公文写作培训课件综合办公室.pptx

1、公文写作培训,综合办公室,一、概述,一、概述,（一）公文的定义公文是党政机关及其他社会组织(包括企事业单位）在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定（或特定）效用和规范体式的文件，属于应用文的一个重要组成部分。,一、概述,（二）公文的特点是特定的作者制定和发布的。具有法定（或特定）的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定（或特定）的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。整体上立意准确、结构严谨、层次清晰、逻辑性强、素材翔实、措施得当、语言规范。,一、概述,（三）公文的分类按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、

2、常规公文按其涉密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。,二、常用公文文种,二、常用公文文种,（一）我国现行党政机关使用的文种我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关的有4个，即：命令（令）、议

3、案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。,二、常用公文文种,（二）公司常用的主要公文种类1.决定 适用于公司对重要事项或者重大行动做出安排，如机构设立与撤销；变更或撤销公司不适当决定。2.通报 传达重要精神或者通报有关重要情况，也适用于对全系统各单位或个人的表彰与批评。表彰通报：介绍先进事迹先进事迹意义表彰决定希望 号召批评通报：错误事实错误性质分析惩罚措施提出希望要求情况通报：缘由目的情况信息希望要求,二、常用公文文种,3.请示 适用于公司向当地政府有关部门等监管单位的请求指示和批准。应用范围（1）遇到问题无法解决，需要上级指示；（2）处理较为

4、重要的事件和问题，要上报批准；（3）遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助；（4）对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答；（5）下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁；（6）请上级领导参加活动，指导工作。,二、常用公文文种,注意事项（1）主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式；（2）只能主送上级机关，不能送领导者本人；（3）不得越级；（4）必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话；（5）常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）。,二、常用公文文种,4.报告 适用于公司向上级单位汇报工作，反映情况

5、，答复上级有关单位的询问。工作报告情况报告建议报告回复报告备案报告5.批复 适用于批准下属公司或部门以公文形式上报的请示事项。注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。,二、常用公文文种,6.函 适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，不在公司内部使用。公函和便函发函和复函7.通知 适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发上级单位的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。发布指示的通知颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。被发布规章全文附在通知后

6、，但不作附件处理。,二、常用公文文种,批转、转发文件的通知晓谕性通知（比如会议通知等）任免通知8.会议纪要 适用于记载、传达会议情况和会议事项。决策型交流型研讨型注意：会议纪要一般不加盖公章,二、常用公文文种,（三）常用非规范性公文1.常用非规范性公文 调查报告、工作计划、工作总结、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。2.电话记录单 适用于接听上级机关的电话通知后，予以及时记载，便于领导处理及有关部门办理。,三、公文的格式,三、公文的格式,（一）公文格式的组成公文格式的组成要素包括：（1）发文单位标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发

7、文字号（5）签发人（主要用于上行文）（6）标题（7）主送单位（8）正文（9）附件（10）发文单位（署名）（11）成文日期（12）印章（13）附注（此件发至 XX级）（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷单位和印刷时间印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行26-28个字。,三、公文的格式,（二）发文字号编写发文字号原则：包括单位（部门）代字、年份、序号。注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。（三）公文标题标准式：发文单位+发文事由+文种 凡是有红色版头的文件，因已表明发文单位，故发文单位名称可省略。特殊形式：研讨发文单位+文种

8、。如中华人民共和国主席令发文单位+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。,三、公文的格式,（四）成文日期成文日期确定原则会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以文件批准日期为准。一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写 年 月 日，且要用汉字,三、公文的格式,（五）用印一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。根据国家行政机关公文格式规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间

9、上。联合行文：联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，之间互不相交或相切，相距不超过3mm；当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,四、公文写作的共性要求,四、公文写作的共性要求,公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。（一）确定文种 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用

10、，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。,四、公文写作的共性要求,（二）规范写作1.主题规范 主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。2.使用材料规范 公文材料的选用标准必须是真实、典型、新鲜有力的。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的。我们分析问题

11、时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题，提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。,四、公文写作的共性要求,写公文也好、安排工作也好（事实上，写公文也是安排工作的一种方式），一定要“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础、最真实的材料，屏弃想象；而想象则是文学作品的核心和灵魂。3.文章格式规范 公文普遍的结构格式是：公文标题主送单位正文结尾成文时间。为了便于大家理解，把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式

12、，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。,四、公文写作的共性要求,（1）标题的写法公文标题的一般写法是 关于+事由+文种。（2）主送单位的写法一是只写受文单位的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外，比如签报）；二是上行文只写一个主送单位，其他需要送达的受文单位采取抄送方式；三是用统称或者规范的简称，不能随意写；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文。,四、公文写作的共性要求,（3）正文的写法正文是主送单位以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送单位之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑、层次清楚有序，

13、说理简洁、准确并力求深刻，用语符合规范。（4）结尾的写法正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。请示要说“妥否，请批示；通知和报告可以不要结尾，说完就落款结束或者用“特此通知”、“特此报告”等；讲话稿类的一般有鼓动、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度等的结束语。,四、公文写作的共性要求,4.文字表述规范 公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性、确定性，而非描绘性、虚拟性或可能性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象

