货物运输业增值税专用发票开票系统操作手册.docx

1、货物运输业增值税专用发票开票系统操作手册货物运输业增值税专用发票开票系统操作手册2011-11-03前 言为何阅读本书根据国家税务总局的要求，我们为了配合税控管理系统的推广应用组织开发了税控发票开票系统货物运输业增值税专用发票开票系统（以下简称开票系统）。为了使每个使用开票系统的技术人员对开票系统的操作、维护及其管理有全面的了解，更快的掌握和使用该系统特编写此书。本书内容本书主要阐述了开票系统的操作和安装配置维护等功能，共十二章:第1章是系统概述，介绍了实施税控发票开票系统的意义、税控的业务流程、本系统的软硬件环境以及系统功能简介和名词术语。第2 章是系统登录与系统首页,介绍了开票系统的登录与

2、系统首页相关情况等。第3章是企业基本信息，介绍了税控盘中用户基本信息、监控数据和发票使用情况等。第4章是发票开具，详细介绍了正数发票开具、发票补打、发票作废、负数发票开具的操作过程以及打印内容经过校验后的发票。第5章是发票查询，介绍了完成发票开具后的一些发票信息查询。第6章是发票统计，介绍了完成发票开具后的一些统计工作。第7 章是常用信息管理，介绍如何增加、删除和修改购货单位信息、销货单位信息、车辆类型信息、产地信息等。第8 章是清单管理，介绍如何对已开具发票清单的生成与打印。第9 章是信息交互管理，介绍如何通过本模块实现对通过与传输盘之间的信息交互实现税控盘及本系统与税控系统间进行信息传递。

3、第10 章是系统管理，介绍了系统操作员所要进行的用户基本信息修改以及导出发票明细等方面的内容。第11 章是窗口，介绍了工具条的管理与使用。第12 章是帮助，介绍了系统帮助文档的使用。关于读者和作者为了使一线的技术人员能尽快掌握本系统，我们在本书中以浅显的语言、丰富的插图直观详实地介绍了该系统的技术架构、系统环境、系统功能和具体操作方法，指出了操作过程中的注意事项。本书由货物运输业增值税专用发票开票系统项目组编写，由于时间仓促，加之开票系统正处于完善优化之中，内容难免有疏漏和不妥之处，敬请读者批评指正。我们衷心地希望本书能对读者了解和熟悉开票系统有所帮助。我们的联系方式：联系电话： 货物运输业增

4、值税专用发票开票系统项目组二一一年十一月第一章 系统概述1.1 实施税控开票系统的意义近几年我国的税制改革取得了很大的成功，税收持续大幅度增长，促进了国民经济的持续、快速、健康发展。但是税收工作中仍然面临着一些亟待解决的问题：各种形式的偷税、骗税、漏税、欠税、越权减免税等现象还比较严重；税务部门内部管理存在漏洞，税收管理手段还比较落后，税收外部环境有待改善。同时随着市场经济的不断发展，货物运输业发展迅猛。但是，由于货物运输业税源零星分散、经营地点不固定，特别是近年来，承包、挂靠等新的经营方式不断涌现，货物运输业税收管理已成为税务部门税收征管中的“难点”。为了解决这些问题，在国税总局的“三个办法

5、和一个方案”和金税三期工程的思想指导下，对货物运输业税收实行信息化管理已经是迫在眉睫的问题。为了配合税控管理系统的推广使用，我们组织开发了自开票系统。它是税控项目的重要组成部分，通过专用的税控盘、传输盘、微机、后台发票打印软件构成一套完整的系统，对货物运输行业的发票打印、税控数据抄报等业务进行有效管理，对数据进行查询、统计，杜绝目前存在于货物运输业中发票管理困难、税款流失严重的现象是税收征管改革以及信息网络技术发展的必然要求。1.2 税控业务流程税控开票业务流程简介如下：1、纳税人购置税控装置按税务局要求，纳税人购买税控盘和传输盘。2、注册登记 税务机关受理纳税人提交有关文书，对其进行审核、批

