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1、秘书学知识点讲解总结秘书学知识点讲解总结第一章秘书学的政治性与实践性很强,是一门综合性应用学科。秘书学的研究对象是研究秘书工作和秘书人员的一门学科。秘书学是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和1.秘书:从事办公室程序性工作,协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。2.秘书的类别:(美国)行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书;(我国)商业秘书、私人秘书、机关秘书、涉外秘书、企业秘书。3.秘书的职业特征:服务的直接性服务的稳定性知识化年轻化女性化资格认定制度化。4.秘书工作:是一个涵义很广的概念,其工作范围包括文书处理、立卷归档、机要保密、综合承办、安排会晤

2、、调查研究、公文写作、会务工作、信访接待以及领导交代的各项工作。5.秘书工作的内容(简答)答:1)文书撰写(上司口述或会议记录、整理,文件起草、修改、润色等)2)文书制作(打字、复印、编排、装订等)3)文书处理(收发、传递、办理、保管、立卷等)4)档案管理(归档、鉴定、管理、提供等)5)会议组织(准备、记录、文件、善后等)6)调查研究(计划、实施、分析、研究等)7)信息资料工作(收集、整理、提供、储存等)8)信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理)9)接待工作(日常来访与计划来访接待、安排、服务等)10)协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)11)督查工作(政策推行或决议实施的督促、检查

3、等)12)日程安排(为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等)13)日常事务(通讯、联络、值班、生活、管理等)14)办公室管理(环境、设备、经费等)15)其他临时交办事项。6.秘书工作的职业特点:辅助性综合性机密性(机要性)服务性(事务性)政治性被动性7.泄密渠道:人员泄密、办公设备泄密、传媒泄密、科技泄密8.如何理解秘书工作的辅助性?答:辅助性是现代秘书工作最根本的属性和特点。秘书机构的从属地位,决定了秘书工作的辅助性。一、从属性:1)不能脱离领导,工作围绕领导 2)不能超越职权3)只有发言权、无表决权。二、能动性:1)秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和发展的,是受领导活动的制约和支配的

4、。2)秘书部门需要处理的许多日常事务工作,往往预先估计不到,大都是被动的,却又是秘书人员非干不可的。9.秘书工作的作用:助手作用参谋作用协调作用信息枢纽作用(承上启下、联系左右、沟通各方)公共关系作用门面作用耳目作用10.秘书的原则:保密原则准确性原则迅速性原则实事求是原则11.秘书工作的基本方法:调查方法研究方法参谋方法调查方法分:典型调查法、个案调查法、重点调查法、抽样调查法研究方法分:比较方法、类比方法、分析方法、综合方法12.秘书工作的常规方法答:1)领会领导意图的方法(把握领导近期工作的重点从不同角度捕捉和领会领导意图从把握领导个性领会领导意图从把握领导意图的实质上领会。如明示、暗示

5、) 2)请示的方法(对象准确、内容单一、时机适当、形式灵活)3)报告的方法(客观事实、简明扼要、区分不同对象、选择时机、方式灵活)4)挡驾的方法(来访、电话、事物活动) 5)协调方法 6)督促检查的方法7)信息沟通的方法 8)工作进程调查方法 9)工作时间管理方法10)特殊情况下变通的方法13.秘书常用的沟通方法:口头沟通书面沟通手势沟通14.秘书学:就是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学,其目的在于使秘书工作科学化、理论化,以充分发挥其自身效能,具有极强的应用特性。15.秘书学的研究对象:秘书工作及其规律秘书活动秘书学教学理论和相关学科。秘书学的研究对象是专门研究秘书工作和

