南京银行尽职问责与违规积分管理办法.docx

1、南京银行尽职问责与违规积分管理办法南京银行内控体系文件尽职问责与违规积分管理办法文件编号：XXXXXXXXX-XXXX编制部门： 版 次 号： A/0 生效日期：20 年 月 日第一章 总 则 4第二章 组织职责 6第一节 尽职调查与问责职责 6第二节 违规积分职责 8第三章 工作流程 10第一节 尽职调查与问责工作程序 10第二节 违规积分管理程序 15第四章 管理要求与规则 16第一节 尽职调查与问责管理要求 16第二节 违规积分管理规则 18第五章 附 则 19附件： 20附件1.尽职调查与问责事项梳理表 22附录2.尽职调查报告 23附录3.反馈意见书 24附件4.违规事项机构积分记录

2、单 25附件5.机构积分统计表 26附件6.违规事项积分通知单 27附件7.违规事项个人积分记录单 28附件8.工作人员积分统计表 29附件9.积分汇总表 30附录10.问责管理工作开展情况汇总表 32附件11.违规事项积分标准 33第一章 总 则第一条 为进一步加强南京银行股份有限公司（以下简称“本行”）内部控制与合规管理，树立和增强员工风险意识、合规意识、责任意识，构建防范和控制各类风险的长效机制，保障各项业务的稳健发展，依据国家有关法律法规、监管规定和本行有关政策、制度，特制定本办法。第二条 本办法所称尽职调查是指，尽职调查人员对属于尽职调查与问责范围的事项所涉及的当事人，在该事项中遵守

3、和执行国家有关法律法规、监管规定和本行有关政策、制度情况进行调查的过程。本办法所称问责是指，在尽职调查的基础上，有权机构对属于尽职调查与问责范围的事项所涉及当事人的尽职程度、所需承担的责任、以及所需接受的处理等进行评议和审批的过程。本办法所称违规事项积分管理，是指对违反监管要求和本行规章制度的行为，对违规机构及违规行为人员进行累计积分的管理方法。第三条 尽职调查与问责应当遵循以下原则：（一） “尽职免责”原则。在充分调查的基础上，对尽职人员给予免责并为其消除不良影响，对不尽职人员严格按相关制度进行问责处理；（二） “回避”原则。被调查事项所涉及的当事人及当事人的近亲属应当回避该事项的尽职调查与

4、问责工作；（三） “公平、公正”原则。尽职调查与问责应基于客观存在的事实，遵循统一的依据和评价尺度，做出恰当合理的结论或判断，严禁主观臆断、包庇偏袒或打击报复；（四） “不溯及以往”原则。尽职调查与问责的依据为事项发生时有效的国家有关法律法规、监管规定和本行有关政策、制度。除特别规定外，事项发生后生效的国家有关法律法规、监管规定和本行有关政策、制度的效力不溯及以往。第四条 尽职调查与问责的范围包括本行业务经营管理过程中发生的以下特定事项：（一） 造成本行资金、资产或财产损失的；（二） 形成不良资产或造成风险隐患的；（三） 发生案件的；（四） 发生安全责任事故的；（五） 导致本行被监管机构、其他

5、执法机关处罚的；（六） 严重违反制度、流程的；（七） 怠于或疏于履行管理职责的；（八） 导致本行在内外部产生重大不良影响的；（九） 其他需要进行尽职调查和问责的事项。第五条 尽职调查与问责的对象包括：所有与本行签订劳动合同的员工，董事会聘任的人员除外。与本行有劳务派遣关系的员工参照本办法执行。第六条 尽职调查与问责的依据包括：国家有关法律法规、监管规定；本行政策/制度、办法、细则、作业指导书、操作规程等。第七条 本行员工尽职调查与问责的实施，不影响各机构按照其职责和职权，根据相关制度对事项本身的正常管理和处置。第八条 违规积分管理适用于以下范围：（一） 本行各级机构，包括各分行、各支行、各直属

