电子报表系统.docx

1、电子报表系统电子报表系统报表业务流程图 一、操作界面1. 菜单栏：用菜单中的菜单命令可以完成对报表各种操作。提示：系统为各菜单设置了热键，用热键可以快捷地执行菜单命令，如按+键，可以打开文件菜单。2. 工具栏：主要有常用工具栏、格式工具栏、绘图工具栏和编辑栏，工具中包括一些编制报表过程中常用的命令按钮。用户可以在任一工具栏上单击右键选择打开或关闭某一工具栏，或用鼠标拖动工具栏来调整工具栏的位置。3. 报表树窗口：以树状结构显示报表文件列表。提示：按键可以快速打开或关闭报表树窗口。4. 编辑窗口：包括“审核公式”页、“公式”页、“外部公式”页、“查询”页、“信息”页，在编辑窗口中可以显示当前工作

2、表内的单元公式，可以显示和编辑工作表内的审核公式、外部公式和查询，还可以显示编制信息、审核报告等信息。提示：编辑窗口中的按钮包括：隐藏、保存、列表、执行，单击【隐藏】按钮，可以隐藏编辑窗口。【保存】按钮在页签为“审核公式”、“外部公式”和“查询”时有效。单击【保存】按钮，可以保存对审核公式、外部公式或查询进行的编辑。【列表】按钮在页签为“外部公式”和“查询”时有效。单击【列表】按钮，可以将所有的外部公式和查询在名称列表框中显示出来，上下移动光标，对应的外部公式和查询的内容在编辑窗口中显示出来，可以查询和编辑。【执行】按钮在页签为“审核公式”、“外部公式”和“查询”时有效。单击【执行】按钮，可以

3、执行外部公式和查询，也可对当前工作表进行审核。5. 工作表和单元格(表元)：工作表由单元格组成。单元格所在行或列对应的数字或字母是单元格的行标和列标，用行标和列标可以确定单元格的位置，如：“A1”表示A列、第一行的单元格，A1：C4表示从A1单元格到C4单元格的区域，称之为表元块。二、基本概念报表树：在安易2000电子报表系统中，为了方便地组织和管理工作簿，引进了报表树的概念。所谓报表树就是将系统中的工作簿按某种方式进行分类，然后按照树形结构对各种类别的工作簿进行组织。如图所示：报表组：一个报表组中可以包含多个工作薄。工作薄（报表文件）：安易电子报表系统的报表是以报表文件（扩展名为.any）的

4、形式存储的，一个工作薄对应一个报表文件，而一个工作薄中又可包含多个报表。工作表（表页）：一个工作表（表页）是某一单位的某一期间的一张报表。单位代码：单位代码也是报表的表页代码，是区分不同单位的报表的标识。三、初始设置（一） 代码定义系统用工具菜单下的代码定义命令来管理代码，如右图：在实际应用中，报表系统可能要同时管理许多个单位的报表。为了便于管理，同时也为了以后使用过程中查找方便，可以将代码按类别划分为若干个代码组。在每个代码组下面再对代码进行定义。 定义代码组单击【编辑组】按钮，在弹出的“代码组定义”对话框可对代码组进行定义。如图：1 如果是新增代码组，在编辑框中录入新增代码组名称后单击【增

5、加】按钮。2 如果是修改代码组，在列表中选取需要修改的代码组后在编辑框中进行修改，修改完毕后单击【修改】按钮。3 如果是删除代码组，在列表中选取需要修改的代码组后单击【删除】按钮。 定义代码定义好代码组后，在“代码定义”对话框中根据所定义的代码组生成对应的页签。通过页签选择可以在不同的代码组下面定义代码。4 如果是新增代码，在编辑框中录入新增代码和代码名称后单击【增加】按钮。5 如果是修改代码，在列表中选取需要修改的代码，然后在编辑框中进行修改，修改完毕后单击【修改】按钮。6 如果是删除代码，在列表中选取需要修改的代码，然后单击【删除】按钮。7 如果是删除代码组下对应的所有代码，单击【全部删除