6、秘书人员的工作。16.提高时间效率:制定时间计划合理使用空余时间第三章1.设置秘书工作机构的原则:适应性原则精简原则稳定性原则高效原则2.日本秘书机构:日本内阁官方日本总理府日本行政管理厅美国:总统办公厅内阁部政府服务总局英国:英国内阁办公厅英国枢密院英联邦秘书机构3.秘书工作机构的性质:机密性辅助性综合性服务性4.秘书工作机构的职能:助手职能参谋职能枢纽职能协调职能保密职能公关职能5.秘书人员的自我管理:工作管理行为管理时间管理办公室环境管理.6.秘书环境安全需要:房屋、设备的安全信息的安全处理突发事件7.个人形象在其构成上主要包括六个:仪容、表情、举止、服饰、谈吐、待人接物。第四章1.秘书

7、职业道德修养:是秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下所进行的自我教育、自我修炼活动,以及通过自我反省、自我改造、自我锻炼所形成的职业道德情操和所达到的职业道德境界。2.秘书必备的职业品质:爱岗敬业、任劳任怨尊重领导、主动服务遵纪守法、严守机密团结合作、廉洁奉公谨行尚实、善于学习3.高素质秘书:懂得两三门外语、会计算机操作、能熟练运用互联网、具有组织活动能力、语言组织能力、与人沟通能力、获得新知识的能力、与团队合作能力。4.介绍顺序:将男士介绍给女士将将年轻着介绍给年长者将职位低的介绍给职位高的将晚到者介绍给早到者5.秘书的心理素质:是指秘书工作的特殊性要求其具备的对秘书职业活动有所帮助

8、的心理品质特征的总和。6.如何克服焦虑的心理障碍:树立自信不患得患失制定新计划7.如何在工作保持心理健康:树立正确的人生观创造良好的人际关系及时调整不良心理参加各种有益活动8.气质的种类:胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质9.秘书的知识结构答:一、秘书工作必备的基础知识:科学文化知识政治哲学知识法律政策知识外语知识二、秘书工作必备的专业知识:理论知识业务知识行业知识三、秘书应具备的相关知识:新的学科知识管理学知识社会交往知识心理学知识社会学知识10.秘书的能力结构:表达能力、办事能力、组织管理能力、社交能力、实际操作能力、危机处理能力第五章会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。1.会议的

9、含义:一)是指有组织有领导地商议事情而集会的一种工作形式。二)是指一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。如全国人民代表大会、国人民政治协商会议等。2.“会务”是“会议事务”的简称,它包括会议的会前筹备、会服务和会后落实等工作。3.会议的构成要素:会议名称会议时间会议地点会议参加者会议议题和议程会议的形式会议的文书会议的结果4.会议名称一般由四部分组成:会议主办单位或会议范围会议的时间或届别会议的主题或内容会议的类型实际工作,往往有的部分会被省略。要求突出主题,简单明了。如:经理办公会议、人力资源专业分析会5.会议时间:要根据会议目的、客观条件等因素选择适当的时间和会期。包括:通知开会

10、的时间会议开始时间结束时间每项议程时间6.会议地点:根据会议的性质、参会人数、会议成本选择会议的具体地点。如:琼州学院学术报告厅(至少容纳 400 人,6种语言同声传译)或者:人文社科学院会议室 9603(最多容纳 40人)7.会议参加者:会议的主持人会务组织人员出席者列席者因讨论具体事项而特别要参会的而人员要规定参与人员资格,适当控制会议人数。8.会议议题和议程:包括会议的主要议题和其他要上会讨论的问题。会议的议程是会议讨论解决议题的程序9.会议的形式:指会议进行的具体方式方法,由会议内容确定。如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。10.会议的作用:实施领导的重要工具。领导贯彻民主集制,

11、实现决策民主化,科学化的必要手段,要集思广益,充分发挥干部和群众的智慧这就需要召开会议来交换意见,研讨问题。各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法,此外,会议还有宣传教育作用,研讨作用,表达思想感情作用等。11.会前筹备工作:明确会议内容制定会前文件准备会议用品布置会议场地沟通会议信息开展会前检查12.制定会前文件:制定会议议程制定会议日程制定会议程序编制会议方案完成会议通知制发会议请柬(邀请函)13.会议通知:是传达要求相关单位或个人周知召开有关会议的文本。会议通知:有书面、口头、电话、传真、电子邮件、广播、报纸、电视媒体等多种方式。会议通知多采用书面和电话两种形式,以书面

