时事研究会工作手册.docx

1、时事研究会工作手册外交学院团委时事研究会公共邮箱casa092009-9-1时事研究会工作手册欢迎加入时事研究会的大家庭。时研的活动丰富多彩，有讲座、访谈、使馆参观、时事专栏，还会举办时事知识竞赛、主题月、论坛等大型的活动，也常常会有和北大清华等兄弟院校的合作活动。每一个活动的背后，都凝结了时研大家庭每一个成员的汗水和努力。每一个活动的成功，都需要精心的策划、细密的宣传、强有力的组织。只有把这些基本工作做扎实了，一步步来，才会铸就成功。时研的每项工作都是环环相扣、联系紧密，我们也会给大家更多、更丰富的锻炼学习的机会。因为是新人，大家对各项工作的具体要求不熟悉，对自己要做什么，该怎么做，感到有点

2、茫然。这个工作手册就是对各项工作的详细描述，按照上面的流程来做，就可以保证工作的顺利进行了。目录一、 前期准备 31. 整体策划 32. 宣传工作 31) 海报宣传 32) 传单宣传 43) 其他宣传 43. 借场地及多媒体 4二、 活动中 51. 讲座/访谈 51) 接待室 52) 会场准备 53) 讲座开始 64) 讲座结束 62. 使馆 6三、 后期总结 61. 资料整理 62. 照片 73. 简报 71) 内部版简报 72) 团委版简报 84. 其他事项 9四、 时事宣传栏 9五、 宣传册 10六、 例会制度 111. 时研会长副会长会议 112. 小组工作会 123. 聚餐制度 12

3、4. 会议记录 12七、 报销制度 13八、 注意事项 13一、 前期准备1. 整体策划1. 活动前需要一份完整策划，包括活动目的、活动时间、主办及协办方、任务安排、活动流程、活动经费、其他注意事项等2. 有时需要其他一些版本的策划，如给团委看的或者给外校同学看的策划，可在完整策划上做些稍做删减3. 任务分配表可单立文件，并按照模版制作，如下图：2. 宣传工作1) 海报宣传1. 标题清晰简练，最好要有冲击性2. 若需要在海报上留联系方式，要留清楚3. 会徽清楚，若确实没有地方放会徽，也至少要把“时事研究会”这几个字写清楚4. 画海报之前都要将文字及版面设计给副部看5. 如果需要留电话，要把联系

4、人的名字加上6. 每次海报都要制作一个英文版的传单放在留学生办公室的门口7. 海报要拍照存档，同时如果看到其他社团的好海报也要拍下来8. 精致，一定要精致9. 海报可以参考模版制作，如下图： 2) 传单宣传1. 传单设计好后拿给负责人看，通过之后先到团委申请打印，批条之后到一楼复印室复印2. 散发传单有两种方式，一种是在午饭时间在食堂门口向来往同学散发传单，另一种是晚上到各个宿舍去散发传单，通称“扫楼”。但是由于后一种方式效果不明显，所以可能不常采用3. 散发传单的同时需要简单说明此次活动，不要只发传单而不做任何讲解3) 其他宣传1. 校内网站宣传修改校内状态，并发布日志2. 邮件宣传将此次活

5、动的简介通过邮件发给社内成员，同时发给外校社团3. 口头宣传向自己身边的同学等人介绍此次活动4. 联系外青、外交人，让他们派记者进行活动采访及记录，并在刊物上刊登活动情况5. 写广播稿给广播站，通知广播站进行广播6. 必要时可进行时事栏宣传3. 借场地及多媒体1. 确定需要借的教室类型（20人、40人、100人、接待室、419报告厅或礼堂）、使用时间、特殊要求（如是否需要多媒体、是否需要话筒、需要几个固定话筒几个活动话筒、是否需要茶杯及热水等）2. 一般情况下，讲座需要接待室和419报告厅；访谈需要接待室；时事知识竞赛需要礼堂3. 如果教室类型是20人、40人或100人的话，步骤如下：先到三楼

