内部控制手册之人力资源管理.docx

1、内部控制手册之人力资源管理第六章 人力资源管理 (HR)6.1 总述本章所述的人力资源管理，是指通过招聘、培训、报酬等管理形式对公司内外相关人力资源进行有效运用，满足公司当前及未来发展的需求，保证公司目标实现与成员发展的最大化。6.6 控制目标6.2.1 合规目标1) 员工劳动合同符合合同法等国家法律、法规。2) 各项社会保障福利的计算和扣缴符合有关法规的要求。6.2.2 财务目标1) 保证员工薪酬和福利信息记录的真实、准确、完整。2) 确保员工薪资支付正确。6.2.3 经营目标1) 人员选拔与引进符合公司人力资源总体规划，满足公司发展战略的实现。2) 人才培养计划、绩效考核机制得到有效执行，

2、提升员工积极性，保障公司业务持续发展。3) 员工的离职遵循公司相应的程序，以保护公司关键技术、商业秘密。6.3 业务流程管控6.3.1流程责任部门人力资源部为本流程的主要责任部门。6.3.2流程范围人力资源管理包括以下二级流程：人力资源规划、岗位管理、人员引进及开发、劳动关系管理、培训管理、绩效管理、薪酬福利管理、员工人事档案及信息文档管理。6.3.3总体控制政策1) 完善人力资源管理体系，建立规范的人力资源管理制度，明确人力资源管理各业务环节的工作程序和要求；2) 建立人力资源管理岗位责任制，明确人力资源管理部门相关岗位的职责和权限；3) 按照人才引进与开发、员工离职、薪酬管理、员工信息文档

3、管理等环节，明确不相容岗位，不相容岗位应相互分离、制约和监督。如下岗位必须分离：- 薪酬计算与审核；- 薪酬支付申请与发放批准；- 薪酬账务处理与薪酬计算、审核、支付；- 员工信息文档维护与审核。6.3.4风险控制矩阵1) “风险控制矩阵”纵向将本流程划分为若干逻辑相关的二级流程（请参见6.3.2），反映该流程涉及的主要业务内容。2) “风险控制矩阵”横向列示了各二级流程潜在的风险因素，并据此设计具体的内部控制措施。此外，“风险控制矩阵”还包括该流程相关责任主体，以及体现相应内部控制措施的制度、单据。本流程的“风险控制矩阵”，请详见下页“表6-1”。6.3.5权限指引本流程关键环节所涉及的管理

4、、决策权限分配情况，如“表6-2”所示。表6-1：风险控制矩阵 人力资源管理 (HR)业务流程风险因素控制编号内部控制标准/内部控制措施主责部门制度/ “控制凭据”二级流程末级流程HR01人力资源规划HR01.1人力资源规划人力资源规划不符合企业发展战略，不符合人力资源需求，规划未经过恰当审批，不利于公司人力资源的合理配置C11. 公司人力资源部根据公司发展战略，结合公司人力资源现状和未来需求预测，建立人力资源发展目标，定期（一般为三年）编制“人力资源规划”，对未来人力资源数量、结构和素质等进行分析，梳理现有人力资源优势与不足及未来人力工作重点，以指导制定公司人力资源管理相关政策和具体工作。2

5、.“人力资源规划”经人力资源部经理、分管领导审核，上报总经理审批。人力资源部人力资源管理制度（待修订）“人力资源规划”HR01.2年度人力资源计划人力资源缺乏或过剩、或人力资源的数量/技能结构不合理，导致公司生产经营目标受到影响C21. 公司各职能部门应于每年底根据本部门职能战略，分析、预测未来人员需求后填报“招聘申请表”，经部门经理审核后，提交人力资源部。2. 各分子公司将本单位“招聘申请表”汇总后提交公司人力资源部。3.公司人力资源部依据其战略并结合人力资源存量和外部人才市场分析，预测次年度的人力资源需求，并填报“年度人力资源计划”，并在计划中列示人力成本预算，经部门经理、分管领导、财务总

6、监审核，总经理审批。人力资源部人力资源管理制度（待修订）“招聘申请表”；“年度人力资源计划”HR01.3人力资源规划评估高技能/专业技术人才匮乏或储备不足，导致业务持续发展能力弱C31. 公司人力资源部应定期（至少每年）对年度人力资源计划执行情况进行评估，总结人力资源管理经验，分析存在的主要缺陷和不足，完善人力资源政策，促进公司整体团队充满生机和活力，满足发展战略要求。人力资源部人力资源管理制度（待修订）HR02岗位管理HR02.1定岗定编工作编制设置不能反映业务发展需要或者超出编制配备人员C41. 人力资源部根据公司发展战略及人力资源规划，限定各层级管理岗位定编数。2. 如需变更，由各部门/

