教学档案管理实施办法.docx

1、教学档案管理实施办法教学档案管理实施办法根据国家档案法及国家教委、国家档案局联合颁发的教办字（ 87）16 号文件、“27 号令” 、高等学校档案工作规范等法律、法规、规章，结合本校实际，制订此办法。一、教学档案工作的基本原则（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、 图表、声像载体 材料均属教学档案。（二）教学档案工作是搞好教学的重要基础工作之一。 教学档案是衡量我校教学管理水平 和教育质量及教学水平的重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重点。（三）教学档案实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。（四）教学档案和教学档案工作是教学管理的重要组成部

2、分， 必须实行 “三纳入”、“四同 步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教 学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教 学工作与检查教学文件材料形成与积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、 优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案 部门出具归档证明同步。（五）各教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管档案工作， 并配备相应兼职档案 员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并定期整理，向学校档案部门移交。（六）本校各部门， 凡在教学和教学管理活动中产生形成的，

3、 具有查考保存价值的文件材 料（包括底稿），都必须由兼职档案员收集齐全， 按问题分类积存， 于次年 5 月前整理立卷后， 移交档案室统一管理。二、教学档案归档范围的确定（一）凡在教学管理和德、 智、体教学实践各个环节活动过程中形成的， 并对学校和社会 当前与长远具有参考价值和凭证作用的不同载体的文件材料，都应整理、立卷、归档。（二）归档的教学文件材料， 必须遵循自然形成规律， 保持有机联系， 符合教学管理和教 学实践活动的成套性特点、保证完整、准确、系统。三）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等方面，具体范围见教学档案归档范围和保管期

4、限表四）不归档的文件材料：1、上级有关教学的普发的（非专指高校）不办的文件；2、上级有关教学的未定稿的文件；3、重份文件；4、无查考利用价值的事务性临时性文件；5、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；6、校内其他单位发来的文件；7、与校外单位交换来的材料；三、教学文件材料的归档要求与立卷方法（一）形成与积累1、每年开始后，各教务、教学部门兼职档案员应自觉地做好新一年形成积累教学文件材 料的工作，并定期进行整理。2、各教务、教学部门兼职档案员应按文件材料归档范围把应归档的文件材料分为若干类， 并准备好积累用卷宗（袋） ，做好平时归类工作。3、归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签

5、字手续完备。（二）整理组卷1、坚持由教学文件的形成部门立卷归档制度。立卷归档程序可采用党群、行政类档案的 方法进行。由各教务、教学管理部门的兼职档案员负责将积累的教学文件材料整理后向校档 案室移交。2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。（三）归档验收1、由归档人员填写归档说明书。2、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是 否符合要求、标题是否确切。凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。3、移交时填写移交目录。移交目录一式二份，双方各执一份。4、教学文件材料于次年 6 月底归档。四、教学档案的管理（一）分类编号

6、1、根据本校教学档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的三级类目代号简表 教学类一级类目代号： JX教学类二级类目代号：见教学档案分类号二、三级类目代号简表 教学类三级类目代号：同上2、教学类档案档号 = 年度 + 教学档案分类号 + 案卷号 模式如下：19 JX 00 00 1n案卷号按最下位类目流水。 教学管理采用自然年度， 学籍采用入学年级或毕业年度 （届）， 试题采用考试年度，其余采用教学年度（以终止年度作标识）（二）编目1、每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40 毫米处。2、登录教学档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。3、及时将案卷级和文件

7、级数据存贮到计算机中，用计算机进行管理。（三）排架、保管1、按档号顺序排架2、与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按声像载体档案管理实施办法的有 关规定处理。3、保管要求按广东广播电视大学 广东理工职业学院档案综合管理工作规定第二十 九、三十条执行。（四）鉴定和销毁按广东广播电视大学 广东理工职业学院档案综合管理工作规定第三十一条执行。（五）统计按广东广播电视大学 广东理工职业学院档案综合管理工作规定第三十二条执行。（六）教学档案的补充和修改1、各教务、教学管理部门应及时将补充收集到的教学文件材料整理后向校档案室补充归 档。档案室应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充

8、填写。2、凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准，未经批准，不得修 改任何文件材料。五、教学档案的开发利用（一）校档案室应编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、积极为 领导和师生服务。（二）教学档案的借阅按广东广播电视大学 广东理工职业学院档案综合管理工作规定 的第七章及本校制定的档案利用制度办理。六、教学档案工作岗位责任制（一）分管教学工作的校领导的职责1、组织学习贯彻档案法及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本校工 作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面提供条件。2、定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。 （二）教