12、形式为主。通知的内容包括:会议的名称、目的、议题、会期、与会人员、报到日期和地点、交通路线、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。14.准备会议用品:制作会议证件准备会议用品制作证件如:代表证、选举证、电子签到证、工作证、记者证、就餐证等。设计上常选择红、黄、蓝、白等不同颜色区分正式、列席、特邀嘉宾等与会者的不同身份。15.准备会议用品:常用的:纸、笔、本、签到册、横幅、标语、花卉、会标、台布、照明设备、影音设备、复印机等。现代电子会议所需的大屏幕、投影仪、传输设备、音译设备、电脑数据库等。秘书人员要及时落实大会发言稿、讨论文件材料的打印、校对、装订工作。可以列出会议用品明

13、细表,做好登记以免遗漏。16.会场的布置应该考虑一下几个方面:会场的选择布局的选择会场的气氛会场用品,包括文具、饮料等会场的音视频设备、灯光、空调等签到、标识座次会场气氛主要通过会标、会徽、画像、旗帜、标语、花卉、灯光、窗帘、台布等物品的装饰烘托出来第六章1.办公环境的概述:办公环境即办公室环境,它是组织或组织的职能部门所处的文化氛围、公众关系、所在地、建筑设计等、装饰装修、室内温度等一系列因素的综合构成。2.办公模式:开放式、封闭式3.办公环境选址:根据组织的业务性质的需要选址通讯和交通灯服务设施的配套水平周围绿化水平、空气质量等因素对所处地区的长远发展做合理的预期,以免给组织未来的发展造成

14、不必要的困扰。4.保持办公环境的整洁有序:1)办公环境的清洁:保证上司办公室的整洁保持自己办公位置的清洁有序2)办公设备的合理摆放:办公台要放在光线良好的地点书柜、文件柜靠墙小型的办公设备可直接摆放桌面,当然这要给秘书提供空间足够大的组合式办公台一些常用文件的存放工具要以台上文件存放架等办公用品来进行分类,清晰地摆放并置于可以随手取到的地方以便查阅电话机(左边)、垃圾箱、笔尺和起钉器放在小盒子里5.信件分类:急件、要件、普通件6.邮件的收取:分拣(按收件人分拣、按照收件部门分拣、按收件的重要性分拣)拆信(确定拆信的种类、邮件拆封的方法)阅函登记呈送7.邮件的寄发:检查邮件签发邮件复印存档打印信

15、封核对地址装封登记8.接待工作:是指组织在对内、对外联络交往所进行的接洽接待工作。接待工作是组织整个联络工作的一个重要组成部分,也是秘书工作的一个重要内容。9.接待的分类:上级检查、业务往来、参观访问等一般事务接待内容接待和外宾接待个别接待和团体接待有约接待和无约接待日常一般性接待和高规格接待10.接待的方式:迎送式、引见式、参与式、陪同式、完全式接待规格往往通过迎送、宴请、陪同、食宿等方面来体现。对等接待是最常用的接待方式11.接待工作程序(重要)答:1)制定接待计划:接待规格接待规格的确定日程安排经费预算工作人员其他事宜2)开展接待工作:内宾接待(接受任务、了解来宾、制定计划、预定食宿、迎

16、接来宾、商议日程、安排会谈、陪同参观、送别客人、接待小结)外宾接待(接受任务、了解来宾、制定计划、预定食宿、欢迎来宾、商议日程、礼节性拜访、宴请、正式会谈、签订协议书、陪同参观游览、互赠礼品、欢送来宾、接待小结) 3)善后总结工作:通知接站总结提高文件归档12.接待经费涉及方向:工作经费(租借会议室、打印资料等费用)住宿费餐饮费劳务费(讲课、演讲、加班等费用)交通费参观、游览、娱乐费用纪念品费宣传公关费用其他费用第七章1.分析开放式办公室答:优势:灵活应变,工作位置能随需要而移动改变节省面积和门,节省费用,能容纳更多员工易于沟通,便于交流易受监督,员工的行为易受监督容易集化服务和共享办公设备劣

