佳期酒店商务版说明书.docx

1、佳期酒店商务版说明书佳期酒店管理系统商务版说明书大连梦软电脑有限公司目录3第一章 预定接待.。5 第一节 登入系统.。5 第二节 前台接待.。7 第三节 熟客资料. 12第四节 特殊档案.。14 第五节 报表中心.。15 第六节 和约单位.。16 第七节 客房维修计划.18 第八节 可用房统计.18 第九节 客房状态统计.19 第十节 员工留言本.19 第二章 前台收银.。20 第一节一 客帐处理. 21第二节 应收处理. 26 第三节 信用额度查询.27 第四节 交班处理.28 第五节 恢复入住.29 第三章 客房中心. 29 第一节 实时房态. 29 第二节 客房管理. 30 第三节 客人

2、信息查询. 31 第四节 工程报修及系统快捷键. 32 第四章 夜间稽核. 34 第一节 预定审核. 34 第二节 折扣审核. 34 第三节 换房审核. 35 第四节 酒水审核. 35 TEL:(0411)83071098 4第五节 话费审核.。35 第六节 日结束处理. 36 第五章 营销中心. 38 第一节 基础数据设置. 38 第六章 经理查询. 40 第七章 系统维护. 41 第一节 基础数据设置. 41 第二节 操作员管理及权限设置. 43 第 一 章 预定接待预定接6预定接待也称 “入住登记”, 该子系统是整个酒店前台操作中最重要的功能模块之一。可以说, 前台接待质量的好坏, 直接

3、影响酒店客人的入住率和声誉。 第一节登入系统首先要了解如何进入 佳期 酒店系统,并进入前台登记模块进行操作。因为酒店不同职能部门的操作员都有属于自己相关的职能权限的对应到电脑中就是对应的操作员代码及口令这些代码和口令, 由酒店认可的管理员(超级用户) 统一管理并分配相应的权限。因此, 操作员使用自己的代码及授权口令登录 佳期 酒店系统后, 即可进入权限内相应部门的子系统进行操作。1.1.1 登入系统在操作员的登录画面, 用户必须选择点击所要进入的模块按钮输入自己的操作员工号和口令方可进入系统操作。当用户输入口令时, 系统并不显示所输入的文字, 而以”*” 代替。这样无关人员无法看到所输入的口令

4、字起到了保密的作用。操作方法 1、 在图 1-1-1 中,选择要登陆的功能模块,如”预定接待” （图 1-1-1）2、 双击”预定接待” 按钮,系统核对操作员所输入的的员工号以及口令 (图1-1-2)如下图所示 TEL:(0411)83071098 （图 1-1-2） 操作员登陆界面3. 用鼠标左键点击确定按钮, 无误后即可进入该功能模块( 1-1-3) 图 ( 1-1-3) 预定接待主画面 第二节 前台接7前来登记的客人一般分为三大类: 散客、团体、预定入住。下面将详细的介绍每类客人入住登记的流程以及操作方法。 1.2.1 散客入住登记的流程1. 询问客人有无住房要求及有无事先预订等, 并请

5、客人填写入住登记表; 2. 登录 佳期 酒店系统,进入预定接待模块; 3.按照客人的要求进行选房; 4.选房完毕后,请客人到收银台办理缴纳押金手续; 5.若此时前台没有等待接待的客人,可以录入客人的资料,否则继续为等待入住的客人办理另一张入住登记,详细资料等事后再补。如下图所示TEL:(0411)83071098 图 1-2-1 散客入住登记接待流程 1.2.2 散客快速入住功能说明 8佳期 酒店系统的前台快速登记入住只是给客人办理了入住登记手续, 此时尚未录入客人的详细资料 。佳期 酒店系统可以快速地帮助客人办理入住手续, 待集结在前台等待入住的客人入住后, 再录入客人的详细资料。当然也可以

6、根据前台当时的实际情况, 入住登记和录入资料一气呵成 。操作方法 1. 点击预定接待窗口中的“快速入住”按钮，系统会在屏幕上弹出窗口如图 1-2-2 所示图 1-2-2 散客快速入住窗口 . 2. 在图 1-2-2 中显示都是可用房（不包括锁房），鼠标直接选择客人需要的房间。 3. 若需要在入住登记时同时输入客人资料, 请在选择房间后点确认内按纽. 这样一来, 当用户完成选房操作后系统会退出该窗口。 4. 如果登记时前台等待入住的客人较多, 没有即时录入客人的资料, 可以等前台客人散去后, 进入实时房态中点击客人入住房号进入入住登记单, 进行事后资料补填. 1.2.3 散客资料事后补填TEL:

7、(0411)83071098 功能说明 9在旅游城市或旅游旺季, 酒店的生意通常十分火爆, 前台经常会聚集许多等待办理入住、退房手续的客人, 此时前台工作人员应采取的措施，一般是先办理客人入住登记手续, 等聚集在前台的客人进房后，再补填客人的详细资料.佳期 酒店系统 允许为新到客人办理入住登记手续, 然后继续补填客人的资料; 也允许操作人员分几次将客人资料录入.操作流程 1. 在预定接待系统窗口点击前台接待(或者按小键盘上数字 2),如图 1-2-3 所示. （图 1-2-3）2. 操作员可以通过房间号码或客人姓名来选择须补填资料的客人, 选择后双击, 此时系统会弹出另外一个窗口供操作员输入对

8、应资料,如 1-2-4 所表示.1.2.4 预订散客入住登记的流程操作流程 1. 确定客人是否有预订, 并请客人出示或提供预订资料(如预订单号等); TEL:(0411)83071098 2. 登录 佳期 酒店系统,进入预定接待模块; 3. 在预订列表中选择前来入住的预订客人, 并按客人的要求进行选房; 10 4. 选房完毕后, 如客人尚未缴纳预订金, 请客人到收银台办理缴纳押金手续;( 若酒店无此规定, 则此步骤可省略) 5. 若此时前台没有等待接待的客人, 可以录入客人的资料, 否则继续为等待的客人办理入住登记, 详细资料等事后补填 . 图 1-2-5 预订散客入住登记接待流程 1.2.5

9、 预订散客快速登记入住 功能说明 佳期 酒店系统的前台快速登记入住仅仅是给客人办理了入住登记手续, 尚未录入客人的详细资料. 佳期 酒店系统可以快速地帮助客人办理入住手续, 待集结在前台等待入住的客人散去后, 再录入客人的详细资料. 再录入客人的详细资料当然也可以根据前台当时的实际情况, 入住登记和录入资料一气呵成 . 操作流程 1. 首先在预定接待窗口中，点”前台接待”按钮,点击预定客人弹出接待入住窗口(图1-2-6) 图 1-2-6 预定入住选择 2. 在图1-2-6中,选择客人对应的预定编号以及客人姓名,然后双击该栏,此时系统弹出预定入TEL:(0411)83071098 住窗口,(见1

10、-2-7) 图 1-2-7 预定入住 11 3. 若客人在预订时已经定房, 则图 1-2-7 中会显示出出该预订客人预留的房间, 操作员检查无误后单击”保存”即可, 则该预订客人即入住成功. 4. 订散客快速入住只是给客人办理了入住手续, 并没有录入客人的详细资料, 并没有录入客人的详细资料. 1.2.6 预订团体快速登记入住佳期 酒店系统可以为已经预订的团体提供快速登记入住功能. 团体在预订时,可以预先留房、也可以不留房而在入住时再选定满意的客房. 如果预订团体已经留房, 当该团体抵达后办理入住登记手续时, 前台工作人员可以在实时房态盘直接办理预定入住. 若该团体在预订时没有预留房间, 前台

11、操作员可以在调出该团体的预定信息后, 重新为该团体选择需要的客房.本系统可以自动排房也可以手工来安排房间. 当该团体办理完入住登记手续后,. 前台工作人员可以在工作空闲时间为该团体办理详细资料事后补填工作 . 注意事项: 若在客人入住登记时同时录入客人资料, 请在客人选择房间的同时录人客人资料以及信息; 请在客人选择房间的同时录入客人预计的离店时间; 若已经将房卡或钥匙交给客人, 请尽快为其办理入住登记手续(客人资料可以事后再补填, 但入住手续一定要及时办, 以告诉电脑某客人已经入住某房间)1.2.7 团体快速登记入住功能说明 佳期 酒店系统可以为已经预订的团体提供快速登记入住功能. 团体在预