6、】按钮。注意：每次对代码组或代码进行定义后务必进行保存，否则本次操作无效。（二）报表管理系统用工具菜单下的报表管理命令管理报表。如右图： 增加表组：在报表树中新增表组时，新增组可以是任意组的子组。1 将光标移到新增表组的上级结点；2 单击【增加表组】按钮，在弹出的“增加 组”窗口中录入新增组的代码、名称和路径，该表组下的工作薄对应的报表文件会自动保存到指定的路径下；如右图：3 录入完毕单击【确认】按钮；4 增加表组操作成功后，新增表组对应的结点自动添加到报表树中。单击【保存】保存。 增加表：可以把已存在的工作薄挂接到系统的报表树中。8 将光标移到新增表所在表组对应的结点；9 单击【增加表】按钮

7、，在弹出的“增加表”窗口中录入新增表的代码、名称和路径；10 录入完毕单击【确认】按钮；11 确认后弹出“口令输入”对话框，如果输入了正确的口令，则获得该报表文件的管理权，同时新增表对应的结点自动添加到报表树中，增加表操作成功。如果输入的口令不正确，则增加表操作失败。增加表操作成功后，单击【保存】进行保存。 在报表树中删除表和表组：12 将光标移到需要删除的表或表组对应的结点；13 单击【删除】按钮进行删除，删除后表或表组对应的结点从报表树中消失；14 删除表时有一个选项“删除实际文件”，选中该项后不仅从报表树中删除报表对应的结点，同时也将报表文件删除。否则只是删除报表树中对应的结点。15 表

8、或表组删除后，单击【保存】进行保存。（三）设置选择系统菜单项工具|设置命令，系统弹出“设置”对话框，可以进行系统设置。对话框中有四个页签：普通属性、颜色、日期区间和关键字。 普通属性普通属性包括设置：是否进行用户登录信息、是否显示正确的审核信息、计算方式信息、显示和字体信息。1. 如果选中“用户登录”，则每次进入系统时都弹出用户登录对话框。2. 如果选中“显示正确的审核信息”，则审核时显示所有的信息，否则将只显示未通过审核的错误信息。“计算方式”栏中设置项包括：自动计算、不打印零值和按显示值计算。“显示”栏中设置项包括：“网格线”、“滚动条”和“行号列标”，可以选择显示与不显示；隐藏滚动条后报

9、表处于自动滚动状态，将鼠标移动到报表的边缘，会自动滚动报表。3. 在“标准字体”栏中可以设置字体和字号。4. “直接存为HTML”选项：由于通过“另存为”转存HTML文件需指定目录。当从工作站往服务器的目录中保存时非常不方便，而且容易暴露报表文件在服务器上的位置，因此设置了此功能。选中“直接存为HTML”选项，并录入文件保存的路径（为了保密，录入的路径不显示出来，只显示“*”）。保存时执行 文件 | 直接存为HTML 即可。 颜色在定义报表时，设置的字体颜色、填充颜色和线条颜色都是从系统调色板中选取的。系统调色板中的颜色在此处设置。在系统调色板中可以设置48种颜色。 日期区间在“日期区间”页中

10、可以定义空白表模板的期间。报表期间定义好后，新建报表可以使用该区间属性。 关键字在“关键字”页中可以设置报表初始日期和缺省表页代码。报表初始日期是新建报表的第一页的日期，如果第一页只作为格式使用，可以将初始日期设为一个不会用到的日期，如1900/1/1。缺省表页代码在新建文件或表页时使用。报表初始日期可以选择：本年1月1日、系统日期和固定日期。如果选中“固定日期”，还需要通过日历选择确切的日期。缺省表页代码可以从系统定义的代码中选取。四、新建报表（一）新建工作薄新建工作簿时可以通过工具栏中的按钮，也可以通过系统菜单项文件|新建。二者的区别在于：使用工具栏上的“新建”按钮可以建立空白表。而使用系

