行政后勤管理制度汇编.docx

1、行政后勤管理制度汇编行政管理制度、第一节 总则第一条、为使本公司后勤事务工作及行政事务工作走上正规化、制度化、现代化的道路，在有章可循的情况下提高后勤工作的管理水平，规范公司的后勤管理，特制定本制度.第二条、本公司自董事长以下工作人员均称为公司职员,本公司各级职员均须严格遵守和认真执行本制度的各项规定.第三条、公司涉及到后勤及行政事务方面的具体工作，均依照本制度执行。、第二节 管理机构及职能部门关系第四条、公司行政管理部（简称行政部）是执行后勤事务和行政事务的职能部门，履行相应工作的具体开展执行义务，并享有就相应事务进行管理的权力.除另有特殊细分的后勤行政工作事务划归具体职能部门或者组织负责执

2、行并享有管理权力外,其余后勤行政事务均归属于行政部。第五条、公司行政部之外的其他非下属职能部门在部门职责工作方面和行政部之间不存在管辖与被管辖的关系，但是凡涉及到后勤事务的具体工作事项的，无论是日常工作以办公室为主的职能部门还是日常工作以一线经营现场为主但涉及到办公室工作的职能部门,都必须认真配合行政部工作，并在必要时接受行政部的监督、指导和管理。第六条、公司行政部的主管职责包括：1、办公区域环境的维护和管理。2、来访来电的接待处理及交接反馈。3、公司制度的规范及建设推进。4、公司证照、印章的管理。5、合同、文书、文件及档案和资料的管理.6、员工奖惩的规范和落实执行。7、会议会务的安排和管理。

3、8、办公室物资的管理维护.9、办公用品的管理。10、其他职能部门工作的跟踪协调和反馈。11、其他日常办公事务的执行和管理. 、第三章 后勤行政事务工作的基本原则第七条、后勤事务工作基本原则：1、服务其他职能部门或人员原则。2、树立亲和形象原则。3、不破坏公司利益和原则前提下的为其他职能部门或人员提供尽可能多方便原则.4、美观、美誉原则。5、合理前提下的成本尽可能控制原则。第八条、行政事务工作基本原则:1、企业安全第一原则。2、执行规范及推动规范化建设进程原则。3、企业安全隐患最低化原则。4、以公司整体利益为前提的大局观原则。5、树立公正、标准、严谨形象原则。6、抵抗并排除阻力原则. 、第四节

4、证照管理第九条、本处所称证照管理适用于公司所有证照的管理,包括公司和下属组织的法人营业执照、行业经营许可证、企业代码证、税务登记证、房产证、土地证及经营运转中所需的各类证件及公司统一为员工办理的健康证、工作证等。第十条、行政部是执行公司证照内部管理的职能部门，负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销;证照的保管、登记、备案.在办理证照过程中有关职能部门或者人员根据职责承办部分事项和全部事项。（注：具体涉及对外工作的，由对外拓展部负责执行。)第十一条、各类证照由行政部登记造册，实行专人统一管理.证件保管人必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，要立即向主管领导报告外,并与发证机关联系,及时办理

5、证照的挂失和补办手续，同时追究其相关责任.第十二条、所有证照实行分类保管。第十三条、所有证照按照多种形式同步保管原则进行保管。1、所有证照按照原件、扫描电子文件、复印件三种形式进行同步保管.2、证照原件一律由行政部最高负责人进行保管。存在特殊情况的由总经理另外指定专人对部分或则全部证照原件进行保管.3、所有证照复印件文员处备档一份。4、重要证照复印件总经理办公室备档一份或者由总经理指定专人保存一份备档。5、所有证照的扫描电子文件由总经理办公室、行政主管、文员各保存一份。第十四条、以任何形式保存的证照都必须为密级保存.即：原件必须存放于安全之处并随时保证上锁；复印件上锁保存；扫描电子文件加密保存

6、。第十五条、证照在以各种形式保存时均须一并保存同步更新的汇总目录。第十六条、各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保.第十七条、各部门如需使用证照必须经主管领导或行政部最高负责人同意批准，说明使用范围和使用时间，办理使用登记手续后，方可携带外出,使用完毕后,用件人和证件管理人应在登记表上注明领取(交回)时间并签字.第十八条、凡进行一般性查阅的，原则上以电子文件为第一优先级，复印件为第二优先级.如无特殊需要，原则上一般不直接翻阅证照原件.证照查阅的，保管责任人须在场监督查阅操作情况.所有查阅须有主管领导或者行政部负责人批准方可进行查阅。第十九

