办公室礼仪常识.docx

1、办公室礼仪常识办公室礼仪常识 在办公室工作，服饰要与之协调，以体现权威、声望和精明强干为宜。男士最适宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带。女士则最好穿西装套裙、连衣裙或长裙。男士注意不要穿印花或大方格的衬衫；女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，否则使内衣若隐若现很不雅观。在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋，也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多，走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力，叮当作响的手镯也不宜戴。在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌，不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。“您好”、“早安”、“再会”之类的问候语要经常使用，不厌其烦。同事之间不能称兄弟道弟或乱叫外号，而应以

2、姓名相称。对上司和前辈则可以用“先生”或其职务来称呼，最好不同他们在大庭广众之前开玩笑。对在一起工作的女同事要尊重，不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹。在工作中要讲男女平等，一切按照社交中的女士优先原则去作未必会让女同事高兴。行为要多加检点。尽量不要在办公室里吸烟，更不要当众表演自己擅长的化妆术。如很想吸烟或需要化妆，则应去专用的吸烟室或化妆间。若附近没有这类场所，则只好借助于洗手间。办公时间不要离开办公桌，看书报、吃零食、打瞌睡一定会引起上司的不满。私人电话接起来没完没了会招致同事们的白眼，而坐在办公桌上办公或将腿整个翘上去的样子都是很难看的。要避免口衔香烟四处游荡，不要与同事谈论薪水、升降或他人

3、隐私。遇到麻烦事，要首先报告给顶头上司，切莫委过或越级上告。在外国老板面前打同事们的小报告，常会被当作不务正业，弄不好会搞掉自己的饭碗。接待来访者要平等待人，而不论其是否有求于自己。回答来访者提出的问题要心平气和，面带笑容。绝不能粗声大气，或者以拳头砸桌子来加重语气。 去别的办公室拜访同样要注意礼貌。一般需要事先联系，准时赴约，经过许可，方可入内。在别的办公室里，没有主人的提议，不能随便脱下外套，也不要随意解扣子、卷袖子、松腰带。未经同意，不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话，则放到腿上或身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久，初次造访以 20 分钟左右为

4、准澳大利亚各种生活礼仪服饰礼仪 男子多穿西服，打领带，在正式场合打黑色领结，达尔文服是流行于达尔文市的的一种简便服装。妇女一年中大部分时间都穿裙子，在社交场合则套上西装上衣。无论男女都喜欢穿牛仔裤，他们认为穿牛仔裤方便，自如。土著居民往往赤身裸体，或在腰间扎一条围巾，有些地方的土著人讲究些，披在身上。他们的装饰品丰富多彩。 仪态礼仪 这里的男人们相处，感情不能过于外露，大多数男人不喜欢紧紧拥抱或握住双肩之类的动作。在社交场合，忌讳打哈欠，伸懒腰等小动作。 相见礼仪 澳大利亚人见面习惯于握手，不过有些女子之间不握手，女友相逢时常亲吻对方的脸。澳大利亚人大都名在前，姓在后。称呼别人先说姓，接上先生

5、，小姐或太太之类。熟人之间可称小名。 餐饮礼仪 澳大利亚人在饮食上以吃英式西菜为主，其口味清淡，不喜油腻。澳大利亚的食品素以丰盛和量大而著称，尤其对动物蛋白质的需要量更大。他们爱喝牛奶，喜食牛肉，猪肉等。他们喜喝啤酒，对咖啡很感兴趣。 喜丧礼仪 在澳大利亚，男女婚前一般要先订婚，由女方家长宴请男方的家长及兄弟姐妹，婚礼后通常要举行宴会。澳大利亚人的葬礼，先在教堂内举行，由牧师主持追思礼，他们还保存着寡妇沈默的古俗。有趣的是由于地理位置的原因，其圣诞节和元旦节不是在寒冷的冬季，而是在火热的夏季。 商务礼仪 到澳大利亚进行商务活动的最佳月份是 311月。澳大利亚是一个讲求平等的社会，不喜欢以命令的

6、口气指使别人。他们把公和私分得很清楚，所以不要以为一起进过餐，生意就好做了。 旅游礼仪 澳大利亚不流行小费，但服务人员如果为你提供了额外的服务，可给适当的小费，数目不宜多。到商店里买东西不要讨价还价。坐车不系安全带是违法的，小孩也要系安全带。大部分旅馆的电话拨 0是外线，拨9是旅馆总机。 主要禁忌 澳大利亚人对兔子特别忌讳，认为兔子是一种不吉利的动物，人们看到它都会感到倒霉。与他们交谈时，多谈旅行，体育运动及到澳大利亚的见闻法国职业女性的环球礼仪（一）法兰西共和国的象征是玛丽安（ Marianne）一位在硬币、邮票上随处可见的女性，她的雕像充斥着每个市镇的礼堂。遗憾的是，玛丽安的女儿们却难以在

