用友ERPU872采购系统操作流程.docx

1、用友ERPU872采购系统操作流程用友 ERP-U872 采购系统操作流程写在前面：供应链管理系统在使用过程中与财务链有显著的差异， 财务链更加注重财务核算的问题， 更加强调企业会计准则的运用。 而供应链的操作则以业务流程为主，且各处模块的关联更紧密。 在财务链的使用中一般可以两个两个操作系统分开学习理解， 如固定资产与总账或薪资管理系统与总账分开学习， 又或单独总账进行学习。 而供应链管理系统中如果学习采购管理， 则必然分牵涉应付款管理系统、库存管理系统、 存货管理系统和总账管理系统。 所以在学习供应链时更多的强调业务流程及各系统的业务关系。一、普通采购业务从财务核算上看，普通采购业务一般会

2、涉及到 9 个流程，分别是：（1）采购需求部门提出采购申请，并按审批权限进行审核；（2）采购部门根据审核的需求申请，与供应商进行磋商谈判，签订合同；（3）供应商发出商品，并通知到货；（4）仓储部门收到货物，并进行验收入库；（5）收到采购发票送财务部门；（6）财务部门收到发票后确认应付款；（7）财务部门填写付款申请单，经过审核后进行付款处理；（8）将应付款与已付款进行核销处理；（9）对入库货物进行成本核算体现在用友 ERP 财务管理系统中则有 10 个核算过程： 请购 订单 到货入库 发票 采购结算 确认应付款 支付货款 核销 核算成本。核算过程中涉及以不同的子系统， 如请购 订单 到货 发票

3、采购结算等五个环节在采购系统中进行处理，确认应付款 支付货款 核销等三个环节在应付款管理系统中进行处理，验收入库则在库存管理系统中进行， 核算成本在存货管理系统中完成。具体的关系可以用图 1 表示。所以一笔普通采购业务要在四个核算系统中穿插进行，对于初学者来说有一定的困难， 尤其是当某一个环节填制单据出错时更是难以回退进行修改，往往顺流操作 35 分钟可以处理完一笔业务，但逆流操作则需要花上 1020 分钟，甚至最后还是无法达到修正的目的。图 1下面以一例进行说明具体的操作过程：案例资料 1 月 1 日，业务员白雪向建昌公司询问键盘的价格 （95.00 元/只），评估后确认价格合理，随即向公司

4、上级主管提出请购要求，请购数量为 300 只。1 月 2 日，上级主管同意向建昌公司订购键盘 300 只，单价为 95.00 元，要求到货日期为 1 月 3 日。1 月 3 日，收到所订购的键盘 300 只，并将所收到的货物验收入原料库。当天收到该笔货物的专用发票一张，发票号为 8001。业务部门将采购发票交财务部门，财务部门确定些业务所涉及的应付款及采购成本， 材料会计记材料明细账。财务部门开出转账支票一张，支票号为 C1,付清采购货款。step1 采购请购，填写请购单并进行审核。 （本步骤可以省略）以业务员“白雪”身份登录系统，日期为 2013 1 1执行 供应链 采购管理 请购 请购单

5、进入“采购请购单”界面，单击“增加”按钮，按要求填入相关内容，具体见图 2图 2单击“保存”后进行“审核” ，需要注意的是，一般请购人与审核人为不同的操作员。step2采购订货，填写采购订单。 （本步骤可以省略）以业务员“白雪”身份登录系统，日期为 2013 1 2执行 供应链 采购管理 采购订货 采购订单 进入采购订单界面，单击“增加” 按钮，订单的生成可以依据上述填制的请购单。 点击界面上的 “生单”下拉“请购单”按钮，如图 3 所示，点击“过滤” 。图 3出现图 4 所示，选择 201311 填列的请购单，同时点击 OK 确定按钮图 4采购订单界面完成了请购单内容的复制， 此时，如果需要