7、分子公司编制书面请示，提交公司人力资源部审核，上报公司总经理、董事长批准后执行。人力资源部人力资源管理制度（待修订）“各部门定编数”；“岗位编制变更申请”HR02.2 “部门岗位职责”的制定和维护岗位描述、岗位要求、任职资格、责权范围界定不清晰，导致岗位职责不明，权限不清，影响招聘、培训、绩效考核和员工职业生涯发展C51. 人力资源部负责编制“岗位说明书”，明确岗位名称、所属部门、职位级别、主要职责等内容。2. 人力资源部定期对“岗位说明书”内容进行维护，并根据实际情况进行修订。人力资源部人力资源管理制度（待修订）“岗位说明书”HR03人员引进与开发HR03.1招聘实施聘用了不符合公司招聘计划

8、或聘用标准的人员，导致公司员工队伍的质量不佳，影响公司经营效率C61. 人力资源部根据年度用人计划和用人部门的具体情况编制“月度工作计划”，人力资源部经理审核后执行。2. 对于未在计划内的临时招聘，需求部门需填写“人员增补申请表”，并明确增补原因、资格条件等，经部门经理审核、人力资源部经理审核，总经理、董事长审批后实施招聘。3. 上海分公司按照经审批的用人计划自行进行人员招聘，招聘后将相关资料统一报送至公司人力资源部进行档案保管。人力资源部人力资源管理制度“月度工作计划”；“人员增补申请表”HR03.2内部竞岗内部竞岗程序不明确或内部竞岗未经合理审核审批，可能导致内部竞岗丧失公允C71. 人力

9、资源部根据需要拟定“内部招聘公告”向公司内部发布。竞聘人员递交申请资料后，报人力资源部进行汇总筛选。2. 人力资源部根据资格需要组织相应笔试和面试，并保存“笔试记录(成绩）”及“面试记录表”。3. 审核通过后，人力资源部、需求部门及竞聘人所在部门进行讨论后确定录用人选。人力资源部发出“人事调令”，经调入调出部门负责人、人力资源部经理、总经理签字确认后进行调动。人力资源部人力资源管理制度（待修订）“内部招聘公告”；“笔试/面试记录”；“人事调令”HR03.3外部招聘聘用了不符合公司聘用标准的人员，导致公司员工队伍的质量不佳，影响公司经营效率C81. 人力资源部负责选取招聘渠道，发布对外招聘信息，

10、并对应聘者递交的基本资料进行初步筛选。初步筛选通过后，人力资源部负责通知应聘者进行面试。面试人员应先认真填写“应聘人员登记表”，由人力资源部进行初试，初试合格后，人力资源部安排与业务部门主管复试，并对面试过程进行记录；对于需要进行笔试的，由人力资源部负责组织笔试，用人部门出具笔试试题。2. 用人部门确定最终录用人选，人力资源部经理审核，根据不同职类要求，经董事长审批通过后，由人力资源部通知正式录用。人力资源部人力资源管理制度“应聘人员登记表”；“面试记录”HR03.4试用机制未建立试用机制，可能聘用了不符合职位要求的人员C91. 新进人员的试用期限一般为一至三个月，最长不超过六个月。试用期结束

11、后，员工填写“员工转正考核表”，填写“评核内容”和“自评部分”，并手写读书心得。由用人部门进行转正考核评估，并将评估结果填写在“员工核定表”上，员工填写“社保与福利申请表”，经部门经理、人力资源部经理、分管领导审核，总经理、董事长审批后，正式转正。人力资源部人力资源管理制度（待修订）“员工转正考核表”；“员工核定表”HR04劳动关系管理HR04.1劳动合同签订未按照国家相关法律签订劳动合同，导致不必要的人事劳务纠纷C101. 人力资源部员工入职之日起的一个月内安排新员工签署“劳动合同”。并事先通过入职培训等有效方式将涉及员工切身利益的规章制度或者重大事项告知劳动者，并做好相关记录。2. 对于在

12、职和录用的高级管理人员、研发人员及其他负有保密义务的员工或关键岗位的员工，需与其签订保密协议。人力资源部人力资源管理制度“劳动合同”；“保密协议”HR04.2劳动合同续签未按照国家相关法律签订劳动合同，导致不必要的人事劳务纠纷C111. 人力资源部于员工劳动合同到期前两个月，向其上级部门负责人发送“劳动合同续期审批表”，如同意续签或终止，由人力资源部向员工所部门发送书面通知或邮件通知续签或终止劳动合同的期限。人力资源部人力资源管理制度“劳动合同续期审批表”HR04.3劳动合同终止/解除人力资源退出机制不当，可能导致公司业务受到影响、法律诉讼或公司声誉受损C121. 员工提出辞职要求时，须进行申