6、经营单位以及总行各部门；（二） 本行所有在职工作人员，但董事会聘用的人员除外。第九条 本行实施违规事项积分管理遵循实事求是、客观公正、处罚与教育相结合的原则。第一十条 对予以积分的违规事项，若按照本行有关问责管理制度，或其他管理要求需要进行处理的，则仍应同时进行相应处理。第二章 组织职责第一节 尽职调查与问责职责第一十一条 本行尽职调查与问责是建立在总行行长室领导下，包括总行级、分行级管理的尽职调查与问责组织体系。第一十二条 本行尽职调查与问责的管理机构（下称“问责管理机构”）分为总行级与分行级两个层级，其中，总行级问责管理机构分为专业条线问责管理机构和独立问责管理机构两类。各问责管理机构按层

7、级由低到高依次为：（一） 尽职调查与问责分行管理机构（下称“分行管理机构”）；（二） 尽职调查与问责总行专业条线管理机构（下称“总行专业条线管理机构”）；（三） 尽职调查与问责总行独立管理机构（下称“总行独立管理机构”）。分行级问责管理机构接受总行级问责管理机构的管理和指导。第一十三条 本行分行管理机构为各分行、中心支行及总行营业部；总行专业条线管理机构为总行各条线管理部门；总行独立管理机构为总行风险管理部。第一十四条 分行级问责管理机构可参照总行模式，设立专业条线管理机构和独立管理机构，并报请总行风险管理部审批，经批准后方可施行。第一十五条 本行尽职调查与问责的管辖包括属人管辖、移送管辖和指

8、定管辖。（一） 属人管辖，是指问责管理机构对其劳动人事管理范围权限内的人员进行尽职调查与问责；（二） 移送管辖，是指超出其属人管辖范围的问责管理机构将该事项移送有权管辖机构进行尽职调查与问责；（三） 指定管辖，是指对于属人管辖难以确定或移送管辖发生争议的，由上级问责管理机构确定问责管理机构；对于涉及分行管理机构、总行专业条线管理机构及总行独立管理机构主要负责人的尽职调查与问责，由总行行长室指定管辖。第一十六条 对于情节严重或后果严重的事项，原则上由总行专业条线管理机构或总行独立管理机构组织开展。第一十七条 各问责管理机构的主要负责人为其管辖范围内尽职调查与问责工作的第一责任人，负责管辖范围内尽

9、职调查与问责工作的组织领导。第一十八条 分行管理机构的职责：（一） 负责严格执行、细化落实尽职调查与问责工作管理机制、管理制度的各项规定；（二） 负责实施管辖范围内的尽职调查与问责；（三） 负责配合总行独立管理机构、总行专业条线管理机构开展有关尽职调查与问责工作；（四） 负责对尽职调查与问责所涉及的业务、事务管理制度提出完善建议；（五） 负责与员工尽职调查与问责相关的其他工作。第一十九条 总行专业条线管理机构的职责：（一） 负责健全完善业务和事务的管理制度流程；（二） 负责严格执行、贯彻落实尽职调查与问责工作管理机制、管理制度的各项规定；（三） 负责实施管辖范围内的尽职调查与问责；（四） 负责

10、配合总行独立管理机构开展有关尽职调查与问责工作；（五） 负责指导、监督分行管理机构开展员工尽职调查与问责工作；（六） 负责对尽职调查与问责所涉及的业务、事务提出完善措施，并组织落实；（七） 负责与员工尽职调查与问责相关的其他工作。第二十条 总行独立管理机构的职责：（一） 负责建立健全尽职调查与问责工作管理机制、管理制度，并对其有效性进行检查监督；（二） 负责实施管辖范围内的尽职调查与问责；（三） 负责指导、监督总行专业条线管理机构及分行管理机构开展员工尽职调查与问责工作；（四） 负责与尽职调查与问责相关的其他工作。第二节 违规积分职责第二十一条 总行风险管理部门职责：（一） 牵头负责本行违规事

