用户需求说明书模板.docx

1、用户需求说明书模板重庆正大软件职业技术学院OA系统用户需求说明书（第1版）文件标识重庆正大软件职业技术学院OA系统用户需求说明书当前版本第1版项目编号项目承担部门重庆亚德科技股份有限公司 数字校园开发方签字用户方签字确认日期说明此需求目的是供开发人员参照后，快速开发试用版上线使用；在试用版使用中，用户可再行对OA系统范畴内的需求进行规划和调整，供开发人员对试用版进行完善形成正式版。地址：重庆市高新区石桥铺科园一路科技发展大厦C座23层邮编：400039电话：(023) 68627100 68609952传真：(023) 68632500网站：版 本 历 史版本/状态作者参与者起止日期备注1.0

2、万晓明2010.12.29目 录1. 文档介绍 41.1. 文档目的 41.2. 文档范围 41.3. 读者对象 41.4. 参考文档 41.5. 术语与缩写解释 42. 产品介绍 43. 产品面向的用户群体 54. 产品应当遵循的标准或规范 55. 产品范围 56. 产品中的角色 57. 产品的功能性需求 67.1. 系统基本功能结构图 67.2. 系统基本功能描述 77.3. 系统更改的功能描述 328. 产品的非功能性需求 32a) 用户界面需求 32b) 软硬件环境需求 32c) 产品质量需求 321. 文档介绍1.1. 文档目的软件需求说明书的编制是为了使用户和软件开发者双方对该软件

3、的初始规定有一个共同的理解，使之成为整个开发工作的基础。软件需求说明书将作为下一个阶段概要及详细设计工作的前提和依据。 本软件需求说明书的编写目标是使软件用户和软件开发商建立起沟通的基础，并在本需求说明书通过软件用户评审后成为软件设计的依据和系统验收的依据。1.2. 文档范围描述本产品的功能、背景和用户群；描述本产品的功能性需求；描述本产品的非功能性需求；描述需求建模与分析报告；用户确认记录。1.3. 读者对象本需求规格说明书的读者对象为重庆正大软件职业技术学院管理人员、信息技术人员、以及亚德科技项目组全体成员。1.4. 参考文档本项目合同相关内容。1.5. 术语与缩写解释缩写、术语解 释2.

4、 产品介绍重庆正大软件职业技术学院OA系统用户需求说明书包括日常办公、行政事务、辅助办公、部门事务、个人助理、系统维护等方面的功能模块。主要实现公文的上传下达，日常办公事务的信息化管理。所有流程均可实现可视化调整，系统与校园门户集成，实现单点登录。系统支持与短信平台接口，实现任务短信提示和短息发送。本项目的任务提出者为重庆正大软件职业技术学院。开发者为重庆亚德科技股份有限公司；3. 产品面向的用户群体本项目为合同项目，其用户群为重庆正大软件职业技术学院的所有教职工。4. 产品应当遵循的标准或规范本产品应遵循以下标准： 系统分析标准：SPP精简并行过程的软件过程改进方法和规范 数据库设计标准：三

5、级范式设计5. 产品范围本产品将通过Internet网络构造一个实用、易用的办公信息平台，并与校园门户、数据中心集成。6. 产品中的角色系统一般性的角色如下所示：角色名称权限描述系统管理员主要负责整个办公系统的系统维护、权限分配、数据备份等工作学校领导主要负责文件审批学校二级部门负责人主要负责处室文件和信息的审批学校二级部门信息员主要负责处室文件和信息的管理、发布、维护学校办公室秘书主要负责公文传递一般用户通过信息门户的统一登录，实现系统的单点登录，使用日常功能7. 产品的功能性需求7.1. 系统基本功能结构图7.2. 系统基本功能描述7.2.1、日常办公7.2.1.1收文管理实现收文管理的电

6、子化，提高公文处理效率。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。a.业务流程b.功能描述 登记：此环节接收外单位发来的文件并登记其基本信息，若来文为纸质文件则可扫描为电子文档上传，登记完成后交主任拟办。文书送主任拟办：此环节由收文秘书将文件交校办主任拟办，填写拟办意见。主任完成拟办后，进入下一环节“文书送领导批示”。此步骤，也可由办公室其他具备权限的负责人来签写拟办意见。文书送领导批示：此环节由收文秘书将文件交校领导填写批示意见。领导完成批示后，进入下一环节“文书送传阅”。文书送传阅：此环节由收文秘书将文件分发到传阅人处，由传阅人填写阅文意见。传阅完成后，收文秘书根

