软件使用说明书模板.docx

1、软件使用说明书模板中小微企业进销存信息管理软件软件使用说明书Version 1.01 概述1.1 系统简介 中小微企业进销存信息管理软件主要是针对生产经营活动单一、资金周转速度快、计算机水平低为特点的中小微企业而建立的，旨在提高中小微企业的信息化水平、规范生产经营流程、提高企业资源的利用率、全面掌握企业运营情况，从而为企业决策提供支持。 该软件根据企业的采购（进）、销售（销售）、存货管理（存）等业务流程进行设计，通过提取采购和销售的数据流，实现对企业业务信息的整理、加工、存储与分析，从而实现资源的有效配置与监管。1.2 系统运行环境该系统的运行需要以下软硬件环境：操作系统Windows 200

2、0/XP/7数据库MySQL 5.1以上版本JDKJDK 1.6以上最低配置CPU：1.8GHZ 内存：512M硬盘：40G1.3 版权说明（1）、授权中小微企业进销存信息管理软件授权您在非盈利的前提下安装使用本软件产品，并保留随时向您收回授权的权力。（2）、限制禁止将本软件产品之拷贝以盈利为目的传播于他人。您不得对本软件产品进行反向工程(Reverse engineer)、反向编译(Decompile)或反汇编(Disassemble)。您可以复制本软件产品的部分内容，但请注明出处。您必须遵守所有软件产品使用之相关法律。此限制如与法律法规冲突，则以法律法规为准。（3）终止若您未能遵守本版权声

3、明之条款或条件，则昆明理工大学得在不妨碍其他权力之情况下，终止本版权声明。届时您必须销毁本软件产品之所有拷贝。（4）、著作权。凡与本软件产品及其拷贝有关之所有权与著作权均属昆明理工大学所有。凡与因透过本软件产品而存取之资料内容之所有权以及知识产权，均属各该资料之所有权人，并受相关著作权法或其他知识产权法律与条约之保护。本许可协议并不授权您就该等资料之内容享有使用之权力。（5）、不为瑕疵担保。您因使用本软件产品所造成之任何损失和风险将由您独自承担。在相关法律所允许之最大范围内，昆明理工大学及其供应商不承担任何瑕疵担保责任与条件，不论其为明示或默示者，其中包括（但不限于）适合某特定用途以及不侵害他

4、人权益之默示担保责任。（6）、就衍生性损害不负赔赏责任。在相关法律所允许之最大范围内，昆明理工大学对于您因使用或不能使用本软件产品而遭受之特别、衍生性、直接或间接损害（包括，但不限于营业利益之损失、营业中断、数据丢失或其他有形或无形损失）不负任何损害赔赏责任。此项规定不因您事先告知昆明理工大学或其供应商，该损害发生之可能性而有所不同。在任何情况下，昆明理工大学或其授权方的责任将绝不超过软件的购买价。如您安装了本软件产品则表示您接受上述免责条款和限制声明。（7）、其他规定。本许可协议适合中国（包括香港、澳门、）法律。若您就本版权声明有任何疑问，请接洽昆明理工大学。2 软件安装与配置2.1 客户端

5、的安装与配置1.客户端软件安装双击打开中小微进销存信息管理软件安装向导，如图2.1-1所示。图2.1-1：启动软件安装向导单击下一步，则进入授权许可界面。如图2.1-2所示。图2.1-2：确认软件授权许可选择接受授权许可，则进入到安装目标文件选择对话框。如图2.1-3所示。图2.1-3：选择软件安装位置选择好安装目标文件夹之后，点击“安装”按钮，向导将自动完成软件的安装。如图2.1-4所示。图2.1-4：软件安装完成向导勾选“运行中小微企业进销存信息管理软件”，单击完成则可启动软件，进入用户登录界面。如图2.1-5所示。图2.1-5：用户登录界面输入用户名与密码，则可登录至该软件系统中。2.2

6、 MySQL 5.5的安装与配置1.下载并安装MySQL 5.5前往www.mysql./downloads/下载MySQL 5.5数据库，系统测试所使用的版本为MySQL 5.5.25。双击运行MySQL安装程序，将进入MySQL安装向导程序。如图2.2-1所示。图2.2-1：MySQL 5.5.25安装向导2.配置MySQL 5.5退出安装向导后，打开MySQL配置向导。如图2.2-2所示。图2.2-2：MySQL配置向导单击“Next”按钮，选择MySQL配置类型。如图2.2-3所示。图2.2-3：MySQL配置类型选择单击“Next”按钮，选择服务器类型。如图2.2-4所示。图2.2-

