公文处理办法.docx

1、公文处理办法 某某公司公文处理办法201201号关于某某公司公文处理办法的通知公司各部门、各单位：现将某某公司公文处理办法印发给你们，请遵照执行。 二一二年一月二十四日 公文处理办法随着公司的发展壮大，公文在公司上传下达、沟通交流中发挥着越来越重要的作用。为了进一步规范公司公文处理，依据国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式，结合公司公司的实际情况，特制定本办法。一、公文种类行政机关的公文种类主要有十三种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。其中，公司公司常用的有：1决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者

2、撤销下级机关不适当的决定事项。2通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。3报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。4请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 5函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 6会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文格式

3、分为公文眉首、公文主体和公文版记三部分。（一）公文眉首标识规则公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。公文眉首按排列顺序依次为：发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等部分。 1发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心边缘一般为25mm，上报公文的发文机关标识上边缘至版心为80mm，字体为红色加粗小标宋体字，高宽为20mm17.6mm，居中，以庄重、美观、大方为宜，各部门、各单位可根据实际情况调整，原则上高宽不宜大于22mm15mm，行固定值为48磅。如需标识公文份数序号、秘密等级以及紧急程度，可在发文机

4、关标识上空2行向下依次标识。2发文字号：由发文机关代字、年号和序号组成,发文机关标识下空行，用号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应使用全称，用六角括号“”括入。联合行文只标识主办机关发文字号。3公文份数序号：是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，带有密级的公文要编制份数序号。使用阿拉伯数码，顶格标识在版心左上角第行，编制份号时不少于两位数字。 4秘密等级和保密期限：如需要标识秘密等级（“绝密”、“机密”、“秘密”三种），使用号黑体字，顶格标识在版心右上角第行，两字之间空字；如需要标识保密期限，使用号黑体字，顶格标识在版心右上角第行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。

5、5紧急程度：如需要标识紧急程度（“特急”、“加急”、“平急”三种），使用号黑体字，顶格标识在版心右上角第行，两字之间空字。如需要同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第行，紧急程度顶格标识在版心右上角第行。 6签发人：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空字，签发人姓名居右空字；“签发人”用号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。 7红色反线：红色反线线宽为1.5磅，长度与版心同宽，发文机关标识下边缘与红色反线间距两行固定值为38磅的距离。红色反线与发文字号下边缘间距为4mm。（二）公文主体标识规则 公文首页红色反线（不含）以下至主

6、题词（不含）之间的各要素统称为公文主体，按排列顺序依次包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章和附注。 1公文标题一般应当标明发文机关，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；在红色反线下空行、用号小标宋体字、分1行或多行居中排布。 2主送机关指公文的主要受理机关，在标题下空行、居左顶格用号仿宋体字标识，回行时仍需顶格；在最后一个主送机关名称后标全角冒号。 3正文在主送机关名称后回行左空字起、使用号仿宋体字，公文正文中小标题使用号黑体字；每自然段左空2字，回行顶格，回行时不得将数字、年份分开；结构层次序数为“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”,结构层次序数可越级使用

7、，但不能逆用。 4公文如有附件，在正文下空行，左空字，用号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码。附件应当与公文正文一起装订，并在左上角第行顶格标识“附件”或者“附件”及序号；附件序号与附件标题前后标识应当一致。 5成文日期以发文机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。成文日期应用汉字标明年、月、日；“零”写为“”；成文日期的最后一个字右缩进个字。 6公文除会议纪要外，应当加盖印章。机关印章使用红色。单一发文印章：落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空个字；加盖印章应当上距正文mmmm，端正、

8、居中，下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文印章：需要加盖个印章时，应当将时间拉开，左右各空个字；主办机关在前，个印章均压成文时间，采用同种加盖印章方式，并保证印章端正、排列整齐。个印章之间互不相交叉或者相切，相距不超过mm。当联合行文需加盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多三个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。7附注

9、。公文如有附注机关，用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。 （三）公文版记标识规则 版记位于公文末页底部，包括主题词、分栏线、抄报机关、抄送机关、印发机关、印发日期和印数。 1“主题词”三字为3号黑体字，冒号为全角黑体字；词目为3号小标宋体字，词目之间空一个汉字距离。 2抄送机关在主题词下1行用横线隔开，用3号仿宋字左右各空1字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号；抄送机关下应贯以横线。如有抄报机关，应在抄送机关之上排印，标识方法同抄送机关。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（如无抄送、抄报机关的，在主题词

10、之下）占一行位置。 3版记中其余部分均为3号仿宋体字，每行头尾各缩进一字空格。版记中各要素之下均加一条黑色反线。版记行间距与正文的行间距设置相同。 4版记其他格式执行国家行政机关公文格式标准。（四）公文规格及印制 1公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。页边距上为3.7cm，下为3.5cm，左为2.8cm，右为2.6cm。 2版心设置以三号仿宋字体为单位，每页22行，每行28个字（字符跨度为15.75磅，行跨度为28.95磅）。 3公文文字应从左到右横排。4公文双面印制时，页码置于版心下边缘之下1行，采用宋体或仿宋体、用号半角白体阿拉伯数码标识；数码左右各放号“一”

11、字线，“一”字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。（五）公文的特定格式 1上行文格式： 上行文是指按照垂直的组织系统，下级法定机关、组织发往上级领导机关、组织的公文，即自下而上的行文。适用于向总部机关、上级单位汇报工作，反映情况，请求批准，提出意见或建议，答复上级单位的询问等。报告及请示通常采用上行文。 上行文发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即距公文用纸上边缘117mm。上行文需同时在红色反线上4mm（即发文机关标识下空2行）位置左空1字标识“发文字号”，右空1字标识“签发人”。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号