7、据情况，交承办人承办或文书归档。 承办：由承办人填写办理结果，然后提交到文书归档步骤文书归档：传阅完成后或承办人填写办理结果后，收文秘书进行收文归档和分发，文件进入文件库备查。C.数据流图D.数据建模收文文件基本信息（文件ID,收文名称，收文日期，收文编号，文件，收文秘书.）收文附件（文件ID,收文名称）7.2.1.2发文管理实现发文管理的电子化，提高公文处理效率。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。a.业务流程b.功能描述拟稿：此环节为发文第一步，由各二级部门及系部具备权限的人员进行发文基本信息和文件的拟定，完成拟定后提交到下一步“审稿”。 审稿：

8、各二级部门负责人在此处审核由“拟稿”环节发来的部门拟稿文件及相关信息，填写审核意见，可在线修改文件，审核完成后，如同意可提交到校办“办公室秘书送主任”环节；如不同意可打回到“拟稿”处修改。办公室秘书送主任：此处由发文秘书将收到的校内发文交办公室主任审核。主任对文件可签写意见，可在线修改并支持留痕功能（针对Word）。秘书则根据主任的意见，进行后面的环节。办公室秘书送会签：发文秘书根据主任的意见，选择会签人进行文件会签，会签人可签写意见，可在线修改文件并支持留痕功能（针对Word）。办公室秘书送签发：秘书根据主任的意见，选择领导进行文件签发。签发人可签写意见，可在线修改文件并支持留痕功能（针对W

9、ord）。文书登记：文件签发后，进入“文书登记”环节，由之前经办的秘书填写主题词、发文字、发文号（自动编号），文书登记完成后，进入“打印排版”。如果有问题，可打回到前面步骤。打印排版：发文登记完成后，由具备发文打印排版权限的教师进行文件排版、套红、打印，支持在线排版，完成后送拟稿人校对发文校对：上一步打印排版完成后，可交拟稿人进行发文校对，填写校对意见，校对完成后，文件返回打印排版。 分发归档：打印排版完成后，文件进入“分发归档”环节，此处可将文件分发到各二级部门和系部。完成后，文件即进入文件库存档。7.2.1.3网上审批7.2.1.3.1 合同审批 a.业务流程b.功能描述拟稿：合同参与人对

10、合同进行拟稿。审稿：相关领导或者负责人对合同进行审核。审核通过则进行“院长处审核”步骤，未通过则打回拟稿处重新拟稿。院长处审核：当部门领导，分管领导等提出意见之后交由院长处进行审核。此处审核通过则提交到下一步“学院董事长处审核”，未通过则打回。学院董事长处审核：上一步院长处审核通过之后就到此步骤。董事长审核通过则合同审批结束，为通过则打回。C数据需求 重庆正大软件职业技术学院采购合同签订审批表（纸质文档）7.2.1.3.2 物资采购审批（后勤处）a.业务流程b.功能描述申请物资：此为物资申请的第一步，由申请物资人申请物资。部门负责人审核：提出物资申请者所在的部门负责人对提出的物资申请进行审核，

11、审核通过则进行下一步，审核未通过则打回到申请人处。后勤处审核：申请物资人经过部门负责人审核，以及征求分管领导、采购处等意见之后进入到后勤处审核。审核通过则此审批成功，未通过则打回到申请人处。c.数据需求 办公及维修材料采购申请汇总表（纸质文档）7.2.1.3.4 考勤审批（人事部请假审批） 学院职工通过考勤审批进行请假申请。a. 业务流程b. 功能描述申请：此为考勤审批第一步，由职工提出请假申请。审批：职工根据请假天数到相关领导处进行审批。工作交接：当通过领导审批之后交由相关的人员进行工作交接。证件提交：交接工作完成后职工将证件提交到人事处。休假：到此步骤，考勤审批已经完成，当休假结束之后，若

12、还要继续休假又重复考勤审批的步骤哦，若不需要继续休假则正常上班。c. 数据需求考勤管理流程及表单（excel文档） 7.2.1.3.5借支/费用报销（财务部） 学院职工通过借支/费用报销审批进行借支/费用报销。a.业务流程b.功能描述填写借款单/费用报销单:此为借支/费用报销的第一步，由借款人或者费用报销人填写相关信息，有附件的需提供附件。直接/部门领导审核:当用户填写好相关单据后提交到此处进行审核，审核通过则进行 “分管领导审核”。分管领导审核：在通过直接部门领导审核之后进行此步骤，审核通过则进行“资产/费用归口管理部门负责人复核”资产/费用归口管理部门负责人复核：在通过分管领导审核之后，进