6、准，在管理系统中登记其基本信息和税务机关核准信息，并对相应税控盘和传输盘进行初始化。3、购票信息写盘 用户登记注册后，还需要购买发票并进行购票信息写盘，才能正常开票。购票信息写盘是对纳税人已购税控发票信息进行确认后写入税控盘或传输盘中。4、日常开票 用户在完成上述流程后，使用本开票系统即可进行正常开票操作。开票周期可以通过税控盘或传输盘回传监控数据来控制。5、纳税人开票信息抄报 到税务机关指定报税时间后，纳税人将税控盘中的开票信息形成抄报数据，用税控盘或传输盘到税务局抄报纳税。6、税务机关接收抄报数据 税务机关从税控盘或传输盘中读出抄报数据，并将监控数据和新的购票信息写入税控盘或传输盘。1.3

7、 程序软、硬件环境安装本打票软件的pc机最低配置：CPU：Pentium III 800MHZ，内存：256M，剩余硬盘空间：50M以上。推荐配置：CPU：Pentium III 1G以上，内存：128M以上。安装软件的操作系统为Windows 2000 / XP。系统的打印功能需要安装Adobe Reader 5.0或更高版本。打印机类型：推荐使用平推式针式打印机，可以使用普通针式打印机。税控盘：税务局认可的税控盘。传输盘：税务局认可的传输盘。1.4 名词术语下面对本文中使用的专用名词作一下解释：1 货运发票本系统内专指全国统一式样的货物运输业增值税专用发票。2 开票系统本文专指税控发票开票

8、系统。3 自开票纳税人指由自开票单位开具货物运输业发票的单位和个人。4 自开票单位指具有自开票职能的主管地方税务局和经省级地方税务局批准的单位和个人。5 税控数据抄报期限指税控器具用户必须在规定时间内将税控器具使用数据抄报传递至主管税务机关，这段规定时间为为税控数据抄报期限，一般为一个月。文中所提的报送期限为税控数据抄报期限的简称。6 所属时间指相关数据形成的起止时间段，一般为“(起始)年月日至(截止)年月日”格式。7 受票单位指货物运输发票的接受单位，一般为发货人及收货人中的实际运费支付单位。受票单位如非增值税一般纳税人，在票面上不做任何标识，如受票单位为增值税一般纳税人，在票面上的受票人(

9、发货人或收货人)识别号打印“”号标识。8 发票税控码（简称税控码）由发票税控盘根据发票上的有关数据生成，以字符形式打印在发票相应区域上，用于扫描认证。9 发票企业端包括自开票企业等。10 发票管理软件（简称管理软件）税务机关对发票税控盘、发票传输盘和税控数据进行管理的软件。11 发票开票软件（简称开票软件）安装在发票企业端，用于开具发票的应用软件。12 发票税控盘（简称税控盘）在发票开票软件的配合下实现发票税控功能的电子装置，能满足税务机关对发票的管理要求，保证发票税控数据的正确生成、可靠存储、防止篡改。13 发票传输盘（简称传输盘）在发票开票软件的配合下，在发票税控盘与管理软件之间完成数据安

10、全传输的电子装置。第二章 系统登录与系统首页2.1开票前准备工作开票员第一次使用本系统，首先从管理员那里获得属于自己的用户ID，才能进入系统。进入系统后，开票员准备好纸质发票，检查本地计算机是否连接好税控盘、打印机，然后就可以进行发票开具，打印发票。2.2 系统登录功能说明：本界面是系统的大门，用户必须输入用户名和口令后，经过验证无误才能进入系统。所有的用户必须经过系统管理员授权。操作步骤：双击桌面上“税控发票开票系统”快捷键图标或点击“程序开票软件”，先出现系统的启动界面，如图2.1-1所示，等待几秒钟后会进入如图2.1-2所示的系统登录界面。在图2.1-2中选择所要使用的发票种类后，输入用

