办公及管理自动化系统建设方案.docx

1、办公及管理自动化系统建设方案办公及管理自动化系统建设方案XXX科技发展有限公司年 月 日1. 项目背景2008年是我国“金质工程”建设的重要年份，其办公自动化系统（以下简称“OA系统”）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。随着互联网技术在我国迅速发展和普及，把OA推上一个新的信息化发展台阶数字化办公阶段。随着业务的扩展，公司已经逐步形成集中式办公和远程办公的模式结合，因此，现阶段有必要重新建设一套技术先进，符合当前办公发展需要的办公自动化系统，增强协作，以更大发挥信息技术的优势，进一步提高各个公司行政办公的办公效率。2. 建设目标（1） 实现公司的数据共享，基本解决信息

2、孤岛问题。不同业务的基础数据做到一次录入，跨部门、跨业务系统重复使用；（2） 提供可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务处理的周期，加快公文流转过程，减少路耗、找人、等待等中间环节，保持公务处理渠道的畅通；（3） 打破时空及地域限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公；（4） 通过信息网络平台，提高信息统计和分析的水平，为领导提供准确、实时的预测和决策的辅助支持；（5） 提供完善的信息交流机制，方便公司各部部门和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；3. 建设任务本项目的建设任务包括应用系统开发和实施部署。在总体设计思路上采用集中部署、分布式架构，公

3、司各部门能拥有独立的公文处理子系统，灵活部署，易调整，不受组织机构调整的影响。4. 建设原则OA系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、可扩展性、可维护性等原则。4.1. 先进性应当采用当今主流技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更要考虑系统结构和应用设计的先进性，以适应宏观上业务管理、发展规划和微观上事务办理的需求。4.2. 可靠性系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术，保证系统长时间不间断地安全运行。4.3. 实用性根据业务需求和业务流程，从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。工作流程设计要求简捷流畅，能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况。4.

4、4. 安全性系统建设要符合用户对信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力，确保系统具有严格的身份认证功能，并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。4.5. 易使用性主要体现在两个方面：一是应用界面简捷、直观，尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程，使用户在使用时一目了然，便于快速掌握系统操作方法，特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯，方便非计算机专业人员的使用；二是应提供联机的或脱机的帮助手段。 4.6. 开放性为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标准和国内标准，以利于采用多种先进技术和产品。 4.7.

5、可扩展性该系统是一个不断发展中的应用系统，在系统设计时要考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性；当业务需求、外部环境发生变化时，可以扩展系统的功能和性能。软件设计要简明，各功能模块间的耦合度小，以适应业务发展需要，便于系统的继承和扩展。 4.8. 可维护性系统应具有良好的结构，各个部分应有明确和完整的定义，使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行。5. 技术方案OA具有内部个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、客户管理、项目管理、报表管理、交流园地、公文管理、附件程序和系统管理系等数十个极具价值的功能模块。 将单位内部、分散在各部门和个人管理的文件集中、统一管理在

6、单位内部的信息管理系统中。而且通过菜单、权限构成的信息共享管理机制，使文件的使用更方便，管理更安全。用户登陆成功，进入主界面。在菜单栏中会列出主菜单，用于选择菜单框显示的上级菜单，点击每一项进入该主菜单的子菜单。系统默认的主菜单主要由10大部分组成，分别是个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、客户管理、项目管理、报表系统、公文管理和系统管理。不同角色的用户进入系统后可使用的功能是不同的，用户的角色权限均由系统管理员登录系统后设置。5.1. 个人事务主菜单个人事务是由短消息、公告通知、新闻、投票、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯薄和控制面板子菜单组成。5.1.1. 短消息短

7、消息包括：未确认短消息、发送短消息、已接受短消息、已发送短消息和短消息查询，实现短消息的发送和查询等功能。（1） 未确认短消息显示所有未读短消息的信息。（2） 发送短消息显示编辑短消息界面。点击【发送短消息】即可发送短消息，收信人在30秒内可以收到短消息，并且屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短消息。（3） 已接受短消息显示所有接收到的短消息息。在这里可以回复或删除收到的短消息，也可以点本模块的【删除所有已读短息】或是【全部删除】。（4） 已发送短消息显示所有已发送出去的短消息息。在“状态”列中，显示短消息已查看或是未查看，点【重发】可以重新发送短消息或点【转发】可以转发该短消息。（5） 短消

8、息查询可以设定条件查询历史短消息，可以根据收信人、短消息类型、时间段等对已发信息进行查询。5.1.2. 公告通知 公告通知包括：未读公告、公告通知和公告查询，可以查看已发布的公告通知。（1） 未读公告可以根据公告类型显示未读公告信息。 2、公告通知是查看已发布的公告通知。（2） 公告查询可以按公告通知的格式、类型、标题、发布日期、内容限制查询公告通知。5.1.3. 新闻新闻包括：未读新闻、全部新闻和新闻查询，可以查看发布的新闻内容。（1） 未读新闻显示所有状态为未读的新闻信息。（2） 全部新闻显示所有新闻信息。（3） 新闻查询可以通过输入新闻的发布人、格式、类型、标题、发布日期和内容限制查询新

9、闻。5.1.4. 投票 投票中包括已发布投票和已终止投票两部分，分别显示已发部的投票和已终止的投票。5.1.5. 个人考勤个人考勤包括：上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、加班登记、我的值班和上下班记录，默认显示当日上下班登记。 （1） 上下班登记是在规定时间范围内，可以进行上下班登记，只需点击一下鼠标即可。（2） 外出登记需要填写新建外出登记，填写外出原因、外出时间并选择审批人。填完申请信息后，点击【申请外出】后,等待领导批示，在领导批准之前可以撤销申请。申请人填好后点击【申请外出】，审批人会收到一条短消息息提示，审批人执行了“批准”或“不批准”操作之后，申请人也会收到一条短消息息提示