11、项积分管理工作，负责持续制定完善本行违规事项积分管理制度体系；（二） 负责并对本行违规事项积分管理制度执行情况进行检查监督，提出管理意见和建议；（三） 负责建设开发本行违规事项积分管理应用系统，持续优化管理工具和手段；（四） 负责定期对各分支机构及全行人员积分情况进行汇总，对全行积分数据进行持续积累、分析评价、预测监控，提升合规风险管理水平；（五） 负责及时将汇总积分情况反馈至计划财务部门、人力资源部门等相关管理部门，全面用于员工晋升、薪酬考核、等级行评定等用途；（六） 负责对本部门内部人员进行个人积分记录；（七） 其他积分管理职责。第二十二条 总行各业务、事务管理部门职责：（一） 负责按管理

12、条线制定完善相应违规积分标准；（二） 负责按管理条线对各分支机构进行机构积分记录；（三） 负责对本部门内部人员进行个人积分记录；（四） 负责定期将积分情况送交总行风险管理部门；（五） 负责建立并保管本管理条线积分档案资料；（六） 负责对本管理条线积分管理制度执行情况进行检查监督；（七） 其他积分管理职责。第二十三条 分支机构风险管理部门职责：（一） 负责对本机构及辖内各机构人员进行个人积分记录；（二） 负责定期将积分情况送交总行风险管理部门；（三） 负责建立并保管本机构范围内积分档案资料；（四） 负责对本机构积分管理制度执行情况进行检查监督；（五） 其他积分管理职责。第三章 工作流程第一节 尽

13、职调查与问责工作程序第二十四条 尽职调查与问责工作程序包括：启动、尽职调查、问责评议、反馈申辩、问责决策、问责实施等六个环节。第二十五条 启动环节。问责管理机构发现需尽职调查与问责事项的，或收到移送管辖事项的，或收到指定管辖事项的，应于发现或收到之日起5个工作日内，启动尽职调查与问责程序。各级问责管理机构应于每季初5日内，对上季度业务经营和事务管理中产生的违规或不良资产事项进行梳理，列出应启动尽职调查与问责的事项范围，填写尽职调查与问责事项梳理表（见附录1），报总行风险管理部备案，并启动尽职调查与问责工作，逐步建立常态化的问责管理机制。第二十六条 尽职调查环节。（一） 组成尽职调查小组。各问责

14、管理机构组成尽职调查小组，尽职调查小组的人员构成及要求按以下规定执行：1 分行管理机构尽职调查小组的人员构成：(1) 与被调查人员无直接利害关系的上级管理人员； (2) 分行管理机构主要负责人指定的其他人员。2 总行专业条线管理机构尽职调查小组的人员构成：(1) 与被调查人员无直接利害关系的上级管理人员； (2) 被调查事项涉及其他总行专业条线管理机构的有关管理人员；(3) 总行专业条线管理机构主要负责人指定的其他人员。3 总行独立管理机构尽职调查小组的人员构成：(1) 与被调查人员无直接利害关系的上级管理人员；(2) 被调查事项涉及总行专业条线管理机构的有关管理人员；(3) 总行独立管理机构

15、主要负责人指定的其他人员。4 尽职调查小组的人员要求：(1) 尽职调查小组的人员数量根据被调查事项的具体情况确定，但不得少于三人；(2) 尽职调查小组设组长一名，由问责管理机构主要负责人指定人员担任；(3) 在尽职调查过程中如有需要，可按问责管理机构主要负责人的意见调整、补充调查人员；(4) 尽职调查小组人员应对被调查事件所涉及的业务或事务较为熟悉。（二） 开展调查。尽职调查小组采取适当、必要的方法开展尽职调查工作，包括实地调查、询问当事人、访谈证人及其他相关人员、查阅原始凭证和其他相关档案资料等。涉及专业技术性较强、以尽职调查小组成员能力无法准确衡量判断的有关事项，尽职调查小组可向相应问责管

16、理机构主要负责人申请，由行内相关部门或外部专业机构进行专业判断或技术鉴定。（三） 形成书面尽职调查报告。尽职调查小组在调查工作结束后，应形成书面尽职调查报告（附件2），内容主要包括：调查事由、调查组织及过程、调查方法及依据、被调查事项情况、调查结论等。尽职调查实施工作原则上应于15个工作日内完成。第二十七条 问责评议环节。（一） 组成问责评议小组。各问责管理机构组成问责评议小组，问责评议小组的人员构成及要求按以下规定执行：1 分行管理机构问责评议小组的人员构成：(1) 分行管理机构主要负责人；(2) 分行管理机构主要负责人指定的其他人员。2 总行专业条线管理机构问责评议小组的人员构成：(1)