14、，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩，让受众深受教育或情绪激昂。,四、公文写作的共性要求,5.标点符号使用规范 该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。一般标题中没有标点符号，只有几种特殊情况：一是引用书名、文件名、法律名称时可以使用书名号；二是转发的文件标题中就带有标点符号的。6.数字和计量单位使用规范 一般使用阿拉伯数字。前后

15、要统一，不能一时用大写，一时用小写。7.行文层次序数规范 一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次。第一个层次，是大标题，写成一、二、三、；第二个层次是小标题，用（一）（二）（三）来表示；第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2.3.；第四个层次用（1）（2）（3）表示。,五、几种常见公文的写作要点,五、几种常见公文的写作要点,（一）常用规范性公文1.请示 请示就是需要上级批示或批复的事项。写请示要注意几个问题：一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项。二是一请一报，一个请示只能报一个主送单位，不能多头报送。三是一般不越级请示。四是要简短精炼，简洁明了地讲明目的、原因、困难，对请求上

16、级批准的事项要写明白。针对公司的情况，大体上要说明：为什么目的、干什么事情，什么人、什么时间、在什么地点，需多少花费，预算内还是预算外。,五、几种常见公文的写作要点,2.报告 报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。（1）分类 一是工作报告，是按照上级单位要求或公司治理结构要求所做的报告，如总经理工作报告、董事会工作报告；二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；三是建议报告，即在工作中发现好的经验、做法，认为应让上级采纳或推广，可以写建议报告；四是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交

17、办的某项工作（关于审计意见整改情况的报告）；五是备案报告（上级的规范性文件要求的备案）。,五、几种常见公文的写作要点,（2）写法 一是要有导语：说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据上级的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。二是总体结构一般包括：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。也可以先写成效（或一并写做法），再写问题，最后写建议，总共由三个部分完成。回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（比如审计意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们

18、是怎么整改的，挤占专项资金我们是怎么整改的）。三是结尾：报告结尾写“专（特）此报告，请阅”；一般不能写“当（妥）否，请阅（批）示”；备案报告写“请予审查”。注意：切忌报告中夹带请示事项。,五、几种常见公文的写作要点,3.通知 通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知属下行文，要下级单位（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，一定要细，避免执行过程中的反复询问），要具有可操作性。例如写一个会议通知，开会的目的、时间、地点、人员、会议内容（议程）、其他要求等等，要逐一说清楚，让执行的人一看就明白。注意：转了又转的文件怎么

19、处理标题？假如总公司来文转发中国保监会关于加强风险管理工作的通知，分公司可以直接转发中国保监会的文件，将题目也拟成转发中国保监会关于加强风险管理工作的通知，但要在文件中提一句“根据总公司转发中国保监会关于加强风险管理工作的通知（民寿发200856号）要求，现将中国保监会关于加强风险管理工作的通知（保监发2008567号）转发你们”。,五、几种常见公文的写作要点,4.批复 批复的正文一般都很简短，不必像通知那样详细阐述意义或道理，也不必像请示那样充分说明理由，而只是答复问题。一般由“引语”和“答复意见”两部分组成：引语即引述请示名称或请示主要事项来作为批复的依据，多为“（号文）收悉”等语。“答复

20、意见”即针对请示问题所作的具体答复，也很简短。如果答复意见稍多，须分项来写。“答复意见”如是同意意见，必要时还可加上几点指示或说明；如是不同意见，要说明不同意的理由，以便于下级理解和接受。在拟写批复时还要注意及时性和一致性。批复是答复请示事项的公文，对请示事项的答复，一定要及时，以免误事。凡请示事项涉及到其它部门的问题，批复前要尽快与其协商，取得一致意见，然后写成批复意见，以利于下级机构的实施。,五、几种常见公文的写作要点,（二）常用非规范性公文 常用非规范性公文有：工作计划、工作总结、讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、签报等，下面分别作简单介绍。1.工作计划类 是对未来一定时期内的某项工

21、作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤、检查与考核等四要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），比如重点工作任务分解、拟办事项分解、主要经营指标分解、办理责任分解等都可以采用图表式。计划类文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而谈，更不能随便列几条交差。,五、几种常见公文的写作要点,2.工作总结类 工作总结的特点是实践性、经验性、自述性、理论性。不仅要陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。

22、工作总结一般包括本年度（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下一步工作计划（个人总结写努力方向）。个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，切忌写成流水帐。工作总结类材料，要注意亮点的提炼和先进经验的总结。要让阅读者看出，与别的单位相比我们有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，促成以上变化的原因、政策、措施、方法是什么。,五、几种常见公文的写作要点,3.领导讲话类 主要有工作报告(代表单位或机构）、会议讲话（报告）、汇报材料、传达提纲、述职报告等。（1）标题的写法 工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式

