行政机关公文写作与处理(考).pptx

1、行政机关公文写作与处理,邓朝华,国家行政机关公文,指国家行政机关在依法行使职权的行政管理过程中，处理日常事务时使用的一种具有规范体式的重要文字工具。,公文处理：,是指对公文的撰制、传递、处理与管理，是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现 其管理职能和重要形式。拟写制作处理传递保管提供利用监督控制和组织管理,广义的公文,通用公文,专用公文（外交、军事、司法等）,狭义的公文法定公文（国家行政机关公文中国共产党机关公文）,党政机关、社会团体、企事业单位等,事务文书（计划、总结、调查报告、简报等）,一、中国共产党机关公文处理条例（中共中央办公厅1996年5月3日印发）二、国家行政机关公文

2、处理办法（国务院二OOO年八月二十四日发布）三、中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式（国家质量技术监督局1999-12-27发布 2001-01实施）,公文的分类一、根据公文的地位划分 法定公文普通事务性公文二、根据公文的适用范围划分 通用公文（法定公文、事务性公文）专用公文（外交、司法、军事公文等）,三、根据公文的作用划分规范性公文：条例、规定等指挥性公文：命令、指示、决定、批复等报请性公文：报告、请示等公布性公文：公报、公告、通告等知照性公文：通知、通报等商洽性公文：函记录性公文：会议纪要兼容性公文：意见,四、根据公文的行文方向划分上行文平行文下行文五、根据公文制发机关的性质划分党

3、的机关人大机关行政机关政协机关人民团体企事业单位公文六、根据公文办理的时间要求划分特急紧急常规公文七、根据公文的秘密程序划分普通公文秘密公文机密公文绝密公文,秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。,注：机密件、绝密件必须编份数序号。,五、公文文种的规范,国家行政机关公文处理办法 命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（13种）,“令议决意加两告，两通报请批

4、函要”,（国务院二OOO年八月二十四日发布）,中国共产党机关公文处理条例 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要（14种）,“两决指意通两报，报请批条规函要”,（中办1996年5月3日印发）,党政机关通用公文：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要（9种）,党委机关专用公文：公报、指示、决议、条例、规定（5种）,国家行机关专用公文：命令、公告、通告、议案（4种）,六、公文格式规范,公文格式的具体项目：眉首：（文头，在红色反线上方）印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人,1、公文份数顺序号 7位数（机

5、密、绝密件才标注）2、密级和保密期限（秘密、机密、绝密 1年）3、紧急程度（急件、特急；电报：特提、特急、加急、平急）4、发文机关标识 XXX人民政府文件 XXX人民政府 5、发文字号：发文机关代字（渝府发）、年份 1992、序号（联合行文只标主办机关的发文字号）6、签发人（只有上行文才标注，请示应在附注处注明联系人姓名和电话）,_,份数顺序号,密级,紧急程度,发文机关标 识,发文字号,重庆市教育委员会,重庆市文化局,重 庆 市 公 安 局,文件,渝教发20041号,联合行文,关于的通知,：,重庆市人民政府文件渝府文20033号 签发人：王鸿举重庆市人民政府关于XXXXXXXX的请示国务院：X

6、XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX,主体（红色反线下方，主题词上方）,标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注,1、标题（位于红色反线空两行之下）：三要素：发文机关、事由（关于的）、文种 XX县人民政府关于加强夏季防火的通知,病例：关于举办公文写作、公文处理培训班 的通知关于二OO三年工作总结汇报 XX局关于小汽车问题的请示,文章的标题除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。,2、主送机关（全称或规范化简称、统称）注：公告、通告、通报等属周知性的公文，没有主送单位。3、公文正文：首页必须显示正文4、附件 附件是正文内容的组成部分，与公

7、文正文一样具有同等效力。5、成文日期（行政机关公文用汉字，党委系统用阿拉伯数码标识；法规性公文的成文时间一般在标题下方正中，并加一圆括号）,成文日期确定的原则：（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；（2）领导签发的，以签发日期为准；（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；（4）法规性文件以文件批准日期为准。7、附注（请示需在此处标明联系人姓名、电话）,6、公文生效标识 公文除会议纪要、印制有特定版头的普发性公文和以电报形式发出外，均要盖印章。行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。

8、,版记：1、主题词（35个）类别词类属词文种例：某师范学院关于加强重点学科建设的意见 教育 院校 学科建设 意见2、抄送机关3、印发机关和印发日期,（正文略）附件：XXX（重庆市人民政府印）二OO五年一月九日（联系人：XXX 电话：XXXXXX）,主题词：XX XX XX 抄送：国家发改委，财政部。市政府办公厅印 2005年1月10日,三、公文行文规范,（一）公文的行文关系1、隶属（上下级）关系（国务院市人民政府沙区人民政府乡镇人民政府）2、指导关系（人事部市人事局区人事局）3、平级关系（市人事局市卫生局 区交通局镇政府）4、不相隶属关系（某大学区政府、区政府区人大）双重领导关系：区地税局,区