17、总行专业条线管理机构主要负责人；(2) 被调查事项涉及其他总行专业条线管理机构主要负责人；(3) 总行专业条线管理机构主要负责人指定的其他人员。3 总行独立管理机构问责评议小组的人员构成：(1) 总行独立管理机构主要负责人；(2) 被调查事项涉及总行专业条线管理机构主要负责人；(3) 总行独立管理机构主要负责人指定的其他人员。4 问责评议小组的人员要求：(1) 问责评议小组的人员数量根据被调查事项的具体情况确定，但不得少于三人，原则上由法律合规、风险、人力、党群、审计及相关条线人员组成；(2) 问责评议小组设组长一名，由问责管理机构主要负责人担任。（二） 召开问责评议会。1 问责评议小组组长负

18、责召集会议，对尽职调查小组提交的尽职调查事项进行评议；2 问责评议小组人员通过审阅调查资料和尽职调查报告的方式，独立评议、独立发表意见；3 问责评议小组认为需要询问当事人、调查人员和其他有关人员的，可按问责评议小组组长意见召集上述人员接受评议询问。4 问责评议小组认为需要补充调查的，由尽职调查小组补充调查后再次提交评议；5 问责评议小组的评议结论由组长主持以记名方式投票表决，表决意见分为同意和不同意两种，不得投弃权票，有效表决结果以全体问责评议小组人数的过半数（不含半数）通过；6 问责评议小组依据尽职调查资料形成初步评议结论，评议结论包括：尽职免责、不尽职需问责；对不尽职需问责的，同时提出初步

19、处理决定。问责评议工作原则上应于5个工作日内完成。第二十八条 反馈申辩环节。问责评议小组形成初步评议结论后，由牵头组织开展此项尽职调查与问责工作的机构将初步评议结论与处理决定向当事人进行反馈（反馈意见书格式见附录3），并给予5个工作日的申辩期限。当事人如需申辩，应以书面形式说明申辩理由并同时提交相应证据，通过牵头组织开展此项尽职调查与问责工作的机构向问责评议小组申辩。问责评议小组针对新的理由及证据再行进行评议，并将再行评议评议的初步评议结论与处理决定再次向当事人进行反馈。当事人在规定的申辩期内未提交书面意见的，视同认可初步评议结论与处理决定。第二十九条 问责决策环节。问责评议小组将有关调查资料

20、、初步评议结论与处理决定、当事人申辩或确认材料，报有权决策人进行审批。有权决策人的范围按以下规定执行：（一） 分行管理机构形成的初步评议结论与处理决定，有权决策人为分行管理机构主要负责人。对于涉及人员处理决定为“组织处理”或“纪律处分”的，以及分行管理机构授权范围以外的，应报总行行长室事前备案；（二） 总行专业条线管理机构、总行独立管理机构形成的初步评议结论与处理决定，有权决策人为总行行长室。第三十条 问责实施环节。（一） 认定结论为尽职免责的，由问责管理机构通知当事人及其所在机构或部门，通过召集所在机构或部门会议，或将尽职调查结论以一定载体公布等必要形式，为其消除可能或已经产生的影响；（二）

21、 认定结论为不尽职需进行问责处理的，按照本行相关规定组织实施。问责实施部门应在问责实施后5个工作日内，将处理情况书面报问责管理机构。第三十一条 在尽职调查与问责过程中，如发现当事人有违法犯罪嫌疑的，应按照本行有关规定移送相关部门进行处理。第三十二条 对情节轻微、事实清楚、证据确凿、制度依据充分的事项，问责管理机构可依据相关管理制度对当事人直接进行问责处理，并报总行独立管理机构事前备案；总行独立管理机构如认为审批或备案事项不适用简易程序处理的，应责成问责管理机构按正常程序启动尽职调查与问责工作。第二节 违规积分管理程序第三十三条 总行在实施检查、审计过程中，或通过监管反馈、风险报告、诚信举报、媒