7、法国商界精英中占有一席之地。自由、平等、博爱法兰西共和国的座右铭，并不完全适用于法国的商务女性。法国城市女性大多走出家门，参与工作，但很少身居高位。著名人类学家爱德华T（Edward T.）和米尔德丽德里德霍尔（Mildred Reed Hall）的调查显示，只有广告、化妆、时装和艺术领域例外，大多数法国职业女性只从事秘书或办事员等低层次工作。此外，许多法国男士，尤其是老一代人，难以接受女性从商的现实。不仅男性，一些法国女性也对北美职业女性表示不满。一位美国营销主管这样回忆她的法国男同事的女办公室经理挖苦她的情景：“她问我谁照顾我的孩子？他们吃什么？谁做饭？你有自己的家庭为什么还出来工作？”她

8、的意思是，既然你的孩子在家里，你也应该呆在家里。”尽管面对众多偏见和成见，外国女性，尤其是美国和加拿大女性，还是为法国商界所接受的。你可能会偶尔受到骚扰，但请记住法国尊重美貌、时尚、美食和本国语言。商业行为规范 切忌轻薄。法国人喜欢在自己的办公室里互相调情。他们互相交换眼神、整理衣服等等。他们都认为这是无害的。法国男人为女人的魅力所折服，因此美国女性到法国后应注意展现魅力，但切勿轻薄。时尚。美国女性到法国工作穿着应该保守但必须得体。平时着装也应比在美国讲究。法国女性着装非常讲究，要仔细选择合适的上衣和围巾，并佩戴与之搭配的耳环和手镯，每一个细节都要注意。你应该在选择服饰方面多花些时间和精力。如

9、果法国人看到你戴着漂亮的法国围巾或法式首饰，他们会非常高兴的。参加商业会议时，剪裁得当的服饰配之以保守的色彩比较合适。一位美国女性回忆自己参加公司（一家法国的国际连锁饭店）高层管理人士宴请的情景。她当时穿着自己最昂贵的衣服和同样贵重的新鞋。她由此了解到了法国人和他们在商务场合的规矩，使她受益匪浅：“这是我第一次和管理层在一起，我自然希望给他们留下好印象，更不用说这是在他们的祖国法国，这正是我穿着最好衣饰的原因。可是侍者在上汤的时候却不小心绊了一下，撒了我一身，碗正好砸在我鞋上。我当然感到非常生气和尴尬，但仍力图保持镇静。我的一位女同事赶快把我带到她的房间里。幸运的是，我发现她和我所穿衣服的尺码

10、相同。我很快换了衣服和鞋，然后若无其事的回到餐桌上。“当时我确信我那套昂贵的衣服和鞋子都已经不可挽回地毁掉了，只好尽可能地不去想。可令我吃惊的是，两小时后，我的衣服和鞋子都完好无损地被送了回来，随之而来的还有主人诚挚的道歉和一束鲜花。”行为准则。在异国他乡做生意，耐心和理解是最宝贵的资产。法国职业女性的环球礼仪（二）美食。对于第一次到法国的人来说，享用法国美食和参观卢浮宫都是令人难忘的经历，二者都是法国的瑰宝。埃莉诺杰克逊作为一位国际商人，在欧洲工作和生活多年后，她讲述了自己吃在法国的难忘记忆：“我到诺曼底见我客户，中午我们在一家地方餐馆用餐。吃过第一道菜，我就已经饱了。这道菜刚撤下去，下一道

11、菜就上来了。我必须吃一点，因为你不吃，他们就会认为你不喜欢。这顿饭吃了三个小时，最后还有几碟奶酪和甜点。我吃得非常饱，肚子好像要爆炸了一样。 回巴黎路上，房东邀请我吃顿简单的晚餐。实际上，这顿饭有七道菜外加红酒，我再次不得不每道菜都吃一些以表示对主人的尊重。我感觉好像一天内吃了三顿感恩节大餐。” 用餐须知： 记住英语中“礼仪”这个词是来自法语，法国人对此也十分重视，时刻要注意礼节。举个例子，饭前应该先祝其他人好胃口。 除了吃法式面包外，不要用手抓着吃（甚至在吃三明治时也不要这样）。法式面包比较易碎，通常放在盘子一侧的桌上，一般不用盛面包的专用盘子。这种面包主要用来把食物送到餐叉上，正因为如此，

