XXXX年最新行政公文书写作技巧办公室人员必看(受用终身.pptx

1、公文写作基础知识,公文写作,公文的概念、文种、体式公安工作中常用公文写作 报告、请示、通知、函公文处理程序,公文的概念及其他,一、公文的概念广义指所有和公务活动有关的书面文字统称为公文。狭义指国家党政军机关、企事业单位、社会团体等为公务活动而制作的特殊应用文。其构成要件包括：(1)有确定的文种(2)有明确的主题(3)有与该文种相应的规范格式(4)有较长的文字含量,新条例第一章第三条明确规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”,二

2、、公文的分类与文种,（一）公文的分类1、根据涉密程度可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类2、根据办理时限可分为特急件、急件、平件三类3、根据行文方向可分为上行文、平行文、下行文三类4、根据授受关系可分为发文、收文两类5、根据使用范围可分为通用公文、专用公文两类,（二）国家党政机关法定公文文种及用途,2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号），2012年7月1日起施行。公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,公安机关行政公文

3、的种类,公安机关所使用的行政公文文种共有12个：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要市局机关常用公文主要有：1、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。,2、命令。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。3、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。4、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。5、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。,6、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级

4、机关的询问。7、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。8、批复。适用于答复下级机关请示事项。9、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。10、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,公安局周知有关部门召开2014年招考公务员工作会议，应使用人社部申请开展全国就业创业工作先进集体和先进个人表彰活动，应使用分公局向上级行文汇报开展“安全月”活动的有关情况，应使用,你会选择文种吗？,练一练,一、缺少文种 二、使用非法定文种 三、文种重叠 四、生造文种 五、文种作为公文标题 六、文种混用 七、错用文种,文种选用常见问题,a.请示、报告混用 如关于请市领导出席XXX

5、X活动的报告 关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的请示 关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的报告 b.请示、报告并用 如关于召开第XX届党代会的请示报告,三、公文的体式与稿本,（一）公文格式的构成要素(18要素）1、眉首部分6个要素，包括：（1）公文份数序号：涉密公文应当标注份号。一般用6位红色3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。如“000015”（2）秘密等级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（3）紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，

6、紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。,如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（4）发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。（5）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左

7、空一字编排，与签发人姓名处在同一行。（6）签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。,份号：顶格标注在版心左上角第一行。密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下方。发文字号：用3号仿宋_GB2312。签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。,No 000001 秘密10年特急,x委2012x号,签发人：xxx,签发人：

8、张三 李四 王五 赵六,签发人：张三 李四 王五,2、主体部分9个要素，包括：（7）公文标题：由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，居中排布（8）主送机关：公文的主要受理机关，编排于标题下空一行位置，居左顶格（9）公文正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行。（10）附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”：+附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。,主体部分,正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号

9、“（1）”，不得逆向使用。层次序数：第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。,主体部分,（11）发文机关署名：全称或规范化简称，位于正文右下方，后空2字。（12）成文时间：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。（13）公文生效标识：加盖公章，一般在成文日期之上。（14）附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左

10、空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,(15)附件附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。附件应排在版记之前。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。,3、版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：(16)抄送机关,字体字号用4号仿宋_GB2312。(17)印发机关和印发日期,一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋_GB2312(18)页码,一

11、般用4号半角宋体阿拉伯数字。单页码居右空一字，双页码居左空一字。增加了份号、发文机关署名、页码，减少了主题词,附件：1 2,2012年X月X日,（联系人：联系电话：）,抄送：，。,办公室 2012年X月X日印发,。,（二）公文的不同稿本,一份公文从开始起草都最终制成的整个过程中，会产生不同的文稿和文本，它们的性质与功能各不相同。公文起草人员必须了解公文稿本知识，才能更加科学规范地完成公文起草任务，为制发和保管公文稿本奠定基础。1、草稿：是公文撰拟过程中形成的最初文稿，主要供讨论、修改、审批之用，不属于正式公文，不具备现实执行效用。2、定稿：是经领导人签发或会议讨论批准的最后文稿，是印制正本的依