13、请，即填报“辞职人员交接清单”、“辞职报告”：（1）普通员工向部门负责人提交；（2）中高层员工向系统领导提交。2. 按公司离职审批权限进行审批后，人力资源部拟定“解除劳动合同协议”。人力资源部人力资源管理制度“解除劳动合同协议”HR04.4离职手续办理岗位变动没有进行必要的业务交接，导致日常工作受影响C131. 员工离职由员工本人填写“辞职报告”，交经理加具意见后转人力资源部经理；用人部门经理及人力资源部与辞职人员进行离职面谈并记录。2. 员工确认离职后，办理交接手续，编制“离职工作交接清单”，由接收人及由其填写部门经理签字确认；“辞职人员交接清单”经所在部门/分公司领导审核、行政管理部、财务

14、资产部、人力资源部、行政副总审核，总经理、董事长审批，审批后抄送信息企管部进行权限设置，人力资源部向员工发出“解除劳动合同证书”。人力资源部人力资源管理制度“辞职报告”；“面谈记录”；“离职工作交接清单”；“辞职人员交接清单”；“解除劳动合同证明书”C141. 公司提出劳动合同解除要求，或终止续签劳动合同时，由提出部门向员工提交“员工辞退审批表”，对符合辞退要求的，按公司离职审批权限进行审批，后书面通知员工，发送“解除劳动合同证明书”；不符合辞退要求的报公司决策层审批后，与用人部门和当事人沟通安排后续工作。2. 对负有保密义务的员工或有竞业限制要求的员工，办理离职前须确认或重新签订保密协议（承

15、诺书）及竞业限制协议。员工违反保密协议（承诺书）约定的保密义务或竞业限制条款，应当依法追究其责任。人力资源部人力资源管理制度“员工辞退审批表”；“解除劳动合同证明书”；“保密协议”HR05培训管理HR05.1培训计划培训调查不充分、员工需求不明确，导致培训计划缺乏依据、不符合企业实际需求C151. 每年年末，人力资源部调查各部门的培训需求，结合公司发展战略、人力资源规划制定下年度“培训计划”。年度培训计划经人力资源部经理及分管领导审核、总经理审批后执行。人力资源部人力资源管理制度“年度培训计划”HR05.2培训实施及效果评估未对培训执行情况进行评估，不利于培训管理工作的提升与改进C161. 人

16、力资源部按照培训计划组织开展培训工作。各相关用人部门负责组织本部门岗位培训及相关专业的技术、业务培训，以及部门内部员工培训评估及汇总工作并将书面资料汇至人力资源部备案存档。2. 对于内部培训，对培训过程进行记录，并在培训结束后需对培训效果进行评估；对于外部培训，员工具备外派培训申请资格的均可提出外派培训申请，报送人力资源部审议、呈总经理、董事长审批，并与员工签订“外出培训协议”。培训结束后将培训教材、资格证书等有关资料送交人力资源部审核登记。人力资源部人力资源管理制度“培训记录”；“培训评估”；“外派培训申请”；“外出培训协议”HR05.3培训费用未制定培训预算，不利于公司统筹规划、配置资源C

17、171. 公司人力资源部每年编制培训费用预算。公司严格按照规定的范围及额度，列支和使用培训经费及专款专用。人力资源部人力资源管理制度“培训费用预算”HR06绩效管理HR06.1绩效考核标准的制定与调整考核体系不够科学或指标设计不够合理，导致达不到考核目的C181. 人力资源部负责制订绩效目标设定的基本方法与原则，经人力资源部经理审核，总经理审批后执行。人力资源部人力资源管理制度“绩效目标”HR06.2绩效考核公司绩效考核运作机制不够完善或没有得到有效执行，导致考核效率或效果不佳C191. 各部门每月根据绩效考核指标实施考核，并形成考核结果，经各部门分管领导审核后，交人力资源部汇总，人力资源部根

18、据考核结果填写“绩效考核汇总表”，经公司总经理审批后，作为绩效工资及奖金发放的依据。2. 根据工作目标的完成情况，按逐级原则对下级被考核人进行绩效辅导和沟通。人力资源部人力资源管理制度“绩效考核汇总表”HR06.3考核申诉C201. 不公平对待或对评估结果感到不满意的，有权在得知评估结果3个工作日内向人力资源部提交“申诉报告”。2. 人力资源部5个工作日内负责对申诉材料进行审核处理，若员工对处理结果感到不满意或人力资源部逾期未处理的，员工有权直接向领导小组提请二次申诉。3. 员工申诉时需要以书面形式提交申诉，并由人力资源部负责将员工申诉统一记录备案。4. 领导小组在接到二次申诉后5个工作日，决