12、法国人很少在面包上抹黄油。 把手放在桌上，手腕轻搭在桌边。 不知该怎么办时，观察主人夫妇并效仿他们。 沙拉一般在主菜后上。注意法国人在吃生菜时，先用刀叉把生菜卷起来，再放入口中。切记不要把生菜切碎。 把水果切成薄片再食用。 不要吸吮出声，除非主人夫妇也这样。一般用餐时红葡萄酒、白葡萄酒和矿泉水都有。 聊天是用餐时非常重要的内容，但不要提及工作上的事，除非你的法国同事开了头。 语言。相对于其他民族而言，法国人对自己的语言更加引以为豪。他们甚至为此制定了严厉的法律，设置了“语言警察”，规定在法律条文和公共文件中不允许使用外语。因此，法国人对外国人说法语很敏感。在像巴黎这样的大都市里，如果你说法语，

13、很可能会受到冷遇。但这并不是没有礼貌，只不过是法国人受不了初学者糟蹋他们美丽的语言。本书的一位作者曾经参加过一次午宴，宴会上全是法国人，包括和他同级的人以及下属。尽管他会一些法语，但不管使用英语还是法语，同桌的人都无意和他交谈。居住在乡下的法国人对外国人说法语则会表示更多的理解，甚至欣赏。但不论是在城市还是乡村，你都应该学会一些礼貌用语，例如谢谢、请、对不起、你好、再见等。学过法语的人都知道，法语难学主要在于两点：1、发音困难且难以区分；2、在这个喜欢讨论艰深、富有哲学性的问题的社会，词义都有细微的差别。你说法语的时候，要仔细但别怕出错。请客。当你在高档饭店邀请你的商业伙伴进餐时，一定要请厨师

14、或饭店老板到你的桌上，告诉他们认识他们非常高兴。别忘了，一定要把吃饭时的照片赠送给你的客人。几点建议： 切勿直呼其名。要用某某先生、夫人或女士来称呼别人，除非对方允许，你才可以直呼他们的名字。说法语时，除非对方要求，称呼对方时一定要用尊称。 等到同桌的所有人都倒上了红酒，自己才能饮用。即使这时也不要轻举妄动，因为接下来，主人可能会在大家都倒上酒之后祝酒，有时仅为“Sante”一个词，意为“身体健康”，然后才开始饮用。 切记放在盘子上的勺子和叉子是为饭后甜点准备的。 要知道亲吻面颊通常仅用于好朋友之间，但是当你和一位法国男士握手时，如果他慢慢地把你向前拉，那说明他准备“隔着空气”亲你的面颊，也许

15、还会是双颊。而这不过是一种风俗和表示接受。 准备和很多人握手。法国商人喜欢在每次见面和分别时都握手。第二天见面还会如此。 不要滥用赞美词或过度赞扬。法国人并不轻易赞扬别人。他们更习惯于批评。不要妄自猜测，这只是他们的方式而已。而且过度的赞誉会让他们感到非常不舒服。同时也应避免吹嘘自己的祖国法国人有着浓重的民族主义思想，不喜欢别人这样。另一方面，赞扬法国及其文化，问一些法国历史、文艺、地理等方面的问题，更容易为法国人所接受。 进入一个房间时，一定要每一个人都问候到。当然，房间非常拥挤时例外。说“你好”的时候，一定要加上先生、女士或小姐等称谓。 不要过多地笑。法国人一般不笑，除非有很好的理由。正如

16、上文中提到的那样，调笑是非常普遍而且几乎是被人所期待的。用你的魅力来应付它，但不要主动出击。因为如果你不了解游戏规则，就会惹上麻烦。 请记住英语中除了“礼仪”一词外，娴雅、热忱、处事机警等一些和行为有关的词语均来自法语。这些特征对法国人来说非常重要，所以一定要注意自己的行为、仪态。 最后，如果你听说法国尤其是巴黎人民有粗俗化的趋势，听了以下的事实你应该能感到一些安慰，因为法国政府对此非常关注，已发起一场全国性的运动，鼓励人们更加友好和文雅。泰国商务习俗（一）泰王国（ The Kingdom of Thailand ），简称泰国，原名暹罗（ Siam ）。 1939 年 6 月改名泰国，意即 “

17、 自由之地 ” 。面积 51 4 万平方公里。人口 5620 万， 95 的居民信仰佛教，佛教为国教，国王是佛教的最高赞助人，通行佛历。泰国人民的礼仪都沿用佛教的礼仪，全国有 26 万多和尚，一殷每个 20 岁左右的男子都要当 3 个月的和尚，最短也要出家 3 天，才能取得成年人的资格，王族亦不例外。泰国有寺庙四万多，佛塔 10 万多，寺庙之多在东南亚首曲一指。泰语为国语。首都曼谷 (Bangkok ）。现泰王国实行君主立宪，内阁制。内阁掌行政权，由 40 位阁员组成。 1978 年 12 月 22 日，泰国实施新宪法，国会为两院制，参院 225 人由总理及参院主席提名，由泰王任命。众院 32