11、统菜单项文件|新建新建工作簿时，可以建空白表，也可以选择报表模板。 使用工具栏按钮新建工作薄1 单击按钮会弹出“新表登记”对话框（只有以用户身份登录才有此操作），如图：2 选择报表组，新建工作薄对应的报表文件会自动保存到所选的报表组的对应路径中；3 录入报表代码、名称和路径；4 单击确定按钮，完成新表登记操作。 完成后，会建立一个只有一张空白“格式”页的工作薄。 使用菜单命令新建工作薄5 执行文件菜单下的新建命令；6 在“新建”对话框中选择报表模板，可以选择“模板报表”页中的模板，也可以选择“自定义”页中的用户系统中已有的报表作为模板；7 在“新表登记”对话框中，选择报表组，录入报表代码、名称

12、和路径；8 单击确定完成。用这种方法可以新建一个包含一张与报表模板格式相同的表页的工作薄。（二） 工作薄属性工作簿属性包括报表期间和报表文件信息。如果要设置工作簿属性，请选择系统菜单项文件|属性，系统弹出“报表属性”对话框。“报表属性”对话框分为两个页签：日期区间和普通，可以分别定义报表期间和报表文件信息。 日期区间在“日期区间”页中可以定义报表的期间。在同一工作薄中，一个期间一个单位只能有一张报表。报表期间类型可以选择年、月、周、日，也可以选择自定义期间。如果选择自定义期间，还需要定义期间总数和每个期间的开始日期和终止日期。可以在开始日期和终止日期列使用日期控件输入和选择日期。注意：如果报表

13、系统与账务系统连接，需要从账务系统中取数，那么此处定义的报表期间应该与账务系统的会计期间一致，否则可能造成从账务系统获取的某些数据不准确。 普通在“普通”页中可以修改报表文件信息。这些信息包括：报表作者、报表口令以及附注信息。此外在“普通”页中还可以查询到报表文件的建立时间和最新修改时间。（三） 工作表多个工作表组成一个工作簿，每张工作表都是一个相对独立的报表；工作表由表元格组成；可以选取工作表中相邻表元组成的矩形区域作为操作对象，工作表中的矩形区域叫表元块。表元块通过表元块代码来表示，表元块代码由它的左上表元代码加右下表元代码组成，表元代码间用冒号分隔，例如：B3:E8代表B3表元到E8表元

14、的24个表元组成的表元块。表页属性：执行编辑|表页属性命令可查看、编辑表页属性，如右图： 选中表页代码，在右侧的编辑栏内可修改表页的单位代码； 选中表页名称，在右侧的编辑栏内可修改表页的名称和表页日期； 如果表页继承了其他表，在“继承关系”中，可以选择哪些内容继承，哪些内容不继承。（四） 编辑格式页打开新建的工作薄（报表文件），可以执行文件菜单下的打开命令，也可双击报表树上的工作薄打开。在新建工作薄的空白格式页中编辑格式页。如果在新建工作薄时选择了报表模板，就不用再重新编辑格式页了，只要在报表模板上做一些修改即可。本例以在空白表页中编辑格式页讲解。 设置标题。在新工作薄中，只有一个名为“格式”

15、的工作表。在这个工作表中设置报表的格式，在本例中，以基本养老保险基金资产负债表为例。1. 选中A1单元格，在编辑工具栏把字体设为“楷体”，字号选“三号”；2. 在单元格中录入标题名“基本养老保险基金资产负债表”；3. 拖动鼠标，同时选中A1、B1、C1、D1四个单元格，4. 点鼠标右键，在弹出菜单中执行【表元格式】命令，系统会弹出单元格式对话框，如右图：5. 选择【对齐】页，在“水平对齐”栏中选择“跨列置中”，点【确定】返回。标题设置完成，如下图： 填写报表相关信息。 1、在A2单元格中填入如下公式（其中的所有符号都要用半角的）： =编制单位：+NAME() 注意：“NAME（）”是一个函数，

