公文写作格式篇.pptx

1、公文格式及常见错误举要,第一部分 公文格式,一、公文格式的含义：法定公文 特有的组织结构与公文各项内容的 安排。二、公文用纸和幅面尺寸：A4型纸，210mm297mm,公文格式,三、公文页边与版心尺寸：天头（上白边）：37mm1mm地脚（下白边）：35mm1mm订口（左白边）：28mm1mm翻口（右白边）：26mm1mm版心尺寸：156mm225mm文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色,公文格式的种类及其规定,一、文件式格式二、信函式格式三、会议纪要格式四、公告、通告格式五、命令式格式,格式的组成,公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成：置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首

2、，其中红色反线是眉首的一个要素其宽度同版心，即156mm；置于红色反线以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,一、文件式格式,文件式格式 上行文文件式格式各因素及其标注要求:,上行文格式,下行文格式,上行文的眉首部分,1.发文机关标识（必要项）：发文机关名称“文件”二字组成；字体字号：小标宋体字，红色。字号由 发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大 不能等于22mm15mm。位置：距离版心上边缘80mm，距离上页边：80 mm37mm；,（批示域）,80mm,联合行文时应使 主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，

3、必须保证公文首页显示正文。,上行文的眉首部分,2.发文字号（必要项）：由机关代字、年份、序号组成，3号仿宋体字;年份用阿拉伯数码，用六角括号“”括入；,上行文的眉首部分,2.发文字号（必要项）：序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如：府2007第04号（错）应为：府20074号 位置：在发文机关标识下空两行，左边 空1字处。,上行文的眉首部分,3.签发人（必要项）：用3号仿宋体字，签发人姓名用3 号楷体字，平行排列于发文字号右侧，居右空1字。如联合行文，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名依次向下顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之

4、的距离为4mm。,上行文的眉首部分,上行文的眉首部分,4.秘密等级（选择项）：3个等级：绝密、机密、秘密，用3号黑体字，顶格标注于版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,上行文的眉首部分,5.紧急程度（选择项）：两个等级：特急和急件，用3号黑体字，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,6.公文份数序号（选择项）：绝密、机密的公文需要标注。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。一般

5、由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐。,上行文的眉首部分,7.红色反线（必要项）：发文字号之下4mm处印一条与版心等宽(156mm)的红色反线。,上行文的眉首部分,*下行文眉首部分的各因素及其标注要求,发文机关标识：基本上同于上行文。位置不 同，距离版心上边缘25mm，距离上页边25mm37mm发文字号：基本上同于上行文。位置不同，发文机关标识之下空2行居中排布签发人：不必标注。秘密等级、紧急程度、公文份数序号、红色反线等标注与上行文同。,思考题,上行文和下行文文件式格式中眉首部分的要素及要素的排列位置有哪些不同？为什么？请为下面提示的公文排示眉首部分

6、：某中学向教育局撰写请示，其发文字号为校20096号，公文份数序号为：006号，签发人为：校长张明，不是秘密文件，在时间上无特殊要求。,思考题,请为下面的公文排示眉首部分：某市人民政府向市局发通知，发文字号为府200816号，份数序号为0039，紧急程度：急件，秘密等级：机密，秘密期限：6个月，签发人：局长李伟文,思考题,请为下面的公文排示眉首部分：中州市卫生局、环保局联合向市人民政府撰写意见，发文字号卫20109号，份数序号为09，紧急程度：急件，秘密等级：秘密，签发人：卫生局局长陈松，环保局局长刘一平,公文的主体部分：,无论用什么格式，主体部分的要求是相同的。主体部分：由标题、主送机关、正

7、文、附件（选择项）、成文事件、印章、附注（选择项）组成。,主体的组成要素及排列规格,一、公文标题,公文标题的组成:发文机关名称+事由+文种 标识方法:红色反线下空2行，2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到：词意完整，排列对称，间距恰当。,二、主 送 机 关,标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,三、公文正文,主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,四、附 件,公文如有附件，在正文下空1行左空2字用