11、户ID及口令，点击【确定】即可进入开票软件首页，如图2.2-3所示。图2-1 开票软件启动界面图2.1-2 开票软件登陆界面图2.1-3 开票软件首页2.3 税控盘口令认证功能说明：进行税控盘口令认证和修改。每次进入系统主界面进行与税控盘相关的操作时，会被提示进行税控盘的口令认证（见下图2-3(a)）。在口令认证中输入认证口令（例如原始税控盘口令：），点击【确定】后税控盘将进行口令认证。图2-3(a) 税控盘认证图2-3(b) 税控盘口令修改页面点击【更改】按钮可以对税控盘进行口令修改。如图2-3(b)。我们在口令认证中输入认证口令（例如原始税控盘口令：），点击【确定】后税控盘将进行口令认证，

12、认证后会给出成功还是失败的提示。注意：税控盘的口令为18位可见字符，修改口令时需要注意。第三章 企业基本信息功能说明：企业基本信息模块的功能主要是查看开票用户基本信息、监控数据和发票使用情况等。企业基本信息模块由用户信息查询、监控数据查询、税控盘使用状况、发票信息查询和打印设置等五个子模块组成。注意：此模块是从税控盘中读取信息的。 各子模块的功能描述如下： 用户信息查询的功能主要是查询开票用户的纳税人基本信息。 监控数据查询的功能主要是查询开票截止日期、单张发票开票金额限额和数据报送起止日期等。 税控盘使用状况的功能主要是查询从数据报送起始日期到当前日期的已开具正数发票累计金额、已开具负数发票

13、累计金额、已开具正数发票份数、已开具负数发票份数和作废发票份数等等。 发票信息查询的功能主要是查询开票用户的发票段基本信息。 打印设置的功能主要是打印机的设置与测试。1、上边界：若打印的数据位置靠上可以增加上边界值，反之减小上边界值。2、左边界：若打印的数据位置靠左，则增加左边界值，反之减小。3、上述设置值的单位为0.1毫米，如上边界 96，即代表0.96厘米。4、点击“打印测试”按钮可以测试打印机的打印效果。5、点击“缺省设置”恢复到软件安装时的打印设置参数。6、点击“其它设置”可以对打印机的其它参数进行设置。7、点击“确定”按钮则保存修改的参数值，并退出界面。8、点击“取消”按钮则不保存修

14、改的参数，并退出界面。9、点击“应用”按钮则保存修改的参数值，不退出界面。第四章 发票开具 注意：打印发票之前，务必先到“打印设置”模块打印测试页，调整页边距，保证各项内容打印在规定位置。功能说明：发票开具模块主要是完成单张正负数发票开具、发票作废、复制开具和批量开具的功能，并打印发票。发票开具模块由正数发票开具、负数发票开具、发票复制开具、发票批量开具、已开具发票作废、空白发票单张作废、空白发票批量作废和发票补打八个子模块组成。各子模块的功能描述如下： 正数发票开具的功能主要是发票内容的登记与打印，同时并把所开具的发票存储到相应的税控盘内。 负数发票开具的功能主要是对已经打印的发票进行发票负

15、数开具操作，以上所有的数据从税控盘内取出并将操作后的信息保存在税控盘中，以保证数据的正确性和安全性。 发票复制开具的功能主要是对已开具过的正数发票复制其发票明细重新开具发票，同时并把所开具的发票存储到相应的税控盘内。 发票批量开具的功能主要是根据一定格式组成的发票明细开具发票，同时并把所开具的发票存储到相应的税控盘内。 发票作废的功能主要是：对已经打印的发票进行作废操作及对未打印的发票（空白发票）进行作废操作。所有操作的数据从税控盘中取出，操作完成后存入税控盘，以保证数据的正确性和完整性。 发票补打的功能主要是对发票因打印机出现故障或其他异常未能打印出来提供补打发票。4.1 正数发票开具操作步