9、务、教学管理部门领导的职责 1、制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部 门执行。2、加强与学校档案室联系，共同做好业务指导、监督检查工作，保证教学档案质量。3、对本部门管理干部和兼职档案管理员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。（三）本校档案室职责详见广东广播电视大学 广东理工职业学院档案综合管理工作规定的第五条要求。（四）教务、教学部门兼职档案人员职责1、做好本单位教学文件材料的形成积累工作。2、将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时将教学档案向学校档案室移交3、做好暂存放在本单位的教学档案的组卷、分类

10、、编目、登记、保管、利用等工作。暂 存的教学档案，案卷目录应交一份校档案室存查。（五）教研室主任的职责1、负责收集教研室的典型教案、集体备课记录、试题、试卷等，向所在部门兼职档案员 移交。2、督促教师向学校档案部门归档移交各种业务档案。教学类档案归档范围和保管期限表JX11 综 合序号类目名称保管期限1上级下达的有关教学工作的文件材料长期1上级主管机关关于教学改革、培养目标、培养规格学制等方面的指示、永久或规定、办法长期3上级主管机关下达的教育事业计划（针对本校的远规划、年度计划）永久4上级主管机关或有关部门对本校教学的视察、检查、调查所形成的文件长期5上级主管机关在本校召开的教学现场会议形成

11、的文件（1）上级主管机关在本校领导人在会议上的重要讲话材料及照片等永久（2）会议的报告、总结、决议等文件永久或长期（3）会议简报、参考资料短期6校党委（扩大）会议、校长办公室会议有关教学工作的文件材料（1）通知、报告、决议、决定、总结、纪要、领导人讲话、重要的发永久或长期言稿等文件材料（2）一般的汇报材料、讨论未通过的文件、参考资料短期7学校召开的教学工作会议文件及有关资料（1）会议的主要报告、决议、总结、领导人的讲话、纪要、重要的照永久片等（ 2）会议典型材料、发言稿、简报短期8学校向上级机关报送有关教育工作报告、请示与批复文件（重要的）永久或长期9学校编制的教育事业计划、发展规划永久或长期

12、10学校颁发的关于教育工作计划、方案、决议、指示、批示、制度、通永久或长期报、布告、总结等文件材料11学校教学改革方案、总结永久或长期12学校培养目标和教育体制、学制等方面的文件材料永久13教学计划实施方案的请示与批复文件材料长期14教学研究工作计划、开题报告、任务书、合同书、执行情况、研究报告长期及全部原始材料15各类学生人数统计表、报表等资料永久16本校有关教学问题的调查研究形成的文件材料（年度的、典型的）长期17本校举办的非学历教育培训班、进修班、证书班的计划、协议书、合同、长期或情况汇报、总结、各种统计表及考试安排等文件材料短期18历届学生证、毕业证书、结业证书的制发及样本永久或长期1

13、9教学检查、调查材料及总结，评估和各级优秀教学质量评奖材料长期20在报刊和电视、广播电台上发表的反映我校教学工作活动的校外宣传稿长期件、剪报、照片、录音带、录像带等材料21本校所属各部门报送党委、 学校有关教学工作报告、 总结等文件材料长期或短期22教学工作文件资料汇编、汇集长期23有关教学工作问题的来信来访的材料长期或短期24学生运动会材料长期序号JX12 学科、专业与实验室建设类目名称保管期限上级有关学科、专业设置及教学包建设、实验室建设的文件材料学科、专业、教学包、实验室论证、评估、申报、审批材料重点学科、示范性专业、教学包、实验室建设材料学科、专业、教学包、实验室建设计划、情况汇报、简

14、报、总结材料学科、专业、教学包、实验建设统计报表长期永久永久长期永久永久JX13招生序号类目名称保管期限教学机构的设置、调整、合并、撤消、更改名称、隶属关系材料6上级有关招生的文件材料（计划、方案、招生、专业目录等）永久或长期1本校招生计划、规定、生源计划与分布、招生专业、招生简章、专业介永久绍、请示与批复文件等全省招生（新生）录取情况表永久4本校招生（新生）录取情况表永久5新生录取材料及新生名单长期6招生宣传、招生工作总结短期7每年招生录取标准分数线短期JX14 学籍管理序号类目名称保管期限1学籍管理规章制度、学生手册长期2办理毕业证、结业证的规定、办法、安排短期2学生学籍变更材料（休学、转学、退学、复学、升级、留级、插班、保长期留入学资格、开除学籍等）4学生奖励（奖学金、优秀学生、先进班级） 、处分等文件材料长期5学生人数统计报表永 久或 长期6学生学籍材料永久（1）学生学籍卡（2）各类学生花名册（3）学生成绩册（4）办理出国留学证明存根及统计表JX15