12、据。一经定稿，不得再做修改。3、正本：是根据定稿印制的供向外发出的正式文本。具有标准公文格式和生效标识，具有法定现行效用。,4、副本：过去叫“抄本”，是根据正本抄写或复制的文本。供抄送、传阅、存档备查之用。5、不同文字稿本,公安工作中常用公文,一、报告是下级向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问的公文。是一种上行文，其主要特点是汇报工作或陈述有关情况，主要用于下情上报、传达信息。报告以具体的事实、情况和确切的数据作为汇报的主要内容，一般不要求上级作出答复。（一）报告的种类1、工作报告，分为综合性报告，即汇报某一时期或阶段全面工作情况；专题性报告，即汇报某一特定情况。,2、情况报告，即反映本单位

13、或本地区的重大问题和主要情况的报告。3、答复报告，用来回答上级询问的，问什么答什么，专题专报。(二）报告的特点1、语言概括性强，采用记叙和说明为主的表达方式，叙述时以概述为主，点到而止，不用详细叙述，不必描写和抒情。2、内容纪实性强，报告内容是做过的工作，或是已经发生的事情，具有很强的纪实性，要据实报告，不能无中生有、弄虚作假，报喜不报忧。3、材料灵活性强，在保证中心工作和重点工作的前提下，选最有新意有价值的题材来写。,（三）报告的结构,主要由标题、主送机关、正文、发文机关署名、日期五部分组成。1、标题：一般采用发文机关名称事由文种的形式，如包头市公安局关于12.6贩毒案件侦破情况的报告2、主

14、送机关：报告只能向直接上级机关行文，因此主送机关只有一个。顶格写在正文前第一行。3、正文写法：分为缘由、主要内容和结尾三部分（1）说明报告的缘由：说明报告发文的原因、目的和依据等。,（2）陈述报告的主要内容：一般包括基本情况、成绩与经验、存在的问题、今后的打算（3）采用结束语结束全文：一般使用“特此报告”或“以上报告，请审阅”等。4、发文机关署名5、公文生效标识（印）章6、发文日期：用阿拉伯数字将年月日标全，如“2013年4月15日”。小结：报告是在日常工作经常用到的文种之一，写报告首先要突出重点，其次要做好综合分析，并且要以事实说话，不过多发表评论。,二、请示,请示是下级机关向上级机关请求指

15、示和批准时使用的公文。（一）请示的使用范围：1、对有关法规、政策、决定等有不理解之处，或是执行过程中需要变通处理，应请求上级机关予以解释、指示与认可。2、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、领导班子组成与调整、经费预算以及重要人员或事故的处理。3、请求协商与解决本机关无法解决的困难或问题。4、根据规定必须履行审批手续的事项。凡属于无权解决、无力解决或不知如何解决的问题均需向上级机关请示。,（二）请示的特点1、成文的条件性。请示应确属本机关权限内无法解决的困难和问题。2、行文的超前性。请示必须在事前行文，不能先斩后奏。3、内容的单纯性。请示的内容必须主题单一，严格执行一文一事制度。4、结果的期

16、复性。上级机关收到下级机关的请示后，无论同意与否，都有责任尽快予以办理和答复，避免贻误下级机关工作。有请必复是上级机关处理请示与报告两种文件的重要区别。,（三）请示的结构请示一般由标题、主送机关、正文、生效标识、成文日期等几部分组成。此外，在眉首部分要标明签发人，在附注处注明联系人姓名和电话。1、标题：一般采用发文机关名称事由文种的形式，如包头市公安局关于申请国庆安保经费的请示2、主送机关：请示只能有一个主送机关，如需同时送交其他机关，应用抄报形式。请示不能抄送下级单位。,3、正文：由请示缘由、请示事项、结束语组成。（1）请示缘由：即说明请示原因，主要包括行文的依据、目的，必要时说明请示的背景

