单证员测试商业发票缮制辅导.docx

1、单证员测试商业发票缮制辅导2013单证员测试商业发票缮制辅导 第二节 发票 发票的作用有以下几方面： 便于进、出口商核对已发货物是否符合合同或信用证规定； 作为进口方和出口方记账的依据； 在出口地和进口地作为报关、清关及纳税的凭据； 在不用汇票的情况下，可代替汇票作为付款依据； 凭光票付款时，通常用以确定有关交易的细节； 是整套出口单据的中心及其填制和审核的依据； 可作为索赔、理赔的凭据。 发票的种类 主要包括：商业发票、银行发票、海关发票、领事发票、形式发票等。 商业发票（COMMERCIAL INVOICE），是出口商于货物运出时开给进口商作为进货记账或结算货款和报关缴税的凭证。 银行发票

2、（BANKERS INVOCE），是出口商为办理议付和结汇，以适应议付行和开证行需要而提供的发票。 海关发票（CUSTOMS INVOICE），是某些国家规定在进口货物时，必须提供其海关规定的一种固定格式和内容的发票。 领事发票（CONSULAR INVOICE），又称签证发票。 是按某些国家法令规定，出口商对其国家输入货物时必须取得进口国在出口国或其邻近地区的领事签证的、作为装运单据一部分和货物进口报关的前提条件之一的特殊发票。 形式发票（PROFORMA INVOICE），也称预开发票或估价发票，是进口商为了向其本国当局申请进口许可证或请求核批外汇，在未成交之前，要求出口商将拟出售成交的商

3、品名称、单价、规格等条件开立的一份参考性发票。 一、商业发票 (一)商业发票的含义与内容 1.商业发票的含义 商业发票是出口方向进口方开列发货价目清单，是买卖双方记账的依据，也是进出口报关交税的总说明。商业发票是一笔业务的全面反映，内容包括商品的名称、规格、价格、数量、金额、包装等，同时也是进口商办理进口报关不可缺少的文件，因此商业发票是全套出口单据的核心，在单据制作过程中，其余单据均需参照商业发票缮制。 2.商业发票的内容一般包括： 商业发票须载明“发票”（INVOICE）字样； 发票编号和签发日期（NUMBER AND DATE OF ISSUE）； 合同或定单号码（CONTRACT NU

4、MBER OR ORDER NUMBER）； 收货人名址（CONSIGNEES NAME AND ADDRESS）； 出口商名址（EXPORTERS NAME AND ADDRESS）； 装运工具及起讫地点（MEANS OF TRANSPORT AND ROUTE）； 商品名称、规格、数量、重量（毛重、净重）等（COMMODITY，SPECIFICATIONS，QUANTITY，GROSS WEIGHT，NET WEIGHT ETC）。 包装及尺码（PACKING AND MEASUREMENT）； 唛头及件数（MARKS AND NUMBERS）； 价格及价格条件（UNIT PRICE AN

5、D PRICE TERM）； 总金额（TOTAL AMOUNT）； 出票人签字（SIGNATURE OF MAKER）等。 在信用证支付方式下，发票的内容要求应与信用证规定条款相符，还应列明信用证的开证行名称和信用证号码。在有佣金折扣的交易中，还应在发票的总值中列明扣除佣金或折扣的若干百分比。发票须有出口商正式签字方为有效。(二)商业发票的缮制 1.发票的出票人及其签名(Issuer) 除非信用证另有规定，发票的出票人是受益人。 当信用证没有要求签名时，发票可以不签名。 当信用证要求签名时，发票必须由受益人授权签名人签名。 如：Signed invoice 当信用证要求手签时，发票必须由受益人

6、授权签名人手签。 如：Manually signed invoice Invoice signed by handwriting 发票顶端应有醒目的出单人名、址，包括联系电话、电传、电挂、传真。出单人一般为信用证的受益人（出口商），往往采用自己设计的发票或函头（HEADING）形式。在发票上还可用“ISSUER”、“SHIPPER”、“SELLER”、“SHIPPED BY”等类似名称来表示。 应注意的是，当出口公司更名或搬迁后，不可使用公司原先印制的印有公司名、址的旧发票，为保证单证一致，信用证中该公司的名址也应作相应更改。 注:在国际贸易中,制单时应标出出票人的中文和英文名称和地址.出票人