16、骤：1 进入正数发票开具界面：点击菜单栏上“发票开具”“正数发票开具”，或点击工具栏上“正票开具” 图标按钮，即可进入正数发票开具界面。2 填写发票票面信息：该页面中需要输入的内容较多，下面逐项详细说明如下：发票代码：盘内读出。发票号码：盘内读出。开票日期：开票日期为当前日期，系统自动给出，不能修改。机器编号：系统自动默认。密码区：系统自动默认。收货人：手动输入。收货人纳税人识别号：手动输入。发货人：手动输入。发货人纳税人识别号：手动输入。承运人：系统自动默认。承运人纳税人识别号：系统自动默认。实际受票方手动输入。实际受票方纳税人识别号：手动输入。起运地经由到达地：手动输入。费用项目：手动输入

17、。不含税金额：手动输入。含税金额手动输入。运输货物信息：手动输入。合计金额：自动生成。税率：盘内读出。税额：自动生成。价税合计：自动生成。车种车号：手动输入。车船吨位：手动输入。主管税务机关：系统自动默认。主管税务机关代码：系统自动默认。备注：手动输入。收款人：手动输入。复核人：手动输入。开票人：当前登陆人名称，不可修改。3 开具正数发票：点击【开具】按钮，系统会弹出对话框，提示“是否开具发票”，点击【是】，输入的发票信息在合法性检验通过后提交发票明细信息存入税控盘。税控盘接收成功后返回税控码，随即出现发票开具成功的提示：点击【确定】按钮后，按钮【打印】、【下一张】将由灰变黑，如下图所示： 点

18、击【打印】按钮后，系统将套打该张发票。点击【下一张】按钮，就可以开具下一张正数发票了。注意：在“费用项目及金额”栏中增加一条费用项目时，可点击【增加】按钮或者是将光标放在最后一行的“含税金额”框中，按回车键；删除一条费用项目，可将光标放在该行的任意项框中，点击【删除】按钮。4.2 负数发票开具操作步骤：1 进入负数发票开具界面：点击菜单栏上“发票开具”“负数发票开具”，或点击工具栏上“负票开具” 图标按钮，即可进入负数发票开具界面。2 填写发票票面信息：这一部分会出现两种处理方式：第一种情况：如果用户输入的原发票信息还保存在税控盘中，则系统会将其明细数据从税控盘中取出，并显示，让用户确认。在本

19、界面第一行“请输入原始发票信息”中，输入发票代码和发票号码，点击【查询】，原发票明细数据就会显示在界面中，如下图所示：第二种情况：如果用户在界面中输入的原发票信息不在税控盘中，就需要用户手工输入原发票的信息。输入内容和顺序与开具正数发票基本相同。3 开具负数发票：无论在上面的哪种情况下只要用户确定无误后，点击【开具】按钮，系统提示“是否开具发票”，点击【是】，输入的发票信息在合法性检验通过后提交发票明细信息存入税控盘，税控盘接收成功后返回税控码，随即出现发票开具成功的提示。如下图：点击【确定】，回到该发票信息界面：点击【打印】按钮后，系统将套打该张发票。点击【下一张】按钮就可以开具下一张负数发

20、票了。注意：界面中的发票代码为10位的数字，发票号码为8位的数字。用户只能对已开具的正常发票（即正数发票）进行负数发票开具，其他发票（包括已开具的负数发票、作废发票等）不能做负数发票开具操作。负数发票只能跨月开具，不能在当月开具负数发票。抄报期内的数据在抄报后只可开具负数发票。4.3 发票复制开具操作步骤：1 进入发票复制开具界面：点击菜单栏上“发票开具”“发票复制开具”，或点击工具栏上“复制开具” 图标按钮，即可进入发票复制开具界面。2 查询要复制的发票信息：在查询条件中输入相应信息后，点击【查询】按钮，查询结果区域就会显示用户所要的相应发票信息。（注意：如果用户已开具过发票，但查询没有结果