17、势:难保机密难集注意力,员工容易受电话、人们走动等干扰房间易于有噪音,影响他人员工难于找到属于自己的私人空间2.分析封闭式办公室答:优势:比较安全,可以锁门易于保证工作的机密性易于员工集注意力,从事细致或专业工作易于保证隐私,明确办公空间由自己使用劣势:费用高,墙、门等占用空间多,装修费用高不利于监督难于交流、员工被分隔开,易感觉孤独。3.公章的使用程序和方法:用印申请用印签批用印规范(确定用印方向、蘸均印泥、端正盖印、用印监督)4.值班工作的分类:常设值班、轮流值班、临时性值班5.值班工作的主要任务:传递信息、办理领导临时交办的事项、负责接待工作、处理来函来电、掌握领导外出情况、确保安全、处

18、理突出事件、承办临时事项。6.值班记录包括:接待记录、值班日志、值班报告、会晤接洽记录、来访登记表、外来人员登记表、值班电话记录表7.交接班的注意事项:当面交接交齐各项值班记录表,说明在班内出现的情况和处理方法接班人清点物品,并与记录表进行核对,比如值班钥匙数目、仓库设备数量等交接双方签字8.电话接待的程序与方法答:1)接听电话:及时接听自我介绍确认对方转接和电话记录及时提问复核内容结束通话整理来电记录2)拨打电话:通话准备准备拨号自我介绍陈述清楚解答疑问礼貌告别整理记录第八章1.信息的定义:信息是事物存在方式或运动状态的直接式、间接的反映。2.信息的基本特征:客观性传输性时效性共享性开发性,

19、受历史与认识能力局限3.信息的分类:按人对信息的感知方式分:直接信息与间接信息;按运动状态分:动态信息和静态信息;按信息内容分:社会信息与非社会信息;按信息形式分:内储信息和物化信息;按信息载体分:语言信息与非语言信息;按信息的范围分:微观信息与宏观信息。4.秘书应做到以下工作:制定合理科学的突发事件处理程序对全体工作人员和喙馗涸鹑俗霭踩J丁本取跃忍由呐嘌耽墼诎旃业南灾恢芒芏诰傩薪艏鼻榭瞿D庋菹阿菝魅饭魅嗽痹谕环录碇械闹霸稷薅诩觳槲踩璞福V踩莱?.秘书信息工作的含义:秘书工作一般由收集、整理、传递、储存、反馈和利用六大程序组成。6.信息的渠道:信息收集的范围网络渠道会议渠道文件渠道业务渠道7.

20、安排旅行计划:出差时间,返程时间出差的路线会唔人员携带文件陪同人员差旅日程表8.鉴证:一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的鉴证盖章。9.黄皮书:国际已生组织为了保障出入国境人员的人身健康,防止某些疾病传染流行所要求的证明。10.调查研究:是人们运用专业的调查研究方法,对具有重大意义的事件或需要解决的问题,通过正确的方法搜集、整理、分析、研究资料,得出结论,从而认识客观现象的本质及其发展规律的一种主动的实践活动。11.秘书调查研究工作的特点:一致性、经常性、广泛性12.调查研究的作用:为领导决策和管理提供支撑调查研究是完成工作的基础提高综合素质的重要途径。13.调查研究的方法

21、:实地观察法个别洽谈法座谈调查法问卷调查法通信调查法网络调查法14.调查研究的阶段:答:1)准备阶段:明确目的、确定课题确定调查对象制定调查方案 2)实施阶段:调查材料的收集认真综合分析研究材料3)表述阶段:研究调查材料撰写调查报告15.调查方案内容:调查的目的和课题调查对象和范围调查的时间和步骤调查的类型和方法调查的组织和分工调查的准备和经费16.秘书督促检查工作的具体范围包括:答:1)上级组织交办的要求汇报的事项 2)本组织的领导批示及会议决定的事项3)本组织执法的文件贯彻落实情况,下级请示的办理情况以及下级要求帮助解决的有关事项4)新闻单位披露的或人民群众反映的有关本组织工作上存在的问题