7、的名称和地址与信用证的受益人的名称和地址一致. 2.发票名称 一般用粗体标出”INVOICE” 或“COMMERCIAL INVOICE” 3.发票抬头人名称与地址（MESSRS） 如果是信用证项下结算的发票，如没有特别规定,则发票必须做成以信用证申请人名称为抬头）。 Commercial invoices must be made out in the name of the applicant” 当信用证另有要求时，按规定填制。 通常填写在发票上印有“To”、”Sold to Messrs”、“Messrs”、“For account of”和“Consigned to”等词语之后 如：

8、Signed invoice in the name of ABC Co.发票出票人的名称和地址（EXPORTER） 当采用托收或其他方式支付货款时，填写合同买方的名称和地址。 填写时应注意买、卖双方的名称及地址不能同行放置，而且必须打上名称和地址的全称。如果信用证对抬头人的填写另有规定，则按信用证的要求做。 注意：如信用证规定：“Applicant: The Bank of Tokyo Ltd., Tokyo A/C ABC Co., Ltd.Tokyo”, 则应将后者作为发票抬头人；如规定“Applicant: ABC Co. for account of XYZ Co. Ltd”,则两个

9、人应同时出现在发票抬头人中；如信用证规定“Applicant: ABC Co. Ltd. Invoice to be made in the name of XYZ Co., Ltd.”，应以后者为抬头人；可转让信用证条件下会出现第二受益人提交的以第一受益人为抬头的发票；如要求中性发票的话应以“To whom it may concern”为抬头。 实际业务中，只有少数来证在发票条款中指定抬头人，大多数来证对此都不作说明。 发票抬头人前通常印有“TO”、“SOLD TO MESSRS”、“FOR ACCOUNT AND RISK OF MESSRS”、“CONSIGNED TO ”等。若证中无

10、具体规定，发票抬头人应填开证申请人或收货人的名址（但不同于提单收货人）。若证中有指定抬头人，则按来证制单。如： 若L/C规定以第三方为发票抬头人，如“ALL DOCUMENTS INCLUDING INVOICE MUST BE IN THE NAME OF DEEP 2ST. S. DB. O. BOX 101 LAS PALMAS CANARY ISLANDS”，则应照打该指定抬头人，这表明开证明申请人仅为中间商，并非真实买主。 如银行代替某公司申请开证（转开信用证），如L/C规定开证申请人为THE BANK OF TOKYO LTD., TOKYO A/C ESG CO.,LTD. TO

11、KYO，则发票抬头应打ESG CO., LTD. TODYL， 若开证人栏只有银行名称无公司名称，则只能以该银行为抬头人。 如开证申请人是两个公司，如APPLICANT：ABC CO. FOR ACCOUNT OF EFG CO. LTD，这说明前一公司是中间商，后一公司为实际买方，此时发票抬头应将两公司名称照打。 如信用证规定AT REQUEST OF BANK，同时规定BY ORDER OF ABC CO. LTD FOR ACCOUNT OF EFG CO. LTD, 则不打银行，只打ABC CO. LTD FOR ACCOUNT OF EFG CO. LTD.。 如L/C未专门列出开证

12、申请人，而规定了汇票付款人，如WE OPEN CREDIT NOAV AILABLE BY DRAFT DRAWN ON MM CO. LTD，则发票抬头应打MM CO. LTD. 。 有时信用证特别规定了收货人名称，则发票应以该收货人为抬头人。 4.发票出票人的名称和地址 应与信用证受益人的名称和地址相一致，一般为出口商，填写出票人的英文名称及地址。 5.运输资料（TRANSPORT DETAILS） 运输资料（TRANSPORT DETAILS）的填写应与货物的实际起运港（地）、目的港（地）以及运输方式，如果货物需经转运，当有转运港时，应把转运港的名称打上,且转运港填在目的港后面。 如：

