第10章 常见问题及解决方法.docx

1、第10章 常见问题及解决方法 常见问题解决方案介绍在使用Word过程中遇到的一些常见问题及其解决方案。排版编辑类问题1 文档中出现的异常字符答：用户可能会在文档中看到的许多异常的字符，可能是编辑标记、校对标记、智能标记、图片框或其他类型的文档标识符。某些标记，例如格式标记和表格的某些部分，可以通过单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】来显示或隐藏。某些标记仅在特定的视图中可见，例如大纲视图或普通视图。以下是文档中可能显示的字符项列表。1格式标记（1）制表符：一个箭头。（2）空格：单词之间的点。 （3）文字环绕分隔符：指明文本在对象底部环绕的符号，例如一幅图片。（4）分页符：普通视图中以虚

2、线标明，如。（5）分节符：当文档中包含不同类型的节级别的格式设置时，以两条虚线标明，如。其格式设为单独一列的节和两列的节两种。（6）域代码大括号：某些信息，例如自动更新的日期或索引项，将以域的形式插入。如果显示域代码，将看到弧形大括号：DOCPROPERTY Manager * Upper。 （7）段落标记：该标记在段落尾部显示： 。段落标记包含段落格式信息。 （8）手动换行符：如果按下 Shift+Enter，则该符号 显示在行尾。2，下划线如果未将文本设为下划线格式，但屏幕上该文本却显示为具有下划线，可能是由于下列原因：（1）红色或绿色波形下划线：自动进行拼写和语法检查时，Microsof

3、t Word 用红色波形下划线标明可能的拼写错误，用绿色波形下划线标明可能的语法错误。 （2）电子邮件标题中的红色波形下划线：Word 会自动检查电子邮件标题中的姓名，将其与“通讯簿”中的姓名进行比较。如果有多个姓名与您键入的姓名相匹配，则会在键入的姓名下出现红色波形下划线。您可以为无法识别的姓名选择替换内容。 （3）蓝色或其他颜色的下划线：自动检查格式一致性时，Word 用蓝色波形下划线标明可能的不一致的格式设置。 （4）紫色或其他颜色的下划线：默认情况下，使用过的超链接显示为紫色。 （5）红色或其他颜色的单下划线或双下划线（在左右页边距中可能显示有竖线）：默认情况下，使用“修订”功能后，新

4、插入的文本将带有下划线标记。竖线（用于标记“修订行”）可能会显示在包含修订的文本的左侧或右侧。 （6）紫色虚线下划线：智能标记与文本下方的紫色虚线下划线一起显示。在 Word 中可以使用智能标记来执行操作，这些操作通常是通过打开其他程序来执行。 3修订标记或修订批注框显示插入或删除的内容、格式更改和批注。为了便于联机审阅，您可以在 Word 中方便地创建和查看修订和批注。为了保留文档的布局，Word 在文档的文本中显示部分标记元素，而在边距上的批注框中显示其他的标记元素。4表格的各种符号表格移动控点：显示在表格的上角部，以便于移动表格。5文本中的智能标记和其他按钮（1）“智能标记操作”按钮和指

5、示器：Word 中智能标记执行的操作通常要打开其他程序来完成。文档中文本底部的紫色虚线标明了智能标记，可单击“智能标记操作”按钮来执行任务。（2）“自动更正选项”按钮：当鼠标指针靠近自动更正的文字时，“自动更正选项”按钮 首先显示为一个小蓝框，然后在鼠标指针指向它时变为按钮图标。在不需要更正文字的情况下，可以通过单击按钮并进行选择来撤消更正或将“自动更正”选项打开或关闭。 （3）“粘贴选项”按钮：完成粘贴文本之后，“粘贴选项”按钮 会显示在粘贴文本的下方。单击该按钮将显示一个列表，让用户确定如何将信息粘贴到文档中。可用的选项取决于用户粘贴的内容类型、粘贴源的程序和粘贴位置的文字格式。 ? 2