16、可以按键引导输入，如右图： 2、在B2单元格中录入如下公式： =DATE(C) 也可引导输入，在右图所示的对话框中“表页与日期函数”中的“日期函数”，点“函数引导”按钮，在弹出的对话框中选择“表页日期”的“日期”项，如图： 3、在D2单元格中录入如下“养老01表”。 4、在D3单元格中输入如下公式： =单位：+MONEY() （取元、千元、万元） 5、选中A2、A3两个的单元格，设置对齐方式为“跨行置中”。 6、选中B2、B3两个的单元格，设置对齐方式为“跨行置中”。 设置表格边框可以根据需要设置表格边框（略）。 设置表格项，直接在表元中输入表格项的内容，如下图： 定义公式报表中的数据可手工录

17、入，也可以利用取数公式直接从账务系统或其它系统中直接取数，取数公式可直接录入，也可引导输入。如，在现金年初数对应的单元格内录入如下公式：=ZWKM(CJ,B,101,C) 提示：CJ期初借方余额 B本年年初 101“现金”科目代码 C本位币 该取数公式也可引导输入，操作如下：1. 登录数据库。执行数据菜单下的登录数据库命令，在弹出的对话框中双击“ANYI2000账务系统”前面的“红绿灯”,在弹出的登录对话框中选择取数的账套、用户名及密码,单击确定后“红绿灯”的绿灯闪烁说明登录成功；2. 选中单元格，执行插入菜单的函数命令（或直接按键）系统弹出“引导函数”对话框，如右图：3. 在“函数分类”栏内

18、选择“ANYI2000函数”，在“函数名称”栏内选择“账务系统函数”，单击“函数引导”按钮；4. 在如右图所示的“定义公式”对话框中设置公式；5. 在“取数函数”栏内，选择“科目表取数”；6. 在“参数”栏内分别选择：“CJ 期初借方余额”、“B 本年年初”、“101”、“本位币”，单击代入，单击完成；7. 返回到“函数引导”对话框，单击“完成”按钮，公式设置完成。用同样方法可以输入其它科目对应的取数公式。在有一些特殊的报表中（如财务分析报表），可能还要用到表间取数公式或外部公式等其它形式的函数和公式，其操作方法大致相同，在此不再赘述。在“资产合计年初数”对应的单元格内录入如下公式：=C6+

19、C7+ C8+ C9+ C10 定义审核公式根据需要定义审核公式，如：设置资产合计应等于负债合计加基金合计（C11=C15+C18；），设置资产合计应等于所有资产项目之和等。报表格式设置基本上就完成了，做完报表要注意存盘。报表公式： 六、报表编制首先打开一个工作薄，在工作薄中插入一张表页，操作如下： 执行插入|表页命令； 在弹出的“插入表页”对话框中，输入表页日期、表页名称、表页代码等内容； 格式属性：空白表页，插入空白页；复制指定表页，复制右边序号栏内序号所指向的表页的格式。单击可以选择其它表页作为模板复制。继承指定表页，设置成继承后，表页继承部分的内容会随继承的表页（父表页）的变化而变化。

20、 设置完成后，单击确定，系统就在当前工作薄中插入一张新报表。编制报表就是将当前表页中的所有单元公式按照计算索引关系重新计算一遍。如果进行编制的报表中外部公式或数据查询的属性是自动执行，则编制时执行该外部公式或查询。如果设置了“自动计算”功能，每次对表页中的表元进行修改后，系统将对相关表元进行实时计算。如果在定义报表时没有使用“自动计算”功能，就不能保证报表中显示数据的正确性。这种情况下，报表定义完毕后应当编制报表，这样可以确保报表数据的准确。进行报表编制时，首先将需要编制的表页切换为当前表页，然后选择系统菜单项数据|编制。选中编制命令后，系统将自动对当前表页进行编制。报表编制完毕后，在编辑窗口

21、的信息页中将显示编制信息。七、报表审核报表审核就是根据定义的审核公式验证报表编制的正确性。报表审核前系统将自动检查审核公式的语法，如果审核公式存在语法错误则不进行审核，并且将审核公式中的错误使用红色字体显示在编辑窗口的“信息”页中。如果审核公式没有语法错误，系统将根据审核公式对报表进行审核。审核公式的执行结果即审核报告，审核报告显示在编辑窗口的“信息”中。审核报告中首先显示进行审核的表页名称，然后显示每条审核公式的审核报告。八、报表传递（一）利用卸出报表和装入报表功能传递 卸出数据通过数据卸出功能可以将报表树管理的报表卸出到指定路径，包括软盘、硬盘或网络路径。操作说明：1. 执行工具|卸出数据