13、From: Shanghai To: PARIS via Hong kong 或在目的港之后将转运港名称通过W/T（With Transshipment）加以体现； 如:Shipment from Shanghai to Hamburg with transshipment at Hongkong by vessel(装运自上海到汉堡，在香港转运)。 注意: 制作发票时如尚未安排运输，运输工具通常可根据实际运输方式填写为“By Sea/Vessel/Ship/Steamer”或“By Air”、“By Rail”、“By Truck/Road”等。 6.发票号码 （INVOICE NUMBER

14、 ) 发票编号是出单人开出发票的顺序号, ISBP规定：发票号码由出口公司根据实际情况自行编制，一般在编制时，在发票号码的顺序数字中能看出这一票业务是哪个部门及谁做的，具体的年份，以便于日后查找。 另外,也可按出口报关单号码编制，便于查对。在我国一些地区为使结汇不致混乱，通常使用银行编制的统一编号。在中国银行办理出口业务的公司，信用证项下使用银行向公司购买票据的BP号，托收项下使用银行办理托收业务的OC号。每年年底，中国银行将发给各出口公司下一年度的业务编号。 7.发票日期（INVOICE DATE） 在所有结汇单扭中,发票是签发日期最早的单据. 一般在合同或信用证开证日期之后，且早于提单签发

15、日期。 除非信用证另有规定，发票日期也可早于开证日期。但不能迟于信用证的议付有效期.日期一般不早于合同签订日，不迟于提单日，通常在信用证开证日之后；ISBP(单据的国际标准银行实务)规定，除非信用证另有规定，发票无需标注日期。发票号码一般由受益人自定义。 8.信用证号码（L/C NUMBER） 当采用信用证结算方式时，填写信用证号码（L/C NO）。如果信用证没有要求在发票上标明信用证号码，此项可以不填，当采用其他支付方式时，此项也可不填。 9.开证日期 L/C的开证日期 10.合同号码（S/C NUMBER） 合同号码（SALE CONTRACT NO。）应与信用证上所列的相一致，如果一笔交

16、易牵涉到几个合同时，应在发票上全部表示出来。 合同号是一笔业务的基础， 内容较完善的发票应包括合同号，如同一发票内显示几个合同的货物，则这几个合同号都应注明，但如果L/C中没有规定，不注明亦可。合同号应严格按信用证规定（如：THIS L/C IS OPENED AS PER CONTRACT NO.）填制，即使L/C规定与实际不符，也应照打，若L/C无有关规定，方按实际合同编号打制。 11.支付方式 支付方式（TERMS OF PAYMENT）：应填写该笔业务的付款方式，是T/T、托收或者信用证结算方式等。信用证是出具发票的依据，因此发票中应注明信用证号码。如果信用证无特殊规定或没有开证行的授

17、权，两个或两个以上信用证项下货物不能合并在同一份发票内反映，所以一份发票内只能注明一个信用证号。但如系转让或转开信用证，则中转行的编号亦可加注。 12.唛头及件数编号（SHIPPING MARK AND NUMBER） 唛头及件数编号，应按信用证或合同的规定填写，并与提单、托运单等单据严格一致。如果无唛头，或者裸装货、散装货等，则应填写“NO MARK”（缩写N/M）。如信用证或合同中没有规定唛头，出口商可自行设计唛头。唛头的内容可以包括客户名称缩写、合同号、目的港、件数号等部分，如货物还要转运到内陆目的地，可打上“ IN TRANSIT TO某地”等字样。 唛头一般由四部分构成： 买方公司简

18、称 ABCEF 目的地（港） NEWYORK 参考号 L/C 4322 件数 C.N0 :1- 125 唛头的几种特别情形: 1、没有唛头时，要填NO MARK（N/M） 2、用英文表示图形的情况： 如：IN DIAMOND 和 IN TRIANGLE 13.货物内容（DESCRIPTION OF GOODS） 商品描述应先打上货物名称规格数量单价贸易术语包装等.一般先打上货物名称和总数量 ,然后根据信用证或合同的规定打出详细规格、单位及有关定单或合约号码等。信用证中此栏所用的词汇或词组一般有： DESCRIPTION OF GOODS； COVERING SHIPMENT OF； DESCR