7、条、属于常用到复印件的证照的，原则上提前多制作复印件，由文员保管.（注：以备使用为前提的复印件不得与以保存备档为前提的复印件一起保存。）第二十条、证件保管人需对到期的证件，提醒主管领导安排相关人员及时验证.不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人担负，并追究其责任。第二十一条、证件主管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册，移交人和接交人在与证件清单核对数目后，二人均在“证件移交清册”上签字.（注:证照移交的，须行政部负责人、总经理办公室、文员三处的汇总目录一起核对,确认无遗漏。）第二十二条、公司为服务员办理的健康证可另委派专人对原件妥善保管,不得遗失；公司为职工办理的工作证由个人保管

8、,职工在离岗时必须交回工作证 。 、第五节 印章管理第二十三条、公司的印章根据用途、类别分为：公司公章、财务专用章、法人章。第二十四条、关于印章的保管:1、公司公章由行政部最高负责人负责保管,或者由总经理指定专人进行保管。2、公司财务专用章由财务部经理负责保管，或者由总经理指定专人进行保管。3、法人章由财务部出纳负责保管,或者由法人指定专人进行保管。4、公司其他业务类用章的按实际需要指定专人负责保管.第二十五条、各类印章的使用范围:1、公司公章的使用范围：公司对外签发的文件;公司与相关单位联合签发的文件;由公司出具的证明及有关资料；公司对外提供的财务报告；公司章程、协议;员工的调动、任免及聘用

9、.2、财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。第二十六条、关于印章的管理：1、各类印章的使用须严格登记程序,完成审批手续后方可用印；不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，公章保管人有权拒印。使用公章须履行登记手续，由经办人至行政部填写公章使用登记表，写明用印事由,并经直接经理审核同意后,方可用印。以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等，由行政部审核后报总经理审阅批准，通过后方可加盖印章。任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。除正常的财务需要用到财务专用章与法人章外，其他事项必须经过财务部经理报请公司总经理批准后方可使用.法人章用印须履行登记手续，由经办人至财务部填写

10、法人章使用登记表写明用印事由，并经直接经理，总经理审核同意后,方可用印。任何人不得以任何事由在空白书面上加盖财务专用章和法人章。2、任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需提交申请，经总经理批准，方可带出。公章带出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任.3、各类公章的保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借,不因任何人指示、要求而违规用章.4、保管人员不在时由总经理指定人代管，双方做好印章的交接手续.第二十七条、由于审批人的过错决定或者印章保管人的过错行为履行盖章手续而导致公司遭受经济损失的,责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的

11、经济处罚。第二十八条、凡涉及印章使用事务的，无论具体印章是否归属于行政部管辖，行政部均享有用印查询及监督指导权,并须履行定期或不定期的用印记录查询及监督指导义务。 、第六节 合同管理第二十九条、本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等,包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等.第三十条、合同管理的原则:1、合同管理必须遵循依法办事，预防为主,层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。2、签订、履行、变更、解除合同，必须遵守中华人民共和国合同法及有关法律、法规

12、、规章，参照有关政策。第三十一条、管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密.第三十二条、由行政部履行公司的合同管理职责，必要时顾问人员协助参与。第三十三条、合同管理职责：A、合同管理部门对合同管理的主要职责：1、认真学习、贯彻执行中华人民共和国合同法和有关条例，依法保护本企业的合法权益.2、制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作.3、审查合同，防止不完善或不合法的合同出现.4、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同谈判与签订。5、做好合同统计、归档、保管工作。6、监督、检查本公司合同签订、履行情况。7、宣传合同法和有关法规,培训合同管理人员和业务人员、采购

13、人员。8、依法处理本公司的合同纠纷。9、制止公司或个人利用合同进行违法活动。10、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。B、合同履行职能部门的主要职责：1、依法签订、变更、解除本部门的合同。2、严格审查本部门所签订的合同,重大合同提交有关方面会审。3、对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况.4、在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向行政部通报。5、本部门合同的登记、统计、归档工作。6、协助行政部对合同纠纷的处理。C、财务部门的主要职责：1、加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况.2、认真做好与合同有关的应收应付款