17、。（2）请示事项：即要求上级解决的具体问题，并提出解决问题的初步方案、具体建议或意见，供上级机关定夺。不能消极的上交矛盾。（3）结束语：通常以“以上意见妥否，请批示”、“妥否，请批示”等为结束语，表达行文要求。结束语要写的谦和、得体。,4、发文机关署名4、公文生效标识（印章）5、发文日期：用阿拉伯数字将年月日标全，如“2013年4月15日”。（四）请示的写作要求1、请示的理由要重要、恰当、得体。2、请示的事项要具体、明确，忌空泛、模糊。3、请示要一文一事。4、主送机关必须明确，一般不得越级，不得多头请示。,请示与报告的区别,行文时间不同：请示必须在事前行文，不能先斩后奏或擅自处理；报告则在事中

18、和事后行文。行文目的不同：请示旨在请求上级机关的指示和批准，是为了解决具体问题；报告是为了向上级机关汇报工作、反映情况，是一种陈述性文件，旨在单向反馈信息。,内容要求不同：请示的内容单纯，必须执行一文一事的规则；报告的内容可以具有综合性的特点，可以同时反映多方面的情况和问题。处理结果不同：请示要求上级机关给予答复；报告则不需要上级机关行文批复。小结：报告和请示是工作中最常用的两个文种，系统的了解相关知识及两者的区别非常重要。,三、通知,通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员的公文。（一）通知的特点1、广泛性。

19、在所有公文中，通知的适用范围最为广泛，上自领导机关，下至基层单位，大到全国性重要安排，小至单位内部告知事项都可以用通知行文。,2、晓谕性。通知具有“告知”和“要求”的双重功用，或告诉人们有关事项，要求办理，或要求遵守执行。3、时效性。通知的时间性最强，告知事项或要求办理的事情，往往都有很强的时间要求。通知一般是作为下行文使用的，但在不相隶属的单位间使用时便具有了平行文的特点。,（二）通知的种类,根据性质和作用，通知可分为批示性通知、指示性通知、周知性通知和告知性通知。1、批示性通知：一是用于发布行政法规和规章、规定、办法、条例等，用“印发”通知的形式发给有关单位；二是转发上级机关、同级机关和不

20、相隶属机关的公文，用“转发”通知的形式转发给所属的下级机关；三是批转下级机关的公文，即将下级机关报送的文件，如“报告”、“请示”等，加上本机关的批语用“批转”通知的形式转发给所属单位。无论是“印发”、“转发”还是“批转”，都应把法规性文件或来文作为“附件”，连同通知一起发出。,2、指示性通知：用于上级机关对下级机关布置工作、交待任务，要求下级机关办理执行某项工作时用指示性通知。3、周知性通知：主要用于告知受文单位某一事项，如会议通知，成立、调整、撤销某个机构的通知。4、告知性通知：用于任免或聘用干部。此类通知行文比较简单，说明任命、聘用某人担任或免去某项职务即可。对于基层单位，我们常用到得多是

21、转发、批转类的批示性通知和指示性通知，会议通知也是常用的，后面会做专门讲解。,（三）通知的结构,通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成，有时还需要附件。1、标题：一般由发文机关事由文种组成。通知标题要准确标明事由部分，以便收文机关理解办理。如包头市公安局关于加强经费管理的通知如果是批转或发布通知，则应是：发文机关发布（转发或批转）被发布或批转的文件标题文种当文件是层层批转时，应尽量简化事由，写出发文机关和被转发的主要文件就行了。,2、主送机关：标题之下正文之上的左侧顶格标明。下发普发性通知，应概括下级机关名称，如“各公安（分）局、市局直属各部门”；针对某个单位，则要写清具体单位名称。3

22、、正文：通知正文包括通知缘由、通知事项和通知要求等部分。4、落款：正文的右下方署发文机关名称，标注成文日期，并加盖发文机关印章。,会议通知,会议通知开头部分一要概述会议召开背景；二要写明会议召开的主要目的、依据；三要明确会议召开的时间、名称、地点。以下使用分条列项的方式，依次说明有关内容：一是会议主要内容(听取、学习、讨论、审议、决定、参观）；二是参加会议人员；三是对参会人员的要求；四是其他有关会务事项；五是联系人、联系方式。最后用“特此通知”结束。,四、函,也称公函，即公务信件，用于不相隶属的机关之间洽谈工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函是唯一一个平行公文。（一）函的特点1、适

