K3采购管理系统培训.pptx

1、金蝶软件（中国）有限公司中山分公司培训中心,采购管理系统培训,K/3工业供需链,采购业务处理,采购管理系统与其他系统的关系：,绿色单据为仓管人员所作,采购管理系统基本业务流程图,日常采购业务流程:,采购部采购员填制采购申请单分管理领导审批采购部采购员依据请购单编制采购订单授权人员审核采购订单并发出,编制采购申请单,审核申请单,编制采购订单,审核订单,订货,日常采购业务流程:,采购货物到货，采购员制作收货通知单收货通知单经主管审核后交库管员库管员验收产品入库,填制入库单仓库主管对入库单审核,编制收货通知单,审核收货单,填制入库单,审核入库单,收货,日常采购业务流程:,财务部门收到发票财务人员将收

2、到的发票与入库单勾对分配采购费用制作采购入库会计凭证,收到购货发票,审核发票,分配费用,制作凭证,收到发票,采购业务总体流程,选单,采购业务处理,采购业务流程为什么会产生不同的采购业务流程？达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种应用流程。企业采购业务的三种主要单据及相关单据：（1）采购订单 采购申请单（2）外购入库单 收/退料通知单（3）采购发票,采购业务类型,我们将采购业务流程归纳为下列几种：货到单未到单货同到单先到货后到退货业务暂估入库 以下我们就按照这五种情况，用案例数据走完每个流程的全部操作,1.货到单未到,案例：采购部采购人员王和于2000/5/2日向新华公司购买Y001杯盖

3、200只，单价1元（不含税）。2000/5/3日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓经检验合格后入库。2000/5/7日新华公司开出增值税发票。案例特点：该业务是货先到采购发票后到,仓库先收到货物入库,收到发票后财务才入帐。（一般是同一会计期间发生的业务）,业务处理流程,采购申请单采购订单采购收料通知单外购入库单采购发票（自动传递到应付款系统）绿色字体的单据为可省略不做,注意要点！,外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，关联采购订单生成时可取到其中的单价信息传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中生成凭证，只能在存货核算系统

4、中做采购发票审核时，如所发生采购业务有运费或采购费用发生，须将费用发票和外购入库单与采购发票进行勾稽审核,相关概念,单据关闭与反关闭关闭表示该单据通过关联、下达等方式，已被下级单据执行完毕。关闭分自动关闭和手工关闭两种，其中自动关闭是在单据关联过程中自动实现的，手工干预的只是手工关闭和反关闭。执行关闭的单据必须是已审核的单据，而自动关闭的单据不能实行反关闭。手工关闭是人为操作的，可以执行反关闭操作。,2.单货同到和单先到货后到,案例：采购部采购人员王和于2000/5/4日向佳和公司购买Y003内胆200只，单价3元（不含税）。2000/5/8日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓检验

5、合格后入库。同日佳和公司开出增值税发票。案例特点：该业务是发票和货物同时到达或发票先到货后到，一般在同一期间内发生。单先到货未到时，企业是不付款的，此时可以将该发票暂放，等货到后一起处理。,业务处理流程:,采购申请单采购订单采购发票采购收料通知单（从采购发票获取）外购入库单 如用户没有采购申请单的程序,则可以省略,相关概念,单据拆分与合并该功能用于解决前期暂估入库单部分到货后的钩稽、或者一张当期单据需要部分记入成本等问题该功能只对外购入库单和销售出库单有效(K39.2发票亦可)拆分和合并条件进行拆分的出入库单必须是已审核、未核销的单据进行合并的单据必须是以前被拆分、未核销且未记帐的子单拆分影响

6、已拆分的出入库单不能反审核母单可拆分无数次，而子单不能再执行拆分操作,3.退货业务,案例：仓库人员赵苍发现2000/5/8日向佳和公司购买入库的Y003内胆100个有质量问题，采购人员决定与2000/5/10日退货。2000/5/12日佳和公司开出红字增值税发票。,业务处理流程:,退料通知单红字外购入库单红字采购发票退料通知单可以省略,相关概念,对等核销该功能主要用于红、蓝字的外购入库单、销售出库单、采购发票及销售发票的核销。对等核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据。对等核销时一次只能选择两张单据进行；但反核销时只需选择一张单据反核销。,4.暂估入库,案例：采购部采购人员王和于2000

7、/5/28日向北新公司购买Y002杯身200只，单价2元（不含税）2000/5/31日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓经检验合格后入库。月底发票未到。案例特点：该业务是货先到采购发票当月无法到达,单货的处理不在同一会计期间内,所以财务上一般当月对其估价入帐，下月初再生成红字冲回凭证。,暂估业务处理流程:,采购申请单 采购订单采购收料通知单外购入库单采购发票（下月做）,注意要点！,对于暂估凭证有两种处理方法:单到冲回即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估凭证月初冲回即不管发票帐单是否到，结帐至下月后系统自动将上月暂估凭证作红字冲销,单到冲回操作步骤,当月将“外购入库单”作估价入

8、帐处理并生成估价入帐凭证。下月发票到后在采购系统补发票并审核。在存货核算系统“生成凭证”中做暂估冲回凭证（红字冲回凭证）。进行“外购入库核算”后，系统将自动生成“补差额外购入库单”。在存货核算系统“生成凭证”中做外购入库凭证。,月初一次冲回操作步骤,当月将“外购入库单”作估价入帐处理并生成估价入帐凭证。下月月初系统在存货核算系统中自动生成“红字冲回凭证”冲销估价入帐凭证。如下月仍未收到发票，月末须在存货核算系统中做估价入帐凭证。发票到后采购系统中做发票并审核生成凭证。同时系统也会在采购系统中自动生成“补差额外购入库单”。,5.受托代销业务（特殊业务）,收到受托商品时，做一张收料通知单，注意存放仓库应当是待检仓销售受托商品时，要从待检仓转出相同数量的商品，先关联（待检仓）收料通知单做外购入库单，入实仓，同时生成采购发票（此发票是与委托方的结算发票），最后还要再做一张实际的销售发票和销售发出单，发到目标客户。当还有受托商品要退回到受托方时，只要再做一张退料通知单，从待检仓发回受托方即可。在仓存系统的虚仓管理业务报表中，通过“待检代管物料收发台帐”可以查看到受托商品结余的情况。,相关概念,下推式单据关联就是在源单据的序时簿上自动生成目标单据。单据传输采用主动方式传递，有利于缩短事务处理时间，简化用户操作。下推式单据关联模式适合业务流程简单明晰、或业务需要强制性管理的用户使用。,