1、采购部门如何管理供应商釆购部门如何管理供应商1.一般情况下,采购人员接到缺料,获取缺料以下基木信息:存 货编码,产品型号,数量。【发布供求信息,XX收录快,权重高,排名前】2.分析缺料信息是否合理,再将订单下给供应商,订单必须含有 以下信息:材料型号,数量,单价,金额,计划到货日期。3.采购审核员按照具体情况进行订单审核4.订单FAX给客户以后,采购人员需要与客户核对采购信息,同 时要求签字回传。采购流程二,跟催:采购订单完毕以后,采购人员按照采购订单上要求的供货日期, 采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。采购流程三,入库:一) .实物入库:收货员收材料之前需核对供应商的送货
2、单是否具备以下信息:供 应商名称,订单号,存货编码,数量;如订单上的信息与采购订单 不符,征求采购人员意见是否可以收下。二) .单据入库:采购人员按照检验合格单,将检验单上的数据入到中,便于以后 对帐。但也存在些问题,表现为:1.外加工的检验合格单没有入库;2. 采购入库订单号和数量比较混乱。采购流程四,退货:采购填写退货单,进行订单退货。五,对帐:一) ,月结表:每个月月初,各供应商将上月月结表送至我公司,采购人员按照 我公司收货员签字的送货单,我公司的入库单据和单价表核对月结 表。目前月结表中出现以下不足之处:无订单号,存货编码,退货数 量,上月欠款余额,发生额至本期欠款余额等信息。二)
3、,增值税发票:校对发票上的以下信息:我公司的全称,帐号,税号,发票上的 材料名称,数量,金额。在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于订单金额,特指一张 订单只有一种材料的情况。六,付款:按照付款周期编制付款计划,安排付款。询价采购是指对几个供货商(一般至少三家)的报价进行比较以确 保价格具有竞争性的一种采购方式。采购流程之询价采购工作流程询价采购流程一、询价准备1、 计划。采购代理机构按照政府采购执行计划,结合采购人员的急需程度 和采购物品的规模,编制月度询价采购计划。2、 组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成,其中 专家人数不得少于成员总数的三分之二,以随机方式确
4、定。询价小组 在成交结果确定前应当保密。3、编制询价文件。询价小组按照政府采购有关法规和项目特殊要求,在采购执行计 划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文 件。4、 询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。5、 收集信息。按照采购物品或服务等特点,通过查阅供应商信息库和市场调查 等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。6、 确定被询价的供应商o询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商中确定 不少于三家的供应商,同时向其发岀询价通知书让其报价。询价采购流程二、询价1、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。2、 递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递
5、交报价函,工作人员应 对供应商的报价函的密封情况进行审查。3、 询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会,确定询价组长,宣布 询价步骤,强调询价工作纪律,介绍总体目标、工作安排、分工、 询价文件、确定成交供应商的方法和标准。4、 询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函,作报价记录同时签 名核对,按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则, 按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准,确定一至二名 成交候选人同时排列顺序。5、询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告,经所有询价小组成员及监督 员签字后,方为有效。询价采购流程三、确定成交商1、 采购人按照询价小组的书而谈判报
6、告和推荐的成交候选人的 排列顺序确定成交人。当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同,采购 人可以依序确定其他候选人为成交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。2、 成交通知。成交人确定后,由采购人向成交人发岀成交通知书,同时将 成交结果通知所有未成交的供应商。3、编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内,就询价小组组成、采购 过程、采购结果等有关情况,编写采购报告。采购流程知识1、尽量收集多一点产品信息:我不熟悉这个产品,但是我 会尽我最大的努力寻找懂得这个产品信息的人,从别人那去学到自 己木来不知道的东西。那怕是一丝丝信息都算是学习和进步。采购流程知识2、做事情要有
7、条理:我基本上会每天记录下来,我所做过 的工作,处理的事,对没有处理好的事,要求次日,或紧接处理, 尽量做到问题不推迟,尽最快解决。采购流程知识3、工作有计划:在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么 事没完成,明天的主要事情是什么,做个计划。很重要的,或事情较多,我会记录下来,逐个处理。采购流程知识4、学会主动与人沟通:经常与车间,仓库,打样车间、品质的相关人员接触,这样便于自己了解产品,跟踪需要,减少工作失误,提高工作效率。采购流程知识5、对工作的难点重点要有总结:对工作中的难点,事后尽量做个简短的书而总结便于自己以后总结经验。要求厂家处服务处理事得交书面说明。采购流程知识6、尽量做好工作总结
