常规审计采购审计.docx

1、常规审计采购审计采购审计在一些采购审计中，很多审计经理会把审计的重点放在采购的价格上，认为通过自己的询价，就能发现问题。殊不知通过 询价可能会存在误导。以XX资讯网为例，因为其本身是不出售物品的，只是一个中间商。的管理员仅仅只是打 问个价格，并未到该地区去了解销售真实的价格。的报价往往被当地的大的经销商垄断，比如经销商想出货就价格低，囤货就价格高。价格只能作为参考，并不能作为实际采购的价格。这个价格的标准，并不能被采购人员所接受，容易被反驳。采购的价格是由很多种因素决定的，的采购价格并不能直接被采用。所以最直接的方式，就是采用采购认可的方式，就是对同一种产品的供应商进行询价。上面提到的审计方法

2、只适合于标准化产品，如果放到生产制造业，其采购的物品往往会涉与到定制化的产品。也就是说，物品全部是按研发图纸定制生产。遇到这种情况，审计人员往往就不知所措，如果一拿图纸去询价，那么供应商就会认出来是公司的产品，所以有些审计人员认为这种定制化的产品采购就没必要审计了。有个审计经理提到，采购审计装装样子就行，公司有上万的物料，怎么查，就算抽查1%，100个都要查3天。他认为采购审计只有在得到举报的时候，才能有重大发现，平时就不要自找麻烦做价格审计，那纯粹是浪费时间。到此为止，我们举了一堆审计人员对采购审计的一些看法，到底该如何进行采购审计？就像我们经常提只要是采购，肯定会收回扣，这种业内行规，审计

3、人员是否可以熟视无睹。一、概述本章节介绍了采购审计的基础入门知识、审计方法，并通过几个案例来说明一些常见的采购审计的审计思路。二、基础知识 在这里我们介绍一个集团性的公司的采购，按照采购物品的金额与重要性，将物品分为招投标类、比议价类、定点采购三类。 招投标大宗采购：适用于主辅材料、服务类。通过招投标选择主供应商，另外选择1-2家供应商，每年的采购份额按照一定的比率在主辅供应商之间进行分配。与主副供应商签订框架协议，一年一签。这种适合年度销量稳定或者预算完善的公司。如果是服务类采购，入围的就是最终的，不会选择备选供应商。根据招标的繁琐程度，又划分为公开招标、邀请招标以与竞争性谈判等等。 比议价

4、：适合办公设备的采购，比如电脑、打印机这种。每次提出申请之后需要三家或者多家比价的。一般是先询价，之后会进行多次的比议价，而且这个比价是需要审批的，并非采购一人决定。定点采购零星采购：适合单独供应商或者零星采购的物品，研发用的材料、垄断的供应商、价格低于一定金额的物品且采购次数低。小公司的物资采购，往往只有比议价或者干脆只在公司附近采购的，就不属于本次的讨论X畴。接下来，我们在上面的三种采购模式下，看看各自的采购过程是如何实现。2.1 招投标大宗采购大宗采购按照行业性质，需要分两种，一种是按照销售订单，这种是无法预测销售情况，也就是销方市场；另外一种是按照年度的销售预算，这种适合饮料、服装等这

5、种连锁、快消类企业，也就是供方市场。先谈谈供应商的确认：1通过相关平台发布相关信息资格预审现场开标评标发中标通知签订合同2接收供应商的申请组成评选小组生产、技术、采购、质量部到供应商现场审核质量部对客户提供样品质检录入合格供应商名录。这下来是对物品的采购是这么实现的。按照是否存在系统，如果是使用系统的，其采购的流程是这样子进行的：系统根据安全库存的设定定期向供应商发订单仓库收货质量部检验财务付款费用月结如果非系统的，则按照下面的方式进行：销售人员将本月的销售计划发给生产部生产部向仓库进行物料申报仓库结合库存向采购提出采购申请采购员下订单仓库收货质量部检验财务付款费用月结采购价格是通过框架协议进

6、行。如果涉与到市场因素需要进行采购价格的调整，需要供应商提供调价函。而采购方则需要根据调价函同意涨价，或者选择备选供应商的产品，或者调整产品的物料，使用替代物料，选择更加廉价的物料。2.2 比议价比议价这种方式在商业企业、服务类的企业中最多。供应商的确认：要求供应商提供税务登记证、营业执照、机构代码证、确认为合格供应商。但是下次采购的时候，仍旧选择三家以上，并要求重新报价。也就是说这里的确认供应商，并非唯一供应商。需要关注的是，有些供应商不是直接的生产厂商，可能就是一个代理商或者中介商，而且也不是厂家直接授权的供应商，这一块就是需要注意的。很有可能就是采购人员搞的供应商或者相关的供应商。采购的

7、流程如下：需求部门提出采购需求部门经理签字确认采购人员询比议价按照采购金额设定的权限审批仓库验收财务付款。部分公司在采购审批权限这一块会加入财务模块，看是否在预算内。这个意义不是很大。通过比议价确定的物品的价格是不固定，而按照每次比议价确定一个最终价格。但是有时过度看中价格的高低，往往会导致价格降下来，质量也低下了。2.3 定点采购定点采购分两种，一种是垄断产品，另外一种是零星采购的。对于生产制造企业，定制化生产某些产品，那么其采购就分为两种，一类是研发部门开发的供应商，另一类是产品量产之后的供应商。在垄断价格这一块，往往存在研发技术人员捆绑采购。比如研发人员指定合格供应商，其他原材料采购，往