21、时，请先恢复发票明细后再进行相应操作。）例：在上图中若开票起始日期输入2011-10-01，开票终止日期输入2011-10-14，发票代码输入01，发票起始号码输入00000001，发票终止号码输入，点击【查询】按钮，则会出现如下图所示的查询结果页面：3 修改票面信息：在查询结果列表框中“双击”某一条查询结果，则会进入此张发票的明细数据显示页面，在发票明细数据显示页面中可以看到所选发票的票面信息，并且可以修改相应的发票信息。如在上图中双击第一条发票信息，则可看到此张发票的票面信息，如下图所示：在上图中修改相关信息后，按钮【保存】由灰变黑变为可点击状态。点击【保存】按钮即可保存修改后的发票信息。

22、保存后点击【返回】按钮，返回发票查询结果页面。 4 发票复制开具：在查询结果列表区域中选择所要开具的发票记录后，点击【开具】按钮，系统提示“是否开具所选发票”，点击【是】后系统即可复制开具发票，并显示发票复制开具结果清单：上图“发票复制开具清单”中显示了操作结果、新开具的发票代码及发票号码、对应的原始发票代码及发票号码。点击【打印发票】，系统即可将复制开具的发票打印出来。点击【返回】，系统返回发票复制开具查询结果列表页面。4.4 发票批量开具操作步骤：1 进入发票批量开具界面：点击菜单栏上“发票开具”“发票批量开具”，或点击工具栏上“批量开具” 图标按钮，即可进入发票批量开具界面。2 导入XM

23、L文件：点击【导入】按钮，选择已经写好的文件后，导入数据区域就会显示用户所要的相应发票信息：“双击”导入数据，就会显示相应的发票明细：在此页面可以修改相应的发票信息并保存信息，操作类似发票复制开具。3 发票批量开具：在导入数据区域中选择所要开具的发票记录后，点击【开具】按钮，系统提示“是否开具所选发票”，点击【是】，耐心等待，即可出现如下图所示页面：在上图中，拖动滚动条，即可看到发票批量操作是否成功，以及对应的发票代码及发票号码，如下图所示：点击【打印发票】，系统会依次提示把各号码发票放入打印机，根据提示点击【确定】，即可将各发票打印出来。4.5 发票作废发票作废主要分三种情况：已开具发票作废

24、、空白发票单张作废和空白发票批量作废。4.5.1 已开具发票作废操作步骤：1 进入已开具发票作废界面：点击菜单栏上“发票开具”“发票作废”，或点击工具栏上“发票作废” 图标按钮，即可进入已开具发票作废界面。2 查询要开具负数的发票信息：在查询条件中输入相应信息后，点击【查询】按钮，查询结果区域就会显示用户所要的相应发票信息。（注意：如果用户已开具过发票，但查询没有结果时，请先恢复发票明细后再进行相应操作。）在上图中若开票起始日期输入2011-10-01，开票终止日期输入2011-10-17，点击【查询】按钮，则会出现如下图所示的查询结果页面：“双击”查询结果，就会显示相应的发票明细，用户可查看

25、是否为所要开具的发票信息。3 发票作废：在查询结果区域中选择所要作废的发票记录后，点击【作废】按钮，系统出现一系列提示：上图中选择【是】，系统作废发票，并显示“已开具发票作废清单”（如下图），清单中包含了发票代码、发票号码、操作结果及失败原因等信息。注意：如果要作废的发票已经报过税或跨月，就不能作废了。4.5.2 空白发票单张作废操作步骤：1 进入空白发票单张作废界面：点击菜单栏上“发票开具”“发票作废”即可进入空白发票单张作废界面。进入空白发票单张作废界面的同时，系统从税控盘中取出当前发票，核对无误后，确定是否作废。2 发票作废：点击【作废】按钮，系统提示：点击【是】，系统作废发票并提示：

26、4.5.3 空白发票批量作废操作步骤：1. 进入空白发票批量作废界面：点击菜单栏上“发票开具”“发票作废”即可进入空白发票批量作废界面。进入空白发票单张作废界面的同时，系统从税控盘中取出当前发票代码、发票号码。2. 输入要作废的发票段：操作人员输入要作废的发票号码段，核对无误后，确定是否作废。3. 发票作废：点击【作废】按钮，系统提示：点击【是】，系统作废发票并会提示几张发票作废成功，如下图所示：4.6 发票补打 操作步骤：1 进入发票补打界面：点击菜单栏上“发票开具”“发票补打”，或点击工具栏上“发票补打” 图标按钮，即可进入发票补打界面。2 查询所要补打的发票信息：在查询条件中输入相应信息