13、行此步骤。财务审核：通过资产/费用归口管理部门负责人复核之后进行此步骤，对其合规性和金额是否在预算内进行审核。审计审核：在完成财务审核之后，如果资金在2000元及其以上则进行此步骤。院长审批：在完成上一级步骤之后进行此步骤，院长对资金在2000元及以上的费用进行审核。董事长审批：完成上一级步骤之后进行董事长审批。审批通过则进行“出纳付款”。出纳付款：此为借支/费用报销最后一步，所有审核通过之后由出纳付款。c.数据需求借支/费用报销流程图（excel文档）7.2.1.4 公共文件向单位员工或社会公众发布可以公开的文件，例如一些收文、发文、部门文件等，实现政务公开。7.2.1.5 工作监控领导可对

14、各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。7.2.2、行政事务7.2.2.1通知管理各部门对通知进行发布和管理。包括通知的拟定、审核和发布。a.业务流程：b.功能描述：拟定通知：此环节为发布通知第一步，由各二级部门及系部具备权限的人员进行通知的拟定，完成拟定后提交到下一步进行“审核通知”。审核通知：各二级部门负责人在此处审核由“拟定通知”环节发来的部门拟稿文件及相关信息，填写审核意见，可在线修改文件，审核完成后，如果通过审核则通知可成功发布。通知删除：用户可对自己的通知进行删除。7.2.2.2 通知查询a业务流程：b.功能描述 通知信息（未签收）：用户未签收

15、的通知信息。 通知信息（已签收）：用户已经签收的通知信息。7.2.2.3 领导日程提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询、发布等功能。a.业务流程：b.功能描述领导日程管理：对领导的日程可进行删除、编辑、新增操作。领导日程管理（未发布）：未发布的领导日程。我的日程管理：可对我的日程进行删除、查询、编辑操作。我的日程管理（未读）：里面存放的是我未读的日程，同样可对我的日程进行删除、查询、编辑操作。领导日程查看：可查看已发布的领导日程。7.2.2.4会议管理提供对会议的全过程进行管理，包括会议的起草安排、会议的审核，以及记录会议签到情况和记录保存会议纪要，并可对会议纪要进行查询。a. 业务流程

16、：b. 功能描述会议申请：会议申请人向办公室提出会议申请。会议安排：办公室根据会议室使用情况以及学校时间安排情况，对提交的会议申请作出安排。如果会议出现冲突，就打回到会议申请人。纪要归档：会议申请成功之后由会议执行秘书进行纪要归档。会议通知：用户可查看会议通知。会议查看：用户可查看会议。会议室使用查看：用户可查看各个会议室的使用情况。会议室管理：管理员可对会议室进行管理。7.2.2.5 工作交办由任务发布人发布工作任务，任务办理人填写任务办理情况，然后交任务发布人审核存档。a.业务流程b.功能描述领导批示：此环节为工作交办的第一步，由领导进行领导批示（工作交办）。分管领导批示：分管领导对上一步

17、提出的工作交办进行批示。处室经办:由处室经办人进行处理。经办人办理：经办人进行办理。7.2.2.6 档案管理由任务发布人发布工作任务，任务办理人填写任务办理情况，然后交任务发布人审核存档。包括发布任务、接受任务、任务检查。a.业务流程b.功能描述档案密级设置：具有权限的管理员可对档案密级进行设置，可对其进行编辑和删除操作。档案分类设置：具有权限的管理员可对档案进行分类设置。档案用户权限设置：对档案进行用户权限设置。7.2.3、辅助办公7.2.3.1收发快件实现各员工之间相互发送文件，并对经手文件进行管理。a. 业务流程b. 功能描述发件：用户通过新增来写发件，并填写快件接收人，来实现发送文件功

18、能。收件：用户登录点击收件，进行收信界面，收件只能对信件进行查看。发件删除：用户登录点击发件删除，进行删除界面。该界面实现信件删除功能。7.2.3.2工作联络 主要用于实现各个部门之间的横向联系和任务下达，便于部门间的工作沟通和协作。a. 业务流程：b. 功能描述发送工作联络：填写相应联络事由，并选择发送工作联络接收人。已发工作联络：可查看修改以往已发送的工作联络，并可对工作联络接收人进行增、删。接收工作联络（未签收）：用户登录后，可查看发给自己的未签收的联络信息。接收工作联络（已签收）：用户登录后，可查看发给自己的已签收的联络信息。工作联络查看（未签收）：用户可查看工作联络接收人未签收的信息