8、:对所做的工作,每个月至少做个简短的总结。从工作量、工作内容、完成事项,要事处理,问题解决,工作失 误,工作计划等方面做个简短的总结。采购流程知识7、做好供应商的管理:尽量用条款有效的文件去约束牵制 他们,让他们能主动争取配合我们工作,及时解决问题,让其感受 有压力又有动力。采购流程知识8、要持续对订单的跟踪:工作要有责任心,要严谨,要主 动出击,不要寄希望于供应商肯定没有问题,要及时做好跟催工 作,要分析供应商的每一次看似合理的理由,是否隐藏着丝丝供货 风险或其它东酋。要做好记录,便于查询和统计,及配合相关部门做好工作。采购流程知识9、问题处理:反应要快,汇报要及时、处理问题要敏捷果 断,要
9、有自己较好的处理建议提供,同时能与供应商做个合适的谈 判结论。采购流程知识10、职业习惯:要让自己有一个好的职业习惯,有成本概 念,有利润思维,有风险意识、有统筹能力、有交流沟通好习惯。这些都有助于自己向一个更优秀的采购靠近,做一名真正优秀的 采购人员。采购人员,在进行业务联系时,打业务电话的要点。1、 想好打电话的目的是什么?是询价、是讲价、是订价、是分 析市场变化等。2、 组织好自身谈话内容的概要,做到谈话流畅,语言丰富,用 语专业,亲切自然大方,热情大度。3、 对供应商所销售的这个品种及其它供应商(同种产品)的信 息要了解,以此好回应对方的谈话。4、 要记住对方所销售这个品种现在的大约价
10、格,及你上次所订 购价格,或上次你报给对方你购的价格及你虚拟报给对方的价格。5、 在关心业务的同时,不妨多给予客户出了业务关心外,工作 身体等也做个善意问侯。6、 对新客户多介绍同时展示一下自己公司的实力和优势等。常用物料降价如何采购?如果你是一名采购人员,接到一个客户来电,对方的报价比上次 报价更低了。此时的你接下来会做些什么工作?要确保做好这个品种的采购工 作,为企业降低采购成本!首先应意识到此物料行情下降,价格下 滑。接下会做如下事:1、证实信息的准确性。具体就是去询问你所掌握的所有供此货的供应商,给他们以沟通 方式的形式告知对方别人给你报价,如何如何的合适,价格降了。看他们的反应。2、
11、以订货的形式,强压价谈价,查知真实情况。如果真降了,没有不想有货不做点降价表示出货的商人。3、 找寻此物料的前生原材料,从网上,从前生原材料的商家去 查实是否有降。4、 证实物料价格真是降了。就得做到要这些天勤询价,讲价,了解行情走势,做到需货时能购到最低的价格。5、 如果你暂时不需要这种物料,你也千万别放松警惕,有很多 时侯会出现在降价期间你没购进价格又因某些原因而回升哟!你做 采购的要是错过这种时机购货那就是你的失责。采购应该有觉察物料降中见涨的征兆。6、 勤看报表,了解库存量,少购货,缓购货,保持最低库存 量。7、越是降价时期采购人员应该更有信心购得更低的价格。越是降价,越要讲价还价,压
12、价力度要加大,这时你完全可以这 样规劝你的供应商:今天你这个价格不卖给我,别人先做了,说不定过两三天你的物 料还没找到出路,价格比这个降得更低。没有不心动的。常用物料涨价如何购买?采购最基木的职责就是保证所购产品的质量,和供应商的售后服 务跟得上公司需要的前提下,能购得物美价廉的产品。最有能力体现的就是能把握好采购的度,能做好行情降价和涨价 的物料供应。在大起大落的环境中能为公司降低直接原材料成本,搏得自己的 产品多占领市场份额的机会,就是优秀的采购。涨价的征兆:1、 你打电话给供应商了解情况,供应商表现出惜售的状态。2、 有经常给你打电话询订单的供应商家(有长期业务的商家具 有代表性)。近段
13、时间变得在你的电话铃声中消失了。3、 你要订单,不是价格没给到位,对方对你的需货量打折的情 况下。4、 你供应商对你大叫前生原材料涨得很多,或有什么意外情 况,导致某一种市场走俏的原材料不能生产,或减少。等很多情况下,可能物料要涨价的局势比较大,你作为一名采购 人员就是密切关心行情动态了。证明有涨,要做好如下准备工作。1、分析现在行情涨,是你公司用量的淡季还是旺季,淡季有用就行,不给生产断货,旺季就得确保此时的低成本购进。2、 分析出涨价的具体原因:这种涨势会不会导致求大于供,有 没有人为炒作,就是前生原材料紧张,能紧张多久。还波及的范围有多大,受不受国际因素的影响,与石油,人民币 的兑付等问
14、题关联有多大等到。3、 只有从根木找准的涨势的原因,才能对症想策。4、 信息肯定是知道得越早越好,当然你能下手得越早也越好, 你完全可能在有所觉察的情况下,先与信息不好,或对你公司合作 很好的客户手中购上一担货。这时你可以称你公司的用量加大,什么的,以能购得多点好,最 好是价格不涨,或稍有表示。抓住时机,涨价时有时是需要分秒必争的。5、 涨价要沉得住气,不要一听供应要调价,马上就不知所措, 或者说有的紧跟其上。要灵活运用,多家订购,越俏的货,越不能在一家做,万一供应 商因为特别的原因推辞送货,或不送,到时急得人是你,卖了高价 赚钱的是供应商。6、涨价时订购一定有必要采取多项选择,不要让你对供应
15、商的 信任导致你需要的产品迟迟不能到库,越是涨价,供应商的前生材 料还是紧,说不定供应不可能在你这拿了订单,但是你可能对自己 能不能购上原材料心中一点底都没有。这也很正常。你不耗不起与他们赌或者说事后来处理的,为此越是行情不正 常,采购人员越要警惕小心。一颗红心多手准备,胜多失少。成功采购人员需具备七大要素1.操守廉洁:面对各种供货商,有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱 惑采购人员,以达其销售目的。采购人员若无法把持,可能不自觉掉入供货商的陷井,而不能自 拨,进而任由供货商摆布,到底人类对财富之欲望是无止境的。有一句名言,很值得我们参考,那就是:“做事可以失败,做人 不可失败。”我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱,否则纸包不住火 的,不应得之财富终会被曝光,这种人必遭公司与社会唾弃,而惹 致个人身败名裂。2.掌握市场:流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业,故商品种类 繁多,且日新月异,采购人员必须努力透过各种管道及方式(包含 检讨卖场人员的建议与反应,因为他们最接近客户),了解市场之 需要及趋势,而非坐井观天,如井底之蛙,自以为秀才不出门,能 知
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