8、3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.”)；附件名称后不加标点符号。,四、附 件,附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识 公文的发文字号并在其后 标识附件(或带序号)。,附件：1.2.二O一一年七月十日,五、成文日期,用汉字将年、月、日标全，如：二一年一月一日“零”写为“”；,五、成文日期,成文日期的标识位置,单一机关发文，成文日期在正文的右下方，距版心右边缘4字距离；当两个单位联合行文时，将成文日期居中拉开，距

9、版心左右各空七字；三个或三个以上单位联合行文时,成文时间在最后一排印章之下，距版心右边缘2字距离。,六、公文生效标识,1.当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；,2.当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。,1、单一发文印章,2、联合行文印章,当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切

10、，相距不超过3mm。,当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,印章盖法的有关规定,*公文除会议纪要和以电报形式发出去的外，应当加盖印章。*联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，都应加盖印章。*印章的位置：距离正文2-4mm。,七、特殊情况说明,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，

11、不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,八、附 注,公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。若附注文字较多，回行应顶格。,（）,正文格式要求,关于的通知主送机关:附件：章 二一年一月一日（附 注）,思考题:,请为下面的内容排示眉首部分、主体部分。正文内容可用省略号表示，秘密等级、紧急程度、份数序号、发文字号、成文时间可自行确定。某市先锋小学和光明小学请示市教育局，要求拨款联合举办普通话竞赛活动。该公文提供的联系人为：王莹，电话号码为666666，附件为：资金预算表,*版记部分的项目及其格式要求,版记应置于最后一面（底面），版记的最后一个要素置于最后一行。版记各要素

12、之间均加一条细黑线。版记包括如下项目1、主题词：顶格标识，3号黑体字，词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。,*版记部分的项目及其格式要求,2、抄送机关：主题词下1行，左右各空1字，抄送机关之间用逗号隔开，最后用句号。用3号仿宋体字。,抄送：，。,主送：,*版记部分的项目及其格式要求,3、印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（最后一行），并列标注。印发机关左空1字，3号仿宋体；印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉 伯数码。,用4号阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以

13、后的页不标识页码。,公文的页码,公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。,公文的附表,请为下面的公文排版,发文机关：市人民政府主送机关：市公安局秘密等级:绝密紧急程度：特急序号：09发文字号：府200919号签发人：许兴主题词：、通知,接上,抄送：省人民政府 标题：开展社会治安整顿活动的通知 正文：附件：活动时间安排表 成文时间：2009.9.6.

14、印发单位：市政府办公厅综合处 印发时间：2009.9.5.,二、信函式格式的有关规定（信函式格式主要用于平行文，下行文也常用）,发文机关名称：距离上页边30mm标注，推荐用小标宋体字，红色，字号由发文机关酌定 武文线（上粗下细）：发文机关名称之下4mm处标注，长为170mm，红色,二、信函式格式的有关规定（信函式格式主要用于平行文，下行文也常用）,发文字号：武文线下1行版心右边缘处顶格标识份号、秘密等级、紧急程度：武文线下1行版心左边缘处顶格标识,二、信函式格式的有关规定（信函式格式主要用于平行文，下行文也常用）,标题：发文字号下空1行文武线（上细下粗）：距下页边20mm标注，红色，线长170

15、mm,首页,练习题,请给下面的公文内容排版：发文机关：市第一中学主送机关：市秀山中学紧急程度：急件公文份数序号：010发文字号：校20098号主题词：教育 公德 培训 函抄送：市教育局印发机关：市第一中学办公室印发时间：2009年6月6日,接上,标题：联合举办公德教育培训班正文内容：略成文时间：2009年6月3日,三、会议纪要格式的有关规定,会议纪要的格式可选择：办公会议应当用纪要格式，经验交流会、座谈会、研讨会等纪要可用纪要格式，也可选用其他格式。会议纪要标识（相当于发文机关标识）：由会议纪要名称纪要组成。其他格式要求相当于下行文文件式格式。,首页,接上页,出席:列席：请假：主题词：教育 改

