跟单员的主要工作.docx

1、跟单员的主要工作跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。 外贸跟单员的职责：跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。 外贸业务员的工作内容和职责： 1、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严

2、格参照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的 人签字。如涉及XX模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报 外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。 样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。 2、严格把握“核价单”

3、，精确地报出美金销售价格。一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价 单”。核价单原则上是由计划部提供的。业务员在向计划部索取核价单时，应拿到Excel的电子格式，而不是纸张打印件。拿到计划部提供的核价单后，业务员 应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现一个XX皮康纸的金额为5元，一个XX里布的用量为1米，应立即通知计划部，要求计划部立即改正错误。 当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。 业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的

4、计算方法的公式是否正确。 利润=美金卖价X汇率X0.96-成本 销售利润率=利润（美金卖价X汇率）X100% 美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。 3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。 4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。客户下订

5、单 后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过48个小 时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立 即做两件事：第一

6、，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。 外贸跟单员的工作内容及能力要求一、跟单员的工作内容性质跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。为自己下一步的工作打算.（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。（5）提供服务：产品的

7、售后服务，及对客户的服务。（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：（1）函电的回复：（2）计算报价单（3）验签订单（4）填对帐表（5）目录，样品的寄送与登记（6）客户档案的管理（7）客户来访接待（8）主管交办事项的处理（9）与相关部门的业务联系跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大

8、企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。 二、跟单员的工作特点跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。举例来说：服装跟单员的工作流程如下：一、首先跟单进入工作前需准备以下资料：1颜色原样。2原手感样。3客人确认的小样（也就是工厂第一次打的色样）。4原品质样。5合同复印件（上面有对工厂的质量要求、标准、交期，数量等，跟单可参考）。6以及相关资料。二、工厂打颜色小样：，跟单需做以下事情：1按客供样（原色样）的颜色，要求工厂放小样，放小样必须有书面要求，也就是打色通知书，打色通知书的内容包括（对

9、色光源、色牢度、染化料是否环保、打样版数、打样坯布及大孝打样坯布规格、完成时间）等。2打样坯布：打样坯布与大货一致，杜绝使用其它规格的坯布进行打样，针对大货生产特点，应考虑小样坯布是否进行砂洗或相关处理。3根据打样通知书，正确使用光源（如：D65、TL84、U3000等）避免跳灯现象，提高打样准确率。4根据客人或市场部要求，打样通知书须注明小样大小和版数（印花和色织要注明循环问题，色织小样要附纱样，基本上化纤类染色布都是打A、B、C、D四个样）。5时间要求：染色烧杯样3天，印花样10天，色织样10天，特殊情况酌情解决处理。6文字说明：小样须贴在规定表格内（公司色样卡），根据打样通知书标明色号、

10、色名、编号、送样日期等。7色样卡管理：妥善保管，防止腿色，编号放好，做到用的时候随时能找到。三、中样或大货头缸样（也就是生产大货前的第一次生产试样）：提供中样或大货头缸样（如品质样、手感样、样衣面料等）应同大货一致，在条件许可情况下，应尽量模仿大货生产工艺，对所使用的染化料、助剂以及工艺流程要有记录，特别是面料门幅，要按大货生产程序进行拉幅定型、拨水，对所提供的中样或头缸一定要要留样可查。四、生产大货过程中：1明确要求：明确订单合同的的各项要求，物别是内外质量的标准要求和交期。2制定生产计划：根据服装交期要求，制定面料生产计划以及分阶段的成品数量。同时填写面料组织生产进度表每周或每次有新的变化

11、要及时改动。然后不定时间的向主管部门领导汇报。以传真、邮件形式发给主管。3每道质量进行跟踪，主要注意：是否在规定灯源下对色。小样、确认样或头缸样是否正确一致。色差控制：边中差、头尾色差、匹差、阴阳面色差、缸差等。经纬密、幅宽、色牢度、缩水率、手感、克重、气味等。五、大货检验：4检验标准和方式：按美国AATCC国际标准，十分制与四分制检验方法或公司内部检验标准，而且须根据材料的用途进行不同的检验（比如：尼丝纺，有的客人是用作制雨伞的，这样就要求检验的时候一定要把底灯打开）。5在规定的光源下，以确认样为准，同时参考小样或原色样进行对色，色偏控制在4-5级，不得低于4级，如超标必须进行返藁蛲缎屡髦刈

12、觥?3外观质量：1布面检验：重点检查污渍、纬斜、左中右色差、头尾色差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色花、粗纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、漏胶、胶粒等。2总体检验：幅宽（须量三次，头中尾）、克重（头尾）、经纬密、长度、色差、六、包装要求：根据不同的面料性质，可采用匹装或卷装或塑料袋或蛇皮便袋等包装。而且唛头上一定要注明：款号、颜色、数量、缸号，色号，日期，订单号，卷号等。七、测试样布带回公司进行相关物化性要求测试。八、测试，方可发货（按公司程序要求发至相关工厂或本公司仓库）。九、交期与品质的跟催和检验是很重要的，跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题