12、订时,可以预先留房、也可以不留房而在入住时再选定满意的客房. 如果预订团体已经留房, 当该团体抵达后办理入住登记手续时, 前台工作人员可以在实时房态表直接办理预定入住. TEL:(0411)83071098 12若该团体在预订时没有预留房间, 前台操作员可以在调出该团体的预定信息后, 重新为该团体选择需要的客房.本系统可以自动排房也可以手工来安排房间. 当该团体办理完入住登记手续后,. 前台工作人员可以在工作空闲时间为该团体办理详细资料事后补填工作 . 注意事项: 若在客人入住登记时同时录入客人资料, 请在客人选择房间的同时录人客人资料以及信息; 请在客人选择房间的同时录入客人预计的离店时间;

13、 若已经将房卡或钥匙交给客人, 请尽快为其办理入住登记手续(客人资料可以事后再补填, 但入住手续一定要及时办, 以告诉电脑某客人已经入住某房间) 操作流程 1 首先在预定接待主画面中（见图 1-1-3）点击“团队业务”按钮，点击新登记单弹出团队业务登记单，此时系统会弹出团队业务窗口（见图 1-2-8），（图 1-2-8） 团队业务登记单 2. 在图 1-2-8 中用户须首先输入该团体的预计离店时间，系统默认的离店时间是抵达时间的第二天； 3. 在图 1-2-8 区域一内输入该团体的名称、司陪（也称为团长）姓名、联系电话、房间数量等参数； 4. 在图 1-2-8 区域二内输入该团体需要的房间类型

14、、房间数量等参数； 5. 在图 1-2-8 区域三内手工安排分房（在区域二内点自动排房，系统会自动按照需要的房间数量自动排房），用鼠标左键选中一间房，向下拖移鼠标到下方，放开鼠标完成手动分房。 6. 如果用户在选择房间时出现错选情况，那么只需要用鼠标把错误房间号拖回到上方即可，然后操作员可以重新替客人选择满意的房间。 TEL:(0411)83071098 137. 若操作员希望在客人选择房间完毕后直接录入客人资料，只需回到“前台接待”中直接修改资料即可。佳期 酒店系统中的每个团体都有一个公共的团体帐页，而该团体下的每个团员又有其对应的团员个人帐页。系统将默认“房租” 为团付项目，其它消费项目则

15、由团员自理。通常情况下，会议性和旅行社的团体房租及餐饮费均有团体付款，酒店若再向团体客人收取费用显然是不合理的。因此，在前台操作员给团体做消费入帐处理时，需注意将团体的帐务输入团体帐页，团员的帐务输入到团员的帐页中。 第 三 节 熟客资料熟客资料也称为客史记录，它记录着每一位客人在酒店的消费记录。 操作方法 1. 在预定接待模块中（图1-1-3），点击熟客资料进入主画面如下（图1-4-1）；图 1-4-1 熟客资料主截面 2. 如想查询某客人的消费记录，可以在屏幕左下角空白出输入查询条件，可以按照他的姓名、证件号以及客帐号来查询。例如我们查寻客名为“孙晓东“的消费记录，便可以在空白处输入“孙晓

16、东”点查询。出现查询结果。如下图 1-4-2 所示TEL:(0411)83071098 14 3. 双击进入便可查看客人详细的消费数据，包括入住天数、入住时间、累计消费金额等数据。如图 1-4-3 所示；4. 同时本系统可以自行设置查条件进行“模糊查询”在图 1-4-1 中直接点击“查询”按钮，此时系统弹出设置查询条件的一个窗口，如 1-4-5 所示； 图 1-4-5 TEL:(0411)83071098 然后点确定按钮，系统会依照设置的条件进行查询，并且显示出结果。 第四节 特别档案15该模块是录入酒店特殊客人的资料以及信息，比如说，通缉犯、逃帐客人、还有一些酒店的特殊客人等，在预订、接待中

17、，所输入客人的名称都要与特别档案进行对照，如果发现立即警告。 操作说明 1.在图 1-1-3 中，点击“特别档案”（或者按键盘“6”）会出现如图 1-5-1 所示；图 1-5-1 特别档案主截面 如有登记客人的资料（姓名或证件号）和该档案中的资料相稳合，本系统会自动弹出一对话窗口（下图 1-5-2），以提示操作员该客人是特别档案客人。3. 点图 1-5-1 中的“增加”按钮，可以自行增加档案资料和信息。 TEL:(0411)83071098 第五节 报表中本系统提供多达 62 张的统计报表，供查询和打印。 操作说明 1. 在图 1-1-3 中，点击“报表中心”出现如（图 1-6-1）窗口； 图