8、往研发人员说质量不合规。在实际操作过程中往往是这样子的。研发往往会经过小试、中试、投产、量产，其中小试和中试环节的物料是研发人员选择供应商，而投产和量产的物料则是由采购部门选择供应商。这样就可以起到牵制的作用。由于研发时使用的材料是小批量而且是不确定，所以价格肯定是按照零售价来进行的。而量产之后的供应商，会由采购部门直接接手，价格就是批发价。如果研发材料的价格等于或者反而低于量产供应商的材料价格，这个就是不合理。垄断产品定制的采购的流程：我方的发图纸给供应商供应商打样我方对打样的产品进行确认验收入库财务付款零星采购主要是一些备品备件、办公用品之类的购置。零星采购的供应商一般以超市、五金用品超市

9、、易迅网、京东网为主，很少是淘宝网或者阿里巴巴采购的，主要原因是假货太多，影响使用质量：接下来看一下采购流程，我们以办公文具的采购为例： 部门后勤人员收集本部门的文具需求行政人员汇总统计需求，编制汇总表，发给供应商行政人员验货与供应商进行款项结算月度、年度。零星采购的物品的物品的价格是不固定，每个月或者每季度，供应商会提供新的报价单或者价目表。所以定点采购，采购就没必要每次都需要供应商的报价单三家比价，然后审批下单。零星采购的供应商集中于超市、网络商城或者是公司附近的供应商。下面是谈谈上面三种采购方式都会涉与到的一些共性的内容，比如合同签订、验收、付款。另外还有一些特殊的内容，比如模具管理。2

10、.4 采购方式采购方式分集中和采购好几种，比如各分子公司自行采购、总部战略采购、总部集中采购。分子公司自行采购，总部没有过问的权力，一般是分子公司业务不统一，另外整个集团处在初级阶段。总部战略采购，总部负责制定宏观的采购计划、供应商的管理。采购谁家的货物，本部说了算。下面子公司没有权利选择供应商，但是可以直接向供应商下单。 总部集中采购在总部层面成立采购中心，下面的分子公司没有任何采购权力，需要采购也是统一由总部进行。2.5 合同签订采购合同分两个，一个是框架合同，就是每年签订一次的，平时需要下单时，通过采购订单，这种适合生产的原辅物料的购、办公用品的定点购置。另外一种是每次采购都签订的采购合

11、同，这种适合设备、固定资产、服务项目的购置。在采购合同中，需要注明物资名称、规格、品质、数量和包装条款、货物运输条款、货物运输保险条款、产品质量保证条款、价格条款、支付条款、检测、索赔和仲裁条款以与合同期限等。有的采购合同条款只标明所要订购的产品、单价、金额，不标明产品的型号、规格，或标出的型号、规格不详尽；有的采购合同只标明供货商，而不标明产品的生产厂家。这样的漏洞可以给采购有空子可以钻。2.6 验收 供应商送货过来会提供送货单，送货单一式四联，分别为仓库、财务、采购、供应商。送货单需要送货司机与收货方的仓库人员签字确认。仓库管理人员一般设置两个，一个是负责实物保管的，另外一个是负责账务登记

12、的，一般称为材料会计。仓库的验收一般是对数量以与外形的验收，如果涉与到品质的验收一般是由质检部门来进行。根据质检的情况，来确定是否让步接收。让步接收，就是瑕疵接收，物品不影响最终的产品生产，但是会在价格上打一些折扣。仓库是有系统的，验收单或者入库单上会有订单，可以通过订单查询到下单的信息。所以对于超额收货无法录入的。2.7 款项支付 财务部支付款项是根据三单一致之后才能进行付款，这三单分别是采购订单、发票以与验收单。当然这个付款还是有一个请款流程的。采购的时候就需要考虑对方开具的票据，比如是普通发票还是增值税发票。因为增值税发票涉与到可以进项抵扣。如果是普通发票或者代开的3%的发票，公司的税负

13、就增加了。还有一个问题是本应该甲开具的，但是甲是个体户或者个人无法开具发票，然后用了其他公司的名义开具了发票2.8模具管理有些公司的采购是由研发部门进行设计，之后交由供应商进行加工生产。供应商根据设计图纸，需要自行购置或者委外购置模具。模具按照其功能可以分为注塑、钣金、压铸。注塑就是将热的塑料注入模型中硫化，我们平时看到的塑料类产品，比如饮水机、冰箱之类差不多都是。钣金靠压力机和模具对板材、带材、管材和型材等施加外力，使之产生塑性变形或分离，从而获得所需形状和尺寸的工件冲压件的成形加工方法。压铸对融化的金属施加高压。模具是钢结构的，有一模两穴、一模四穴的，一模两穴就是打一次可以出来2个相同的产

