Excel在财务工资管理中的应用.docx

1、Excel在财务工资管理中的应用“导入”按钮。8、在“CSV导入”向导中单击“浏览”按钮，在弹出“打开”对话框中找到“OE地址簿.csv”文件并打开。然后单击“下一步”按钮。9、最后单击“完成”按钮即可将在Excel中建立的大型用户联系名单迅速导入到Outlook Express中。这样，你就能够使用Excel强大的数据管理功能来管理你的联系人记录了。学习使用公式-批量计算某一列的数值对某个列进行批量的计算，如果是用手工来做的话，就会非常浪费时间和精力。如果利用公式来计算的话那就方便了很多。现在还不会用公式吗？没问题，下面给我一起做下面这个例子就可以了。问题:在Excel中有一列是所有人的身份

2、证号，现在需要把每个人的年龄计算出来。当然，如果人不是太多的话完全可以手工计算，但是如果有好几百个或者好几千个人哪？也需要完全用手工来计算吗？我们可以利用身份证号里面包含的出生日期进行计算生日。1. 首先把Word中的客户档案全部复制到Excel中生成一个数据库文件。然后在数据库文件中新建一列，并命名为“出生年月”。因为身份证号有15位和18位，为了计算方便，先对身份证号进行排序。2. 用MID函数计算出第一个客户的出生年月。函数表达方式如下:MID（E2，7，2），表示第一个客户的身份证号在E列第二行中，要从这个位置中的第7个文本始返回2个长度的字符。回车确认后，“J2”中的值变为“62”，

3、表示该职工62年出生。接着下拉J2公式复制单元格，快速求出每个职工的出生年月（若身份证为18位，则公式变为MID（E2，9，2）再把J列的格式改为数值型。3. 在D2中输入计算机公式“=108-J2”就可求出该职工的实际年龄。下拉D2中的公式再次复制，近千个职工的年龄就一键敲定。怎么样，是不是很快就计算出了生日?公式解释: Mid函数，用来读取某个单元格里面的数据内容，其中第一个参数的意思是要读取的单元格的位置。比如说我们想读取A列第2个单元格的内容，第一个参数就是A2；第二个参数的意思是读取的起始位置，就是从第几个字开始；第三个参数的意思是共读取几个字符。如何保护你的Excel文件？一个比较

4、重要的Excel文件，所以需要保护。但是有两种保护的含义:(1) 你不希望别人能够打开你的Excel文件，不希望别人能看到你Excel文件中有什么内容。 (2) 你不希望别人都更改你Excel文件中的数据或者内容，但是还是愿意让别人看到你的Excel文件里面的数据或者内容的。针对第一种问题，操作的步骤是:启动Excel，打开相应的工作簿文档，执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框。 切换到“安全性”标签下，在“打开权限密码”右侧的方框中输入密码，按下“确定”按钮，再输入一次密码，确定返回。这样的话这个Excel文档别人不过不知道密码的话就无法打开，当然更无法更改了。第二种问题就比较简单了，步

5、骤是:执行“工具保护保护工作表”，在弹出的对话框里面选择你运行的操作，然后输入密码就可以了。在这种模式下，别人如果不知道密码的话可以打开你的文档，但是无法修改你的文档内的内容。当然，设置密码并不是万能的，也有一些工具可以用来破解你的密码，最快的能在几秒钟之内就完全把你设置的密码给破解出来。也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但 我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel2002中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于 Excel的别样风

6、情。一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企业” 3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击 “允许”右侧的下拉按钮，选中

7、“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”序列(各元素之间用英文逗号隔 开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可

8、。二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常

9、用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于200

10、0元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于 或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，

11、工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。 1.执行“工具宏录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名 如“fuhao1” 并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录 制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏

12、”对话框，输入名称“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工

13、作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。2.执行“视图视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的

14、“打印”按钮，一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。1.执行“格式选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏

15、起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；”(三个英文状态下的分号)。2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。3.执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法