19、定是否需要召开由申诉人、申诉人绩效评估人、申诉人绩效决策人、人力资源部负责人组成的申诉评审会；如不需召开申诉评审会，则由人力资源部将书面结果反馈给申诉人。5. 如果员工申诉内容属实，申诉评审会需要按年度绩效评估流程对申诉人重新进行绩效评估，此次评估结果即该员工月度或年度评估成绩，由人力资源部在申诉评审会完成后3天内评估结果存档。人力资源部人力资源管理制度“申诉报告”；“申诉处理记录”HR06.4考核结果运用绩效考核的结果不能及时/正确的应用，导致员工的积极性受挫或人才流失C211. 考核结果的用途主要体现在：薪酬分配、职务升降、岗位调动、员工培训、解聘续聘及奖励惩罚等方面。人力资源部人力资源管

20、理制度HR06.5考核资料管理考核资料管理不当，导致信息被泄露C221. 公司应建立“绩效考核档案”，包括绩效考核文件和考核结果，由人力资源部负责存档，并按照公司档案管理规定进行保管。人力资源部人力资源管理制度“绩效考核档案”HR07薪酬福利管理HR07.1考勤记录员工的工作时间记录或处理有误，导致工资金额不正确C231. 公司内各部门考勤统一接受人力资源部管理。人力资源部每月底汇总编制“考勤记录表”，作为计算工资的依据。2. 请事假需先提交“请假条”，3天以内由直接上级审批；7天以内经总经理审批；7天以上须经董事长审批。人力资源部人力资源管理制度“考勤记录表”；“请假条”HR07.2薪酬计算

21、与发放薪酬福利计算不准确及账务处理错误，导致财务报告的准确性受到影响C241. 人力资源部应根据当月的“员工花名册”（经人力资源部经理审核）计算当月员工社保费用，形成“社保缴费明细表”，报人力资源部经理审核。2. 人力资源部根据上月考勤表、人员变动等编制“工资表”，经人力资源部经理审核后提交财务资产部审核，总经理、董事长审批。3. 财务资产部会计人员应依照经审批的“工资表”编制记账凭证，财务经理应审核相关原始单据，并在财务系统中审核相关会计凭证；出纳应依据经审批的“工资表”付款。“4. 上海分公司编制本单位“工资表”，经分公司总经理、公司人力资源部经理、财务经理审核，总经理、董事长审批后发放。

22、人力资源部；财务资产部人力资源管理制度“社保缴费明细表”；“工资表”；“工资表”（上海分公司）HR07.3福利计算与发放未按照国家相关规定保障员工福利，可能会使员工利益受到损害，影响企业信誉与长期发展C251.公司根据国家及当地政府有关规定为员工缴纳社会保险并合理确定员工工作时间和休假制度，保障员工的休息休假权利。2. 特定节假日发放礼品，经公司总经理、董事长审批后行政管理部负责采购并发放。人力资源部；行政管理部人力资源管理制度“福利发放表”HR08员工档案管理未建立系统的方式管理员工信息文档，导致员工信息不完整、不准确C261. 人力资源部登记员工信息，“员工花名册”包括：员工姓名、出生年月

23、、身份证号、户籍、家庭住址、部门、职级、岗位、薪酬级别等，并有专人负责更新“员工花名册”2. 人力资源部为每位员工建立人事档案，档案内容包括员工基本情况（入职登记表、身份证复印件、学位证书复印件、资格证书复印件、离职证明、转正材料及其他类协议）等等，并按照相关规定进行资料存档。人力资源部人力资源管理制度（待修订）“员工花名册”表2-2：权限指引-人力资源管理权限指引（HR）子流程及业务申请、审批与参与的部门/岗位用人部门人力资源部人力资源经理总经理董事长人力资源规划参与编制审核批准人才引进计划参与编制审核审核批准招聘实施申请执行审核审核批准内部竞岗申请执行审核审核批准外部招聘申请执行审核审核批准合同签订执行审核审核批准试用机制审核审核审核审核批准培训计划参与编制审核审核批准培训实施及效果评估参与组织培训费用申请编制审核审核批准人员离职参与执行审核审核批准绩效考核参与组织审核审核批准薪酬计划参与编制审核审核批准工资发放审核编制审核审核批准