22、命令，系统弹出“卸出”对话框；2. 输入目标路径名称。路径可以直接输入，也可通过“浏览”按钮选择；3. 选择卸出的报表文件。可以通过报表树选择需要卸出的报表组和报表文件。如果选择了报表组，那么就选中该组下面的所有报表文件。选择报表组或报表文件时，用鼠标单击报表树中对应结点前的“”，选中的项目前的“”中有“”标志。4. 如果希望取消选中的项目，只需用鼠标再次单击“”。5. 设置卸出表页的条件。可以通过单选按钮选择“全部表页”或“指定日期”，指示卸出全部表页或指定日期的表页。缺省条件为“指定日期”。如果选择“指定日期”，还需要选择“开始日期”和“结束日期”。注意：如果报表文件中不存在指定日期范围内

23、的表页，卸出的报表树中该报表文件对应的路径为空。6. 选择是否卸出用户定义的代码。通过复选按钮“卸出代码表”进行选择。7. 数据卸出。单击【卸出】按钮，系统将自动进行数据卸出，整个过程不需要用户干预。数据卸出完毕后系统将给出提示。 装入数据通过数据装入功能可以将指定路径的报表树及其对应的报表装入到系统当前的报表树中。执行装入数据操作前，先要把打开报表关闭。操作说明：执行系统菜单工具|装入数据命令。装入数据的操作步骤如下：1 输入源路径名称；路径可以直接输入，也可通过“浏览”按钮选择路径。2 路径输入结束后，单击【显示】按钮。如果该路径下存在报表树，该报表树将显示出来，同时激活【装入】按钮。3

24、设置装入表页的条件；可以通过单选按钮选择“全部表页”或“指定日期”，指示装入全部表页或指定日期的表页。缺省条件为“指定日期”。如果选择“指定日期”，还需要选择“开始日期”和“结束日期”。4 数据装入。数据装入分为两种情况：1） 由系统根据数据装入原则（找原来的报表树）自动装入；2） 装入到指定的报表组和指定的路径中。相关选项：1、装入代码表，在装入报表的同时，装入单位代码，常用于下级单位接收报表格式页和代码表； 2、指定装入目标路径。数据装入成功后系统将给出提示，同时刷新报表树窗口的报表树。（二）压缩成数据文件传输：（集团汇总版、社保版功能） 软盘传输：从报表树中筛选出将需要传递的报表，对其进

25、行打包后发送到软盘中进行传递。操作说明1 选择需要传递的报表；发送前应选中需要传递的报表。所有选择操作均对报表树进行，也就是说，只有纳入报表树管理的文件才可以被选中。2 选择发送的软盘驱动器；3 数据经压缩后发送到软盘。 报表收集：与软盘传输和邮件传输功能配合使用。通过报表收集功能可以将下级单位上报的压缩文件还原，装入本机的报表树中。操作说明执行系统菜单工具|报表收集命令后弹出“报表收集”对话框。1 接收邮件：接收邮件后压缩文件将显示在压缩文件列表中。2 软盘收集：收集通过软盘传输的报表压缩文件，收集的文件列在压缩文件列表中。3 审核：在审核功能中可以完成两部分工作：定义每个工作簿对应的上报单

26、位，检查下级单位对应期间上报的报表是否存在多报漏报的情况。4 装入将压缩文件列表中选中的文件中的报表装入本机的报表树中。装入时可以选择是将压缩文件中的全部信息装入，还是筛选部分表页装入。如果是部分装入，选中“指定日期”，则只将所选压缩文件在该日期范围内的表页装入；选中“按报表树装入”，则首先在报表树中选中需要装入表页的工作簿，如果在选中的压缩文件中包含相应的表页则装入，否则不装入。5 删除删除压缩文件列表中选中的文件。九、报表汇总报表汇总功能可以对同一工作簿中结构相同的表页进行汇总，生成汇总报表。注意：利用系统提供的报表汇总功能时只能选择当前工作簿中结构相同的表页进行汇总，否则得到的汇总表无意