6、状态栏中显示的项目表示什么答：状态栏是位于Word 文档窗口底部的水平区域，用来提供关于当前正在窗口中查看的内容的状态以及文档上下文的信息。如果文档中没有显示状态栏，可以单击【工具】|【选项】命令，再单击【视图】选项卡，然后选中【显示】选项组中的【状态栏】复选框。状态栏的各个项目及表示内容说明如下：页码（页）：按用户的设定（如果有）显示页码。 节号（节）：在当前文档窗口中显示的页的节号。 页码/页数：按文档中实际页数显示的页码和总页数。 位置：从页面的顶部到插入点之间的距离。如果插入点不在窗口内，将不显示任何数据。 行：插入点所在的文本行。如果插入点不在窗口内，将不显示任何数据。 列：以字符数

7、目计量的，从左边界到插入点之间的距离。如果插入点不在窗口内，将不显示任何数据。 录制：宏录制器状态。双击【录制】可打开或关闭宏录制器。当录制器处于关闭状态时，【录制】显示为浅灰色。 修订：修订标记状态。双击【修订】可打开或关闭修订标记功能。在未处于修订标记状态时，【修订】显示为浅灰色。 扩展：扩展选定模式状态。双击【扩展】可打开或关闭该模式。在选定模式处于关闭状态时，“扩展”显示为浅灰色。使用扩展选取模式，按F8键可以进行下面的快速选择模式： 按F8键一次，激活扩展选取模式。 按F8键二次，选取光标所在的单词。 按F8键三次，选取光标所在位置的一个句子。 按F8键四次，选取光标所在位置的一个段

8、落。 按F8键五次，选取光标所在的节的全部内容。 按F8键六次，选取整篇文档的全部内容。 按Esc键或单击状态栏中的【扩展】二字，可以取消扩展选取模式。改写：改写模式状态。双击【改写】可打开或关闭该模式。在改写模式处于关闭状态时，【改写】显示为浅灰色。 拼写和语法检查的状态：如果 Word 正在查错的过程中，将在书的标志上出现一支动画笔。如果没有找到任何错误，将显示一个对号。如果找到了错误，将显示“”。双击此图标可修改错误。 后台保存状态：当出现脉动磁盘图标时，说明在用户工作的同时，Word 正在后台保存您的文档。 后台打印状态：当打印机图标出现时，说明在用户进行工作时，Word 正在后台打印

9、您的文档。打印机图标旁边的数字显示了正在打印的页的页码。双击打印机图标可取消打印任务。 版本：如果当前文档保存了多处版本，则在状态栏的最未尾会出现一个版本的图标，版本是在一个单独的文件中保存和管理这篇文档的多个版本。在保存一篇文档的多个版本后，可重新审阅、打开、打印或删除先前的版本。? 3 为什么样式发生意外变化？答：（1）检查是否打开此样式的自动更新功能。如果选用自动更新功能，则对样式进行修改时，该样式将自动更新，以使文档中的应用此样式的文本前后一致。关闭此功能的方法是：首先单击【格式】|【样式和格式】命令，并选择【样式和格式】对话框中的样式，然后选择其下拉列表中的【修改】命令。如果已经选中

10、【自动更新】复选框，则应取消对该复选框的选择。（2）某些样式可能是基于另一个样式建立的，对所基于的样式的改动将会影响该样式。例如，【页眉】样式是基于【正文】样式的，如果将【正文】样式中的中文字体改为黑体，则【页眉】样式的字体也变为黑体。（3）如果打开的文档所基于的模板被改动，则打开文档时，样式有可能根据模板中新的定义进行更新。如果打开文档时，不希望此文档中基于某个特定模板的样式进行更新，则进行如下操作：首先单击【工具】|【模板和加载项】命令，然后取消对【自动更新文档样式】复选框的选择。如图4.56所示。（4）包含样式定义的模板丢失（如文档被复制到另一台计算机上编辑）或者损坏（如被删除）时，当前