6、团委开申请单（申请单需要填写部门、教室类型、使用时间、用途及特殊要求）；待老师签字之后再去一楼教务处借教室；待确定教室之后再去三楼通知教管组；记住教室号，通知负责人4. 如果教室类型是R419或礼堂的话，步骤如下：先到三楼团委开申请单（申请单需要填写部门、教室类型、使用时间、用途及特殊要求；待老师签字之后再去学校浴室附近的后勤处申请5. 多媒体需要单借：在四楼北边电教老师处借。时间一般需要电教老师一位在讲座前15分钟到场就可以(如果有电脑，可以再早5分钟)6. 借接待室的步骤如下：去一楼的外事办公室，和老师说明活动的内容及使用时间就可以了（带着活动策划去，老师可能会要求看一下策划）。然后活动当

7、天，一定要在下午5点前去外事办公室去取接待室的钥匙（因为老师5点以后就下班了）。并且注意活动完之后的第二天就要把钥匙还回去7. 如果有特殊要求，如多媒体、话筒或茶水，一定要在申请时说明8. 如果出现特殊情况，如教室被借光了或者借教室的申请没有被批准，通知负责人9. 有时可能会需要一些特殊类型的场地，如图书馆的圆桌会议厅，这种情况下还是先去团委申请，再去图书馆等地方去借二、 活动中1. 听从整体调度2. 工作人员需要着正装、戴会徽3. 各个工作人员之间注意联系与配合4. 每次演讲者或嘉宾都要留下两百字左右的关于时研的文字5. 若是校外活动，必须要有一名副部带领，不可以单独行动1. 讲座/访谈1)

8、 接待室负责接待室的同学需要提前30分钟在接待室等着，期间先把茶杯和茶准备好（热水等到人来了再倒），并准备好签名簿和签字笔。嘉宾到了之后，如果主持人还没有来，就先和嘉宾聊聊，然后等到主持人来了，再找个合适的机会让嘉宾在签名簿上写一些话，最好写关于鼓励时研的话。嘉宾等人准备走的时候通知在会场里的同学讲座快开始了，之后就把茶杯洗好、所有东西都物归原位之后锁好门，去会场2) 会场准备1. 挂横幅（一定要挂牢），摆名牌（主讲人在离门较远的座位，以右为尊），调整话筒（讲座前打开声音），准备茶水（最好有茶水也有矿泉水，看社团费用的情况而定），安排同学有序就座。2. 第一排留给我们会的会员：靠门留一座位给照

9、相的同学，靠窗留一座位给倒茶同学/递话筒的同学坐在中间靠外位置3. 在讲座还有5分钟左右的时候，可以简短的介绍大使的生平简历之类，不要让大家空等。4. 负责接待室的同学通知嘉宾开始上楼之后，上台提醒大家三件事情关手机、请勿随便走动、每人提问不要超过两个等，如：“请大家安静一下，今天非常感谢大家参加时事研究会的活动，我们今天请到了大使作关于的讲座。首先麻烦大家将手机关闭或调至静音状态；同时在讲座期间请大家保持安静，不要随意在场内走动；在提问的环节中，考虑到让更多的同学能够有的机会，请每一位同学将问题控制在两个以内，谢谢大家的配合。”5. 如果讲座快开始，参加的同学不多，在会场的同学马上联系接待室

10、的同学，把大使再拖一拖，然后通知副部商量对策3) 讲座开始1. 嘉宾到场时，会场负责人带着大家鼓掌欢迎2. 讲座开始后，前门马上关闭，门外留人并提醒晚到的同学走后门进入3. 讲座中尽量减少工作人员走动，所有工作人员保持手机开机，静音或震动，随时短信联系。4. 照相的同学不能照过多照片，满场走动，分别有几张不同的内容的照片即可5. 嘉宾及主持人每喝4-5口水即需要倒水，但也不需要经常倒。6. 提问环节需要递话筒，递话筒的同学也要尽可能减少走动，等提问完毕就近站立，并提醒提问的同学起立4) 讲座结束1. 由负责人负责安排我会会员与主讲人和主持人合影。切忌安排其他私人签名和合影活动2. 卸横幅，撤名

11、牌，摆放椅子等3. 负责接送的同学跟车送走主讲人，也可以不跟，建议充分利用时间表达我们的感激，另外看看对方还可不可能帮助我们联系到其他人，看看有没有其他的资源可以利用等等 2. 使馆1. 统计报名人数，并进行筛选，提出有意义问题的人优先。同时要考虑各年级及不同性别的比例适中问题2. 完成筛选后通知入选人，除了海报通知外，还需要进行短信通知。通知内容如下：开会时间地点、着装较为正式、准备问题、大概的结束日期3. 开会一般需要借一个四十人教室，并且时间安排在出发去使馆的前四十分钟4. 出发去使馆之后，各位干事要维持秩序，保证同学们不大声喧哗、随处乱逛三、 后期总结1. 资料整理1. 活动结束后，要

