公文管理.docx

1、公文管理一.1.公文管理公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。A8公文管理系统提供完备的电子公文管理功能，包括：公文应用设置、发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计、公文档案。本节详细介绍公文应用部分的具体操作：【发文管理】、【收文管理】、【签报管理】、【公文交换】、【公文督办】、【公文查询】、【公文统计】七项功能操作，【公文应用设置】在7.3.2.2中公文应用设置中详细介绍，【公文档案】在5.5.2.5公文档案中详细介绍。注意：在进行公文应用前请确认系统后台是否完成

2、公文单、公文元素、公文节点权限、文号等相关运行基本设置信息一.1.1.发文管理操作说明：用于完成对外公文的拟文、审核、审批（或会签）、签发、复核、封发和归档的处理过程，形成待交换的公文单与正式公文。所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自行定义，由此保证了系统的灵活性。同时提供公文的催办、督办等操作，保证公文流转的严肃性。1.功能键【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮，进行公文文稿的起草。【刷新】刷新当前页面。【待发】编辑的公文暂不发送，保存在待发列表。【已发】列表显示已经发送出去的公文。【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等

3、操作。【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文。【查询】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询。【发送】勾选保存待发的公文，将其发送出去。【删除】将列表中勾选的公文删除。【撤销流程】将已发的公文撤销到待发列表中，流程已结束和处理时做了归档的公文不允许撤销流程。【归档】将列表中的公文归档到公文档案的预归档目录。【督办设置】公文发起人设置或修改公文的督办期限、督办人员。【取回】公文已办后，若后续节点没有处理，则当前节点可将公文取回为待办状态。2.发文管理范畴A8电子公文发文管理中，发文要素包括：公文的组成、公文的流转、公文的封发进入交换环境。1)公文组成：包括文单、正文、附件等。2)公文

4、流程：根据不同发文需求，可以设置不同的发文流程，本系统支持自建流程和调用公文流程。公文流程中的节点权限也可根据实际需要由单位管理员在公文应用设置中设置。以下图5.4.1-1发文流程为例。图5.4.1-1发文流程示例操作步骤：第一步：点击一级菜单【公文管理】，选择【发文管理】，进入发文管理界面，如图5.4.1-2。 图5.4.1-2 发文管理第二步：拟文：填写文单、正文、添加附件、设置流程等。其中流程可以调用流程也可以自建流程。拟文完毕后，根据所用流程进入下一环节。详细操作请见5.4.1.1拟文。第三步：公文流转：公文流程中各节点根据节点权限处理公文，详细操作请见：5.4.1.2处理公文。第四步

5、：公文封发后，进入公文交换步骤。至此，公文发文管理完毕。5.4.1.1拟文操作说明：新建公文的发文流程、起草公文内容、以及填写公文文头信息。公文起草的权利需要单独由单位管理员授权，具备公文发起权后才能进行公文的新建/发送等操作。【拟文】页面下的具体功能键如下：【发送】将公文发送出去。【保存待发】将编辑的公文进行保存，不进行发送，公文事项进入【待发】列表中，用户通过待发事项中对公文进行修改，发送。【调用模板】直接调用已经建立好的系统模板。【流程】图形的方式查看流程，可以允许直接进行流程的建立。【插入】上传公文中要处理的附加文件，支持本地文件和关联文档两种方式的插入。【正文类型】选择正文的格式，包

6、括标准正文、Word正文、Excel正文、wps文字、wps表格，其中Word正文和Excel正文需要客户端安装office软件，wps文字和wps表格需要客户端安装WPS软件。【正文】点击正文按钮，弹出正文的编辑界面。【督办设置】设置本条公文的督办人员、期限和主题。说明：如果调用的公文模板，则模板设置的督办人员不允许取消，只允许在原有督办人基础上再增加。【公文文号】选择公文发文文号或手工输入文号。【附言】发起者添加附言，流程中节点处理人可以看到所增加的附言。操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【发文管理】，进入发文管理界面，再点击【拟文】如图5.4.1.1-1。 图5.4.1.1-1 发

7、文拟文界面第一步：点击一级菜单【公文管理】，选择【发文管理】，点击【拟文】，自动调用系统设置的缺省公文单，此处还可以选择系统中已经设置好的其他公文单。第二步：建立流程。点击【流程】的文本框，在弹出的选择人员窗口中进行人员的选择；用户也可以点击【调用模板】直接调用公文发文流程模板。第三步：设置节点权限。点击【流程】按钮后可以修改每个节点的权限，以便每个接收到的人得到不同的权限。第四步：设置公文督办。点击【督办设置】按钮，在弹出的公文督办设置窗口中设置督办人员、督办期限、督办主题。第五步：填写发文单。根据设置的文单信息进行填写，如文件标题、选择公文种类、公文文号、文件密级、行文类型，填写主送单位、