11、文档将使用Normal模板中的样式定义。10.3 管理文档类问题? 1 为什么无法打开文件答：（1）可能是文件可能已损坏，如果是这样，程序可以尝试恢复损坏的文档中文字，或者如果恢复的文件无法使用，那么您可以删除损坏的文件，然后打开备份。如果所使用的Word程序没有响应，则要修复Word应用程序，方法是，单击【开始】|【程序】|【Microsoft Office 工具】【Microsoft Office 应用程序恢复】命令，在“应用程序”列表中，单击没有响应的程序。 （2）文件名可能太长，文件名或路径名可能超过 223 个字符。可以缩短该文件名。或将文件移动到与文件夹层次结构的顶级更加接近的另一

12、个文件夹中。再次尝试打开文件。（3）文件所处的磁盘可能已满，可以将文件移动到其他磁盘以获得更多可用的空间。 ? 2 在【打开】对话框无法找到要打开的文件答：请进行以下操作：（1）检查文件类型：确保在“文件类型”框中选择了正确的文件类型。（2）进行搜索：在【打开】对话框中，在【文件名】框中键入文件的名称，单击【工具】|【查找】命令来进行【搜索】文件。? 3 无法打开受密码保护的文件答：因为密码区分大小写，请查看是否按下了Caps Lock，或者重新键入密码，确保没有键入错误。? 4 指向文件的快捷方式停止工作答：原因可能是：（1）该文件可能已被重命名或删除。如果目标文件的名称或扩展名有了任何更改

13、，快捷方式将无法工作。请使用Word的【搜索】功能查找与要打开的文件有相似的名称或者创建或更改于相同日期的文件。（2）该文件可能暂时不可用。如果该文件位于网络服务器上，请询问网络管理员该服务器驱动器是否不可用。如果文件位于可移动介质上，例如，软盘，请确保带有目标文件的介质已经正确地插入到了驱动器或设备中。 ? 5 保存文档后，更改丢失答：原因如下：（1）对于存储在网络服务器上的文档，如果单击【文件】|【退出】命令，然后在出现提示信息时选择保存更改来保存文档，则可能将文档的副本保存到了硬盘上。因为更改保存在硬盘上的副本中，所以当您重新通过网络打开该文档时，将无法看到更改。若要避免将对存储在网络服

14、务器上的文档的修改保存到一个单独的文档副本中，应在退出 Word 前使用【文件】|【保存】命令来保存更改。 （2）当Word意外关闭时，“自动恢复”可能尚未将更改保存到恢复文件中。恢复文件中包含的新信息数量取决于Word 保存恢复文件的频率。例如，如果每 15 分钟保存一次恢复文件，那么在发生断电或类似问题时，最多可能丢失 15 分钟的工作。? 6 试图保存文档时，得到文件太大的提示信息答：原因如下：（1）如果文档太大而无法保存，可将其拆分为几个小部分。请将部分文档剪切下来，将其粘贴到新文档中，然后分别保存各个部分。若要顺序打印这些文件，请使用Includetext域连接文档。 （1）将文档转

15、换为主控文档，然后将其组成部分保存为单独的子文档。 ? 7 试图保存对文档的更改时，得到文档为只读的信息答：该文档为“只读”属性的文档，用户无法更改“只读”属性的文档。若要保存更改，必须用一个新文件名保存该文档。如果将文档保存到新的文件夹或其他文件夹，也可以使用相同的文件名，或以其他文件格式保存文档。? 8 当要以其他文件格式保存文档时，在【保存类型】列表框中未显示所需的文件格式类型答：（1）请确认 Microsoft Word 提供了您需要的文件格式。 （2）您或系统管理员可能选择了不在计算机上安装转换器。如果 Word 中提供了您需要的文件格式，则可以安装所需的转换器。 可用其他的文件扩展

16、名保存 Word 文档（例如，姓名的缩写）。 ? 9 以带格式文本方式保存文档时，表格中的制表符丢失答：以“带格式文本”或“带格式的 MS-DOS 文本”保存文档时，表格中的右对齐制表位可能会被空格所代替。若要在以这些格式保存文档时保留表格的布局，应避免在表格中使用右对齐制表位。? 10 以 RTF 格式保存文档时，位图图标丢失答：原因如下：（1）如果将位图作为链接文件插入到 Word 文档中并显示为图标，然后以 RTF 格式保存文档，则会显示位图而不是图标。若要确认位图在文档的 RTF 版本中显示为图标，请选中【显示为图标】复选框并清除【链接到文件】复选框（单击【插入】|【对象】命令，然后单