13、，如有必要，需向客户或向部门主管反映问题及建议或征求意见(一)进口货物入库、出库 进口货物人库后，跟单员要定期到仓库查库，以确保货物存放完好。为控制经营风险，一般情况下对于进口货物的出库提货，要求是款到发货。买方一次性付款，一次性提货;买方部分付款，部分提货;保证金作最后一笔货款。每笔提货数量由跟单员提出，财务人员审核资金收妥情况进行签字确认，经过经理签字后同意发货。跟单员方可开出库提单通知仓库及提货人。(二)进口外汇核销要求进口企业在规定的时间内(货物进口报关后一个月内)携带进口单据到外管局办理外汇核销手续，杜绝各种形式的套汇、逃汇、骗汇等违法犯罪行为。进口外汇核销的主要单据如下：(1)进口

14、付汇核销单(银行退回的第二联);(2)进口付汇备案表;(3)进口货物报关单正本;(4)进口付汇到货核销表(一式两份，加盖公司章);(5)结汇水单及收账通知单;(6)外汇局要求提供的其他凭证、文件(如合同、发票等)。(三)进口出险、发生质量争议的索赔、理赔1.索赔依据。索赔时应提交索赔清单和有关单据(如商业发票、清洁提单、装箱单/重量单等)。在向出口商索赔时，应提交商检机构出具的检验证书;向承运人索赔时，应提交理货报告和货损货差证明;向保险公司索赔时，除上述各项证明外，还应附加由保险公司出具的检验报告。2.索赔金额。合理计算索赔金额，索赔金额应包含货物的价值、为了弥补(处理)损失而支出的各项费用

15、(如检验费、仓租、利息等)。3.索赔对象。一般而言，索赔的对象主要有出口商、承运人、保险公司等。4.索赔期限。向出口商索赔应在合同规定的索赔期限之内提出。按公约规定，买方行使索赔期限自其收到货物之日起不超过两年;向船公司索赔期限为货物到达目的港交货后一年之内;向保险公司提出海运货损索赔的期限，则为被保险货物在卸载港全部卸离海轮后两年内。一、外贸商品的分类 (一)商品分类及编码协调制度(考点)简称协调制度。国际上，协调制度采用六位数编码。我国在六位数编码的基础上，使用的是十位数编码，前两位码代表章(Chapter)，第三、四位码为商品在该章的位置，上述第一至第四位码称为节(Heading),其后

16、续接的第五、六位码称为目(sub-heading),前面六位码各国均一致，第七位码以后各国可依本身需要而定(美国及加拿大采用十位码，欧共体为八位码)。(二) HS编码中，“类”的编排原则“类”基本上是按经济部门划分的，协调制度将商品分为21类。(三) HS编码中，“章”的编排原则协调制度将商品分为97章。商品原材料的属性原则按商品原材料的属性分类，将不同原料的产品一般归人不同的章内。加工程度的原则章内按产品的加工程度从原料到成品顺序排列。商品的用途或性能的原则注释的原则正确的归类和HS编码十分重要，尤其是要特别关注“注释”中的例外情况。(四)国际危险货物分类凡具有爆炸、易燃、毒害、腐蚀、放射性

17、等特性，在运输、装卸和储存保管过程中，容易造成人身伤亡和财产毁损而需要特别防护的货物，均属危险货物。国际海上危险货物运输规则将危险货物划分9大类24小类，共计2500多种。二、外贸商品归类简介(考点) 1.农产品农产品，即活的动、植物及其产品，它涉及第一至第四类共有24章。但是，以上类、章不包括流动马戏团、动物园中的活动物、木材和专供某些生产行业使用的动、植物产品(如皮张、纺织用原料)，这些货品应归在其他类、章里。2.矿产品矿产品，主要包括处于原料状态或初级加工的矿产品，它涉及第五类共有3章。3.化工产品和高分子化合物化工产品和高分子化合物，主要包括各种各样的化学品及其相关产品和塑料、橡胶制品

18、，它涉及第六类和第七类，从第二十八章到第四十章共有13章。其中，第三十八章和第四十章分别是塑料、橡胶等高分子化合物。4.轻工业产品(1)轻工业产品，涉及第八至十类包括从第四十一章到第四十九章，共9章。主要有第八类(第四十一章到第四十三章)皮革工业的产品，包括生皮、皮革及其制品和毛皮及其制品。(2)有关鞋、帽、伞、杖、鞭及其零件、已加工的羽毛及其制品、人造花、人发制品是在第十二类的，内有4章，从第六十四章到第六十七章。5.纺织服装涉及第十一类的第五十章至第六十三章，共14章。按原料、半成品到制成品顺序排列(如棉花一纱线一普通织物)。在这14章中，可以分成两部分：第一部分从第五十章至五十五章，包括