22、体报道等途径发现违规事项，按照以下程序进行机构积分：（一） 若发现违规事项的管理部门为该事项所涉及业务、事务总行管理部门，则该总行管理部门自发现该违规事项之日起三个工作日内填写违规事项机构积分记录单（附件4）并附相关证据材料（复印件），同时填写机构积分统计表（附件5），对分支机构进行积分记录；（二） 若发现违规事项的管理部门非该事项所涉及业务、事务总行管理部门，则该总行管理部门自发现该违规事项之日起三个工作日内填写违规事项机构积分记录单，并连同违规事项相关证据材料（复印件）一并送交违规事项所涉业务、事务总行管理部门；违规事项所涉业务、事务总行管理部门接收积分材料后，填写机构积分统计表，对分支机

23、构进行积分记录。（三） 对分支机构进行积分记录后，违规事项所涉业务、事务总行管理部门向该机构发出违规事项积分通知单（附件6）。第三十四条 各分支机构在实施检查过程中，或总行对其进行机构积分后，或通过其他途径发现违规事项，应立即确认违规当事人，按照以下程序对违规当事人进行个人积分：（一） 自发现该违规事项之日起三个工作日内，该机构风险管理部门填写违规事项个人积分记录单（附件7）并附相关证据材料（复印件），同时填写工作人员积分统计表（附件8），对违规当事人进行积分记录；（二） 对违规当事人进行积分记录后，该机构风险管理部门向违规当事人发出违规事项积分通知单。第三十五条 各分支机构自行发现违规事项的

24、，除按照本办法进行积分处理外，仍应按照本行相应管理要求进行报告。第三十六条 各级机构应指定专人负责积分汇总工作，并将指定专人报总行风险管理部门备案。第三十七条 本行积分汇总按季和按年度开展。（一） 按季汇总程序：1 每季度第一月前五日，各级机构将上季度积分情况填写积分汇总表（附件9）后送交总行风险管理部门；2 总行风险管理部门自收到各级机构送交的积分汇总表后，于三个工作日内对全行积分情况进行汇总；3 总行风险管理部门将全行季度积分汇总情况上报总行行长室，同时反馈至总行相关管理部门。（二） 按年度汇总程序：每年度第一月十五日内，总行风险管理部门将每季度积分情况上报总行行长室，同时反馈至总行相关管

25、理部门。第四章 管理要求与规则第一节 尽职调查与问责管理要求第三十八条 回避要求。（一） 被调查事项所涉及的当事人及当事人的近亲属不得作为尽职调查小组和问责评议小组成员；（二） 被调查事项所涉及的当事人有充分理由，并能证明尽职调查小组和问责评议小组成员可能对其做出不公正结论的，可向问责管理机构提出书面申请，要求相关人员回避。如情况属实，由问责管理机构负责人决定是否回避。第三十九条 离岗调查要求。问责管理机构应视具体情况决定当事人在岗接受尽职调查或暂时离岗接受尽职调查。经决定需暂时离岗接受尽职调查的，由问责管理机构会同人力资源管理部门告知需离岗的当事人及其所在单位，并对其正式离岗期间的出勤、联系

26、及配合调查等事项提出要求。第四十条 保密要求。在尽职调查与问责过程中，相关人员必须对尽职调查与问责的情况进行保密，未经允许，不得向尽职调查小组、问责评议小组成员以外的人员泄露尽职调查和问责情况。第四十一条 配合调查要求。（一） 当事人、证人及其他相关人员应当积极配合尽职调查与问责工作，不得以任何理由拒绝接受调查或访谈，不得隐瞒、谎报不尽职行为的事实真相，不得授意、指使、强令、胁迫他人隐瞒、谎报不尽职行为的事实真相；（二） 当事人、证人及其他相关人员不得伪造、隐匿、篡改、毁灭有关证据，不得授意、指使、强令、胁迫他人伪造、隐匿、篡改、毁灭有关证据；（三） 当事人不得对检举人、证人、鉴定人、尽职调查