18、4 人，由民选产生。泰国是东盟（ ASEAN ）成员国。泰国地处东南亚，海岸线绵长，寺庙众多，为了增加外汇收入，泰国政府十分重视旅游事业，在首都曼谷和巴堤雅建立了许多旅馆和旅游设施，招揽国外游客。 1987 年泰国定其为旅游年，来泰国旅游者达 350 万，外汇收入近 20 亿美元，比上一年增长 32 。旅游业成为泰国的一棵摇钱树。泰国人喜爱红、黄色，禁忌褐色。人们注意到广告、包装。商标、服饰都使用鲜明颜色，并习惯用颜色表示不同日期：星期日为红色，星期一为黄色，星期二为粉红色，星期三为绿色，星期四为橙色，星期五为淡蓝色，星期六为紫红色。群众常按不同日期，穿着不同色彩的服装。过去白色用于丧事，现在

19、改为黑色。泰国的国旗由红、白、蓝三色构成。红色代表民族和象征各族人民的力量与献身精神。白色代表宗教，象征宗教的纯洁。泰国是君主立宪国家，国王是至高无上的，蓝色代表王室。蓝色居中象征王室在各族人民和纯洁的宗教之中。俗话说，“ 入国问禁，入乡随俗 ” 。凡是初到泰国访问，经商的人，必须注意遵守泰国人的风俗礼节，不然很容易发生误会。泰国人认为门坎下住着神灵，千万不要踩踏泰国人房子的门坎。历史上，泰国人经商一般不喜欢冒险，小心谨慎，宁可依靠自己的力量，积少成多地发展，也不愿大刀阔斧，大数额地贷款，大范围地投资。由于过分地谨慎，不轻易相信别人，故很多企业部带有浓重的家族色彩。泰国商人十分注重人际关系，在

20、他们看来，与其你争我斗，费尽心思才获得一些利益，倒不如把这些利益让给给那些诚实而富于人性的对手。对于商品，他们重视质量甚于牌子，只要商品货真价实，既使是名不见经传的产品，也能获得认可。此外，同大部分的华人一样，同样很考虑面子，十分重视别人对自己的外观看法，如能让对方获得心理上的满足，无疑可以使洽谈在十分融洽的气氛中进行。人们说泰国是 “ 微笑之国 ” ，他们对外国人特别和蔼可亲。生意对象几乎都是华侨系统的企业，和其他国家的华侨一样，做生意要基于对个人的信赖，形式上的契约书依然有被轻视的倾向。市区大道混杂紊乱，早晚不用说，即使白天也经常是拥挤不堪，行动上相当费时。在泰国，在众目睽睽之下与人争执，

21、咄咄逼人的表现会被泰国人认为是最可耻的行为。由于左手被视为不洁净，所以交换名片，接受物品，都必须使用右手。访问政府办公厅宜穿西装。商界见面着衬衫，打领带即可。拜访大公司或政府办公厅须先约会，准时赴约是一种礼貌。宜持用英文、泰文、中文对照的名片当地两天即可印妥。泰国人非常重视人的头部，而轻视两脚，认为头是灵魂所在，是神圣不可侵犯的，切记勿触摸别人的头 即使是摸小孩的头也不行（中国人常常因为喜爱孩子才去摸他们的头）。泰国人认为头部被他人触摸是奇耻大辱。又如长辈在座，晚辈必须坐在地下，或者蹲跪，以免高于长辈的头部，否则就是对长辈的不敬。坐着的人也忌他人拿着东西从自己头上过。如果用手打了小孩的头，认为

22、一定会生病。泰国人睡觉时不能头朝西，因为日落西方象征死亡。泰国人死后才将头部朝西停放。因此，泰国人盖房子时习惯正面朝北，这样睡觉时便可头向南边。泰国人特别尊崇佛祖和国王，佛祖和国王在泰国人心目中是至高无上的，切不可当着泰国人面对佛祖和国王说轻率的话。在泰国人面前，盘腿而坐或以鞋底对着人是不礼貌的。无论是坐着还是站着，不要让泰国人明显地看到你的鞋底。商务谈判坐下时，千万别把鞋底露出来，因为这在泰国被认为是极不礼貌、极不友好的表示。脚除了走路之外，不可作其他用途。如用脚提门，会受到当地人的唾弃。用脚给人指东西，也是失礼。泰国人很难对一种事做出决断，外人千万不要表现出不耐烦。商界招待，细密而累人。和