8、抄送单位、抄报单位等文头信息。送往单位可以选择已设置好的机构组。选择机构组如下图5.4.1.1-2选择机构组所示：图5.4.1.1-2 选择机构组第六步：书写公文内容。点击【正文】，选择公文正文格式，系统支持word，excel，wps等格式。第七步：增加附言和附件。点击【发送】，即可发送到下一个节点的人员。如图5.4.1.1.3编辑拟文。图5.4.1.1-3 编辑拟文5.4.1.2发文管理-总述操作说明：进行公文发文过程中文件的核稿，复核，文件签发，套红盖章封发等等一系列的处理，完成公文发文的一系列动作，并形成正式的红头公文文件进入公文交换环节。发文管理下的具体功能键如下：【加签】在当前节点

9、后面增加后续节点。【当前会签】在流程中增加一个与当前节点并列的节点，节点权限为会签。【回退】将公文回退给前一节点。当公文已被处理归档时，不允许回退。【减签】有选择性的减掉当前节点后面的节点。【修改正文】对公文正文进行编辑。【知会】在当前节点后面加知会节点。【多级会签】将公文会签给他人，流程中增加处理节点，待所有会签者处理完毕后，流程又流转到进行多级会签操作的处理者中，待其处理完后流程才往下流转。被增加节点可以选择人员和部门，选择部门则匹配部门的部门管理员、部门主管、部门收发员。【终止】终止流程，当前节点后面的节点将收不到这个流程。【撤销】将流程直接回退到发起人的待发事项中。当公文已被处理归档时

10、，不允许撤销。【转发】将公文正文（正文作为附件）及附件转入新建发文界面。【文号修改】可以选择断号，或手工输入文号。【修改文单】修改当前节点权限有编辑权限的文单元素内容。【签章】点击打开正文，对正文进行签章。【部门归档】将公文归档一份到单位文档，当前用户必须有对单位文档的写入权限。【正文套红】将正文内容按正文套红模板的格式套入指定位置。【文单套红】将文单内容按文单套红模板的格式套入指定位置，用于打印。【传阅】将公文传阅相关人员，被传阅人节点权限为阅读。【文单签批】对文单进行手写签批及盖章，提交后会显示在文单的该节点意见框中。【公文督办】设置或修改公文的督办人及期限。【转 公 告】将公文正文及附件

11、发送到有发布权限的单位、部门公告板块中。不能发送到集团公告板块。【跟踪】设为跟踪后，公文在首页我的跟踪事项中显示，并且他人对公文所做的操作都会发送当前节点提示信息。【暂存待办】保存用户本次输入的意见和态度，暂不发出，流程将在当前用户处暂停，用户可以随时在自己的【待办事项】中继续处理该事项。【提交】提交流程到下一节点。【态度】可以选择已阅、同意、不同意三种态度。【意见】填写公文的处理意见，当文单中有当前节点的意见框时，提交后意见会显示在文单中。【常 用 语】可选择系统自带的常用语，也可以自建常用语。【上传附件】上传本地文件到公文中。【打印】打印文单的权限，当节点无该操作时，不允许打印文单。【关联

12、文档】插入关联文档到公文中。【交换类型】选择交换类型后，公文进入相应收发员的交换中心中。【正文打印】打印正文的权限，当节点无该操作时，不允许打印正文。【正文保存】保存正文的权限，当节点无该操作时，不允许保存正文。【处理后归档】归档后，公文进入公文档案的预归档目录，同时公文在已处理的节点列表中消失。发文中，封发节点通过后才允许处理后归档，收文和签报无该限制。【流程日志】流程中节点点击流程日志的图标可以通过流程日志回溯工作流程的流程过程。日志中记录的操作有：拟文、登记、撤销流程、处理提交、暂存待办、加签、减签、当前会签、知会、传阅、增加节点、删除节点、替换节点、回退、取回、终止流程、转发、修改文单