14、项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。必要的就相应的财务事项进行把关,提出具体分析和财务依据,降低财务风险。3、配合行政部做好合同管理工作.第三十四条、合同审签管理。1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。XX,任何人不得以公司名义对外签订合同。2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用.介绍信的存根应当保存五年，以备核查.3、除及时清结者外，合同应当采用书面形式，合同文本应当采用规范文本；合同相对方提供的合同文本必须送交行政部审核。4、所有合同都应按顺序由行政部统一编号.5、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹(符号）清晰,条款完整,内容具体，

15、用语准确、无歧义。6、订立合同，必须完备合同条款.合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所,标的，数量和质量,价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品，由合同双方共同封存,加盖公章或合同章，分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参

16、照本制度的规定进行审查。9、对外签订合同,要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章.11、签订合同,应当加盖单位的合同专用章或公章.严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第三十五条、合同审签程序。1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。 对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件（必须有最近年检章)。对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外,还应

17、同时审查其所从属的法人主体资格。对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地.2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。代理人职务资格证明及个人身份证；被代理人签发的授权委托书；代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限.3、签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。4、签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料,必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。5、下列资料不能作为主体

18、资格和履约能力的证明资料,但可归入合同档案保存，以备考查。名片；厂家介绍、产品介绍等资料；各类广告、宣传资料；各类电话、传真、邮箱等通讯工具号码；对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。6、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。第三十六条、合同履行、变更和解除。1、合同履约管理。法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同

19、标的情况和对方当事人的履约能力.接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。合同结算必须通过本单位财务部门进行.对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存.对方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外,还要做好履约记录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时,应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。2、合同的变更和解除

20、。对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时,必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向行政部报告。我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。第三十七条、合同纠纷处理。

21、1、合同纠纷管理:为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。合同承办部门、人员应配合好公司行政部参加仲裁或诉讼。合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。合同发生纠纷后,需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的,应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由承办人送交行政部备案。2、合同纠纷处理程序:发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告分管领导和行政部、公司领导，行政部、供

22、销部门、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。在处理合同纠纷过程中,对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全.合同纠纷发生后,应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。第三十八条、合同资料管理.1、下列资料可以作为合同档案资料内容：谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；对方当事人履约能力证明资料复印件；对方当事人的法定代表人

23、或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；对方当事人的担保人担保能力和主体资格证明资料的复印件；双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;登记、见证、鉴证、公证等文书资料；合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;标的验收记录；交接、收付标的、款项的原始凭证复印件.2、合同资料归档、统计与管理。公司所有合同都必须统一编号,由行政部妥善保管.合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交行政部。第三十九条、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况

24、和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。第四十条、行政部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，由法务主管确认后交行政部档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。 、第七节 文书文件及档案资料管理第四十一条、行政部为文书、文件及档案资料管理的职能部门.第四十二条、具体细则参见办公室文件管理制度。 、第八节 员工奖惩管理第四十三条、行政部是执行员工奖惩并对奖惩事务进行管理的职能部门。第四十四条、针对员工奖励，实行精神奖励和物质奖励并重原则；凡员工惩处，实行行政处罚和经济处罚同步原则。第四十五条、员工奖励的基本原则：1、促进良好精神或者风气发

25、扬原则。2、以事实依据为前提的公平、公正、公开原则。3、适时性和及时性原则。4、具体性原则.5、广泛性和经常性原则。6、合理性原则。7、不违背企业整体发展原则。8、物质奖励和精神奖励同步推进原则。9、以团结员工为前提的激励原则.10、多样性原则。第四十六条、员工惩处的基本原则.1、就事论事、对事不对人的公正性原则。2、事件发生后处理的及时性原则。3、处罚和批评教育结合的原则。4、处罚法定原则。5、同质错误尽可能同样计量处罚力度的公平性原则。6、保障当事人合法权益原则。7、打压不良风气或者精神倾向原则.8、具体性原则。9、处罚与有效沟通和分析并行的教育原则。10、以团结员工为前提的方向性原则。1

26、1、上级领导人员态度口径一致原则。12、处罚方式灵活合理原则.13、注意场所和环境的原则。14、严禁情绪化处理原则。15、尊重当事人人格原则。第四十七条、关于员工奖励的执行：1、例行性奖励：其他部门配合行政部完成核定所需信息收集行政部统计分析信息确定具体奖励的分布情况报总经理进行审核执行奖励并公布和表扬涉及财务部的由行政部进行信息传达奖励信息的备案.2、非例行性奖励：奖励提议人（部门主管级以上人员）提交奖励申报材料行政部进行审核及必要的调查报总经理进行审核执行奖励并公布和表扬涉及财务部的由行政部进行信息传达奖励信息的备案。3、特殊奖励：由总经理或者董事长提名传达到行政部（必要时行政部需进行相应