7、4：服务器类型选择单击“Next”按钮，选择数据库用途。如图2.2-5所示。图2.2-5：数据库用途选择单击“Next”按钮，选择MySQL安装路径。如图2.2-6所示。图2.2-6：设置MysQL安装路径单击“Next”按钮，配置MySQL最大连接值。如图2.2-7所示。图2.2-7：配置MysQL最大连接值单击“Next”按钮，配置MySQL连接端口。如图2.2-8所示。图2.2-8：配置MysQL连接端口单击“Next”按钮，配置MySQL默认字符集。如图2.2-9所示。图2.2-9：配置MysQL默认字符集单击“Next”按钮，配置Window服务，默认即可，单击“Next”，设置My

8、SQL连接密码为root。如图2.2-10所示。图2.2-10：设置MysQL连接密码单击“Next”按钮，配置向导将执行配置选项。配置完成后，打开Mysql命令窗口，键入连接密码，将显示MySQL版本信息，如图2.2-11所示。图2.2-11：MysQL版本信息2.3 配置数据库打开MySQL数据库，如图所2.3-1示。图2.3-1：启动MySQL工作区点击“Local instance MySQL5.5”,输入图2.2-10设置的连接密码，进入工作平台。如图2.3-2所示。图2.3-2：MySQL5.5工作平台在SQL File1的SQL工作区键入“create databse pss;”

9、创建名为pss的数据库，如图2.3-3所示。图2.3-3：创建pss数据库键入如上语句之后，按下“Ctrl+Shift+Enter”，便可创建pss数据库。再键入use pss;切换当前使用的数据库，最后source pss_table_and_data.sql文件导入数据库表文件即可。完成上述配置之后，该软件的服务器环境则配置完成。客户端即可访问服务器完成进销存的业务管理。3 软件功能介绍与使用说明中小微企业进销存信息管理软件主要由系统管理、基础信息管理、采购管理、销售管理、库存管理以及查询统计6大模块组成，涵盖小微企业的主要业务环节。软件以采购、销售管理为重点，自动记录并跟踪库存变化。此外

10、，软件通过设置基础信息管理模块，使得软件的基本信息录入变得简单，通过统一在基础信息管理模块录入，大大减少了在采购和销售环节的数据录入工作。而且，软件将查询统计从各模块中抽取出来，从而降低了系统管理员工作的难度。在该软件中，系统管理员只需要勾选某用户可访问的资源，则可实现复杂的权限控制。3.1 系统管理系统管理模块主要用来初始化系统信息，设定员工的操作权限和功能限制。该模块由用户管理和数据字典组成。其中用户管理主要不仅承担了用户创建与管理功能，还承担了权限分配功能。通过将用户管理与权限管理的融合，简化了系统管理员的负担。而数据字典担任了系统中所有基础数据管理功能，比如计量单位、规格型号等。3.2

11、.1 用户管理用户管理主要用于创建用户，并为用户分配操作权限。用户管理由新增用户模块与修改或删除用户模块组成。1.新增用户单击系统管理模块中的用户管理，即可打开“新增用户”窗口，如图3.2.1-1所示。图3.2.1-1：新增用户窗口2.修改或删除用户针对已提交的用户信息，可单击“修改或删除用户”选项卡，则进入修改或删除用户窗口。如图3.2.1-2所示。通过选择用户姓名下拉框，则会获得该用户的相应信息。图3.2.1-2：修改或删除用户3.2.2 数据字典数据字典主要用于管理其他模块所需的一切基础数据信息，比如计量单位、商品类别等条目，用户可自行设置，以便在其他模块的使用。1.字典信息添加单击系统

12、管理模块中的数据字典管理，即可打开“字典信息添加”窗口，如图3.2.3-1所示。图3.2.2-1：字典信息添加2.修改或删除数据字典针对已提交的数据字典信息，可单击“字典信息修改与删除”选项卡，则进入字典信息修改与删除窗口。如图3.2.2-2所示。通过选择数据字典下拉框，则会获得该用户的相应信息。图3.2.2-2：修改或删除数据字典3.3 基础信息管理基础信息管理主要用于处理企业经营活动过程产生的客户关系、供应商关系以及商品信息。此外，该模块还用于向其他模块提供基础信息，减少用户的数据录入量。3.3.1 客户信息管理客户信息管理主要是对企业经营活动过程中产生客户关系进行管理。它提供了新增、修改

13、、删除等基本功能，此外还为其他模块提供数据支持。1.客户信息添加单击基础信息管理模块中的客户信息管理，即可打开“客户信息添加”窗口，如图3.3.1-1所示。图3.3.1-1：客户信息添加2.客户信息修改与删除针对已提交的客户信息，可单击“客户信息修改与删除”选项卡，则进入客户信息修改与删除窗口。如图3.3.1-2所示。通过选择客户名称下拉框，则会获得该用户的相应信息。图3.3.1-2：客户信息修改与删除3.3.2 供应商信息管理供应商信息管理主要是对企业经营活动过程中产生供应商关系进行管理。它提供了新增、修改、删除等基本功能，此外还为其他模块提供数据支持。1.供应商信息添加单击基础信息管理模块