13、、封发、归档、多级会签。操作步骤第一步：公文处理人员，会接收到公文处理提示信息；可以直接点击提示信息进行公文处理，也可以通过【待办事项】或是【发文管理】中待办页面中选择公文进行处理。第二步：点击待办的公文标题后即可显示公文的相关信息，如公文标题、公文种类、公文文号等。第三步：点击右侧的【正文】按钮即可显示公文正文内容，进行公文正文的审核，批阅。如图5.4.1.2公文处理图5.4.1.2 公文处理注意：除知会节点外，其他节点权限的操作都是可以通过业务需要，单位管理员在【公文应用设置】中进行设置的发文管理中的具体操作步骤请见5.4.1.35.4.1.75.4.1.3发文管理-文单签批操作说明：在公

14、文处理过程中，用户可以在公文单上进行手写签字和盖章，文单签批功能可以通过单位管理员配置公文节点权限的操作来实现。在系统初始安装时，审核和审批、会签等节点已默认授权了文单签批的权限。【文单签批】页面下各功能键如下：【电子签章】对文单进行盖章操作，由单位管理员授权印章，用户在【个人事务】|【印章密码管理】对印章密码进行修改。【手写签名】对文单进行手写签字，添加自己的意见和批注。【文字签批】可以选择系统已设定好的签批文字，也可以手工输入签批内容。文单签批操作步骤：第一步：打开需要处理的公文，点击【处理】按钮，出现公文处理页面，在处理页面点击【高级】按钮，出现如下5.4.1.3-1公文处理页面，选择【

15、文单签批】按钮。图5.4.1.3-1公文处理第二步：在文单签批页面选择签批方式，有【电子签章】、【手写签名】【文字签批】三项可选。如下图5.4.1.3文单签批所示，改图选择了文字签批和手写签名两种方式。图5.4.1.3-2 文单签批第三步：点击【确定】按钮，签批的内容在发文单中显示，可见即可得。如下图5.4.1.3-3签批后的发文单所示：5.4.1.3-3签批后的发文单第四步：在公文处理页面点击【提交】，用文单签批方式处理公文完毕。文单签批签字区域自适应大小： “文单签批”节点签字区域大小，能根据infopath文单设计输入框大小展示。1前提：infopath制作公文单时，插入节点对应的意见框

16、后，要对意见框的大小进行调整才能生效。由于意见框大小单位默认为“百分比”，需要将单位由“百分比”变更为“像素”，变更方式可以通过鼠标拖动输入框大小来实现。2功能一：处理文单时，“文单签批”节点处理框的签字区域，能根据文单设计时输入框表示。如图5.4.1.3-4审批节点表单设计时大小，5.4.1.3-5 “文单签批”输入框大小。 图5.4.1.3-4审批节点表单设计时大小 图5.4.1.3-5 “文单签批”输入框大小3功能二：“文单签批”输入框可根据自己需要拉宽、拉长，如图5.4.1.3-6拉宽拉长所示。文单签批窗口会随着该节点权限意见框大小而变化，如图5.4.1.3-7文单输入框显示也跟随变更

17、。注意：拉宽“文单签批”输入框时，不能拉的太宽，不能超过公文单的宽度。 图5.4.1.3-6拉宽拉长 图5.4.1.3-7文单输入框5.4.1.4发文管理-修改正文 操作说明：对起草的公文正文进行核查，通过修改正文进行文件的修改完善。修改正文包括以下操作：正文编辑、手写批注、文字批注、文档清稿、显示痕迹、隐藏痕迹等操作。【文字批注】输入文字进行文件修改，系统保留修改文字的痕迹。用户可以按【显示痕迹】按钮，把文字批注的痕迹以其他颜色显示，并记录相应的修改人员。【手写批注】是模拟手写文字进行文件修改，点击【手写批注】，此时鼠标变成铅笔形状，用户可以直接在正文内容区书写。用户可以更换不同颜色进行书写

18、。【文档清稿】文档清稿是进行修改文字的整理，点击【文档清稿】，页面会分成上下两个部分，上面是带有文字修改痕迹的稿件，下面是未修改的文字原稿。用户需要对照上面修改的文字，在原稿上重新整理文件。文档清稿后，修改痕迹会被清掉，形成最终文稿。操作步骤：第一步：打开需要处理的公文，点击【处理】按钮，出现公文处理页面，在处理页面点击【高级】按钮，在该页面中选择【修改正文】按钮。如图5.4.1.4-1修改正文所示：5.4.1.4-1修改正文第二步：选择所需要修改正文的方式，以下为方式中的4种。1.手写批注，如下图所示：5.4.1. 4-2手写批注。图5.4.1.4-2手写批注2.文字批注：点击【手写批注】后

