会议组织与活动管理.pdf

1、会议组织与管理分享Page 2问题：n 1、我们平时主要组织哪些会议？n 2、我们希望通过今天的分享得到什么收获？Page 3会议中，谁最重要？主持人主持人发言人发言人参与人参与人组织者Page 4目标n 从会议组织者的角度了解会议的基本流程n 明确会议组织中的注意事项和基本原则n 分享以往会议组织中的得与失“为更好的组织会议做好准备！”Page 5Contents会议的基本流程1会议组织的注意事项2会议组织的基本原则3突发事件预防与处理4Page 6一、会议的基本流程会前会中会后Page 71、会前准备 会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。

2、无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。“有备无患！”Page 81、会前准备确认会议的基本信息制定会议计划会议布置提出预防措施Page 9 确认会议的基本信息n What 会议主题n When 会议时间n Where 会议地点n Who 参会人员n Why 会议目标n How-how to do 会议形式 how much 会议预算“5W1H”Page 10 制定会议计划u会议议程计划：u主题、主持人、议题、发言人、时间u会议准备计划：u事项、要求、负责人、完成时间Page 11 提出预防措施u人u预防：迟到、意外u财u预防：不足，丢失u物u预防：不足、丢失、损坏Page 12会议的十大

3、要素序号 会议要素 概念 1会议名称 包括：会议主办单位或会议范围、届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的2会议时间 包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间3会议地点 指会议的具体地点 4会议主持者 指主办部门、主持会议的领导人5会议参与者 指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员 6会议议题 会议的主要议题和其他要讨论的问题 7会议的形式 会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商 8会议的文书 包括书面会议通知在内的一切会议书面材料 9会议的结果 会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤 10会议的费用

4、 小型会议是指用于会议的必要支出Page 132、会中执行根据会议计划完成分配的职责；了解会议需求及时提供方便；观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处；相互协助、配合解决突发事件。Page 14会议中可能出现的问题原因具体表现举例时间会议安排在即将午餐时，每个人饥肠辘辘，无心开会。地点场地的隔音效果差，导致与会者分心参与者选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人主持人会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。参会者参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断资料有临时人员增加，资料不够用会议主题开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣

5、告失败。Page 153、会后总结跟进及时编辑会议资料（如会议纪要调整、会议简报）了解参会者的意见和建议（内容/组织）通知未参加会议的相关人安排参会者相互交流的场所和机会；反省会议组织中的收获与不足 优点？问题？原因？下一步计划？Page 16二、会议组织的注意事项5第三方沟通1场地选择2会议通知3会场布置4进程控制6VIP安排Page 171、场地选择n 根据5W1H明确会议的场地要求n 城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境n 根据场地要求和预算列出备选方案n 场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐n 了解周边环境n如：酒店内的其他会议、酒店周围是否有特殊情况、当天当

6、地是否有大型活动Page 182、会议通知n 通知的基本内容：5W1Hn 表明后勤的关联信息：n 食宿安排、交通、后勤联系人n 与会者需要做哪些准备工作：n 会前再提醒n 准备工作、日程等Page 192、会议通知n 通知的形式：n 邮件n 电话n 短信n H5邀请函n 通知的常见附件n 会议资料n 日程表、交通图、参与人名单通讯录n 分房信息、航班及接送机安排、周边景点Page 203、会场布置n 场型的确认n 资料的准备和确认n 打印文件、PPT等n 设备的准备和确认n 投影、相机、音频线、麦克、白板、笔n 其他物品的准备和确认n 横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇Page 21几种常见的会

7、议场型 A.鱼骨型 B课桌式 CU字形Page 22设备的准备和确认XX会议 行政准备 负责人：酒店联系人：时间：地点：一、请确认准备以下教学用品负责人 讲师台1个酒店 白板、白板笔（黑红蓝三色各2）酒店 翻纸板、白板纸40张酒店 无线麦克风2支酒店 投影仪Cylen A4白纸 30 张酒店 资料30套Cylen 学员桌牌（标明学员姓名、公司）Cylen 茶歇酒店 签到表CylenPage 23会场准备课桌课桌Page 244、第三方沟通对象n 酒店n 印刷公司n 培训公司n 航空公司n 旅行社n 公关公司n 关键点n 明确要求n 准确传达信息n 确认信息到达n 确认做到n 确认对口人n 确认

8、关键时点Page 25 充分合作n 酒店能提供哪些免费服务？n 到店的资料发放n 叫醒服务n 资料店内的搬运n 桌牌？Page 265、进程控制n 纪律：n 设定违规的规则n 时间提醒：n 发言时间、休息时间、返回时间n 午餐确认：n 留位确认、时间确认n 物品随检：n 麦克、纸笔、茶水n 关于参会者反应n 对内容、对环境（冷热）Page 276、VIP安排n 会议要求确认n 设备、物品、音乐n 喜好确认n 饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求n 日程安排n 车辆接送、晚餐陪同、出行陪同n 房间确认n 是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常Page 28三、会议组织的基本原则责

