外贸英语函电书写格式要求.docx

1、外贸英语函电书写格式要求外贸英语函电书写格式要求 外贸英语函电写作技巧 英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函何处，并为回复提供 _。 很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。 对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。 如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，

2、应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。 英文商务信函中称呼的书写有讲究 在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。 如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To

3、Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager这样的称呼。 如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。 1商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear纯属公务上往来的客气形式。 2写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dea

4、r Tom等。 另外，称呼中还可以出现头衔、职位、职称、学位等，例如：Dear Prof.David Schiller,Dear Dr.John Smith。 商务信函中主题不能忽略 书写商务信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有 Reference Number，就不一定再写Subject。 Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如： INVOICE 12345 Re:Invoice 12345 Subject:Invoice 12345 写出恰当的结尾

5、敬辞 几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。 至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如： 1如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）； 2如果知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Mr.Brown，则结尾敬辞采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。 当然，结尾敬辞还有很多形式，下面是常用结尾敬辞一览表： 1

6、最正式（表示敬意） Respectfully, Respectfully yours, Very respectfully yours, 2正式 Yours truly, Very truly yours, Yours faithfully, 3个人的，最普通的方式 Yours sincerely, Sincerely yours, Very sincerely yours, Sincerely, 4简略式（表示亲密） Cordially, Cordially yours, Best regards, Warmest regards, 不要忽略了英文商务信函中的签名 签名就是发信人所签署的姓名

7、。无论亲自手书还是用计算机、打字机或是由秘书打印的信函，均应在信函结束词下留出的4行间距处签上名字。正式信函若无签字不仅严重失礼，而且不具法律效力。 签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名既要难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。 签名格式和规则有以下一些约定()： 1签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。 2女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。 3当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by,for,perpro或P.P

8、.字样。 浅谈外贸英语函电写作技巧：我们在书写外贸英语函电时, 一定要把握好外贸函电的特点规律, 遵循外贸英语函电的写作原则, 只有这样, 我们才能书写出完美的外贸英语函电, 从而促进交易的顺利进行。 随着经济全球化进程的进一步加快和我国对外贸易的不断扩大, 我国的对外贸易活动日益频繁。作为国际贸易的重要沟通手段, 外贸英语函电在对外贸易中的地位越来越重要。外贸英语函电指在国际贸易交往中应用的信函、传真和电子邮件,是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯手段。它反映了买卖双方所处的不同的文化、社会背景, 代表了双方各自的利益。外贸英语函电的撰写看似简单, 实则不易。它

9、不同于私人信函, 具有更为正式的格式特点和要求, 且有英式和美式的差别。外贸英语函电的质量好坏直接影响到收信人对写信人的第一印象, 甚至影响到生意是否成功。 一、 外贸英语函电的特点 ( 一) 语言规范化 随着对外贸易的日益频繁, 外贸函电的语言越来越规范化, 不仅要求词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯,而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用, 也更为明确。 （二）内容简明化 外贸函电要写得生动、具体和明确, 特别是要求对方做出明确反映的信函, 或是答复对方提出的要求和问题的信函, 或是报盘、承诺, 都要写得清清楚楚、明明白白, 毫无艰涩难懂之处, 使收信人看后不会误解写信

10、人所要表达的意思, 用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。 ( 三) 态度礼貌化 写信要有理有节, 注意礼貌, 不要盛气凌人, 避免命令和粗鲁做到不卑不亢、得体脱俗, 既尊重国际贸易的习惯, 又维护本国利益, 同时还要体谅对方, 要顾及对方的要求、愿望和感情等, 着重正面地、肯定地谈问题, 尽量避免否定地谈问题。 （四）格式规范化 外贸在长期的发展中, 逐步形成了许多约定俗成的同时规范化的国际惯例。外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的 函电文体,具有强烈的商业色彩。其生命力在于与实际商务活动联系在一起, 其语言形式、语言规范等都必须为具

11、体的业务服务, 用词用语约定俗成, 符合国际惯例, 规范化，为世界各国商务人员所公认与接受。 二、 外贸英语函电的写作技巧 众所周知, 写好外贸英语函电必须遵循4 项原则：简洁，准确，得体，礼貌。这也是和外贸函电的特点相吻合的, 具体来说： （一） 把握简洁原则 在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界, 简洁在外贸函电写作中显得尤为重要, 要用尽量少的词来表达完整的意思, 同时内容要完整、准确, 语气礼貌。 （1) 结构应该简洁, 用单词替换词组和定语从句。如:A.We require TV which is of the new type.B.We require new type TV.第二句更

12、加讲究简洁, 第一句显得烦冗累赘。 (2) 适当使用缩略语。在长期的发展中, 外贸行业逐步形成了许多既定的专业缩略语, 准确使用缩略语可减少信件的篇幅, 节省读者的阅读时间。如:A. 国际经济贸易组织缩略语。如:WTO( 世界贸易组织),EEC(欧洲经济共同体), 等等。B. 常用外贸英语缩略语。如:D/P( 付款交单),F.O.B( 离岸价),L/C( 信用证), 等等。C. 常用信函缩略语。 如:CC( 抄送),PS( 附言), 等等。 (3) 内容简明化, 也就是说英语函电的内容应简洁明了。函电的主题应当开门见山地提出, 无需罗列一些繁琐的客套,让人感觉转弯抹角。例如, 给国外客户去函抱

13、怨货物短量, 这时可首先直截了当地告诉对方写此信的目的, 然后列举重要事实、数字证明, 最后在信中阐明你希望收信人为你做些什么。 （二） 把握准确的原则 在经济贸易往来中, 交易各方处于不同的国家和地区, 由于语言文化的差异, 极易产生误解, 而根据国际贸易惯例和法规, 交易双方往来的函电是交易的一部分, 具有法律上的效力, 因此要行文严谨, 措辞准确无误。书写外贸函电, 在词汇选择上, 要遵循选择词义相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则。 （三） 把握得体的原则 外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具, 除了词汇、语法上需要准确无误外, 还要注意表达恰当、得体。 (1)

14、重视文化背景。在跨文化的实际商务活动中, 由于各国的政治、经济环境及传统习俗的不同, 人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异, 不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往, 涉及到不同的文化心理和风俗习惯。这些细节在书写外贸英语函电中要加以注意。 (2) 注意写作的对象。写外贸信函时, 除了注意对方的文化背景外, 还要留意对方是潜在客户、新客户还是老客户, 根据环境、对象, 选用最恰当的言语体式, 以营造和谐的言语氛围, 取得最佳的交际效果。 （四）把握礼貌原则 明智的外贸函电写作会尊敬贸易伙伴, 会从对方的角度看问题, 理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时, 获得对方的好感,

15、促进交易的成功。即使双方在贸易中产生分歧,甚至提出索赔, 在外贸函电中也要有礼貌, 为今后合作打下基础。 (1) 尽量少用否定句。否定往往产生消极的后果。在面对面的商务谈判中, 尚有解释余地。但在写信时, 我们就必须逐字逐句, 认真对待。因此, 我们在写信过程中, 要尽量使语气积极肯定, 避免消极否定。 (2) 使用祈使句和疑问句表达礼貌的语气。写信人在表达自己的观点或向对方提建议时, 常有三种选择: 即陈述句、带please 的祈使句和疑问句。其中, 陈述句过于直白、生硬而不宜使用, 带please 的祈使句语气比较礼貌。疑问句的语气最客气、委婉, 并给对方留有余地。因此, 在语气的使用上尽量使对