12、将自己手里的相关资料进行整理，之后汇总到副部那里2. 需要汇总的资料有：策划、简报、照片、及其他特殊事项3. 具体格式如下：时间格式统一为200x.xx.xx。文件夹、照片文件名、简报文件名统一命名200x.xx.xx + 名字 + 头衔（或者头衔在名字前，如驻印大使程瑞生或者程瑞生大使）+ 活动性质（五个里面选：讲座、访谈、使馆参观、系列活动、时事知识竞赛）。如下图：2. 照片1. 讲座：讲演人和时研会徽一起一张；观众一张；讲演人和工作人员合影一张2. 访谈：受访谈人和时研会徽一起一张，现场听众一张；合影一张3. 使馆参观：参观时一张；坐下来一起聊天时大使一张，全场一张；最后全体合影，带上会

13、徽一张4. 系列活动：主持人一张；活动时现场全场若干张5. 时事知识竞赛：选手在比赛时一张；评委一张；合影一张6. 花絮：所有活动都再拍点有意思的画面作为花絮7. 照片加上描述（直接将文件名改为描述）、照片格式压缩后再上交3. 简报每次活动的简报要发布到校内上，并打印出来一份，贴在大食的门口1) 内部版简报1. 页眉处标明：第期活动，如第38期“名人谈时事”系列讲座、第4期外交人物访谈、第3期主题月/主题周活动、第21期使馆参观活动2. 页脚处无需编辑3. 标题处：黑体、三号、加粗、居中，并写明具体活动，如“名人谈时事”系列讲座程涛4. 正文处：宋体、五号、单倍行距（如果字数较少可用1.5倍行

14、距）5. 正文第一段要写明时间、地点、活动等概要内容，之后叙述一下活动过程并写上参加活动的同学的反应之类的内容，最后加上对于此次活动的感想。6. 落款处要写明：“外交学院团委时事研究会”、具体的活动日期及作者7. 适当的地方加入一两张照片，照片不宜过多过大8. 以上为格式上的规定，写简报要求客观，不要掺入太多的个人感情（不过必要的一些感想还是要有的，这个就自己把握了），字数上并没有太多的要求，不要太少就行。文字不需要太华美，但是不要写成流水账9. 那个“简报示范”文档是最最基本的要求，可以参照那个来写简报，但务必做得比那个要好，如下图：2) 团委版简报1. 简报内容和内部版一样，只是格式不一样

15、2. 将简报内容添加到团委版简报模版中，如下图：4. 其他事项1. 活动结束后，要给每位嘉宾及参加的选手等寄感谢信（E-mail）并请他们指出此次活动的不足。注意措辞，并将结果反馈给副部2. 每位干事在参与某次活动之后要对此次活动进行反思，将优缺点反馈给副部。同时在参加过其他社团的活动之后也要汲取他们的优缺点四、 时事宣传栏1. 每三个星期更换一次，第一个星期确定主题、第二个星期制作、第三个星期贴出，且每次都按照时间安排表进行轮换绘制时间安排表如下图：2. 主题应为最具有争议性和潜在性的时事要点，并且最好有大使或名人的评论3. 每期都要编号、署名、拍照4. 精致5. 示范，如下图：（但这个例子

16、其实并不是很成功）五、 宣传册1. 每月更新一次2. 月底收集本月活动的简报及照片，挑选一些内容，把宣传册上的旧内容替换下来3. 宣传册有两种版本，一种是完整版，如下图另一种是缩略版，如下图4. 更新完毕后要将正式宣传册发送至校内外同学的邮箱里5. 完整版宣传册因为页数多、成本高、内容厚，所以应用在比较正式的场合6. 缩略版每月更新完毕之后，打印出来，用于活动及社团宣传*封面是时研的会徽，只需每月更新一下日期*“关于我们”和“活动介绍”是不更新板块*“特别关注”、“第三只眼”、“互动平台”是每月更新板块*“特别关注”是介绍时研上个月成功举办的活动，如非洲月等。9月版的因为主要面向新生，所以是总