16、革 会议纪要 分 送：xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx。x x x 办 公 室 2010年5月4日印发,四、公告、通告格式的有关规定,发文机关名称：红色小标宋体字标题：机关名称之下空2行处标注，2号小标宋体字发文字号：标题下空1行，3号仿宋体字正文：3号仿宋体字条项的序数用3号黑体字,请给下面给出的内容选择格式并排版,发文机关：x市公安局公文标题内容：实行安全技术检查发文字号：公200421号成文日期：2004.8.16.实施日期：2004.10.1.公文正文：为确保公共财产和旅客生命财产的安全，特通告如下：一、所有旅客一律要接受安

17、全检查；二、严禁携带危险物品：,五、命令格式的有关规定,命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。,中华人民共和国民政部令第10号,取缔非法民间组织暂行办法已经2000年4月6日部务会议通过，现予发布，自发布,二00一年二月十日,民政部长（签名章）,之日起施行。,党政公文的区别,一、眉首部分的区别,市委文件 委200

18、8号,（红色反线在居中位置印有红色五角星）,1、版头,市委（报告）委2008号 签发人：,括号内标示文种,2、份数序号（份号）,党政公文的份号都标注在公文首页版心左上角第一行。但文件的标注范围不同：党的文件只要是秘密文件就应当标注份号，而行政公文中的绝密、机密文件才标注份号。但国家行政机关公文格式国家标准应用指南里说明：“如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号”。,3、密级及保密期限,标注位置有别:行政公文的密级与保密期限在公文首页版心右上角第一行标注。党的文件把密级标注在公文首页左上角的“份号”下方。,4、紧急程度,党政公文在紧急程度上有两点相同

19、：一是如果文件既密又急，标注是必须“上密下急”；二是两者的紧急电报分级相同，都是“特提”“特急”“加急”“平急”四级。但两者文件紧急程度的标注略有区别：党的文件标注“特急”“加急”；行政公文标注“特急”“急件”。,份号 000001 机密 特急 市委文件 委2008号,比如：,二、主体部分的区别,条例规定，党的文件应有“发文机关署名”，用全称或规范化简称标注于“正文的右下方”。办法规定，行政公文只在三个或三个以上机关联合行文时才在盖章处署发文机关名称，意在防止出现空白印章。,1、发文机关署名,2、成文日期,区别有三点：一是标注位置上，党的公文应标注在“发文机关署名右下方”，行政机关公文的标注位

20、置则因印章数量的不同有异。二是条例明确规定党的文件中“决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置”，行政公文无此规定。,2、成文日期,区别有三点：三是标注成文日期数字的写法不同。行政公文必须用汉字标注成文日期，条例虽然没有明确规定，但党的文件几乎全部都在用阿拉伯数字标注成文日期。,3、印章,一是免印问题：党的文件规定“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件外”，都应当加盖印章。行政公文规定“除会议纪要和以电报形式发出的外”都要加盖印章。二是印章的盖法不同：,党政公文印章的盖法完全不同,党的公文单个印章的盖法：党支部 2008年3月6日,4、附注,办法指

21、出，行政公文的附注标注的是“需要说明的其他事项”，内容有两类：一是文件的发放传达范围、传递使用形式。二是发文机关联系人的联系方式。条例明确规定党的文件上的附注是“印发传达范围”。,三、版记部分的区别,二者包含要素有明显区别：条例的印制版记是“由公文印发机关名称、印发日期和印发份数”组成，主题词和抄送机关都被列为公文格式的独立项目，不在版记之内。办法把主题词、抄送机关、印发机关和印发时间一并纳入版记之中。,练习题：,一、公文有哪几类格式？二、上行文眉首部分的格式与下行文眉首部分的格式有什么不同？三、上行文应选择什么样的格式？下行文可以选择哪些格式？,四、信函式格式适用于哪些公文？五、必须标注公文