9、人民政府,市地税局,（三）公文行文规则1、依据隶属关系行文的规则（党政分开行文）2、上行文的规则（1）要单头主送，不要多头主送（2）要逐级行文，不要越级行文（3）要向机关行文，不要向领导者个人行文,（4）请示的行文规则一文一事，不能一文数事；请示可以抄送其他上级机关，但不得同时抄送下级机关；请示与报告不能混用，不得在报告中夹带请示事项。,3、下行文的规则（1）按照职权范围行文（2）部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文,4、联合行文的规则（同级或准同级）（1）同级党政机关、同级党政各部门、上级党政机关各部门与下一级党政机关可以联合行文；（市委与市政府、市委组织部与市人事局、市文化局与

10、某区政府）（2）党政机关及其部门与军队及其部门可以联合行文；（3）党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。,5、抄送的规则（1）公文内容涉及主送单位以外单位工作职责的，公文中需办理的工作要主送单位以外单位协助、配合办理的，应抄送相关单位；（2）向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关；（3）受双重领导的机关、单位向一个上级请示，应抄送另一个上级机关。向受双重领导的下级机关、单位行文，必要时应抄送另一上级机关；（4）批复某一机关、单位而要求其他单位也依照或参照此批复精神办理的，应抄送有关单位；（5）因特殊情况必须越级行文时，应抄送被越过的上级机关。,四、公文中运用数字的

11、规范原则：公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组（短语）、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。,1、统计表中的数值必须使用阿拉伯数字。如：48-35 5%1/3 1：52、公历世纪、年代、年、月、日、时、分、秒必须使用阿拉伯数字。如：20世纪 80年代 2005年10月12日9时0分0秒3、表示物理量或非物理量使用阿拉伯数字。如：80km(千米）60g（克）21万元 10人 25岁4、阿拉伯数字收写的纯小数必须写出小数点前定位的“0”。小数点是齐底线的黑圆点。如：0.46不得写成.46或046,5、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语

12、或具有修辞色彩的词语中作为词素的数字，必须使用汉字。如：一律 十滴水 星期三 五四运动 九三学社 十月革命 七上八下 十六届五中全会6、相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。如：二三人 三五天 四十五六岁 一千七八百元7、带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。如：几千年 十几天 几十万分之一,公文的语言规范,准确、简洁、庄重、规范,准确：概念准确，避免歧义；措词得体，防止误用；把握分寸，褒贬得当；前后照应，杜绝矛盾；细心检查，排除错漏。如：1、没有能源的开发和交通运输业的发展，工业的发展是不可想象的。2、这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的。,

13、简洁：语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。如：可以不可以，请马上批示意见可否，请即批示 在处理公务的记录里在案 收到了，知道 了收悉 为了这个目的为此,开门见山，不玩文字游戏；使用规范化公文用语，不用文学语言，不使用夸张、双关、隐喻；使用规范化简称；多用陈述句、祈使句；慎用多义词。,庄重：公文语言必须文雅庄重，严肃认真，不能油腔滑调，胡吹瞎侃。,1、把握文体特点，把准文章语言基调。命令、决定、决议庄重严肃；法规讲求严谨、确切、利落。2、注意接受心理。上行文尊重而不阿谀讨好；下行文谦和但不失度；平行文以诚以礼相待，多商量，不打官腔，互相尊重。,规范：讲“普通话”，不说“方言”。,使用规范的现代

14、书面语言；使用规范的词语；使用规范的文字；正确使用标点符号。,判断正误1、重庆市财政局可以与渝中区人民政府联合行文。（）2、正式公文均应标注签发人。（）3、请示在主送上级机关的同时，可以抄送下级机关。（）4、下级机关政府可以向上级党委请示。（）5、向上级党的机关提出建议可以使用报告。（）6、某市第一港埠公司向兄弟公司行文，标题是关于请归还所借一号浮吊船的通知。（）,判析题1、按行文关系分，公文可以分为上行文和下行文两大类。2、会议记录和会议纪要均属于法定公文。3、凡请求批准事项都要使用“请示”。,行政机关公文的主题,公文主题是公文中贯穿的基本观点、主张或意图，是公文内容的核心部分，是公文的“灵