23、用范围广泛。无论平行或不相隶属的机关之间相互往来公文，不受级别限制，都可以用函行文。2、内容单纯具体。函的内容遵循一文一事的原则，不能一文多事。要针对具体的人、事、时间、事项等。3、文字表达简练，行文格式规范。函有标准的行文结构，一般篇幅简短明要。,（二）函的种类1、商洽函：不相隶属的机关之间用来商洽工作可用商洽函。2、询问、答复函：用来询问和答复问题的函，可以是不相隶属的机关之间，也可以是主管与被主管之间的行文，在实践中还可以用于上下级之间某些事务性问题为内容的询问与答复。3、请求批准函：用于请求批准事项的函，只能用于主管与被主管部门之间。函作为机关之间联系、商洽工作，询问、答复问题，请批、

24、审批事项的公文，具有桥梁和纽带作用。,(三）函的结构,公函一般由标题、主送机关、正文、落款、日期组成1、标题：与一般行政公文的标题一样由发文机关名称事由文种组成。按照约定俗成的规则，区分公函类别的用词，例如“联系”、“商洽”等应写在事由之前；肯定性复函，要在标题中使用表态用词；否定性复函不必，而是在正文中说明否定事项。2、主送机关：函的主送机关只有一个，置于标题之下正文之前顶格处，不能省略。,3、正文：一般包括告知情况、提出事项、陈述要求三个方面的内容。（1）告知情况：去函要写清基本情况，发函的目的意图、原因；复函要告知何种来函收悉。（2）提出事项：这是函的重点和核心，内容必须具体清楚，特别是

25、涉及时间、地点、人员、政策界限的内容必须用简明的语言陈述清楚。必要时，可采取分项陈述的方法。（3）陈述要求：在函的结尾用一句话提出希望答复、办理、协助、告知等方面的意见要求。4、落款、日期：与一般行政公文一样。,例文1市公安局关于拟录用高校硕士毕业生的函市人事局：根据市委组织部、市人事局关于2010年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知精神，我们对拟录用到我局机关工作的高校硕士毕业生按规定程序进行了考试、审查。经研究，拟录用高校硕士毕业生4人。当否，请审批。附件：录用审批材料 市公安局 2010年3月9日,例文2市人事局关于批准市公安局录用高校硕士毕业生的函市公安局：你局关于拟录用高校硕士

26、毕业生的函（包公函201010号）收悉。根据市委组织部、市人事局关于2010年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知规定，批准录用等4名高校硕士毕业生到你局机关工作。特此函复。附件：录用人员名单 市人事局 2010年3月20日,（四）函的写作要求,1、要按照一文一事的规则，一篇公函谈一件事，便于处理和答复。2、要注意语体特征，函属于平行公文，因而必须以平等的态度、平和的语气、平易的作风行文。既要用简洁的语言把思想表达清楚，又要表现出坦诚朴实的行文态度。3、复函的态度要明朗，语言要肯定确切，不能含糊，模棱两可。4、注意与请示、批复相区别。,公文处理程序 新条例第四条明确规定：“公文处理工作是指

27、公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”,公文处理的 程序,拟制,办理,管理,起草,审核,签发,拟制,收文办理,发文办理,整理归档,办理,收文办理主要程序是：,签收,登记,初审,对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。,对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。,对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。,收文办理主要程序是：,承办,传阅,阅知性公文应当根

28、据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。,根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。,收文办理程序：,催办,答复,及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。,公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。,签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复,发

29、文办理,复核,登记,印制,核发,（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。,公文管理:各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。,结束语,公文写作是我们日常工作必备的技能，其难在准确规范，苦在领导满意，贵在不断出新。我们必须深刻认识公文写作的特点，熟悉掌握各类公文的适用范围、格式、语言特征，希望可以对今后的工作有所帮助。谢谢大家！,