23、泰国商人相处，不要夸耀自己国家的经济，不要盘问对方有几个太太。在泰国最好携带旅行支票或本票，少用现金。泰国治安情况不算太好，应避免在夜间单独行走或搭乘流动计程车。在泰国，游客如果对寺庙，佛像、和尚等做出轻率的举动，就被视为 “ 罪恶滔天 ” 。拍摄佛像尤其要小心。譬如，以为佛像好大，觉得好玩，人就骑到上面，很可能就会惹出大风波。曾有观光客由于跨上佛像拍照而被课刑。进入泰国人的私宅或寺庙，务必脱鞋或草履。从进入寺庙的门口开始，你得赤腿而行。到当地人家作客，如果发现室内设有佛坛，你得马上脱掉脚上穿的鞋和袜，戴帽子的人也必须立刻脱去帽子。和尚的地位，崇高无比，因此，客商必须 “ 入境随俗 ” ，不能

24、大意。为了接待和尚，洽谈业务的事往往只好让位。在泰国观光，到处可见卖佛像的工艺品店，买到佛像要十分敬重，切不可当它是一种玩物，随意放置或粗手粗脚地动它，这种行为会引起泰国人的不快。泰国对酒类贩卖时间有规定：凌晨 2 点以后，不准再卖酒，这是国家的法律。除非在相当西化的场合，泰国人见面时不握手，而是双手合十放在胸前。初到泰国，要注意当地人所行的合掌见面礼，泰国话叫做 “Wai” ，外人也可以照样行礼，双手抬得越高，越表示对客人的尊重，但双手的高度不能超过双眼。一般双掌合起应在额至胸之间，注意，地位较低或年轻者，应先向对立致合掌礼。唯和尚可不受约束，不必向任何人还合掌礼，即使面见泰王和王后，也不用

25、还礼，只是点头微笑致意。泰国人不是按姓来称呼对方，如“ 陈先生”、“ 李先生”、“ 张女士”，而是称“建国先生”、“ 章达先生”、“秀兰女士”。到泰国人家作客，进屋时先脱鞋。在和泰国人的交往中，可以送些小的纪念品，送的礼物事先应包装好。送鲜花也很合适。在泰国商店购物，除百货商店和书店外，标价只是一种 + 装饰，往往比实际价格高出两三倍，你要学会在买东西时如何向店主讨价还价。泰国人绝不用红笔签名，因为按他们习惯当人死后是用红笔把他的姓氏写在棺木上的。狗在泰国是禁忌图案。商务活动最好选择在 11 月至次年 3 月，气候宜人。当地生水不可饮用。饭店与餐馆里的水，是市场上销售的瓶装饮料水，应无问题。海

26、关规定，可携免税香烟 200 支，或雪笳 50 支，或烟草半磅。出入境限携泰币500Bahts 。外币不限，人关先报数额，出关时可携出。若不申报，出境时就可能会有麻烦。泰国货币为泰铢Thai Bath。计程车小费10% ，也可不给。从曼谷机场到市区，有小型巴士可搭乘，不要搭坐白色计程车。公共汽车没有标明行驶地点，只标明番号而已，尚未习惯以前，很难搭乘。饭店、旅馆已附加 10 的小费于帐单内。其他服务每次给 3 5 Baths 。电话礼仪与客户沟通（一）（一）重要的第一声 当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印

27、象。在电话中 只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说： “ 你好，这里是 XX 公司 ” 。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有 “ 我代表单位形象 ” 的意识。 （二）要有喜悦的心情 打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着 “ 对方看着我 ” 的心态去应对。 （三）端正的姿态与清晰明朗的声音打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 “ 听 ” 得出来。如

28、果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是 懒散的，无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。 声音要温雅有礼，以恳切之话语表达。口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会。或因声音粗大，让人误解为盛气凌人。（四）迅速准确的接听 现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒， 接听电话，以长途电话为优先， 最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约 3 秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急

29、躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是 “ 喂 ” 了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。 （五）认真清楚的记录 随时牢记 5WIH 技巧，所谓 5W1H 是指 When 何时 Who 何人 Where 何地 What 何事 Why 为什么 HOW 如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于

30、5WIH 技巧。 （六）有效电话沟通 上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌 粗率答复：他不在即将电话挂断。 接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。 对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。对对方提出的问题应耐心倾听；表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。 电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。以电话索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。 （七）挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别， 应有明确的结束语，说一声“谢谢” “ 再见 ” ，再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。