《水利工程建设项目档案整编规程》(报批稿).pdf

1、 ICS 点击此处添加 ICS 号 点击此处添加中国标准文献分类号 DB 安徽省地方标准 DB XX/XXXXXXXXX 水利工程建设项目档案整编规程 Regulations on the arrangement of water conservancy construction project archives 点击此处添加与国际标准一致性程度的标识（报批稿）-XX-XX 发布 XXXX-XX-XX 实施 发 布 DBXX/XXXXXXXXX I 目 次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 基本规定.2 5 归档文件及其质量要求.2 5.1 归档范围.2

2、 5.2 归档文件质量要求.2 5.3 竣工图的编制质量要求.3 6 项目文件立卷.3 6.1 立卷原则、流程、方法与要求.3 6.2 案卷和卷内文件排列.4 6.3 案卷编目.4 6.4 案卷装订与装具.5 7 项目文件归档与移交.6 7.1 项目文件归档.6 7.2 项目档案移交.6 附录 A（规范性附录）水利工程建设项目文件归档范围及保管期限表.7 附录 B（规范性附录）案卷编目式样.12 附录 C（规范性附录）竣工图章式样.20 附录 D（规范性附录）工程档案交接单.21 条文说明.22 DBXX/XXXXXXXXX II 前 言 本标准按照GB/T 1.12009给出的规则起草。本标

3、准由安徽省水利厅提出并归口。本标准编写单位：安徽省驷马山引江工程管理处。本标准主要起草人：许实付 何效平 郑小松 邹金中 胡志琴 晁圣红 DBXX/XXXXXXXXX 1 水利工程建设项目档案整编规程 1 范围 本标准规定了水利工程建设项目档案整编规程的术语和定义、基本规定、归档文件及其质量要求、项目文件立卷、项目文件归档与移交等内容和要求。本标准适用于大、中型水利工程，其他水利工程可参照执行。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 10609.3

4、 技术制图 复制图的折叠方法 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 水利工程建设项目 Water conservancy project construction project 指在兴建防洪、除涝、灌溉、发电、供水、水土保持、围垦等项目形成固定资产的活动中，按照一个总体设计、施工，独立组成的，在经济上统一核算，行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。3.2 项目文件 records of project 指项目在前期、实施、竣工验收等各阶段过程中形成的文字、图表、声像等不同形式和不同载体的记

5、录。3.3 整编 arrangement 按照一定的原则，对项目文件进行鉴定、分类、组合、排列、编目、装订，使之有序化的过程。3.4 立卷 filing 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。DBXX/XXXXXXXXX 2 3.5 项目文件归档 filing of project records 指项目设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位提交经整理的全部相应文件；建设单位各部门将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理部门。3.6 项目档案 archives of project 指经过鉴定、整理并归档的项目文件。3.7 项目档案

6、移交 transfer of project archives 指项目竣工验收后，建设单位根据合同（协议）和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门提交有关项目档案。4 基本规定 4.1 项目建设单位对项目档案整编工作负总责，并负责组织、协调、检查和指导各参建单位对形成文件材料的收集、整理、归档工作。4.2 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确各参建单位职责范围内形成的文件材料整理、归档责任。4.3 建设单位、勘察设计单位、施工单位和监理单位应根据本规程要求，负责各自形成的项目文件的收集、整理、归档工作。4.4 项目文件的收集、整理、归档和项目档案的

7、移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。4.5 项目建设单位应根据本规程，结合项目实际，制定更加具体的项目文件归档范围、分类方案和整编要求。5 归档文件及其质量要求 5.1 归档范围 5.1.1 在项目的前期至项目竣工验收等全过程建设活动中，形成具有保存利用价值的不同载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。5.1.2 电子文件的归档应符合 GB/T 18894 的要求。5.1.3 声像资料的归档应符合 GB/T 11821 的要求。5.1.4 项目文件归档范围及保管期限应执行附录 A。5.2 归档文件质量要求 5.2.1 项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表

8、整洁，签字盖章手续应完备，内容必须真实、准确、完整，应与工程实际相符合。DBXX/XXXXXXXXX 3 5.2.2 项目文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图纸应使用激光打印机或喷墨打印机，不应使用色带式打印机和热敏打印机。5.2.3 项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面(297mm210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。5.3 竣工图的编制质量要求 5.3.1 项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位

9、的审核和签认责任。并加盖红色“竣工图章”，式样见附录 C.1。5.3.2 竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，签字（盖章）手续完备，真实反映项目竣工验收时的实际情况。5.3.3 竣工图应编制总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则，各专业目录及编制情况。5.3.4 竣工图的更改要求：a)按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署“竣工图章”；b)一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署“竣工图章”；c)凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过 1/3 的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编