22、或要求核查的问题,各信息渠道反映的有关本组织出现的重要问题等等。17.秘书工作进程调度常用的方法:ABC分类处理方法集办理与分段办理进行相结合的方法统筹计划法第十章1.文书工作:是指机关、单位在使用文书,处理日常公务的活动,围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。文书处理工作的内容包括:发文、收文、管理、立卷归档。公文办理分为收文和发文。2.收文的处理程序:签收、拆封和登记分办和传阅拟办与批办承办、催办和注办3.发文的处理程序:拟稿、审核与签发缮印与校对用印、登记与封发4.文书整理归档的基本原则:文书归档的基本原则,即根据文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联

23、系,区分不同价值,便于保管和利用。5.机关文件材料的归档范围(重点)答:一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。二)机关工作活动形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。6.文书整理归档的基本程序和方法:编制分类方案类目初步整理系统整理归档7.机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为 30 年、10年。8.档案工作的基本内容答:档案工作,是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作,

24、即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。基本内容包括:档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。9.档案工作的性质:信息性管理性科学性服务性政治性机要性秘书文档管理文书工作和档案工作是秘书工作的重要组成部分,包括以下三个方面:一、文书处理的程序(一)发文处理。1.草拟:指秘书根据领导指示或意图起草稿件。2.修改:草拟完稿件要认真进行修改。3.审核:审核又叫核稿,秘书部门负责人或机关领导人,对文件做从内容到形式的全面的检查和修正。把握好“三关”,行文关,政策关和文字关。4签发:

25、领导人在签发时要做到严谨、谨慎。5.复核:是发文办理的第二次审核,是在正式的公文印制之前,秘书部门对签发的文稿进行复查审核。6.用印:经过复核的公文要加盖公章以示有效性。7.发文登记:有专门的发文登记本,一般包括顺序号、发文日期、发文字号、密级和份数等。以便日后核查。8.分发:即分封和收发,由秘书部门通过邮寄、传真、直接递送等方式送达收文单位或个人。(二)收文处理程序1.签收:首先要清点,其次要检查,最后签字2.分类:将信件按急件、要件、密件、例行公事件、私人件等各类区分3.呈送:记得文件的要件、保密函件,重要人物或部门来的信件,及时呈送给领导和各个部门。4.拆封:要保持信件的完整,特别是里面

26、的文件不得损坏,拆开后对信件的内容进行检查,核对订购物品的品种、数量、规格。传真信件进行复印后在进行处理。不慎拆了别人的信件,要及时向收件人道歉5.阅信:注意不要误看私人信件,不要遗漏信件的附件等等。6.登记:按收文薄所列内容逐一登记7.处理:秘书在需要办理的每份文件上的首页贴上“文件处理单”。8.拟办:是由领导人批办之前,由秘书部门负责人、经授权或水平较高的秘书人员在仔细研究文件的基础上,提出如何办理文件的初步意见。9.批办:是指领导人对来文由谁处理,如何办理做出决断的行为10.传阅:。需要传阅的文件,要按批示意见传阅。传阅,应先送主要领导和分管领导阅:各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见,要按领导同志的意见,做好补办工作。文件传阅前,要认真登记,阅完后进行检查,随时掌握文件的去向。11.承办:是指承办部门或承办人员根据领导人拟办的意见和文件的内容要求,对文件进行具体办理、落实的过程。12.催办:指对每份文件处理环节的催促。13.办结:由具体的承办人在文件处理单上留注或电话回复承办结果和日期。表明文件办理结束的行为。二.文书的整理归档(一)文书的整理归档的基本原则与要求。文书处理必须准确、及时、安全、保密、加强集统一管理,坚持实事求是,按要求和规定进行的原则。文书处理工作的具体要求是:1.必须准确、周密、确保质量。2.必.