18、 1-6-1 报表中心 162. 可拖动上下滚动条在查找相应的报表，同时也可以在报表查询处输入报表对应的序号以方便快速查找，例如要查下“在住客人清单”可以输入“12”按回车键，出现下面的窗口（图 1-6-2）。 3.点击窗口上的“检索”按钮，系统会自动统计数据出现报表数据。如下（图 1-6-3） TEL:(0411)83071098 图 1-6-3 在住客人统计报表 如需查找其他相关报表，可以按照以上步骤操作即可。 第六节 合约单17合约单位是指与酒店有某种合约关系的单位。合约单位管理中包含了旅行社和合约单位两种类型的单位，通常旅行社是要向酒店收取佣金的，而合约单位则可享受酒店的折扣。 当合约

19、单位与酒店达成合作意向并签署合同后，酒店就需要将该合约单位的基本情况录入系统数据库，以便系统为该合约单位设立消费帐户供其使用。操作说明1. 在图 1-1-3 中，点击“合约单位”，出现“合约单位”浏览窗口，如图（1-7-1）； 图 1-7-1 合约单位浏览窗口 2. 执行浏览窗口下方 “增加”按钮，打开合约单位增加窗口，如图 1-7-2 所表示 TEL:(0411)83071098 183. 在图 1-7-2 中，逐项录入各资料项目，该窗口中的“累计销费”、“累计次数”、“资金余额”等项目不允许录入，其他项目则作为合约单位签单时依据酒店前台收银人员参考。全部资料录入完成后点击“存盘”按钮保存资

20、料即可。 注意事项： “允许签单挂帐”前可根据实际情况选择是否打勾。 第七节客房维修计划此项功能用于对客房进行计划维修的设置，如果在此处设置了要维修的房间号，在实时房态表中会以相关的图例来显示。如下图 1-8-1 所示 1. 点“新增”按钮，选择房号、输入维修时间以及维修原因，然后保存一张维修单。 2. 如果维修完成，选择维修完成的房号，点击维修 ok。此时房态表中房间的状态变为脏房，以灰色显示。 3. 同时也可查询和打印已处理的维修单，点击已处理，窗口会出现所有已经处理完的维修单，以便查阅。 TEL:(0411)83071098 第八节 可用房统19此模块可以供用户查看不同日期的可用房的数量

21、，在窗口的下面选择起始日期、终止日期，按确定后，系统进行统计，这需要一点时间，然后会显示所选择的日期间的可用房数量等信息。如有进一步需要，可以查询房态预测报表如图 1-9-1 所示 图 1-9-1 可用房查询统计表 第九节 客房状态统此模块用于统计当日的客房状态，如出租房数、空闲房数、自用房数、维修房数等信息，还可以统计出当日的房租总收入以及平均房价。如图 1-10-1 和 1-10-2 示TEL:(0411)83071098 1-10-1 酒店客房统计 1-10-2 出租率统计报表 第十节 员工留言本20该模块可以让员工输入不同的留言信息，供其他操作员或员工查看，如某类通知等,以达到信息共享

22、。如图 1-11-1 所示 图 1-11-1 员工留言信息管理窗口 快捷键说明在预定接待窗口中，F1 房 /房号、F2 新增登记单 F3 复制登记单 F4住、F5 打印 F6 修改 F7 散客转团队 F8 存 F9 制卡 F11-前台接待、F12-实时房态TEL:(0411)83071098 第二章 前台收银 21收银系统担负着整个酒店客人账务管理的重任，是酒店前台系统中最重要、最复杂的子系统之一。收银系统主要含有帐目处理、转帐、催租等功能。 第一节 客帐处客帐处理是前台收银系统的核心，它含有以下子功能项：押金处理、消费入帐、临时帐、客人转帐、冲红/调整、结帐退房等。2.1.1 押金处理如果客人在入住前，未缴纳预订金，那么在前台办理入住登记手续时，那么在前台办理入住登记手续时需按酒店的规定缴纳押金。如 2-1-1 所示 图 2-1-1 押金录入 1. 首先前台收银模块中客帐处理，选择客人的房号或姓名； 2. 在图 2-1-1 中录入付款方式、付款金额以及原始单据号码，确认无误后点“确定”按纽即可。