6、修改请购单， 则要先删除订单，取消请购单的审核方能进行。 在订单界面上， 填写供应商信息及计划到货日期。具体如图 5 所示图 5点击界面上“保存”及“审核”按钮，完成订单工作。step3 采购到货，填写请购单并进行审核。 （本步骤可以省略）以业务员“白雪”身份登录系统，日期为 2013 1 3执行 供应链 采购管理 采购到货 到货单 进入“到货单”界面，单击“增加”按钮，具体见图 6图 6到货单的生成可以依据采购订单生成，点击界面上的“生单”下拉“采购订单”按钮，如图 3 所示，点击“过滤” 。选择上一步骤经过审核的订单。从而形成有内容的到货单。具体如图 7 所示，单击界面“保存” 、审核。图

7、 7step4 验收入库，填写入库并进行审核。以业务员“白雪”身份登录系统，日期为 2013 1 3执行 供应链 库存管理 入库业务 采购入库单 进入“采购入库单”界面，单击“生单”按钮选择“采购到货单（蓝字） ”并过滤，选取上步骤生成的采购到货单， 具体见图 8 所示，同时将仓库 “原料库” 填写完整。保存并审核。图 8step5完成发票的登记。以业务员“白雪”身份登录系统，日期为 2013 1 3执行 供应链 采购管理 采购发票 专用采购发票 进入“专用发票”界面，单击“增加”按钮，单击“生单”按钮选择“入库单”并过滤，选取上步骤生成的采购入库单，具体见图 9 所示，同时将发票号修改为“

8、8001”。保存 .step6 采购结算，将入库单与发票进行对应结算。采购结算有两种形式， 手工结算和自动结算形式， 只有一一对应时使用自动结算，一般使用手工结算。 如果采购过程未进行结算， 意味着入库单到月末将无法确认采购成本，而是确认为暂估入库业务。以业务员“白雪”身份登录系统，日期为 2013 1 3执行 供应链 采购管理 采购结算 手工结算 进入结算界面，单击“选单”按钮后如图 10 示。选单就是要选择进行结算的发票和入库单。图 10在“结算选单”界面上单击“过滤”按钮，出现图 11 界面。图 11选择供应商代码为建昌公司后，点击过滤按钮，出现图 12 所示界面，分别在入库单和发票前进

9、行勾选，点击界面上“ OK 确定”按钮，将入库单和发票选入结算界面。图 12单击“ OK 确定”按钮，回到结算界面。点击“结算”按钮，提示“完成结算”对话框。完成采购结算工作。图 12step7确认应付款，并生成采购凭证以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为 201313执行 财务会计 应付款管理 应付单据处理 应付单据审核 进入“应付单据过滤”界面，选择“供应商”为“建昌公司” ，点击“确定按钮，具体见图13所示图 13点击确定后，过滤出第5 步骤形成的发票，双击进入发票界面，如图14 所示。图 14点击“审核”按钮，提示，是否立即制单，点击“是”后同时生成会计凭证。具体见图 15 所

10、示。图 15step8支付货款，并生成采购凭证以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为 201313执行 财务会计 应付款管理 付款单据处理 付款单据录入 进入“付款单”界面，单击“增加”按钮，按案例资料录入相关内容，具体见图 16 所示。图 16填写好后点击“保存”和“审核”生成付付款凭证，见图 17 所示。图 17step9核销以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为 201313执行 财务会计 应付款管理 核销处理 手工核销 进入“核销条件” 窗口，选择供应商为“建昌公司”单击“确定”进入到核销界面，如图 18 所示。图 18在采购专用发票上，本次结算金额栏填入结算金额为 333

11、45,单击“保存”按钮，完成核销工作，由于不存在现金折扣，无须生成凭证。step10确定存货采购成本并生成凭证以业务员“白雪”身份登录系统，日期为 2013 1 3执行 供应链 存货管理 业务核算 正常单据记账 进入“过滤条件选择”窗口，单击过滤后进入“正常单据记账列表” ，如图 19 所示。图 19选择入库单后，点击“记账”按钮，完成记账执行 供应链 存货管理 财务核算 生成凭证 进入“生成凭证”窗口，单击选择按钮，选择“采购入库单（报销记账） ”，如图 20 所示。图 20单击“确定”后，出现图 21 所示图 21选择入库单后，点击“确定”按钮，回到“生成凭证”界面，选择“转账凭证”类型，点击“生成按钮”生成转账凭证 ,如图 22 所示。图 22至此，完成一笔普通采购业务。