22、序号的公文是什么样的公文？六、成文日期与印发日期有什么不同？标注时有哪些规定？七、印章与正文的距离应当是多少？,八、能否出现“此页无正文”现象？九、单个印章的两种盖法（中套和下套）有哪些规定？十、联合上报的公文，发文单位需要全盖章吗？十一、两个印章的盖法有哪些规定？,十二、三个和三个以上印章的盖法有哪些规定？十三、“印章应当压年盖月”、“印章应居中压住成文时间”，这两种说法都对吗？十四、请总结公文格式内各要素的字体字号的规定。,接上,字体字号总结：发文机关标识：一般22mm15mm（小于）小标宋体字公文标题：2号小标宋体字主题词的词目：3号小标宋体字发文字号、主送机关、正文、附件、附注、抄送、

23、印发机关、签发人；3号仿宋体字秘密等级、紧急程度、主题词、公告（通告）的层次序数：3号黑体字签发人姓名：3号楷体字,第二部分、公文格式常见错误举要,一、眉首部分1.发文机关标志下级应小于上级。多数Word中没有小标宋体，在此提供网址：http:/,2.发文字号,上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“”,而经常用方括号“”，如“某段发200221号”；,2.发文字号,滥用“发”字。只有重要文件才采用“发”字样。函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的单位将发文字号置于武文线上，有的单位标识时没有右顶格到边缘。,3.签发人,

24、有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。,4.红色反线,党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。,二、主体部分,1.标题常见的问题一是字体字号不规范。格式规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，办法规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号。如下例：,如：*关于转发省公路局关于做好春运工作的紧急通知的通知”*关于转发省公路

25、局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知以上两例中的“”符号都不应该使用，应改为：*关于转发省公路局关于做好春运工作的紧急通知的通知“、*关于转发省公路局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知,又如：,关于认真贯彻决定的通知、关于批转报告的通知、关于请示的批复 如上公文标题中加书名号是错的。需用书名号的法规规章的文种：法、条例、规定、办法、细则、章程、规则、制度等如：国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知,*转发性通知标题冗长繁琐问题,解决此问题办法有四：只写转发第一次转发机关的通知；直接转发原文件；在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；只用本机关发文的标题，而将其它机

26、关的标题概括为文件。,标题文字累赘,如关于请求解决的请示，应为关于解决的请示，后面有请示，前面用请求就是多余的。,2.正文常见问题,（1）序号使用不规范序号使用不规范的问题有两种：*层次混乱 办法规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。要注意办法规定的序数数词的写法，其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“（一）”和“（1）”括号外面是不带顿号 和点号。,2.正文常见问题,*序号中标点符号使用不规范 第一层次为：“一、”（作为小标题时，句尾无标点）；第二层次为：“（一）”（括号后不加顿号。作为小标题时，句尾标点可有可无）；,2.正文常见问题,*序号中标点符

27、号使用不规范 第三层次为：“1.”（无论是否为小标题时，句尾要有标点）；第四层次为:“（1）”（括号后不加顿号。句尾必须有标点）。,（2）引用文号格式不规范,办法规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如，“据办200612号文关于的通知”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“据关于通知（办200612号）”。再次出现可直接引用发文字号。,（3）附件格式不规范,附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。没有在附件左上角标明“附件”或者“附件”字样。,（4）成文日期

28、格式不规范,根据规定，公文的成文日期应以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。,（4）成文日期格式不规范,纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行（2mm-4mm）的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。,（4）成文日期格式不规范,另一个常见的问题是将“O”写作“0”，如“二00三年二月一日”，正确的写法应为“二OO三年二月一日”。,（4）成文日期格式不规范,单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全，包括单位、部门向领导送呈的介绍信、白

29、纸上递交领导签阅的文稿，如盖章就不必再在落款处署部门、科室或单位名称。但是要说明，这是对行政公文的要求，若是党文，如党委、党组文件，日期则用阿拉伯数字，可写成“2007年1月9日”。这也是党文和行政文的一个区别。,（5）印章格式不规范,印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上压正文等，还有将印章盖到成文日期以外。,（6）附注格式不规范,公文如有需要说明的事项要标识附注，如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。正确的做法是：用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。若附注文字较多，回行应顶格。,三、版记部分,1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。,2.抄送机关,常见的问题是有的公文还将“抄报”“抄发”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；抄送机关较多回行时顶格，而不是与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关经常不标句号。,3.印发机关和印发时间,印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。,