10、号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”，式样见附录 C.2。6 项目文件立卷 6.1 立卷原则、流程、方法与要求 6.1.1 立卷原则 遵循水利工程文件的自然形成规律和专业的特征，保持卷内文件的有机联系，满足案卷的成套性和系统性要求，便于档案的保管和利用。6.1.2 立卷流程 a)收集项目文件，鉴定文件保存价值，审查是否符合归档范围；b)归档文件分类、排序；c)进行立卷、拟定案卷题名；d)案卷编目，装订成卷；e)排列案卷，装盒上架；f)制作案卷目录，编制检索工具。6.1.3 立卷方法 a)项目前期

11、文件应按建设程序、形成单位及有机联系等进行立卷；b)项目管理文件应按项目建设单位成立后的建设管理程序、管理文件内容等进行立卷；c)项目监理文件应按招标标段，结合文件内容或专业、阶段等进行立卷；d)项目施工文件应按招标标段，结合单位工程、分部工程、单元工程或文件内容、专业进行立卷；专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单独立卷。DBXX/XXXXXXXXX 4 e)项目竣工图应按项目、单项工程、单位工程分专业进行立卷；f)项目阶段验收文件应按合同项目、专项工程、阶段工程、单位工程分别立卷；g)项目竣工验收文件应按建设项目、专项工程分别立卷；h)科研课题按项目以阶段立卷；i)成册、成套

12、的项目文件、宜保持其原有形态；j)通用图、标准图可单独立卷或放入相应项目内容文件中合并立卷。6.1.4 立卷要求 a)案卷内项目文件应齐全、完整，签字（盖章）手续完备；b)不同幅面的工程图纸，应统一折叠成 A4 幅面，且符合 GB/T10609.3 的要求；c)涉密项目文件应单独立卷保管，密级变更、解密及利用，按国家有关规定办理；d)案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过 20mm，图纸卷厚度不宜超过 50mm。6.2 案卷和卷内文件排列 6.2.1 项目文件按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列，卷内文件一般应按文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。6.2.2 案卷内管理性文件按问题结

13、合时间（阶段）或重要程度排列。文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印件在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。6.2.3 图纸按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。6.2.4 项目案卷宜按本规范附录 A 的类别和顺序排列。6.3 案卷编目 6.3.1 卷内文件页号编写 a)卷内文件均应按有效书写内容的页面编写页号，页号从“1”开始。各卷之间不连续编页号；b)页号编写位置单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角；。c)成套图纸或印刷成册的文件材料，自成

14、一册的，宜按一册一卷组卷，可不编页号；d)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。6.3.2 卷内目录编制 a)卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合本规范附录 B 图 B.5 的要求；b)卷内目录包括的内容如下：序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从“1”依次标注；文件编号应填写文件形成单位的文件文号、图纸的图号，设备、项目代号，协议、合同编号等；责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替；文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时或题名不全面，应根据内容拟写标题；日期应填写文件的形成日期，一份文件中如有多个单位或人员签署意见形成

15、多个日期，应填写最终日期，竣工图应填写最终审定日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示；页次应填写文件在卷内所排的起止页号；。DBXX/XXXXXXXXX 5 备注可根据实际填写需要说明的问题。6.3.3 卷内备考表的编制 a)卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样应符合本规范附录 B 图 B.6 的要求；b)卷内备考表应标明案卷内全部文件的总件数、总页数以及在立卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；c)立卷人应由立卷责任者签名，立卷日期应填写完成立卷时间；d)检查人应由案卷质量审核者签名，检查日期应填写案卷质量审核的时间；e)互见号应填写反映同一内容不同载体

16、档案的档号，并注明其载体的类型；f)档号填写方法同 6.3.4 中 b)款；6.3.4 案卷封面编制 a)案卷封面应采用内封面形式，也可印刷在卷盒的正表面（封面样式见附录 B 图 B.1。虚线内为提示项，下同）。b)档号应由项目号、类别号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。c)案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称、卷内文件内容概要和文件类型名称等。d)立卷单位应填写负责组卷的单位或部门。e)起止日期应填写案卷内全部文件形成的最早形成日期和最迟形成日期。f)保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。g)密级应填写卷内文件的最高密级。6.3.5 案卷脊背编制 a)案卷脊背印在卷盒的侧面，脊背式样见附录 B 图 B.2 b)案卷脊背应由档号、案卷题名构成，由档案保管单位填写，填写方法同 6.3.4 规定。c)案卷脊背项目可根据需要选择填写。6.3.6 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用 70g 以上白色书写纸制作，幅面应统一采用 A4 幅面。6.4 案卷装订与装具 6.4.1 案卷内文件可整卷装订或以