19、各种纺织原料、纱线和普通织物;第二部分从第五十六章至六十二章，包括特种织物及各种纺织制成品。这一类范围较广，基本上包括了纺织工业上用的各种纺织原料(如丝、棉花、麻、化纤)，也包括纺织行业生产的半制品(如纱线)和制品(如织物及其制成品)。6.陶瓷、玻璃涉及从第十三类的第六十八章至第七十章，共3章。主要是石料、石膏、水泥、石棉、云母及类似材料的制品;陶瓷产品;玻璃及其制品。7.珠宝涉及第十四类的第七十一章，只有1章。主要是天然或养殖珍珠、宝石或半宝石、贵金属、包贵金属及其制品;仿首饰;硬币。贵金属包括金、银、铂及铂族金属(如铱、饿、把、锗、钉)。8.贱金属及其制品涉及第十五类的第七十二章至第八十三

20、章，共有12章(其中1章留空，实为11章)。其中有两个部分。第一部分从第七十三章到八十一章，主要按金属的种类分类(如铁、铜、镍、铝、铅、锌);第二部分第八十二章、八十三章，这两章是按产品的用途来分章列目的。9.机械、电气设备涉及第十六类的第八十四章和八十五章两章，共有2章。除了例外(第八十四章的电子计算机和第八十五章的电动机械工具)，它们各有特点：第八十四章的货品，主要是靠机械能做功的机械、器具及其零件。第八十五章的货品，主要是靠电能做功的电气设备及其零件。10.运输工具及其类似设备涉及第十七类的第八十六章到八十九章，共有4章。每章包括一种类型的运输工具，分别为火车、汽车、飞机、船舶。其中的类

21、似设备，是指集装箱、交通管理用的机械信号及控制装置、降落 伞、码头等。11.仪器、钟表和乐器12.武器、弹药、家具、灯具、艺术收藏品涉及第十九至二十一类的第九十三章到第九十七章，共有5章。其中第十九类只有第九十三章，它包括武器、弹药。第二十类共有3章，包括家具、灯具、活动房屋、玩具、运动用品及其他 杂项制品。第二十一类也只有第九十七章，它包括艺术品、收藏品、古物。进口跟单员要注意以下工作特点和要求： 1、授权有限。即跟单员在进口跟单作业过程中，必须是在授权范围内，不许超越权限。2、复核制约。即跟单员必须认真履行本职的分工安排，接受相互复核、制约的要求，不能因一人操作而失去监督。3、工作报告制度

22、。对遇到的业务问题要及时向业务员及经理报告和反映，不得隐瞒不报，不得拖延报告时间，防止贻误企业处理问题的时机。4、管理深人，全程跟踪，多问多学，知己知彼。勤奋、务实、严谨的工作作风是做好进口跟单工作的重要前提。5、言行得体，处事有度。(一)申请进口许可证的单证 在申领进口许可证的业务过程中，进口商应向发证机关提供的单证主要有：1.填制进口许可证申请表，并加盖进口商的公章(第一次申请进口许可证的进口商，需提供企业批准成立文件的正本复印件、法人代码证书复印件);2.正本合同、确认书或协议;3.出口商的形式发票或发票副本;4.商品的说明书;5.无外贸经营权及经营范围的企业，还需提供主管部门的批准文件

23、。进口商除提供上述一般材料外，申请进口许可证时，对于不同商品、不同贸易方式，还应提供各有关部门的证明文件。(二)申请开立信用证的单证在进口合同签订并生效后，由进口开证申请人按合同内容填写开证申请书，同时提交以下主要单证：1.开证申请书;2.进口许可证;3.进口合同(备查);4.贸易进口付汇核销单;5.企业注册登记文件(备查);6.企业在银行开证认证登记文件(备查)。(三)进口报关通关的单证（略）(四)进口检验检疫的单证对列人出入境检验检疫机构实施检验检疫的进出口商品目录范围内的进口货物(包括转关运输货物)，海关一律凭货物报关地出入境检验检疫局签发的入境货物通关单验放。进口货物检验检疫需要的单证

24、主要有：1.报检委托书和人境货物报检单;2.进口合同;3.商业发票;4.运输单据(如提单、航空运单);5.产品说明书;6.品质保证书;7.装箱单(重量单);8.理货清单;9.检疫证明;10.货物残损单;11.动植物检验检疫许可证;12.入境货物通关单。(五)审单付汇赎单的单证信用证业务中的结汇单证主要是指为解决货币收付而使用的单据、证明或文件，也包括因进口涉及的运输、保险、商检、报关等单证。进口商申请开出信用证，出口商在装运出口后，制作一整套与信用证相符的单证交议付行议付，议付行审单议付并寄送开证行。在一般情况下，开证行付款时要审核其中以下单据，如发现单据表面有不符点，则联系进口商是否赎单。1