19、。工作联络查看（已签收）：用户可查看工作联络接收人已签收的信息。删除工作联络：用户可对已发送的工作联络进行删除操作。7.2.3.3下载中心提供各种分类工具软件、文档等信息供单位员工下载。a.业务流程：b.功能描述：录入信息：录入相应文件，用来实现共享。下载信息：对下载的信息进行描述，提供下载。下载信息分类：提供信息类别查询，及新增、修改、删除操作。7.2.3.4规章管理对单位内部各种规章制度的制定、审批进行管理，并可对各种规章制度进行查询。a.业务流程b.功能描述：规章录入：对相应规章进行录入，并选择规章查看人。规章管理查看：实现查看功能，及提交相应议建。规章管理分类：提供规章类别查询，及增、

20、删、改操作。7.2.3.5 内部通讯录实现对单位内部员工的通讯联络信息进行电子化管理，以便于员工查阅。a.业务流程：b.功能描述：通讯录：查看人员通讯方式。7.2.3.6 记事簿实现员工对自己日记的电子化、网络化管理。a. 业务流程：b. 功能描述：记事薄录入：将相应内容录入记事表单，可对表单进行增、删、改操作。7.2.4 信息发布7.2.4.1 电子公告a.业务流程：b.功能描述： 拟稿：此为发布电子公告的第一步，部门人员进行拟稿。 审稿：部门人员拟好稿以后交由部门领导进行审稿。审稿通过则进行下一步，审稿未通过打回部门人员处。办公室审核：部门领导审核通过之后，交由办公室审核,办公室认为公告重

21、要就交由分管领导审核，认为不重要就直接发布。分管领导审核：分管领导审核通过则交由办公室，让其发布，若不通过则打回拟稿处。电子公告发布：发布人发布电子公告。电子公告查看（已签收）：查看已签收的电子公告。电子公告查看（未签收）：查看未签收的电子公告。电子公告删除：删除电子公告。7.2.4.2电子刊物实现对单位刊物的发布、浏览。a.业务流程：b.功能描述：电子刊物分类：可新增、修改、删除电子刊物的分类。电子刊物发布：发布人发布电子刊物。电子刊物删除：删除电子刊物。7.2.5部门事务7.2.5.1部门文件对各部门内部的文件进行管理。包括部门内部拟稿、审核、存档、分发等a. 业务流程：b. 功能描述：拟

22、搞：拟稿人拟定部门文件的稿件。审核：审核人填写对部门文件的意见。办结、分发：把通过审核的部门文件分发给需要查看的人。部门文件管理：可以添加部门文件备注及修改文件是否公开。部门文件查看（已签收）：查看以签收的部门文件。部门文件删除：删除不需要的部门文件。7.2.5.2 签署部门文件 对各部门内部的文件进行签署a. 业务流程：b. 功能描述：签署部门文件：对各部门内部的文件进行签署7.2.5.3工作计划对各部门的工作计划进行管理。包括部门内部拟定计划、审核、报送统计等a. 业务流程：b. 功能描述：拟定计划：拟稿人拟定工作计划。评审计划：评审人评审工作计划。删除计划：删除无用的工作计划。工作计划管

23、理：对工作计划的修改。计划查看（未签收）：查看未签收的工作计划。计划查看（已签收）：查看以签收的工作计划。7.2.5.4工作总结对各部门的工作总结进行管理。包括部门内部拟定总结、审核、报送统计等a. 业务流程：b. 功能描述：拟定总结：拟稿人拟定总结送交审核。评审总结：评审人评审总结。删除总结：对不需要的总结删除。工作总结管理:对工作总结资料进行修改。总结查看（未签收）：查看未签收的总结。总结查看（已签收）：查看已签收的总结。7.2.5.5部门活动各部门对内部开展的部门活动进行电子化、网络化管理。a. 业务流程：b. 功能描述：部门活动录入：对部门活动的增、删、改操作。部门活动查看：查看部门的

24、活动。全单位活动查看：查看全单位的部门活动。7.2.5.6休假安排各部门对各自休假安排情况进行发布和管理，并报送统计a. 业务流程：b. 功能描述：休假安排录入：对休假安排的增、删、改操作。休假安排查看：查看休假安排。全单位休假安排查看：查看全单位的休假安排。7.2.5.7部门值班 各部门对各自值班情况进行发布和管理，并报送统计：a. 业务流程：b. 功能描述：值班安排：对值班安排的增、删、改操作。值班查看：查看值班安排。全单位值班查看：查看全单位的值班安排。7.2.5.8 网络故障申报处理技术服务部门对接报的故障进行记录、管理和统计。包括故障申报、处理情况、负责人审核、故障记录查询等a.业务