12、楷体字标识签发人姓名。上行文其他要素的标识方法同前文（二、公文格式）。 2下行文格式 下行文是指按照垂直的组织系统，上级法定机关、组织发往下级机关、组织的公文，即自上而下的行文。适用于上级机关向下级机关发布命令、法规、措施，回复下级请示、报告等方面的文件。命令、决定、通知、批复等常采用下行文。下行文要素的标识方法同前文（二、公文格式）。 3信函式公文格式 发文字号为“函、综”类的平行、下行公文。发文机关标识用全称，后不加“文件”二字。 发文机关标识上边缘至上页边距离为30mm，用红色小标宋体字，发文机关标识下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线均

13、为170mm。每页居中22行，每行排28个字。首页不显示页码。首页最后一行文字下边缘至文武线的距离为6mm。发文机关标识及双线均印红色。 发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。4会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要”组成，标识位置同“文件式”发文机关标识方法一样，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。 三、行文规则（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）以公司名义上报下发的文件应由公司董事局主席或其授权人以呈批件形式上报后签发。（三）行文关系根

14、据隶属关系和职权范围确定，原则上实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。（四）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。除特殊情况外，“请示”不得直接送个人。（五）下级部门向上级部门报送请示时，涉及几个部门的，应当写明主送部门和抄送部门，由主送部门负责答复。上级部门在批复下级部门的请示时，必要时应当抄送其他上级部门。（六）同级部门可联合发文，使用首发部门的发文字号，发文字号中不出现“联字”字样。（七）子公司各部门可就本部门职责范围内的工作向公司有关部门行文，子公司下发的重要文件应抄报公司公司。（八）经批准在公司报刊或公司网页上全文刊发

15、的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文单位印制少量文本，供存档备查。 四、公文办理（一）收文处理收文处理一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。1主送本机关的文件，抄送本机关的重要文件，以及注有密级的简报、资料等，均应统一进行登记。2来文可按办件、阅件进行分类。办件一般包括上级机关对本机关的指示、通知，下级机关的请示、报告，同级机关需要答复的来文。阅件一般包括抄送文件、简报、资料和不需要本机关办理的其他参阅文件。3需要办理的公文应根据来文内容，分送给有关部门办理或送领导人批示后办理。需要送领导人批办的公文，承办人应提出具体的拟办意见，领导人对公文如何办理应作出

16、明确批示。紧急公文应明确承办期限。文书部门应根据时限要求对承办单位和承办人进行督促催办，以防止拖延积压或漏办。4抄送件、简报、资料等阅件，属一般的可分送给有关部门阅存，重要的应送有关领导人传阅。5需要传阅或批办的公文，承办人应根据文件规定的阅读范围或领导批示，安排传阅或批办，领导人之间不宜直接横向传递，以防积压或传失。（二）发文处理发文处理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。 1拟稿。公司公司正式文件的撰写、制发由总部机关各部门、各店铺相关办公室人员负责，须按照公司公文处理办法的有关规定拟稿。 2审核。文稿在送领导审批签发前，应由有关业务部门负责人或秘书部门负责人进行审核。

17、审核时如发现有不妥之处，必须进行修改。属于重要的原则性问题，应退回原承办部门修改。不必行文的，应送有关领导批准后通知原承办部门或人员。 3签发。各级单位发出的公文，须经主管领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。公司发文凡涉及其他部门业务的应事先会签；公司发文应由有关部门领导在同一稿件上会签；部门发文，应由有关处室会签。草拟、修改、审核和签批公文，要用钢笔或档案圆珠笔。 4公文签发后付印。印件页面要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。 5公文校对。以原稿为准，重点校对文字和格式，非承办人不得擅自改动原文，如对内容有疑问或发现错漏，应请承办人予以核对。 6封印。如需封印，

18、监印员应根据领导人的签发和应发份数封印。铅印公文一般由专门机要印制单位用机器套印。委托其他单位套印公文时，应指定专门人员现场监印。 7公文的秘密等级。应根据公文的内容和印发范围，由承办人提出建议，签发人核定。五、公文立卷、归档和销毁（一）公文办理完毕，各部门应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关材料立卷归档。（二）公文立卷应以本机关形成的公文为重点，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。（三）联合办理的公文，定稿由主办单位立卷。（四）立好的案卷，应按照有关规定，定期向档案

19、部门移交。个人不得保存应存档的公文。（五）调取、查阅公司总部存档公文须经各部门主管领导和总部办负责人签字批准。（六）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准后，可以定期销毁。销毁秘密文件要进行注销登记，由二人监销，保证不丢失、不错销、漏销。六、其他事项（一）本规范中凡未涉及事项，均按照国家行政机关公文格式、国家行政机关公文处理办法执行。如有国务院相关文件、国家行政机关公文格式标准及本规范未作出明确规定的事项，可以自行确定规范，但要严格执行，避免经常随意更改。（二）以党委名义印发的文件，行文规则参阅中国共产党机关公文处理条例，不再另行规定。（三）公司各部门、各店铺依据各自的实际情况，执行本办法。（四）各部门、各单位的红头文件用纸均按此标准制定。（五）各部门、各单位上报、下发的公文，如不符合公文处理要求，相关部门有权退回，后果由报送公文部门或单位负责。（六）本办法自发布之日起实行。（七）本办法由公司总部办负责解释。附件：1. A4型公文用纸版式2. 下行文、平行文公文首页版式3. 上行文首页版式4. 公文末页版式5. 联合行文公文末页版式6. 会议纪要版式主题词：文秘工作 公文 规范 通知 公司总部办 2012年1月24日印发 （共印100份）