9、任到人烂笔头提前复查备份Page 291、责任到人n 明确分工，专人专岗（制订会议/活动分工明细表）n 人人负责就是人人都不负责序号序号工作安排工作安排相关职责相关职责负责人负责人联系方式联系方式时间节点时间节点1会场横幅制作制作会议横幅并安装 2现场拍照会议全程拍照 3发通知通知全体员工准时到场 4会议现场布置 会议室的布置、台卡准备 5投影及音像设备调试投影仪音响、背景音乐的播放、话筒正常使用 6主持人负责主持词撰写和会议主持、会议流程PPT 7礼仪负责颁奖准备工作 会议总协调：Page 302、“烂笔头”原则我所知道的我所知道的我所想说的我所想说的我所说的我所说的他所听到的他所听到的他所

10、理解的他所理解的他所记他所记住的住的他所想听的他所想听的100%90%70%40%10-30%他所接受的他所接受的而且他还会向别人转述而且他还会向别人转述.“好记性不如烂笔头！”Page 313、提前n 确认Deadline（最后期限）、留出提前量n 宁可先预定再取消n 提前做好预案关键点：n 资料准备、酒店预定、借款设备调试、交通Page 324、复查n 自己重复确认n 换人重复确认n 关键点：n 物品准备的重复确认n 关键信息重复确认：时间、地点Page 335、备份n 备不足、备意外n 人n 如：第二个紧急联系人n 财n 留出足够的备用金n 物n 留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏Pa

11、ge 34四、突发事件预防与处理n 你曾经遇到过哪些突发事件Page 35突发事件举例n 主持人迟到n 电脑损坏n 资料缺失n 突发疾病或意外n 停电n Page 36突发事件处理的注意事项n 充分做好会前准备，避免突发意外事件n 如发生意外，首先要做的是：镇定！n 不要抱怨要立即行动n 利用现有资源n 就近寻求支持n 超权限及时请示Page 37总结突发事件基本原则注意事项基本流程Page 38案例一：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门 的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布

12、置不像是 开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的 总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了 为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前 还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在 请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好 临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管 领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。【案例分析参考答案】：如有计划的变动，应及时关注并通知到与会者。【

13、问题讨论】：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？Page 39案例二：一个多变的通知 有一次，某地准备以党委、人民政府名义召开一次全区性会议。为了给有关 单位有充分时间准备会议材料和安排好工作，决定由领导机关办公室先用电话通知各地和有关部门，然后再发书面通知。电话通知发出不久，某领导即指示：这次会议很重要，应该让参会单位负责某项工作的领导人也来参加，以便更好地完成这次会议贯彻落实的任务。于是，发出补充通知。过后不久，另一领导同志又指示：要增加另一项工作的负责人参加会议。如此再三，在三天内，一个会议的电话通知，通知了补充，补充了再补充，前后共发了三次，搞得下边无所适从，怨声载道。【问题

14、讨论】：请你从协调的角度说说怎样才能不出现上述这种情况，从而使工作顺利进行？【案例分析参考答案】一项重要的会议工作应该有一个并且只有一个总负责的，不能是领导就都有权力下达指令，这样会使下属无所适从。Page 40案例三:发放资料的学问 天地石化股份有限公司董事会召开会议，讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书小张负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是小张就未准备他们的资料。不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发

15、表意见,有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。【问题讨论】：你知道应如何发放资料才能避免此类事件的发生?【案例分析参考答案】：按照预计的人数准备资料，先做为备用，如果真如同案例中所说，那么再补充资料是来不及的。Page 41案例四：“时装秀”方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季 新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：1会议名称：“2012XX 服装集团夏季时装秀”。2参加会议人员：上级主管部门领导 2 人；行业协会代表 3 人；全国大中 型商场总经理或业务经理以及其他客户约 150 人；主办方领导及工作人员 20 名。另请模

16、特公司服装表演队若干人。3会议主持人：XX 集团公司负责销售工作的副总经理。4会议时间：2012 年 5 月 18 日上午 9 点 30 至 11 点。5会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装 表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。6会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表、服 装集团产品介绍资料、订货意向书、购销合同。7会 址：服装集团小礼堂。8会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横 幅。搭设 T 型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告 条幅。9会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发 X X 服装集团生产的 T 恤衫 1 件)10 会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安 排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。Page 42【案例分析参考答案】这里缺少一项重要的部分，就是来宾的座位安排，有不同层次的人员出席，位次安排是重要的。问题讨论：小李的会议方案有无改进的地方？Page 43主陪面对门很多时候还可以这么排宴请座次安排：A：