25、.商业单据，如商业发票、包装单据(如装箱单/重量单、砝码单、包装说明等);2.货运单据，如海运提单、多式联运提单、不可转让海运提单、租船和约提单等;3.资金单据，如汇票等;4.官方单据，如产地证书、检验检疫证、熏蒸证明、质量检验证书等;5.随附单据，如寄单证明、装运通知、船公司证明、厂商质量证明等;6.保险单据，如保险单、保险证明等。(七)进口付汇核销的单证根据进口付汇核销监管暂行办法规定，进口商“应当在有关货物进口报关后一个月内向外管局办理核销报审手续”。进口商在办理到货报审手续时，一般要提供下列单据：1.进口付汇核销单;2.付汇备案表;3.货物报关单正本;4.付汇到货核销表;5.付汇水单及

26、收账通知单;6.外汇管理机构要求提供的其他凭证、文件。开展进口业务的企业需具备对外贸易经营权，涉及国家指定商品进口的，需事先获得政府有关部门的经营许可，如原油、成品油、化肥、煤炭、危险品、铁矿砂、汽车等商品的进口许可。凡涉及国家指定商品经营的，需按规定办理指定商品经营审批。没有获得批准的企业不能从事这类商品的进口。 一、寻找和选择国外供应商(考点)1.选择进口商和供应地。在商品的生产国或地区内寻找多个供应商，对多个供应商的综合报价资料进行比较分析，确定和缩小供应商范围。2.资信调查及内容。资信调查的内容包括：客户公司的成立年份、经营性质、注册资金、股权结构、经营业绩、经营商品、银行信用、支付能

27、力、员工人数、主要负责人、联系人、联系方式及是否有网站等。3.资信调查的渠道。跟单员要通过各种方式对国外供应商的资信情况进行全面的了解和掌握，要求客户自我介绍、网上搜寻查证、向中国驻当地商务处函电咨询、通过中国银行等机构进行资信调查等，以防止有些供应商资信不佳，利用劣质商品、甚至伪造单据，骗取货款，使进口商受损。4.紧急报告制度。在得知客户发生经营异常或经营纠纷等情况后，跟单员应及时向进口业务经理及公司领导报告，暂停或放缓业务;对于有迹象表明客户将申请破产倒闭的，应立即停止业务，并迅速采取有效的自我保护措施。二、进口商品(设备)业务调查(略)三、申请进口许可证本部分内容太杂，出题可能性不大，唯

28、一一个可能的地方就是申请许可证时的文件，但在所有的其他考试中还没有出现过。 一、进口贸易的分类(熟悉) 进口贸易按其性质、特点、方式等分类有多种划分形式。如有：直接进口、间接进口、第三国转口;一般贸易进口、加工贸易进口;货物进口、设备进口、技术进口;一般关区进口、保税区进口;需要许可证(自动登记)进口、不需要许可证(自动登记)进口;指定商品企业进口、非指定商品企业进口;国家调拨进口、易货贸易进口和专项外汇进口;自营进口、代理进口等。二、进口业务工作流程(考点)进口贸易跟单流程主要环节有：进口业务的交易前准备、进口合同的签订、进口合同的履行、进口业务的后期管理等。在我国进口贸易交易时，最常见的有

29、两种形式：一是通过具有外贸经营权的企业代理进口;二是具有外贸经营权的企业自营进口。 一、进口业务交易磋商的途径(熟悉)进口采购信息发布的途径有：参加国内外交易会，出访，邀请客户来访，利用媒体、网站广告，寄送需求商品目录、样品和询价清单等。进口业务交易磋商的途径有：当面洽商、电话、网上可视电话、FAX、EMAIL等。二、进口合同成立的形式订立进口合同的三种形式。根据联合国国际货物销售合同公约的规定，订立国际货物销售合同的形式可以有三种：即书面形式、口头形式和行为形式。但口头形式、行为形式较难保证进口商的利益，我国进口企业一般不常用。三、合同的主要内容(略)四、合同的变更及保管(略)跟单员工作职责

30、2008-03-26 17:01一 跟单员职责： 1跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。 2同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。 3接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。 4掌握、了解市场信息，开发新的客源。 5做好售后服务。 二跟单员在收到订单后要做的工作： 首先谈接单的方法 1客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。 下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。 2订单的审查 每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。 要分清此单是加工单还是OP单。 3开生产单、流程卡 每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。 4生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。 5