19、IPTION OF MERCHANDISE； SHIPMENT COVERING FOLLOWING GOODS； SHIPMENT OF GOODS AS FOLLOWING； COVERING VALUE OF； COVERING； COVERING THE FOLLOWING GOODS BY。 货物描述是发票的主要部分，其中，品名规格应该严格按照信用证的规定或描述填写。货物的数量应该与实际装运货物相符，同时符合信用证的要求，如信用证没有详细的规定，必要时可以按照合同注明货物数量，但不能与来证内容有抵触。 根据UCP500规定，发票的商品名称不得使用统称，必须完全与信用证相符。有些国家开

20、来的信用证中，商品名称以英语以外的第三国文字表述（如法文、德文、西班牙文等），则发票（包括其他单据）亦应严格按信用证以该文字照抄。尤其是法国来证，法国海关要求收货人进口清关时必须提供法文发票，因此应至少以法文注明商品名称。 14.商品包装及件数（PACKING AND QUANTITY） 商品的包装及件数（PACKING AND QUANTITY）填写应与实际装运的数量包装单位，及与其他单据相一致。同时标出货物的毛、净重及包装尺码等。 若信用证要求分期装运，则每批装运必须与分期装运计划一致。 1.单价（UNIT PRICE） 单价（UNIT PRICE）须显示计价货币、计量单位、单位金额、价格

21、术语 四个组成部分. 如：CIF HONGKONG USD1285.00 PER SET 16.总值（TOTAL AMOUNT） (1)发票的大小写金额必须一致。 如：小写金额为：USD25530.80 大写金额为： SAY: UNITED STATES DOLLARS TWENTY FIVE THOUSAND FIVE HUNDRED THIRTY CENTS EIGHTY ONLY. (2)发票的总值（TOTAL AMOUNT）不能超过信用证规定的金额。但是信用证总值前有“约”、“大概”、“大约”或类似词语的，允许有10%的增减幅度 (3)如若涉及到佣金、折扣，缮制发票时应注意： （a）

22、若L/C明确规定LESS% COMMISSION，则发票内应照打，货款按扣佣后的净值收取。 （b） 若证中没有扣佣规定，但信用证金额为扣佣后净额，为保证单证一致，发票内应反映扣佣全过程。 （c） 在下列几种情况下，发票上不应反映扣佣过程：（）证中未提及佣金，汇票金额规定为发票金额的%（一般为95%以上）；（）证中要求受益人出具佣金单，汇票金额与减佣后的发票金额相等；（）证中规定银行在议付时应扣除佣金；（）合同规定佣金，但证中为含佣金额，且未提及佣金（先收后付）；（）代理人佣金不应在发票内反映。 （d） 如来证中同时规定了折扣与佣金，则要求发票金额为净额时，应先扣除折扣，再从余额中扣除佣金。 (

23、4)如果来证规定，额外费用可在证下或超证支取，受益人应将这些费用与货款加在一起在发票上反映。如L/C规定：Exrta charge e.g freight surcharges, congestion（拥挤费）, surcharges（超载费）, insurance premium, option charges if any may be drawn under this credit or in excess of credit value, 则发票总额可做成： ProceedsUSD15672.00 Plus freight surchargeUSD300.00 Option charg

24、e USD200.00 Insurance premium USD450.00 Total amountUSD16622.50 (5)如果金额超证，除非信用证明特别规定，应将超证部分减除另做托收。如来证金额USD2955.00，货款为USD3150.00，发票应做成： ProceedsUSD3150.00 Less exlessive value For collectionUSD195.00 Net amountUSD2955.00 另外，信用证中要求分别列出运费、保费和FOB金额时，应按要求做。 17.价格术语（TRADE TERMS） 价格术语（TRADE TERMS）须根据信用证或合同

25、的规定照打，不能遗漏。价格术语一般在总值栏内单独列出，它是发票最为重要的项目之一，直接关系到交易双方的责任与风险，也是海关核定关税，统计进出口货物的依据，因此不可遗漏。填制时应注意：如果信用证中只规定了笼统的港口名称，如FOB CHINESE PORT，则发票内应根据实际打具体港口名称，如FOB DALIAN，对重名港口，还应加注国名。有时合同规定FOB 或CF价，但开证人委托受益人代办运输或保险，来证可能改为CF或CIF价，同时规定由此引起的额外支出可证下或超证支取，则依L/C缮制发票时可同时将运、保费与货款加在一起算收。18.声明文句（STATEMENT） 此项是根据不同（国家）地区及不同