15、魂”和“统帅”，是写好公文的关键。,公文主题确立的原则,一、正确 二、鲜明三、集中 四、新颖,公文的材料 公文材料是写入公文中用来说明行文机关的意图和观点的，它是包括具体事实、背景、根据、数据等的统称。,材料的选择准确性典型性新颖性,行政机关公文的结构开头-主体-结尾(凤头、猪肚、豹尾),开头：说明发文的根据、原由和目的。主体：表述公文的主要内容，要求观点鲜明 正确，提出的意见措施得当，脉络清晰。结构：并列式递进式连贯式结尾：发出号召，提出希望或要求。,行政机关公文的语言与表达,公文语言的特征 准确性简洁性庄重性规范性公文的基本表达方式 记叙说明议论,请示的写作,一、概念 适用于向上级机关请求

16、批示、批准。,二、请示的分类请求解决问题、请求审批事项、请求解答指示,三、请示的写作标题请示的理由请示事项结尾,关于增拨教学设备款的请示区教委：在新的世纪里，为贯彻党和国家全面推进素质教育的精神，落实小平同志“学习计算机，要从娃娃抓起”的指示，改变学校计算机设备严重不足且落后的现状，我校拟于今年下半年新建微机室一间，配备型计算机60台，加上服务器、空调及其它网络设备，预计约需资金40万元。为此，特恳请教委给我校增拨30万元教学设备款，不足部分经费由我校自筹解决。请予批准。附件：微机室建设预算表（小学印）二OO二年三月二十日（联系人：电话：）,通告的写作1、适用范围 适用于公布社会各有关方面应当

17、遵守或周知的事项。2、分类：（1）法规性通告（2）事项性通告。3、写作：标题正文落款正文 开头：依据、要阐明原因或目的、意义 主体：具体事项，要清楚写明需要遵守或周知的事项。,报告的写作,一、概念 适用于向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。二、分类按性质分：呈报性报告和呈转性报告（以上报告如无不妥，请批转有关单位遵照执行）按内容分：综合报告和专题报告,三、写作：标题、原由、主体、结尾,原由：简要说明行文的原因目的和根据。,主体：报告的正文和核心,汇报工作：工作的内容进展情况采取的措施取得的成绩存在的问题下一步工作的打算,反映情况：问题的表现形式存在的问题的原因及

18、其危害解决的办法,综合报告的写作要求：第一、“点”“面”结合 第二、“详“略”得当 第三、处理好“事”与“理”的关系,专题报告的写作要求：第一、速度要快 第二、内容要专 第三、情况要实 第四、篇幅要短,关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告国务院：根据国务院领导同志的指示，国家计委经商教育部，组织各地开展了农村中小学收费的专项检查，并于11月89日召开座谈会，听取了部分省（区、市）的汇报。据不完全统计，各地共检查农村中小学近2万所，查出违规收费金额2亿，已纠正处理6836万元，其中退还学生5800万元，收缴财政850万元，罚款186万。现将有关情况报告如下：一、农村中小学教育收费存在的主要问

19、题（略）二、农村中小学乱收费产生的原因（略）三、治理农村中小学乱收费的对策（略）特此报告。（国家发展计划委员会印）二OOO年十一月一日,通知的写作,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,特点：发布性、指示性、中转性、周知性,分类：指示性通知批转、转发性通知知照性通知,指示性通知：是下达指示，布置安排工作任务所使用的通知。如：国务院关于进行第五次全国人口普查的通知 国务院办公厅关于切实做好扶贫发工作的通知这类通知还包括发布（印发）性通知。如：国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知 教育部关于印发幼儿园教

20、育指导纲要（试行）的通知,批转、转发性通知：批转性通知用于批转下级机关来文。这类通知由批转语和被批转的来文两部分组成。如：国务院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度的改革意见的通知转发性通知用于转发上级机关和不相配隶属机关来文。这类通知由转发语和被转发的来文两部分组成。如：国务院办公厅转发农业部等部门关于2002年减轻农民负担工作意见的通知,知照性通知：用于行政机关职能部门向下级或有关单位通知传达事项。1、事项性通知：就管理体制、组织机构、工作分工、启用公章、节假日放假等事项向有关单位发出的通知。2、会议通知,任免通知：公布人事任免事项。,通知的基本结构和写作标题主送机关正文落款,正文的结构大

21、体有三种：总分式归纳式篇段合一式,会议通知的写法：召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议报到时间和地点、要求（如需要准备的材料、不得缺席等）。,通报的写作一、概念 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。二、种类（一）表彰性通报（二）批评性通报（三）情况通报,三、通报的写作 标题正文,表彰性通报正文的写作：概括介绍先进事迹分析其典型意义并评价表彰决定提出希望和发出号召,批评性通报正文的写作：情况概述分析原因处理办法提出要求,情况通报正文的写作：通报的相关情况分析情况和提出要求,上海市 区教育局党委关于给予同盗窃歹徒顽强搏斗的计 记功表彰奖励的通报局属各单位党总支、支部