25、流程：b.功能描述：故障申报：申报人填写故障名称及描述。主要人员处理：故障主要处理人填写处理情况，处理成功提交科长，否则提交其他人处理。其他人员处理：故障其他处理人填写处理情况。科长审核：科长审核处理结果。故障记录查询：查看故障的处理记录。7.2.5.9部门物品管理 技术服务部门对接报的故障进行记录、管理和统计。包括故障申报、处理情况、负责人审核、故障记录查询等a. 业务流程：b. 功能描述：库存管理：对产品的相关信息进行录入操作。库存查询：根据一定条件（查询值等），实现对所需信息的查询。领用查询：对产品使用/领用状态的查询。损耗查询：对产品损耗状态的查询。物品分类：实现物品分类的增删改。我的

26、领用查询：查看自己的领用物品情况。7.2.6资源管理7.2.6.1文件管理 对各类文件进行管理，相应权限人可进行查询、删除、修改操作。a.业务流程： b.功能描述：相应流程主要操作发文库修改、打印收文库修改、打印审批文件库修改工作交办库删除、修改工作联络库删除、修改电子公告库修改通知库修改会议库删除、修改信息采编库删除、修改规章管理库删除、修改发文删除删除、修改收文删除删除、修改审批文件删除删除、修改工作交办删除删除、修改工作联络删除删除、修改通知删除删除、修改会议删除删除、修改信息采编删除删除、修改规章删除删除、修改电子公告删除删除7.2.6.2信息采编 对相应信息，进行信息采编、审核、发布

27、等的操作要求。a. 业务流程： b.功能描述： 提交信息：对相应信息的写入操作。 审核、发布信息：相应审核人对提交信息进行审核，如同意则结束，反之则打加提交信息。 信息采编库文件查看：符合条件者可对信息采编库文件进行查看。 信息采编库查询：录入相应信息，实现对相应文件的查找。 信息采编分类：根据情况，可对信息分类进行增删改操作。7.2.6.3物品管理 可对相应物品进行库存、领用、分类等操作。a. 业务流程： b. 功能描述：库存管理：对产品的相关信息进行录入操作。库存查询：根据一定条件（查询值等），实现对所需信息的查询。领用查询：对产品使用/领用状态的查询。损耗查询：对产品损耗状态的查询。物品

28、分类：实现物品分类的增删改。7.2.6.4书籍管理 可对相应书籍进行库存、借阅查询、分类等操作。a. 业务流程：b. 功能描述：图书管理：可执行新增图书、删除图书、修改图书资料操作。图书查询：可查询需要的图书、查看图书的资料。借阅查询：可查询图书、并填写借阅资料。图书分类：可新增、修改、删除图书的分类。7.2.7数据字典7.2.7.1公文基础设置用于维护各种与办公自动化相关的数据字典信息，如密级信息、紧急程度、发文字、收文分类等。a. 业务流程：b.功能描述： 密级程度：对文件、收发文等的密级度设置，根据情况可设置为：公开、限定、秘密、机密、绝密等。 紧急程度：对通知、待办等的紧急度设置，根据

29、情况,可设为：一般、加急、紧急等。 发文字：相应文章出自谁发。 收文分类：对收文的分类，根据情况可设为：平行文、下行文、上行文等。 网上审批分类：对网上审批的类型分类，根据情况可设为：报告、计划、申请等。7.2.7.2信息分类设置对相应信息进行分类。a.业务流程：b.功能描述：信息分类：可对相应文件进行分类。根据情况，可分为书籍信息、文档信息等。7.2.8、个人助理7.2.8.1待办任务对每个用户的待办任务进行提醒，可以快捷地引导用户完成工作任务；如果挂接手机短讯功能，还可以实现工作任务的即时到达提醒。7.2.8.2日程安排提供个人事务的日程安排，记录个人每日的简要工作安排。7.2.8.3通讯录按照目录分类记录个人常用的联系人信息，方便保存和查阅。7.2.8.4在线消息提供在线消息通知，可进行在线交流和和留言。7.3. 系统更改的功能描述8. 产品的非功能性需求a) 用户界面需求需求名称 详细要求办公自动化系统界面要求简洁、美观， 各功能操作具有统一性B/S