27、义。如果希望参与汇总的表页不在同一工作簿中，可以想办法将这些表页内容集中在同一工作簿中（通过粘贴复制或外部公式）；如果参与汇总的报表结构不完全相同，可以考虑利用外部公式进行汇总。操作说明执行系统菜单数据|汇总命令，系统将引导您完成汇总操作的各个步骤：1 插入一张汇总表页新增表页的名称为“汇总表页”，表页代码默认为“#”，与其它的表页区分；2 选择参与汇总的表页代码通过单选钮可以指定汇总表页代码，也可以筛选汇总表页代码。如果选择指定汇总表页代码，系统将工作簿中的所有表页代码列出，可以选择其中一个或多个表页代码。单击【全选】按钮则选中所有表页代码。如果选择筛选汇总表页代码，可以在编辑框中录入筛选条

28、件。参与汇总的表页代码选定后，单击【下一步】按钮继续。3 选择汇总日期范围通过单选钮可以指定汇总日期范围，也可以筛选汇总日期范围。如果选择指定汇总日期范围，则可以通过复合框指定起始日期和终止日期。如果选择筛选汇总日期范围，则可以在编辑框中录入筛选条件。汇总日期范围选定后，单击【完成】按钮。4 生成汇总表页单击【完成】钮后，汇总结果将存放到插入的汇总表页中。十、其它数据处理功能 排序通过排序功能可以对某一选定区域内的数据进行排序。排序分为升序排列和降序排列。升序排列是指按字母从前到后，数字由小到大或日期从早到晚的顺序进行排序。降序排列是指按字母从后到前，数字由大到小或日期从晚到早的顺序进行排序。

29、如果选定区域包含多个序列，排序时可以选择“按行排序”和“按列排序”，还可以指定以哪个序列作为排序的主关键字、第二关键字及第三关键字，同时每个序列均可指定按“递增”还是“递减”方式排序。 数据透视通过数据透视功能可以将工作簿中指定数据块，按照表页分列，显示在一新的报表中，用以查询或进行其他数据分析功能。 元表转换通过元表转换功能可以将报表数据在“元表”、“千元表”和“万元表”三种状态下进行自由切换。 舍位平衡工作中经常使用设置数据格式功能改变报表数据保留的小数位数，比如编制汇总表、千元表、万元表，小数位数减少时，就要使用四舍五入截断小数部分，这时数据间原有的平衡关系可能会遭到破坏。用此功能可以调

30、整报表数据的平衡关系。十二、权限管理 系统用户系统用户分为两种：操作员和管理员。如果用户希望通过登录方式进入系统，则需要由管理员通过用户管理功能将其设置为操作员。如果不是系统用户，也可以通过取消用户登录的方式进入系统。 用户管理执行系统菜单工具|用户管理命令可以进行用户管理操作。注意：只有通过用户登录方式进入系统，才能进入用户管理功能进行操作。1、增加用户在用户名编辑框中录入新增用户名，录入并确认用户口令，单击【增加用户】。2、删除用户在用户列表中选择需要删除的用户名，单击“删除用户”按钮。如果需要删除的用户对系统中某个报表拥有管理权，系统将拒绝删除，并弹出对话框提示删除前应移交报表的管理权。“管理员”不能删除。3 修改口令在口令编辑框内录入新口令，在确认口令框内确认，单击【修改】钮，若输入口令与确认口令不一致，则给出提示修改口令失败。注意：管理员除了可以修改自己的口令，还可以修改其他操作员的口令。4 设置登录账务系统的缺省信息在“账套代码”、“登录用户名”和“登录口令”栏内录入相应的内容，单击【修改】按钮。用户再登录时系统时会自动登录账务数据库。 5、用户授权用户权限分为：