22、：我区 中学党支部委员、人事干部计 同志，冒着生命危险，与盗窃歹徒顽强搏斗，保护了学校财产。这种精神，值得全体同志学习。19 年7月4日0时15分，睡在教学楼单人宿舍的计 被楼上传来的响声惊醒发现一歹徒已打开储藏室的门，正准备偷计 不顾个人安危，冲上前歹徒击伤计的头部，计 仍继续与歹徒搏斗近10分钟歹徒乘机逃走。计 为了保护学校财产，把个人安危置之度外，敢于挺身而出，勇斗歹徒，表现了见义勇为、热爱集体的高尚品质。根据上海市国家机关人员奖惩试行办法规定，经7月5日局党委研究决定：给予计 记功奖励，并通报表彰。希望广大干部和教工，特别是共产党员，要很好地向他学习。现已放暑假，要求各校切实加强保卫工

23、作，以确保学校财产的安全。（印章）19 年7月5日,函（适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等）,特点：1、行文关系多样 2、使用范围广泛 3、篇幅短小、写法灵活,函的分类：1、商洽函 关于请求代培统计工作人员的函 2、询问与答复函 关于调查电教教材编制情况及今后设想的函关于的 复函 3、知照函 国务院办公厅关于毛产销和质量等问题的函 4、请求批准函 关于请求增加高级讲师指标的函,函的写作标题发文字号主送机关正文落款,正文：开头：应阐明行函的原因、目的或依据。主体：应阐明行函的事项，即商洽、询问、请求批准或答复的事项。结尾：请求批准函：请审核批准、望予批准为荷

24、 询问函：请即函复、盼复、望早日函告 答复函：此复、特此函复,某省国家安全厅关于请求批准录用2001年大学毕业生的函省人事厅：根据省委组织部、省人事局关于 通知（人20019号）规定，我们对拟录用到我厅机关工作的应届大学毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大学毕业生24名。现将有关录用审批材料报上，请审批。附件：录用审批材料24份 某省国家安全厅印 二OO一年十月二十日,意见的写作 适用于对重要问题提出见解和处理办法。,分类：一、指导性意见：这是布置和指导工作的下行文。用来布置工作，阐明工作的指导原则，提出见解、办法、措施和要求。如中共中央 国务院关于做好20

25、01年农业和农村工作的意见二、呈报性意见：这是向上级领导机关呈报的上行文。分为：（一）建议性意见就重要工作、重大问题向上级机关提出见解和处理办法，为领导机关决策服务。如：某省农委报给省政府的关于在“十五”期间实施“百万亩保护地发展计划”的意见,（二）呈转性意见是业务主管部门主本部门主管的工作提出意见、建议，呈报给上级机关，由上级领导机关审定同意后，批转给有关单位贯彻执行。如：公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革的意见，呈报给国务院，经其审定同意后批转通知行文，要求各省、自治区、直辖市人民政府执行。三、参考性意见：就重要工作向业务主管部门和有关单位提出建议及处理办法的平行文。其意见供对方参考。如

26、：某省人民政府办公厅关于对加强嫩江松花江近期防洪建设若干意见修改的意见,意见的写作标题主送机关正文（前言、主体、结尾）,会议纪要的写作,适用于记载、传达会议情况和议定事项。特点：指导性纪实性概括性分类：决议性会议纪要这类会议纪要是与会人员经过讨论协商，对某些事项作出决定，需要有关单位遵守和贯彻执行。如：国务院贫困地区经济开发领导小组第七次会议纪要情况性会议纪要这类会议纪要把会议的基本内容、有关信息通报出去，或公开发表，使人们了解会议的主要情况。如：税收是宏观调控的重要手段实施税收征管法及其细则理论座谈会纪要,会议纪要的写作标题：三要素齐全 会议名称+纪要时间：一般标注在标题的下方，居中，用圆括

27、号括住。正文：开头（会议的概况：会议的目的、根据、时间、地点、名称、参加人、主持人、主要议程、结果、基本评价）主体（会议研究讨论的意见，会议的基本精神和形成的决议、决定等）结尾（用鼓动性和号召力的语言作结束语）,会议纪要与会议记录的区别,一、会议纪要是正式的公文文种，而会议记录只是会议情况的记录，是原始材料，不是正式公文。二、会议纪要有选择性、提要性，不能包括会议的全部内容，而会议记录则是把会议的情况全部记录，即“有闻必录”。三、会议纪要是会议后期或会后加工提炼之后才能形成；会议记录则是随着会议的进程同步进行的。,公文处理的原则：一、法制原则 二、保证质量原则三、时效原则 四、保密原则五、精简原则 六、集中统一原则七、党政分工原则,收文处理程序签收登记公文摘编拟办批办承办催办查办注办,发文处理程序 拟稿会商审核签发校对用印登记分发,谢 谢,