17、击【由文件创建】选项卡，可看到这两个复选框）。（2）用“自动恢复”功能恢复尚未保存的更改。? 11 恢复文件中未包含所作的更改答：恢复文件中包含的新信息数量取决于 Word 保存恢复文件的频率。例如，如果每 15 分钟保存一次恢复文件，那么在发生断电或类似问题时，最多可能丢失15分钟的工作。若要改变“自动恢复”功能的保存时间间隔，请单击【工具】|【选项】命令，然后在【保存】选项卡上的【分钟】框内输入所需的分钟数。? 12 保存文档时，文件名中增加了一个额外的扩展名答：保存文档时，如果所用的文件扩展名不同于该文件类型的默认扩展名，则 Word 会将默认的扩展名加在所用的文件名之后。例如，一个 W

18、ord 文档的文件名可能是“Budget.abc.doc”。若要在保存文档时使用不同于该文件类型默认扩展名的其他扩展名，则必须将整个文件名用引号括起来，例如，Buget.abc。? 13 已保存文件的文件名中包含两个句号答：用以句号结尾的文件名（例如“Sales.”）保存文档时，Word 会在该文件名后添加一个句号和默认的文件扩展名。例如，一篇 Word 文档的文件名可能显示为“Sales.doc”。出现这种情况的原因是：在Windows 中，文件名可包含像句号或逗号这样的标点符号。若要使用某文件类型的默认扩展名保存文档，请不要在文件名后面键入句号。保存文件时系统会自动添加句号。扩展名对于标识

19、文件类型并确定用哪个程序打开该文件是必不可少的。? 14 保存文档时，出现“重名”错误答：Word 可能正在执行自动后台保存。如果选中【允许后台保存】复选框（在【工具】菜单上，【选项】对话框中的【保存】选项卡上），并在 Word 执行自动后台保存时试图保存一个长文档，Word 会在两种保存操作中使用相同的文件名。完成后台保存后，再保存文档。（当 Word 进行自动后台保存时，状态栏上会出现一个脉动的磁盘图标）? 15 如何在Word 2002中打开在早期Word版本创建的文档答：可以直接在 Microsoft Word 2002 中打开用 Microsoft Word 2000、97、95、6

20、.0 或 2.0 创建的文档。Word 2002 完全支持在这些版本的 Word 中创建的所有数据和格式。? 16 如何在Word 95/97 中打开 Word 2002 文件答：如果使用Word 95/97或早期版本，必须先安装转换器，然后才能打开在Word 2000或Word 2002中创建的文档。在Word 97的用户安装Word 2000/2002转换器之后，即可打开Word 2000/2002文档。 注意：早期版本的Word和其他程序不支持在Word 97或以后版本中引入的新功能。如果使用了这些新功能，在执行该操作时，可能会丢失数据或格式。? 17 无法将文件保存为 Word 97

21、或 Word 2000 格式答：（1）Word 2002 可以将文件保存为与Word 97 和Word 2000 文件相同的格式，所以不需要转换器来打开或保存 Word 97或Word 2000文件。（2）如果与使用Word 97的用户共享文档，请关闭该版本不支持的功能，可以自定义新文档或原有文档。若要进行该操作，请（单击【工具】|【选项】命令，选择【保存】选项卡）选中【禁用在此版本后的新增功能】复选框。（3）保存文档时，如果该文档中含有将要转换的内容，则 Word 会显示一个转换功能列表，以便该文档可用于早期的Word版本。（4）在Word 2000中打开Word 2002文档时，不会更改文