27、的情况了解，如果出现严重不符或者较大偏差的,必须及时进行反馈)执行奖励并公布和表扬涉及财务部的由行政部进行信息传达奖励信息的备案。第四十八条、凡是以公司名义进行了奖励的,行政部必须进行相应的备案。第四十九条、关于员工惩处的执行：1、执行程序：事由呈报职能部门配合行政部进行具体情况的核实了解进行约谈和沟通合理计量处罚标准并执行公布警示涉及财务部的由行政部进行信息传达惩处信息的备案跟踪教育和必要的安抚。2、凡进行惩处的，事件情况及处理结果必须进行相应的公布，以起到相应的警示教育作用。同时，惩处之后必须对当事人由相应的跟踪了解，具体职责由当事人的直接上级履行,必要时其他管理人员协助参与。如果出现了异

28、常情况的，须及时反馈到行政部。第五十条、凡是以公司名义进行了惩处的，行政部必须进行相应的备案。第五十一条、凡正式惩处，一律以行政部核定为准。未经行政部核定的惩处为无效惩处，因此涉及到经济罚款或者变相经济罚款的,财务部不得收取。第五十二条、凡因惩处而涉及到经济罚款的，罚金一律由财务部收取。其他任何部门或者人员无权向任何员工收取罚金或者是变相收取实物作为处罚.第五十三条、财务部收取罚金时须开具收据，未开具收据的,当事人不予缴纳。第五十四条、针对奖惩工作，公司所有员工有权进行监督和投诉。 、第九节 办公用品管理第五十五条、行政部是履行办公用品管理职责的职能部门。第五十六条、本处所称办公用品包括个人办

29、公使用消耗品、管理品、部门使用消耗品。1、个人使用消耗品包括铅笔、胶水、大头针、回形针、钉书针、便签、信纸、软抄本、笔记本、墨水、文件夹、铁夹、凤尾夹、文件袋等。2、管理品包括剪刀、裁纸刀、订书机、打孔机、文件筐、尺子、笔筒等。3、部门使用消耗品包括打印复印纸、复写纸、印泥、碳粉、色带、墨盒、印刷表格、白板笔（擦）、纸杯、茶叶、饮用水等。第五十七条、所有办公用品按照有计划性控制原则进行采买和管理。第五十八条、办公用品采买均实行先申报再购买的基本原则。1、100元以内金额的采买，由行政部负责人批准。2、100元以上金额的采买，报行政部负责人审查通过后由总经理批准方可采买。3、凡擅自采买的物品,一

30、律不给予报销。第五十九条、办公用品由文员负责保管存放和发放。属于批量物品的，由仓库进行保管，文员负责领取发放。所有办公用品完成采买后都必须办理入库手续，未办理入库手续的，不得给予报销。物品采买后7天内未办理入库手续的，不得给予报销.第六十条、仓库管理员根据物品入库时间顺序建立办公用品采购登记。文员同步根据物品采购时间顺序建立办公用品采购登记.仓库管理员和文员之间不得私自交换或者是照抄采购登记。文员以月度为周期向行政部负责人提交采购登记记录.第六十一条、所有物品的领出都必须进行详细登记，领用人签字认可。物品发出情况和领用登记信息不一致造成物品流失的，流失部分由保管人员负责赔偿。第六十二条、管理品

31、由具体使用人或者是保管人进行保管，出现合理损耗的以旧换新进行核销,出现流失的由责任人负责赔偿。工作异动时管理品须进行有效移交。第六十四条、部门消耗性办公用品由文员负责日常管理，并对使用情况进行记录。第四十七条、所有常用办公用品都必须有合理数量的备货.属于仓库保管的批量物品出现非合理断货的，追究仓库管理人员责任；属于文员保管的常用物品出现非合理断货的，追究文员责任。如果因此而造成对工作产生重大影响的，另行追究其他责任。第四十八条、办公用品的发放。1、100元以内金额的,由行政部负责人批准。2、100元以上金额的，报行政部负责人审查通过后总经理批准。3、凡擅自发放的物品，由保管责任人负责赔偿。第四十九条、行政部负责人须定期或者不定期对办公用品采买及使用情况进行盘查和监督,发现异常问题的必须及时进行处理。第五十条、行政部负责人以季度为周期就办公用品采买和使用情况进行书面汇报。