14、中的供应商信息管理，即可打开“供应商信息添加”窗口，如图3.3.2-1所示。图3.3.2-1：供应商信息添加2.供应商信息修改与删除针对已提交的供应商信息，可单击“供应商信息修改与删除”选项卡，则进入供应商信息修改与删除窗口。如图3.3.2-2所示。通过选择供应商名称下拉框，则会获得该供应商的相应信息。图3.3.2-2：供应商信息修改与删除3.3.3 商品信息管理商品信息管理主要用户初始化商品信息，简化采购和销售环节的数据录入压力。1.商品信息添加单击基础信息管理模块中的商品信息管理，即可打开“商品信息添加”窗口，如图3.3.3-1所示。图3.3.3-1：商品信息添加2.商品信息修改与删除针对

15、已提交的商品信息，可单击“商品信息修改与删除”选项卡，则进入商品信息修改与删除窗口。如图3.3.3-2所示。通过选择商品名称下拉框，则会获得该商品的相应信息。图3.3.3-2：商品信息修改与删除3.4 采购管理3.4.1 采购订单管理采购管理主要是处理企业的采购信息。该软件通过对采购订单的录入，获取商品或货物的数据信息，以更新库存。1.新增采购订单单击采购管理模块中的采购订单管理，即可打开“新增采购订单”窗口，如图3.4.1-1所示。图3.4.1-1：新增采购订单单击新增按钮，便可实现货物或商品信息的选择，点击“产品名称”列的下拉框，选择产品，软件则会自动获取该产品的基本信息。当输入数量与单价

16、时，软件会计算出相应的订单金额。如图3.4.1-2所示。图3.4.1-2：采购订单的填写3.5 销售管理3.5.1 销售订单管理销售管理主要是处理企业的销售信息。该软件通过对销售订单的录入，获取商品或货物的数据信息，以更新库存。1.新增销售订单单击销售管理模块中的销售订单管理，即可打开“新增销售订单”窗口，如图3.4.1-1所示。图3.5.1-1：新增销售订单单击新增按钮，便可实现货物或商品信息的选择，点击“产品名称”列的下拉框，选择产品，软件则会自动获取该产品的基本信息。当输入数量与单价时，软件会计算出相应的订单金额。如图3.5.1-2所示。图3.5.1-2：销售订单的填写3.6 库存管理3

17、.6.1 库存盘点库存管理模块主要用于对库存量的动态监控，以及对亏盈库存的盘点，软件将库存量的查询放到了查询统计模块中，这里主要关注的是对库存的盘点。1.库存盘点单击库存管理模块中的库存盘点，即可打开“库存盘点”窗口，如图3.6.1-1所示。直接点击查询按钮，则返回当前商品的库存情况。也可根据商品名称查询库存状态。图3.6.1-1：库存盘点在最后一列“实际库存”中输入当前的实际库存，单击保存按钮，便可实现对库存的盘点。当实际库存小于当前库存时，软件记账为盘亏，反之，软件记账为盘盈。如图3.6.1-2所示。图3.6.1-2：库存盘点的填写3.7 查询统计查询统计主要用于对软件在各模块录入的数据进

18、行汇总查询。3.7.1 客户信息查询单击查询统计模块中客户信息查询，即可打开“客户信息查询”窗口，如图3.7.1-1所示。图3.7.1-1：客户信息查询3.7.2 供应商信息查询单击查询统计模块中供应商信息查询，即可打开“供应商信息查询”窗口，如图3.7.2-1所示。图3.7.2-1：供应商信息查询3.7.3 商品信息查询单击查询统计模块中商品信息查询，即可打开“商品信息查询”窗口，如图3.7.3-1所示。图3.7.3-1：商品信息查询3.7.4 采购信息查询单击查询统计模块中采购信息查询，即可打开“采购信息查询”窗口，如图3.7.4-1所示。图3.7.4-1：采购信息查询3.7.5 销售信息

19、查询单击查询统计模块中销售信息查询，即可打开“销售信息查询”窗口，如图3.7.5-1所示。图3.7.5-1：销售信息查询3.7.6 库存查询单击查询统计模块中库存查询，即可打开“库存查询”窗口，如图3.7.6-1所示。图3.7.6-1：库存查询4 相关说明4.1 开发环境1本系统的软硬件开发环境如下所示：操作系统Windows 7数据库MySQL 5.5.24JDKJDK 1.6.0_33计算机配置CPU：CORE i5 2.5GHZ 内存：4G硬盘：500G4.2 测试环境1除本机开发环境的测试外，其他已测软硬件环境为：操作系统Windows XP数据库MySQL 5.5.25JDKJDK 1.6.0_33计算机配置CPU：Pentium(R) 4CPU 2.8GHZ 内存：512M硬盘：80G