22、档中的多数项目。因此没有禁用Word 2000功能的选项。? 18 文档中的文字可以正确转换，但图形消失答：（1）请确认打开了图形显示选项。单击【工具】|【选项】命令，再单击【视图】选项卡。清除【图片框】复选框。（2）单击【插入】|【“图片】|【来自文件】命令时，检查【文件类型】框中的筛选列表。如果没有列出所需筛选，就需要进行安装图形转换器。? 19 转换后文档中的字体发生变化答：用其他文字处理程序创建的文档可能含有您的计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含这样的字体，Word 会将字体替换为已安装的字体。若要控制要替换的字体，请单击【工具】|【选项】命令，再单击【兼容性】选项卡。单击【

23、字体替换】按钮，然后选择所需字体进行替换。10.4 查找和替换类问题? 1 找不到要搜索的项目答：在【查找和替换】对话框中，单击【高级】按钮，然后在【查找内容】框中指定文字或格式。然后使用下列提示，确认是否正确指定了搜索的文字或格式。（1）正确键入要搜索的文字。请确认文字键入正确，并且其前后没有添加空格。 （2）正确指定格式。如果要删除搜索格式，请清除【不限定格式】复选框。 （3）在开始搜索前不要选定文字。否则Word 仅搜索选定的文字部分。 （4）选择【搜索】下拉列表框中的【全部】项。如果您选择【向上】或【向下】，则Word仅搜索主文档（不包含页眉、页脚、批注等）。 （5）清除【区分大小写】

24、复选框。如果选中该复选框，则 Word 仅搜索具有指定大小写格式的文字。（例如，如果搜索Most，则找不到most或MOST）。 （6）清除【全字匹配】复选框。如果选中该复选框，Word 只搜索完整的单词（例如，如果搜索enter，则找不到entertain）。 （7）清除【使用通配符】复选框。如果选中该复选框，则某些字符（例如“?”）视为通配符。 （8）单击【不限定格式】按钮。如果上一次搜索指定的格式，Word可能仍设置用于搜索该格式。 （9）Word不能查找或替换某些图形或对象。Word不能查找或替换浮动对象、艺术字文字效果、水印和图形对象。但是，如果将浮动对象更改为嵌入对象，则可以对其进

25、行查找和替换。? 2 使用通配符时，无法查找特定的项目答：若要使用通配符，可在【查找和替换】对话框中，单击【高级】按钮，然后选中【使用通配符】复选框。如果 Word 无法找到特定文本，请尝试下面的解决方案：（1）准确指定大小写。使用通配符时，搜索文字区分大小写。例如，搜索“s*t”将找到“sat”而不是“Sat”或“SAT”。如果要搜索大小写字母混合的单词，可使用方括号通配符。例如，键入“Ss*Tt”查找“sat”、“Sat”或“SAT”。 （2）选中【使用通配符】复选框后，Word不能识别在【查找内容】文本框中输入的用于下列项目的代码：尾注和脚注标记、域、段落标记、分节符或空白区域。若要搜索

26、这些项目，可以在【查找内容】框中键入下列替换代码（注意，没有可用于域的替换代码）。若要查找脚注或尾注标记：键入“2”。注意，Word 无法区分脚注和尾注标记。若要查找段落标记：键入“13”。若要查找分节符：键入“12”，Word 将搜索手动分页符和分节符。 查找空白区域：键入“空格1,”。10.5 图形对象类问题? 1 为何看不到创建的文本框？答：原因如下：（1）确认在页面视图状态下。 （2）在插入文本框前先选定文本。 ? 2 为什么无法使图形对象与相关文本在同一页上 答：（1）将图形对象和文本框编为一组，也就是说，将文本框作为一类图形对象。 （2）确保文本框的锁定标记紧接着相关文本。 （3）

27、如果要给图形对象添加题注，请确保在单击“插入”菜单中的“题注”命令之前先选定对象。另外，还应该确保题注与该图形对象锁定于同一段落。 ? 3 为何图形对象总随段落移动答：引起该问题的原因是图形对象的锁定标记已锁定了要移动的段落。用以下操作步骤可以解决： （1）选定图形对象。（2）单击【格式】菜单中合适的对象类型命令，如“自选图形”、“图片”、“文本框”、“对象”或“艺术字”等。 （3）在打开的对象格式对话框中，选择【版式】选项卡，单击【高级】按钮，再选择【图片位置】选项卡。（4）清除【位置】标签中的【对象随文字移动】和【锁定标记】复选框。（5）单击【确定】按钮。 ? 4 为什么文字没有环绕在图形