27、后，点击【查询】按钮，查询结果区域就会显示用户所要的相应发票信息。（注意：如果用户已开具过发票，但查询没有结果时，请先恢复发票明细后再进行相应操作。）在上图中若开票起始日期输入2011-10-01，开票终止日期输入2011-10-17，点击【查询】按钮，则会出现如下图所示的查询结果页面：“双击”查询结果，就会显示相应的发票明细，用户可查看是否为所要补打的发票信息。3 发票补打：选择所要补打的发票信息，点击【打印发票】按钮，即可补打所选择发票。第五章 发票查询功能说明：用户根据不同的查询条件对数据库中的发票数据进行查询。发票查询模块由发票号码查询、开具日期查询、开票人查询、价税合计金额查询、纳税

28、人识别号查询、发票复合查询、作废日期查询和作废人查询等八个子模块组成。 各子模块的功能描述如下： 发票号码查询的功能主要是根据发票代码和号码查询发票的明细。 开具日期查询的功能主要是根据发票开具的日期查询发票的明细。 开票人查询的功能主要是根据发票开票人查询发票的明细。 发票合计金额查询的功能主要是根据发票合计金额查询发票的明细。 纳税人识别号查询的功能主要是根据发票纳税人识别号查询发票的明细。 发票复合查询的功能主要是在一定条件下查询已开具发票的详细内容，它集成了以上几种查询的所有功能。这其中的条件包括开具发票的起始日期、发票代码、发票的起始号码、主管税务机关代码和开票人等等。 作废日期查询

29、的功能主要是根据发票作废的日期查询发票的明细。 作废人查询的功能主要是根据发票作废人查询发票的明细。操作步骤：以“开具日期查询”为例：1.进入开具日期查询界面：点击菜单栏上“发票查询”“开具日期查询”， 或点击工具栏上“日期查询” 图标按钮，即可进入“开具日期查询”界面：2.查询某段时间内的发票信息：在上图中输入开票起始日期及开票终止日期，点击【查询】按钮，在查询结果中即可看到所属时间段内所开具的发票信息，如下图：在上图中“双击”某条发票信息，即可查看此张发票的明细信息，如下图：点击【返回】，可返回查询结果页面。在查询结果页面点击【保存】按钮或按【AltS】组合键，可将查询结果保存为Excel

30、文件。其它各个子模块的查询方式类似。各子模块页面如下图：1发票号码查询界面：2发票开票人查询界面：3发票合计金额查询界面：4.纳税人识别号查询界面：5.发票复合查询界面：6.发票作废日期查询界面：7.发票作废人查询界面：第六章 发票统计功能说明：用户根据不同的统计条件对数据库中的发票数据进行统计。发票统计模块由开具日期统计、收货人统计、发货人统计、承运人统计、纳税人识别号统计、代码统计和实点分析统计等七个子模块组成。各子模块的功能描述如下： 发票开具日期统计的功能主要是根据发票开具的日期统计单张发票金额和日期统计所有发票的累计金额。 发票收货人统计的功能主要是根据给定的条件对收货人统计分类进行各种金额统计。 发票发货人统计的功能主要是根据给定的条件对发货人统计分类进行各种金额统计。 发票承运人统计的功能主要是根据给定的条件对承运人统计分类进行各种金额统计。 发票纳税人识别号统计的功能主要是根据给定的条件对纳税人识别号统计分类进行各种金额统计 发票代码统计的功能主要是根据给定的条件对已开具发票按照发票代码分类进行各种金额统计。 发票实点分析统计的功能主要是根据发票开具的日期统计所开具发票的张数与金额。以上几种统计的条件包括开