17、结了上学年的活动*“第三只眼”是介绍时研下个月即将举办的活动*“互动平台”是和同学进行交流，问一些时事问题，或者与时研有关的调查等，一方面体现了时研时事研究的特色，也是打包计划中的一个策略，利用使馆参观的人气，带动时事专栏的发展，同时也让时事专栏更加富有灵气六、 例会制度1. 时研会长副会长会议1. 会议主持人：时研会长；会长无法主持时，则由副会长主持。09-10届时研按照王京、黄立、时磊、钱朦的顺序循环2. 主持人确定会议的进程安排，并且提前通知与会人员会议时间地点方式3. 会议参加人：会长、副会长4. 列席人员：视事实需要，可让其他有关人员出席5. 会议内容：a) 听取各副会长对所属工作的

18、汇报，对完成有困难的工作集体协商，并寻找解决办法b) 对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结c) 前一段时间举办的活动，整理后后也可以在例会上每个人留档，还要发到校内，及时公布出去d) 对上期工作总结，并部署下期工作任务6. 会议记录人：由主持人选择一个干事或副会长7. 会议时间：每月两次，时间固定为1号、15号晚上八点至九点（或者为每月第一个，第三个星期的星期天的晚上九点至十点，这个时间可以和大家商量后固定下来，一旦固定就不容改变）8. 与会人员必须按时出席，迟到或者不到都要向主持人请假，并且记载在会议记录中9. 会议方式：一般是在教室中直接见面，也可以在QQ

19、群中，由会议主持人决定2. 小组工作会1. 会议主持人：副会长或者副会长指定人员2. 会议参加人：小组所有人员3. 列席人员：视事实需要，所邀请其他部门人员4. 会议内容：a) 协调小组内部工作开展，对工作中的问题及时发现，及时解决b) 所属工作有进展难度时，提出帮助请求，并集体讨论解决c) 明确部门工作在整体活动中的进展状况，及时总结工作的经验教训并制定下期工作计划5. 会议记录：由主持人指定的干事6. 会议时间：时间由副会长自行安排，须为确定的时间，确定后告诉会长7. 每月至少2次3. 聚餐制度1. 聚餐时间：不一定就等到期末才聚餐，要经常聚一聚，让社内40个人都要彼此认识才好，举办完活动

20、或者平时就可以组织2. 每次聚餐不一定也不可能40个人都拉出来，不过每次人多换换，尽量多沟通3. 让新生可以多拉些人，不是时研的干事但是对时研感兴趣的也可以来一起吃4. 拉一些和自己比较要好的其他副部来，可以算请他们吃。这样以后时研办什么事好叫人，私人关系也会不错5. 聚餐内容：吃的时候就不以工作为主，谈点平常轻松的事或者想法，相互介绍，彼此认识熟悉为主4. 会议记录1. 会议记录应尽快整理完毕，送交会议主持人核阅并保留，核阅后分发邮件各出席人一份。该份记录最后传回会长保留，作为下一次会议的重要资料。2. 除了基本的时间、地点、与会人员等，部门工作会议各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关

21、内容应详记，以便对日后工作有指导意义3. 会议记录按照模版制作，如下图：七、 报销制度1. 购买物品之后务必要开购物凭证，具体情况（如开发票还是收据、开发票的金额及项目名称等）在购买前问清相关负责人2. 在购物凭证上用铅笔写好款项用途、付款人姓名、宿舍及手机，之后即使交给负责人3. 每月月末报销4. 天意开发票流程：跟商户说要开发票，并说清楚开发票的项目名称（如办公用品、礼品等）和金额（有时开发票的金额和实际买东西的金额不一样），他会收开发票的金额的5%的钱作为税钱。然后拿好商户给的凭证去门口专门开发票的地方开发票，单位名称写“外交学院”即可。注意一点：如果没有买东西就去开发票，还要另收1元八、 注意事项1. 有些社内资料要注意保密性2. 切记要在规定时间内把事情做好，并报告给相关负责人。如果确实有原因而无法完成任务，要提前通知负责人3. 如果有人发短信通知例会或其他任务等，一定要记得回短信，好让通知人知道你已知道通知内容*以上内容中，任务分配表、海报模版、简报模版、时事栏人员安排表、会议记录表、工作计划表均另有单独文件