19、，再点击【文字批注】进行文字修改。3.显示痕迹：显示修改痕迹。如图5.4.1.4-3显示痕迹。图5.4.1.4-3显示痕迹 4.文档清稿：清除文档修改痕迹，清稿之前需要确认是否保存当前修改。图5.4.1.4-4文档清稿。图5.4.1.4-4文档清稿 第五步：完成正文的修改，填写处理意见，点击【提交】完成发文管理。如下图5.4.1.4-5填写处理意见所示。 图5.4.1.4-5填写处理意见 5.4.1.5发文管理-修改文单 操作说明：对公文文单进行修改，操作前提是具备公文文单修改的权限，文单中可以修改的项包括：公文标题、密级、主送、抄送、主题词、文号等多项。操作步骤：打开需要处理的公文，点击【处

20、理】按钮，出现公文处理页面，在处理页面点击【高级】按钮，在该页面中选择【修改文单】按钮。如图5.4.1.5 -1修改文单所示。5.4.1.5 -1修改文单5.4.1.6发文管理-文号修改操作说明：修改公文文号，有手工输入文号和断号选择两种方式。【断号选择】显示公文处理过程中被使用过但尚未封发的文号，可以是终止的公文流程、也可以是流程未结束的公文号。【手工输入公文文号】手工输入公文号，修改公文号后，公文单的公文号变为新修改的文号。操作步骤：有文号修改的节点权限，可以点击【文号修改】，修改当前公文文号。如图5.4.1.6文号修改图5.4.1.6文号修改5.4.1.7发文管理-转公告 操作说明：将公

21、文转发为公告，前提是操作者必须具备公告板块的发布权限和转公告的公文操作权限。操作步骤：打开需要处理的公文，点击【处理】按钮，出现公文处理页面，在处理页面点击【高级】按钮，在该页面中选择【转公告】按钮。如图5.4.1.7公文转公告所示：5.4.1.7公文转公告5.4.1.8联合发文操作说明：正文相同、文号、发文单位、主送等不同的两套公文，可经过一次审批流程定稿，分别经过两次不同格式的套红，形成两套公文，分别发往不同单位。文单中包含两套文号、发文单位、主送单位、抄报单位、抄送单位、印发份数，则系统自动将该公文标记为联合发文。如图5.4.1.8联合发文所示：操作步骤：第一步：启用公文元素中公文文号B

22、、主送单位B等第二套元素数据。第二步：infopath制作文单，元素包含两套文号、主送等。第三步：上传该文单。第四步：拟文，设置流程及文单内容，注意仅使用一个封发节点，发送。第五步：套红。选择第一套数据，套红；再选择第二套数据，套红，此时增加了两套正文，提交。第六步：进行公文交换。交换中心中，分别形成两套不同的待交换公文，分别发送即可。图5.4.1.8联合发文一.1.2.公文交换操作说明：公文交换用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文，以及接收单位对外来公文的签收，只有部门收发员或单位收发员才具有此功能菜单。【公文交换】下的功能键如下：【待发送】已经封发但尚未发送的公文。【待签收】对单位内部待

23、交换的公文进行签收，进入公文登记环节。【已发送】已经封发并已发送的公文。【已签收】已签收的公文。操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【公文交换】，进入公文交换界面。第一步：公文发送方选择待发送中的公文，点击【发送】按钮。公文交换要求接收方已设置了公文收发员。发送后，公文进入已发送页签中。如图5.4.2-1发送公文所示图5.4.2-1发送公文第二步：接收方在首页待办或公文交换的待签收页签中打开接收到的公文，输入签收编号、保存期限，设置登记人，点击【签收】按钮。签收后，公文进入已签收页签中。如图5.4.2-2签收公文。图5.4.2-2签收公文第三步：签收公文时设置的登记人进入【收文管理】|【待

24、登记】，勾选待登记公文后，点击【登记】按钮，进入收文编辑界面，进入收文流程。 第四步：发送员进入【已发送】页签中，查看已发送公文的回执情况。如图5.4.2-3公文回执。图5.4.2-3公文回执5.4.2.1撤销公文操作说明：公文交换时，难免会出现交换错误的情况。为此，系统专门提供了撤销的功能，对于已交换，但对方未签收的公文，允许进行撤销操作。操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，点击【公文交换】的【已发送】页签。如图5.4.2.1：图5.4.2.1 撤销公文第一步：点击需要撤销的公文，列表下侧显示送文单详细内容；第二步：在需要撤销的单位或部门后面点击【撤销】按钮，弹出确认信息，确认即可。5.4.