27、小组和评议组成员、其他相关人员打击报复或威胁利诱；（四） 当事人、证人及其他相关人员不得有妨碍尽职调查和问责的其他行为。第四十二条 实时报备要求。（一） 分行管理机构应于尽职调查与问责工作结束后5个工作日内，将尽职调查报告、问责评议结论及相关处理结果分别报总行专业条线管理机构和总行独立管理机构备案；（二） 总行专业条线管理机构应于尽职调查与问责工作结束后5个工作日内，将尽职调查报告、问责评议结论及相关处理结果报总行独立管理机构备案；（三） 上级问责管理机构对下级问责管理机构尽职调查与问责工作有异议的，有权责成下级问责管理机构重新进行尽职调查与问责，或直接组织对事项涉及的当事人开展尽职调查与问责

28、。第四十三条 定期报告要求。（一） 问责管理机构应定期统计、梳理和汇总本管理机构组织开展的各项尽职调查与问责工作，并于每年1月10日、7月10日前，将问责开展与实施情况报总行风险管理部。（问责管理工作开展情况汇总表格式见附录10）；（二） 问责管理机构应加强对各尽职调查与问责事项暴露出问题的总结分析，深入剖析原因，认真总结经验教训，避免类似问题再次发生。第四十四条 档案管理要求。（一） 问责管理机构应制作尽职调查和问责评议档案，档案建立原则上应一事一档一卷，如尽职调查事项涉及人员较多且较为复杂，可一档多卷；（二） 尽职调查和问责评议档案主要包括：档案编号、相关单位负责人和当事人及证人的陈述材料

29、、谈话笔录、工作底稿、相关证据材料、尽职调查报告、处理意见、评议会会议纪要或记录、问责决策意见、处理情况备案材料等；（三） 尽职调查和问责评议档案的保管、调阅等按照本行档案管理的有关规定执行。第四十五条 尽职调查与问责工作人员有不尽职行为的，适用本办法。对不尽职人员的处理决定不包括党纪处分，如涉及党纪处分的，由有关党组织按照党纪处分相关规定执行。第二节 违规积分管理规则第四十六条 基本积分规则。（一） 违规事项对应相应的分值，发现违规事项应按照其对应分值进行积分。违规事项及其积分分值参见违规事项积分标准（附件11）；（二） 机构积分和个人积分均执行同一违规事项积分标准。总行对发生违规事项的分支

30、机构进行机构积分后，该分支机构应当及时对相应违规当事人进行个人积分；（三） 每年1月1日至12月31日为一个积分期间。年度终了，新的积分期间个人积分和机构积分均从零分开始重新累计积分。第四十七条 特殊积分规则。（一） 两个或两个以上机构（或工作人员）共同违规的，应分别予以积分，不因其中一个机构（或工作人员）积分而免除其他积分；（二） 一次发现一个机构（或工作人员）数个违规事项，应并处积分，不因其中某项积分而免除其他违规事项的积分；（三） 一次发现一个机构（或工作人员）因同一违规事项同时触犯多项积分规定的，依照该行为对应的积分分值最高的条款进行积分。第四十八条 积分减免规则。对及时有效制止、举报

31、违规行为，堵截案件、化解风险、避免资产损失或有其他立功表现的工作人员，若积分期间有积分，经违规事项所涉及业务、事务总行管理部门审核批准，可酌情减免个人积分。第四十九条 双重积分规则。总行发现的违规事项，若分支机构已对违规行为人进行积分处理，则按相应积分标准的50予以机构积分；若分支机构未对违规行为人进行积分处理，则按相应积分标准予以机构积分。第五章 附 则第五十条 本办法由南京银行股份有限公司负责制订、解释和修改。第五十一条 本办法自发布之日起施行。附件：1. 尽职调查与问责事项梳理表2. 尽职调查报告3. 反馈意见书4. 违规事项机构积分记录单5. 机构积分统计表6. 违规事项积分通知单7. 违规事项个人积分记录单8. 工作人员积分统计表9. 积分汇总表10. 问责管理工作开展情况汇总表11. 违规事项积分标准附件1.尽职调查与问责事项梳理表尽职调查与问责事项梳理表填报单