PPT讲座系列.docx

1、PPT讲座系列PPT讲座一：世道变了，重新认识PPT吧几 年前，网上曾盛传一部名为“清华大学寝室夜话”的视频，里面几个学编程的男生在畅想未来时说：“我告诉你们，现在最牛的语言，不是C+，是PPT！我们 写程序按行算钱，人家老板做一个PPT，几百万就入账啦！”虽然这是句笑谈，但至少能反映出一个问题：PPT作为一种全球通用的商务文档格式，它的价值绝 对不仅限于形式本身，就像会用Word的人不一定能写出好文章一样。在那些外表光鲜的演示背后，还有许多值得我们去挖掘的东西。很多人问我，如何才能做出一份让别人一看就能由衷地感到认同的PPT演示，说真的，这件事和写小说一样，是没有什么秘笈可循的。惟有多 学习

2、，多练习，才能实现。我们这个PPT讲座的目标不是让你学会某种技巧或特效，但其中的一些经验和理论，很可能会颠覆你长久以来对PPT的认知，从而帮 你获得凌驾于普通人之上的PPT制作能力。第一讲：世道变了，重新认识PPT吧 大部分初次使用PPT的朋友都有这样的感受：新建一个演示文档，鼠标点到“文本框”按钮上，随后就在页面上划来划去，连文字应该落在哪里都不知道，好不容 易写了几个字，又不知道字号应该调多大。这种状况实在太普遍，普遍到会令每一个想做出优秀PPT演示的初学者感到无助。“别人做的PPT明明那么炫，为什 么看上去很简单的东西，我做起来却完全把不到头绪？”如果你也有这样的困扰，那么你真应该暂时离

3、开电脑，想想你究竟想用PPT这种形式，来达成什么样的目 标。PPT是手段，而非目标 现在一提PPT，教师们都会想到“课件”，商务人士都会想到“方案”，仿佛做PPT的目的，不是做课件，就是做方案。这实际上是一种较为狭隘的误区。 PPT是微软Office办公软件中演示文稿制作工具PowerPoint的默认文件保存格式，于是人们就把演示文稿简称为“PPT”，又称“幻灯片”， 说的都是一回事。由此你可以明白，PPT是一种表现形式，而非一种特定的文稿称谓。说得再直接些：它是手段，而非目标。 在过去，我们往往只在一些商业演讲中看到PPT的身影。如今，除了商务演讲的用途，越来越多的教师，尤其是文科教师也喜欢

4、采用PPT格式的教案。一来便于 制作，省去了不少备课时间；二来也便于学生获取电子版笔记，从而收获更好的课堂效果。另外，PPT版本的公司简介、个人简历近年来也悄然兴起，不少大学毕 业生在应聘市场、策划类专业时，都会附上一份准专业级的方案。经验证明，不论是专业的广告、公关公司，还是外企、国内大企业的市场部门，都更倾向于招收有 优秀PPT制作能力的人才，因为它虽然不能完全代表一个人的专业能力，但至少表现出一个人对市场、策划和沟通的理解。PPT的精髓在于沟通 那么，做PPT的目标又是什么呢？如果你的回答是“应付校长布置的任务”，那你现在就可以把这一页翻过去，不用再看了。以课件为例，很多老师做PPT是为

5、 了讲课方便，然而这些课件在本质上又仅仅是把传统的板书变成了电子版，除了能少创造一些粉尘之外别无他用。其实，我们完全可以，也应该用PPT实现更加精 准、到位的沟通。 我们不妨举个例子：校长要求某班主任制作一个PPT演示，在团队活动时帮助学生学习文明守则，于是该老师做了一个包含5个页面的演示文稿，5页的内容分别为：1新的文明守则颁布了；2校长说，学生应该遵守纪律；3老师要起模范带头作用；4有个学生，犯错误被处分了；5大家要学习守则，避免犯错。 按照校长的指示和既成事实，这个PPT做得没有任何错误。可老师在按照这个演示讲完一堂课后，学生们的反映却异常沉闷，因为大家都觉得自己被威胁了老 师先告诉你新