25、2.2补发公文操作说明：公文交换后，如果有漏发的单位，可以通过补发的功能进行公文补发。操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，再点击【公文交换】的【已发送】页签。如图5.4.2.2：图5.4.2.2 补发公文第一步：点击需要补发公文后面的【补发】按钮，列表下侧显示送文单的待发送界面。第二步：点击送往单位的文本框，在弹出的窗口中选择补发的单位或部门。第三步：点击【发送】按钮，公文即被补发出去，同时已发送页签中生成一条新的已发送公文。一.1.3.收文管理操作说明：用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限，用户

26、均可自定义。【收文管理】页面下各功能键说明如下：【登记】具有收文登记权的用户才显示【登记】按钮，登记公文。【刷新】刷新当前页面。【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中。【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中。【待登记】对公文交换中已签收的公文进行登记。【查询】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询。操作步骤： 点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，进入收文管理界面，如图5.4.3-1收文管理。图5.4.3 -1收文管理第一步

27、：登记。点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，通过待登记公文列表,选择公文，点击【登记】，进行公文登记。如图5.4.3-2收文登记：图5.4.3-2收文登记第二步：收文处理：文件登记发送后，下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息，在系统的首页的【待办事项】中显示该公文。办理人员可以直接点击打开进行办理，同时在公文管理中【收文管理】的待办事项中也列出了所有要办理的公文。办理者可以对文件内容以手写批注，手写批注等方式进行文件的批阅，批示等操作。注意：公文登记既可以对A8系统内流转的公文进行登记，也可以对外来公文进行登记一.1.4.签报管理操作说明：用于组织内部的公文流转，以形成一个拟文

28、、审核、审批（或会签）、签发、批示、办理、阅读和归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自行定义。签报和发文流程设置区别在于：公文发文必须要有封发节点，封发后进入公文交换，而签报在组织内部流转，不需要公文交换，因此不需要封发节点。【签报管理】下的功能键如下：【拟文】具有签报发起权的用户才显示【拟文】按钮，起草签报文件。【刷新】刷新当前页面。【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中。【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中。【

29、查询】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询。操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【签报管理】，进入签报管理界面，如图5.4.4。图5.4.4 签报管理5.4.4.1签报拟文操作说明：用于新建签报，建立签报处理流程，起草签报内容、以及填写签报文头信息。只有具有签报发起权的用户才有拟文权限。【拟文】下各功能键说明如下：【发送】将公文发送出去。【保存待发】将未发出的公文进行保存，不进行发送，公文事项进入【待发】列表中，用户通过待发事项中对公文进行修改，发送。【调用模板】直接调用已经建立好的系统模板。【流程】可选择新建流程和编辑流程，新建流程为自行设置公文流程，编辑流程是在已有流程基础上

30、修改流程并设置流程中处理节点的各种属性。【插入】插入本地文件或关联文档。【正文类型】选择正文的格式，包括标准正文、Word正文、Excel正文、wps文字、wps表格，其中Word正文和Excel正文需要客户端安装office软件，wps文字和wps表格需要客户端安装WPS软件。【正文】点击填写正文内容。【附言】发起者添加附言，流程中节点处理人可以看到所增加的附言。操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【签报管理】，进入签报管理界面，再点击拟文如图5.4.3.1。图5.4.3.1 签报拟文界面第一步： 点击一级菜单【公文管理】，选择【签报管理】，点击【拟文】。第二步：建立流程。点击新建流程输

31、入框，或选择模板调用，调用公文模板建立签报流程。第三步：填写签报单。根据设置的文单信息进行填写，如文件标题、选择公文种类、公文文号、文件密级、行文类型、填写抄送单位，主送单位，抄报单位等文头信息，并进行公文正文内容的编写。第四步：发送签报。点击【发送】按钮，将签报发送出去。5.4.4.2签报处理操作说明：进行公文签报过程中文件的核稿、审核、文件签发、盖章等一系列的处理。操作步骤： 第一步：点击首页【我的待办事项】或是【发文管理】中待办页签中选择签报进行处理第二步：点击待办的签报标题后即可显示公文的相关信息，如公文标题、公文种类、公文文号等。第三步：点击右侧的【正文】按钮即可显示签报正文内容，可以进行正文的审核、批阅，具体签报的处理方式如修改正文、修改文单、文单签批等处理方式与【发文管理】处理方式相同，具体操作请见5.4.1发文管理。一.1.5.公文查询操作说明：用于查询当前用