔文件保护袋后归档。（二）竣工资料归档统一使用规范的纸质资料盒。（三）资料盒装不下涉及文件或记录时，可采用相同标识的几个资料盒进行，同时应根据报建的工程项目分别建立、收存。（四）归档档案一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专属需要的可适当增加份数，反映同一内容而形成不同的文件材料应保持其一致性。（五）归档的文件、材料、图件应完整、准确。文件书写和载体材料能耐久保存、整理符合规范。（六）归档的纸质档案原则上应与相应的电子档案一并存档保存。（七）归档档案应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件归档后不得更改。第四条 档案图纸移交（一）档案移交1、项

13、目或组团原则上竣工三个月内，应将所有档案收集齐全，妥善整理，按类别、目录顺序号排列整理后移交。（二）图纸移交1、移交范围：规划报建、施工报建、消防、防雷等报建或各项工程验收通过后，其报批的有效图纸或竣工图纸（指有政府部门盖章的批复图纸）。2、移交要求：图纸移交需附上图纸移交清单（用A4纸打印），并在图纸袋正面、侧面分别注明图纸名称、苑区名称及期数、图纸类型、型号（按顺序）、份数等内容。3、移交数量：图纸移交不超过一式一套。（三）移交要求1、检查档案资料的完整、准确性后，编制移交清册，移交档案。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。2、接收移交档案时应全面检查归档资料的质量和数量。3、交接双方

14、应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式两份，交接方各留一份以备查考。第五条 借阅管理（一）负责档案管理并提供借阅及利用，充分发挥档案在项目开发和管理中的作用。（二）档案及图纸的相关借阅手续1、档案图纸借阅时，项目人员持员工证借用，出示员工证确认身份后方可借阅；除项目外的任何单位借件，须统一由项目人员借出，同时填写附表1内“工作业务联系单”，证件或资料使用完毕后由项目部负责归还。2、若需借阅档案只有一份原件，需复印一份存档。3、借件人需做好借阅登记。4、若借用证件数量较多或档案用于紧急事务时，应提前通知区域办公室档案员。5、未经档案员同意，不能擅自进入档案室；借或复印档案时，需确保其安

15、全性，严禁撕毁转借、折叠、污损、拆散、抽出、折皱和丢失或剪裁资料；不得在档案资料上划线、圈点、打叉、涂改，更不得带走原文件。6、因管理不善造成档案资料损坏、丢失或发现异常问题，应及时报告相关档案员。（三）档案的变更、注销1、若证件、资料由于某些原因需办理变更、注销手续的，借用人提交变更后的有效证件，同时告知相关档案员。（四）外借档案定期追还1、外借档案使用后应立即归还，双方当面核对无误后注销借件记录。2、档案借阅实行季度清零，每季度将借阅出去的所有档案都追还至档案室。3、档案在归还期内尚未使用完毕，应进行续期借用。第六条 档案室管理1、档案保管必须有专用房间或铁质箱柜，保持适当的温、湿度，并应

16、有防火、防虫、防盗、防尘、防霉、防高温、防虫鼠等要求，为档案的安全保管和提供利用创造必要的条件。2、档案员应经常对档案进行保管状况的检查。如发现问题要及时报告，同时应采取补救措施，减少档案的损失。3、档案员要爱护档案，发现档案有破损、虫蛀、褪色等现象时，要及时报告主管领导，并采取修补、复制等措施进行抢救。第七条 档案利用1、档案在使用中，档案员必须保证有一份复印件存档，以便其它相关工作的查阅。2、凡领用档案原件交档案馆、国土局等部门留存者，必须复印一份存档。以保证档案的完整性。本办法试行三个月，后将再次征询意见并下发正式版。附表1：借阅登记表模板附表2：收件登记表模板附表3：档案归档编制模板附表4：档案移交登记表模板