6、规矩来了，你们都给我老实点，当然我们老师也起带头作用，捣乱的已经被处分了，所以你们得学习守则，小心别让我逮到！其实，稍微调换5页内容的位置，就会改善许多：1我们都知道，最近有个学生犯错误被处分了；2这件事老师也有责任，因为老师要其模范作用；3校长也很重视，强调我们应该遵守纪律；4新的文明守则颁布了；5大家要学习守则，避免犯错。 简单的调整之后，师生之间的沟通气氛完全变化了，从“威胁”变成了“协商”。所以，PPT是演示者与听众间沟通的大纲，是协助人们沟通的工具，它帮你提前理清思路，在讲解的时候才能游刃有余。师者的目标是传道、授业、解惑，PPT只是达成这个目标的手段。 事实上，这不仅可以用在教育领

7、域，商务合作中也是如此。国际上一些大牌的4A广告公司在提案时，往往会先把几十页公司简介放到整个方案的最前面，比如公司 理念、CEO语录、成功案例、全球机构列表，目的就是让甲方知道，“我们很牛”，这种先入为主式的开场会帮他们获得很多优势，即使方案后面创意平平，也能 收获不错的效果。 当然，除了调整不同页面之间的顺序，我们还可以适当地插入图片、动画，以提升页面的视觉效果，甚至能达到增强内容说服力的作用。但是，千万要记住一点，做 PPT不是涂鸦，绝对不要盲目地把页面变得过于花哨，所有的美化都必须服从于“沟通”这个主题，我们是要借助PPT实现我们的沟通目标，而非向人展示我们 的涂鸦技巧。关于“美化”的

8、技巧，我们在今后还会详细地介绍给大家。 写PPT之前先确定用途 一般说来，当PPT呈现为课件或者方案时，经常会有两种用途：演示和阅读。有的时候，我们写PPT是为了理清思路，在讲课或者讲解方案时做演示之用；更多的时候，则是为了提交给别人阅读，而无需讲解，如学校或公司简介。 演示用的PPT和阅读用的PPT，两种文档的做法存在着很多区别。比如，演示用的PPT中，文字不宜过多，一般只要提纲挈领即可，细节部分主要靠演讲者来 发挥，如果文字过多，观众会把注意力从演讲人身上转移到PPT，这就得不偿失了。另外，由于演示PPT一般都采用投影的方式进行播放，因此文档中的字体不 能太小，除了一些你不想让听众仔细阅读

9、的文字，其他文字最好不要小于14号；而且如果你担心投影机的亮度不够大，就不要在演示中把文字和背景的字体颜色搞 得过于接近。相对地，阅读用的PPT则可以尽量细致，排版布局也可以做得更为美观，从而给阅读者留下好的印象。图1：演示用的PPT，字大、图多，便于投影观赏图2：阅读用的PPT，文字密度很高，有的甚至可以打印阅读 当然，由于PPT本身就是一种文字的载体，也有一些公司习惯性地要求员工提交PPT形式的计划、报告，那些PPT既不用来演示也不用来阅读，而是用来打印 的，文字最小可以小至4号（在屏幕上已经很难看清）。像LG、三星等日韩企业都喜欢用PPT来沟通，这种情况不在我们的讨论范围之内。图2：阅读

10、用的PPT，文字密度很高，有的甚至可以打印阅读 当然，由于PPT本身就是一种文字的载体，也有一些公司习惯性地要求员工提交PPT形式的计划、报告，那些PPT既不用来演示也不用来阅读，而是用来打印 的，文字最小可以小至4号（在屏幕上已经很难看清）。像LG、三星等日韩企业都喜欢用PPT来沟通，这种情况不在我们的讨论范围之内。PPT讲座二：善用图片，创造有效的沟通戴尔卡耐基的培训课程中有一则经典练习：讲师会扮演一个刚刚降临地球的外星人，他除了能听懂你的语言，对周遭的环境一无所知，而你，要通过语言，帮助他把 一件西服穿到身上。其实，这个练习听上去简单，做起来却极其之难，只有具备绝佳沟通能力的人才能勉强完