26、信用证的要求缮打的。国外来证有时要求在发票上加注各种费用金额、特定号码、有关证明句，一般可将这些内容打在发票商品栏以下的空白处，声明文句中词语要求内容确切、通顺、简洁。信用证有的条款，不能原文照抄，而要视具体情况重新组织。 大致有以下几种： 加注运费、保险费和FOB金额。 注明特定号码。 如进口证号、配额许可证号码等。 缮打证明句。 如，出口澳大利亚享受GSP待遇，往往要求加注“发展中国家声明”；又如，有些来证要求加注非木质包装证明句等。 19.出票人签章 发票的出票人即受益人、出口商，其名称必须与信用证规定的受益人名址相一致。根据UCP500规定，发票可无需签字，但仍应表示出具人。如果信用证

27、有“SIGNED COMMERCIAL INVOICE”字样，则此发票必须签字；若信用证中有“MANUALLY SIGNED INVOICE”字样，则必须要有出票人的手签。 发票必须由出票人正式签章后方能生效。根据UCP500的规定，如L/C无特殊要求，发票无需签字，但须表明是由受益人出具的发票。 签章内容包括受益人的签字和公司图章。所有图章须与其他单据相同。目前我国大多数出口公司的做法是加盖带有公司名称的手签章或按签样印制。受益人名称可用盖章或英文打字机打出，签字可盖手章，但由有权人亲笔手签。若来证要求“MANULLY SIGNED ”，则必须手签。签章公司与签章人须与出章人保持一致，如L/

28、C规定收益人是总公司，出章人也应是总公司，如收益人是分公司，出章人可以是分公司，也可以是总公司。（只有可转让的L/C，才能盖转让的公司图章。） 关于签章位置，通常在发票的右下角，若证中规定须由贸促会等机构证实，则证实机构的签章应在发票的左下角。一般只需在第一联或数联由证实机构签章。 信用证中规定：“Manually signed original commercial invoices in octuplicate showing S/C No. 126 and indicating goods shipped in one 20 foot FCL and packing in 50KG ba

29、g.”发票应做成：正本八份，必须手签，发票上应标明“S/C 26”、“1 x20 Container(FCL)”和“Packing: in 50KG bag”字样。 不同发票的名称表示不同用途，要严格根据信用证的规定制作发票名称。一般发票都印有”INVOICE”字样，前面不加修饰语，如信用证规定用”COMMERCIAL INVOICE”、”SHIPPING INVOICE”、”TRADE INVOICE”或”INVOICE”，均可作商业发票理解。信用证如规定”DETAILED INVOICE”是指详细发票，则应加打”DETAILED INVOICE”字样，而且发票内容中的货物名称、规格、数量、

30、单价、价格条件、总值等应一一详细列出。来证如要求”CERTIFIED INVOICE”证实发票，则发票名称为”CERTIFIED INVOICE”。同时，在发票内注明”We hereby certify that the contents of invoice herein are true & correct”。当然，发票下端通常印就的”E. &. O. E.”(有错当查)应去掉。来证如要求”MANUFACTURES INVOICE”厂商发票，则可在发票内加注”We hereby certify that we are actual manufacturer of the goods inv

31、oice”。同时，要用人民币表示国内市场价，此价应低于出口FOB价。此外，又有”RECEIPT INVOICE”(钱货两讫发票)、”SAMPLE INVOICE”(样品发票)、”CONSIGNMENT INVOICE”(寄售发票)等。 (三)佣金主要支付方式 单个合同项下企业支付既超过合同总额2%的暗佣（暗扣）和5%的明佣（明扣）又超过等值1万美元的佣金，须事先到外汇局审核真实性，银行凭外汇局的核准件办理支付。 提供资料： 加盖单位公章的申请书 、出口合同原件、复印件及商务条款的中文翻译件、佣金协议原件、复印件及中文翻译件、结汇水单或收账通知原件及复印件、银行汇款凭证及外汇局售汇通知书、外汇局要求的其他材料 1.汇付 2.票扣 3.议扣 4.部分票扣部分议扣 5.贷记账单 点击下载Word文档