28、对象周围答：解决方法： 1）检查是否选择了正确的环绕样式。 (1) 请单击绘图对象，单击【格式】菜单中合适的对象类型命令，如“自选图形”、“图片”、“文本框”、“对象”或“艺术字”等。 （2）在打开的对象格式对话框中，选择【版式】选项卡，单击【高级】按钮，再选择【文字环绕】选项卡。（3）选择【环绕方式】下的【紧密型】选项，再选中【环绕位置】下的【两边】单选按钮。 2）如果使用了【绘图】工具栏上的【自选图形】菜单中的【线条】工具，来创建图形对象，则所创建的图形对象有时会显得参差不齐，这就可能导致文字无法紧密环绕在图形对象周围。可以通过使线条变得平滑来解决这个问题。 3）在用“线条”分类中的工具绘

29、制线条、曲线或由线条和曲线组成的图形时，应分以下几种情况考虑： （1）如果希望图形对象看起来像用笔描画的一样，请单击【自由曲线】按钮。这样得到的图形与在屏幕上描画的非常接近。 （2）如果希望得到较为精细的图形，即使得图形没有参差不齐的线条或突然发生方向上的变化，请单击【任意多边形】按钮。 （3）如果要在绘制曲线时能进行更多的更为准确的控制，请单击【曲线】按钮 。 4）如果是在任意多边形图形对象周围环绕文字，则可以调整任意多边形的形状，使其看上去更为平滑。 5）检查图片是否为浮动图片，即可以精确地放置在页面上或放置在文字或其他对象的前面或后面的图片。Word不能在嵌入式图片的周围环绕文字，这些图

30、片直接放置在文字中的插入点处。要将某个嵌入式图片改为浮动图片，可用如下操作。 （1）选中该图片； （2）单击【格式】【|图片】命令。（3）单击【位置】标签。 （4）选择【浮于文字上方】框。 （5）单击【确定】按钮。 ? 5 创建的水印掩盖了文档正文答：解决方法：增加用于创建水印的对象的亮度。 1）如果要增加文字的亮度，请单击【格式】|【字体】命令，另选一种字体颜色（比如浅灰色）。 2）如果要增加用【艺术字】创建的特殊效果文字的亮度，请用如下操作： （1）选择【格式】|【对象】命令。（2）选择【颜色和线条】标签，将填充颜色改为更浅的灰色底纹。如果使用的是彩色打印机打印，则可选择更浅的彩色底纹。

31、3）如果要增加用【绘图】工具栏创建的图形对象，请用如下操作： （1）单击【格式】|【自选图形】命令。 （2）选择【颜色和线条】标签，将填充色改为更浅的灰色底纹。如果使用的是彩色打印机打印，则可选择更浅的颜色底纹。 4）如果要增加导入图形的亮度，请用如下操作： （1）单击【格式】|【图片或对象】命令； （2）切换到【颜色和线条】标签，将填充色改为更浅的灰色底纹。如果使用的是彩色打印机打印，可选择更浅的彩色底纹。（3）再选择【图片】标签，在【图像控制】选项组下，选择【颜色】下拉列表框中的【水印】选项，或拖动【亮度】和【对比度】的滑块（游标），来手工调整图形的亮度和对比度。 5）如果所导入的图片是一张扫描图片，可用“Microsoft照片编辑器”来裁剪该图片、为其添加特殊效果、调整其亮度、对比度和颜色。 ? 6 对齐了的图形对象相互层叠 答：解决方法：根据用户所单击的对齐选项，图形对象会向上、向下、向左或向右移动，这样就可能覆盖了已经在那里的对象。用户可取消对齐操作，然后在对象对齐之前将其移动到新的位置。 ? 7 由于选定文字不能保持选定状态而无法使用施放式