10、。如果审批人未批准，界面会自动刷新同时申请人要手动删除申请；如果审批人批准，申请人即可离开并在归来的时候记录时间。 （3） 请假登记的界面和操作与外出登记的界面比较类似，点击【新建请假登记】按钮后显示请假登记界面。将请假登记表填写完整点击【请假】。待批准后，即请假成功，同样假期结束后，应该【申请销假】。领导批准销假后点击【请假历史记录】，就可看到以前请假的信息。（4） 出差登记的界面和操作与请假登记基本相同，不同之处在于出差登记需要说明出差地点，点击【出差归来时】不需要领导批准撤销，只是作一个登记即可。（5） 加班登记同样点击【加班登记】，进入新建加班登记界面。将申请加班填写完整后，点击【申请

11、加班】即可，待批准后即申请成功。（6） 我的值班即记录用户的值班信息，还可很据值班类型进行查询值班情况。（7） 上下班记录查询则输入自己想要查看的日期，即可显示本人的上下班记录。5.1.6. 日程安排日程安排包括：我的日程、周期性事务、我的任务和导入/导出四部分。（1） 我的日程默认是以月历的形式显示在界面上，在我的日程中，点击表示日期的数字，进入日程安排管理界面，显示当前日期所建的日程安排记录及新建事务，当日的事务如果完成了，可以点击【完成】。除了可以新建工作事务外，还可以对其进行查询和统计。日程安排查询即可根据日期、优先程度、状态、事务类型、事务内容限制查询，并且可以点击【导出/打印】打印

12、日程安排。日程安排统计结果中，可根据日期、优先程度和状态进行统计并以饼状图显示统计效果。（2） 周期性事务包括：新建周期性事务、周期性事务管理和周期性事务查询。用户可以点击【新建周期性事务】进入新建周期性事务界面，填写详细信息进行保存。在周期性事务管理中显示全部周期性事务的详细信息，可以对其进行修改和删除。在周期性事务查询中，可以根据输入的时间段和事务内容进行查询并显示查询结果。（3） 我的任务同周期性事务相似，包括新建任务、任务管理和任务查询。（4） 导入/导出包括：日程数据导出和日程数据导入。在日程数据导出中可以根据输入查询范围（包括部门、角色和人员）、日期、导出用途、导出内容和事务类型就

13、行导出。同样日程数据导入可以根据输入查询范围（包括部门、角色和人员）、导入文件路径和文件来源进行导入。5.1.7. 工作日志工作日志是一个非常实用的记事工具，是以月历的形式显示在界面上。（1） 最新工作日志即用户可以通过点击【最新】查看最新的10篇工作日志的详细信息。 （2） 新建工作日志即用户在点击【新建】可以新建当天的日志，每天可记录多篇日志，分为工作日志和个人日志。 （3） 日志查询可以迅速找出符合条件的日志，最多可以输入3个关键词，系统进行模糊查询，找出所有符合条件的日志，并可导出为word文档格式。5.1.8. 通讯薄通讯薄包括联系人分组、按姓氏分组、查找（关键字）和管理分组。（1）

14、 联系人分组里的各个组里可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。（2） 按姓氏分组即按姓氏查看联系人信息列表，点击任意一个索引，则列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表。（3） 查找（关键字）即在“联系人查询”中输入查询关键词，系统进行模糊查询。（4） 管理分组可以新建分组，可以对现有分组（“默认”分组除外）进行编辑和删除操作。5.1.9. 控制面板 控制面板包括：个人信息和账号与安全。个人信息包括:个人资料、昵称与头像、自定义用户组和人员关注，用户可以随意设置自己的个人信息。（1） 在个人资料中，用户需要填写自己的基本信息和联系方式等。（2） 在昵称与头像中，用户需要自己的昵称并且上

15、传头像和照片，此外用户还可以设置自己的个性签名。（3） 在自定义用户组中用户可以自己定义组，选择人员时可用。（4） 在人员关注中，用户可以设置自己关注的用户，所关注用户登录该系统时，用户会收到短消息提示。同时用户在这里也可以看到关注自己的用户，大大方便彼此工作。账户与安全包括：我的账户、修改密码和安全日志。（1） 在我的账户中，用户可以查看自己的登录别名、角色信息和管理范围。（2） 在修改密码中，用户可以修改登录密码，查看密码安全状态。（3） 在安全日志中，用户可以查看最近20条安全日志。5.2. 工作流 工作流用于多个人有步骤地填写、上报、审批一个文件。包括新建工作、我的工作、工作查询、工作监控、工作委托、工作销毁和流程日志查询五个模块。5.2.1. 新建工作在新建工作新建流程里，选好流程后，即显示新建工作界面，用户先在左侧选择要新建的工作流程。然后在右侧可以看到相应的流程信息，包括流程设计图和表单模板。点击【新建并办理】，这时进入新建工作界面填写详细的工作信息点击【保存】或根据流程点击【转交下一步】办理工作。对于每一份创建的工作表单用户可以添加附件、打印和设置关注提醒等。5.2.2. 我的工作 我的工作包括：未接收、办理中、已办结、已挂起和全部工作，用户可以根据流程类型、流水号、工作名称或文号查询不同类型工作的详细信息。（1） 在未接收中显示所有未接