23、（主标题、副标题构成，主标题是报告内容的精炼、概括，副标题写报告人、报告时间，）；还有一种常用的标题，就是讲话人会议名称+文种构成，如董事长在党建工作会议上的讲话，简洁明了。（2）主体内容和基本要求 内容一般包括：上年（上一阶段）工作回顾、存在问题和困难、下年（下一阶段）工作任务、措施等。总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。写得好的讲话，还需要生动、富于感情。工作报告比较正规，用语庄重，一般不用口语化语言，一般不举例子，但工作做得怎么样，要用详实的数据说话，一般不允许脱稿临场发挥。会议讲话则相反，用语要力求生动，可以较多地使用口语化语言，体现个人风格，可以临场脱稿发挥。,五、几种

24、常见公文的写作要点,（3）写好讲话稿要具备的基本条件 一是全面、深入了解工作情况，包括困难问题、经验教训，才能做到落笔真实、全面、客观；二是要了解有关形势和政策，特别是新机遇新政策，有什么好的新政策，有什么限制因素和政策，拟订措施才能够有针对性，体现时代性;三是要有高度，要提炼、归纳、提高。如果是代总经理拟讲话稿，就要站在总经理的角度思考问题，该讲什么，该怎样讲，都有讲究；若是代党委书记拟讲话稿，就要站在书记的角度来考虑，该如何讲、怎样讲，二者是有差别的。,五、几种常见公文的写作要点,4.汇报材料和传达提纲 都要简明扼要，条理清晰，实事求是。（1）汇报材料事实准确、重点突出、要有事例和数据，事

25、例要有说服力。一般根据工作情况来安排框架，但上级有明确要求内容的，一般按上级要求逐一汇报。（2）传达提纲的写作要点：一是不能原原本本地照搬领导讲话或讨论发言，要抽取、综合主要的、有代表性的体现会议精神的东西；二是要有侧重，要将本部门、本机构急待落实的方面作为传达重点；三是贯彻落实措施也要紧密结合本部门、本机构的实际。5.礼仪讲话 欢迎词、答谢词、祝酒词、悼词、纪念性讲话等（开幕词、闭幕词也可以列入礼仪讲话）。其特点：一是简短精炼；二是富有感情，欢迎词、祝酒词要热情洋溢，悼词要沉痛、沉重；三是力求流畅悦耳，文采飞扬。一般要避免小标题。欢迎词除在开篇表示欢迎外，要简要介绍本单位的情况、本次活动的目

26、的和安排，要展望今后的合作与情谊，最后要有祝愿的话。,六、公文中常见问题分析,六、公文中常见问题分析,（一）文种的误用 主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。1.行文目的不同 报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。2.公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。3.规范性用语不同 报告用“特此报告”等；请示用“妥否，请批示”，“特此请示，请批复”。,六、公文中常见问题分析,4.事例 错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：(1)把“请示”误为“报告”。例

27、如关于电厂国有资产评估立项的报告，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。(2)滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。(3)滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。(4)“批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成关于批复的通知(或函)，应改为关于的批复。(5)“函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶

28、属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成关于(单位)(事项)的批复。,六、公文中常见问题分析,（二）随意请报“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”、“报告”。随意请报主要有三种情况：1.主送个人，如“xx副总经理”、“xx总经理”。2.多头主送，如“xx部、xx处并xx处”。3.越级上报。（三）公文组成要素不全 1.上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。2.缺附件。3.成文日期不全，如“二OO九年一月”、“09年2月22日”等。4.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种词等。,六、公文中常见问题分析,（四）公文标题病误1.不伦不类的标题 两个文种并用：如请示报告、

29、任免决定的通知等。混用文种：将“请示”错用成“申请”。字面意义重复：关于申请 的请示。2.标题中事由表达不全 如关于追加-分公司预算的请示。3.标题中乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文中乱用标点符号主要表现在：（1）转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。（2）不必用其他标点符号而随意使用。如：关于2010年“文明礼貌月活动”安排的通知。,六、公文中常见问题分析,（五）语言结构和文字方面问题 1.段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如一、二、，（一）（二），1.、2.、。在不同的段落用不同的层次序数。2.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。

30、3.以公司名义发布的公文，正文中出现“-部门制定了-”。4.主语谓语搭配不当。如：全系统的工作水平普遍增加了。（提高）,六、公文中常见问题分析,（六）附件相关要求,1、附件在正文之后（一般是正文后空一行）、发文机关署名之前标注。正确的标注方法是：附：中共北京市房山区委办公室关于印发房山区党委系统公文格式规范化标准的通知 几点注意的问题：（1）“附”字前空两格（2）只有一个附件时，用单字“附：”就可以了（3）附件名称后没有标点（4）附件名称一行放不下时，第二行与上一行名称头对齐 附件页样式：附件首页左上角标明“附件：”（多个附件应按顺序标明“附件:”）,空一行为附件标题，再空一行为附件内容。附件标题前后必须相一致。,谢 谢,