11、成。上一讲中我们曾说，制作PPT的本质和精髓在于 增进沟通。可问题在于，人与人之间的沟通，恰恰是最难把握的事情。在沟通中，我们需要运用一些技巧，去增强沟通的效果，这才是制作PPT真正的难点所在。我 们知道，PPT中的绝大部分内容，都是用文字和图片表达出来的。经验却告诉我们，尽管很多人都知道做PPT要“图文并茂”，但却不懂得图片的使用技巧，错 过了许多简单提升沟通效果的机会。如果你到现在还固执地认为，图片就是用来点缀文字的，那么这一讲恐怕就是为你量身定制的了。第二讲 善用图片，创造有效的沟通 想象一下：如果一个生物老师在讲解“阿米巴原虫”的时候不能用图片（当然，也不允许画图），那他讲课的难度会有

12、多高。由此可知，图片可以把复杂的、难以表 达的事物具象化，变得清晰、易懂；善于运用图片的人甚至可以通过寥寥数图，就从根本上逆转阅读者的固有想法，进而创造出魔术般的沟通效果。然而，道理虽然 浅显，做起来却不那么容易。 请大胆插图 俗话说“耳听为虚，眼见为实”，然而事实真的是这样吗？在北京的公交车上，我们经常能见到一则止咳糖浆的广告：女主角举着两个做成了“肺”形状的罐子，里 面有些绿色块状物无法倾倒出来，以此代表患者久咳不愈，倒入药品之后，里面的块状物便缓缓流出。这则广告虽然没有让消费者看到实际的效果，但也通过简单而 形象的比喻，让患者理解了产品的药理和药效。所以，有的时候，即使眼见到的不是“实”

13、（是比喻），也能起到“实”的效果。 图片和文字的关系也是如此。有经验的策划人，都会在活动方案中插入一些效果图，虽然我们都清楚，活动还没有举办，图片一定不是实际拍摄的，但只要选图得 当，绝对能够帮助阅读者产生一些联想，从而更好地理解策划人的意图。因此，除非你的文字不需要读者产生任何联想，否则就请尽量尝试并寻找“图说”的力量 吧。图1：没有插入图片的小型活动策划案，仅靠文字无法让人对活动本身产生印象图2：插入相关图片的小型活动策划案，图片令方案更直观，更容易得到他人认同 避开“图文并茂”的误区 我相信，如果仅仅是在PPT页面中摆放文字，那么任何会用Word的人都可以轻松创造出美观的版式。然而，一旦

14、把图片加进来，不少人就开始手足无措了。许 多人认为，PPT的布局方法和“排版”没什么区别，无非是让构图看上去更漂亮。这其实是一个最常见的误区。 我曾经遇到过一个很典型的例子：领导要求完成一份用于快车（FlashGet）校园招聘活动的PPT演示，其中一页要列举一些经典的用户评论，某同事就把 页面做成了如图3所示的样子左文右图，各占一半。其实，这样的做法本身无可厚非，文字清晰明了，图片选得也不错，“图文并茂”意识到位，可问题在于， 该同事自己都觉得这种版式不好看，总觉得哪里别扭，却又找不到改进的方法。那么，解决这个问题的关键究竟在哪里呢？ 在我看来，最大的问题就出在“表达”上，版式是否好看都在其次

15、。图文各半，读者就完全不知道作者想要强调的是文字还是图片，这才是最大的问题！请记住，每 一页PPT中最多只能有一个重点信息存在，这个重点信息应该是你最想让读者了解或理解的。普通人的大脑，无法同时对多个重点信息形成印象，所以我们必须在 图文版式上作出取舍，让非重点信息居于次要位置。没错，真正的PPT高手，他所设计的并非版式，而是读者的注意力。下面我们可以说说刚才那个例子 如何改进。从功能上看，图3是想表达快车（FlashGet）在用户当中取得了相当多的好评，页面中的文字，只是海量好评中的几段摘录。那么，我们何不把 图片放到最大，干脆让它成为这一页的背景呢？为了让居于页面中部的文字看上去更清晰，我们在文字背后加了一个半透明的黑色底图，这样一来，不仅令页面风格 浑然一体，也更好地突出了“海量好评中的精选”这个潜在意图（图4）。图3 我们经常遇到这种情况：图文都有了，可画面还是很生硬图4 同样的图文，请考虑如何结合沟通目标来变换版式吧！ 讲到这里，你应该已经对PPT中的图文布局有了新的认识。加图还是不加图，图片大一点还是小一点，多一点还是少一点，放在旁边还是放在中间这些究竟是由