14、品。单个模具的重量在150-200千克。这类物品的采购，除了与供应商签订的采购合同之外，还有一份模具合同。模具合同与一般的采购合同不同，在内容上需要对模具模具的模芯、使用的模次、后续维修等内容做具体的规定。模具的所有权是归属于采购方的，所以当某种原材料不再需要时，就需要把模具拉回来，存放于公司的仓库中。模具的日常保管，比如需要加油之类的。模具如果真的没用，交给废旧物资回收商来回购，基本上是按照材质来进行回收的，目前市场对于这一块的回收价格是再每吨3000元上下浮动。三、实施审计3.1 常规审计合规审计、内控审计我们将采购审计的内容划分为：供应商管理、大宗采购、比议价采购、定点采购、验收管理、付

15、款管理、模具管理等。3.1.1 供应商管理 所需的资料供应商准入单、供应商现场考察表、供应商器件评定表、供应商月度考核表、供应商年度评分表1供应商准入 与验厂人员沟通了解公司主要供应商以与新进供应商的现有设备和产能，是否存在产能严重不足，甚至需要外包的情况；检查供应商考核分数不与格，但是仍被当作合格供应商；拜访供应商，现场观察其实际产能；回访近期被临时更换的长期供应商，检查新进供应商的信息是否合理，是否存在于采购有关联关系，或者参与比议价的供应商实为同一家，这些可以检查供应商的联系 、公司注册地址、银行账户、参与报价的的法人代表人之间的亲属关系。2供应商考核检查供应商评分不合理的情况，比如质量

16、低下、交期延误，但是评分仍为高分；检查是否存在考核分数低下，而且已经被淘汰的供应商，仍在继续供货。3.1.2大宗采购所需的资料如下：框架协议、请购单、采购订单、安全存量控制表、会计凭证、发票、领料单、送货单、合格供应商名录1安全库存设置检查安全库存的设置标准，是否存在长期使用或者库龄较长的，近期仍在大量购置的情况，了解这批物料的处理情况。2请购检查请购单是否经过仓库、公司负责人审核；检查请购单是否存在涂改的情况；检查工艺变更前后的材料采购是否进行调整；向仓库了解3订购检查请购单、采购订单、框架合同的内容是否一致；检查采购订单是否连续编号；检查是否存在客户调价前后，订单未与时下单或者处理的情况；

17、检查报价或者价格资料是否存在过期的情况。对于非标准产品的价格，需要根据供应商提供的生产利润表或者BOM表，结合材料的价格、人工成本、设备折旧以与基本的利润和税金，来核算非标准产品的成本。对于这一块，不能让供应商报一个一篮子价格。4验收检查是否存在超量收货的情况；检查对于折让收货以与索赔是否经过相关人员的审核；对于供应商少交货或者交货有瑕疵是否进行了款项的扣除或者物品的追回。这里有一个问题，也就是说，物料的降价导致的扣款不与时，比如按照6月份的物料价格为1.6元，而按照7月份的物料价格为1.4元，那么6月份的款项扣除应该按照6月份的价格，而不是7月份的价格。5付款检查发票的数量金额与、采购订单、

18、送货单验收单一致；检查预付项是否长期拖欠或者因公司原因造成对方的损失，而压下了公司的预付款；检查违约罚款是否与时入账或者抵扣货款。大宗采购的常见审计发现：超量采购；供应商为采购亲属设置，或者采购人员开设的公司；物料未直接向生产厂商购置，而是通过中间商购置，导致价格虚高；供应商无考核标准；让步接收未扣除相关费用；预付款长期挂账；供应商提供的发票为普通发票导致进项税额少抵扣。3.1.3比议价：所需的资料清单：采购申请验收表、会计凭证、报价单、供应商目录、采购合同、验收记录审计思路1请购检查请购单是否经过部门负责人审核，是否存在私自采购物品的情况。2比议价检查报价单是否虚假或者伪造；检查是否零星采购

19、或者拆单采购；检查订单或者采购合同对于品名、数量、价格、运输方式、付款方式、违约责任是否齐全；检查前几次采购对于同类采购的价格；检查供应商是否为同一家供应商，比如同一家公司分设的几家分子公司；检查供应商是否满足3家以上的比价；检查对于大金额的物品采购是否签订合同。3订购检查请购单、采购订单、框架合同的内容是否一致；检查订单是否连续编号。4验收检查对于折让收货以与索赔是否经过相关人员的审核；这与原物料采购不一样，有时会有赠品或者附件，由于这一块往往在合同内或者订单上不会有具体的说明，这一块的物品往往会被采购或者仓库挪用。比如采购某打印机，供应商可能会赠送墨盒，但是实际上验收的时候没有。是否有赠品

20、或者附件还是需要回访供应商。5付款检查财务是否存在提前打款的情况；检查预付款是否长期挂账；检查供应商提供的发票是否为一般纳税人增值税发票；检查款项的支付对象是否为合同供应商；比议价审计常见发现：比议价基础不一致；伪造报价单据或者报价单据过期；比价数量不足；采购价格异常；预付款长期挂账；存在私自采购物品；供应商附赠的附件或者赠品被挪用；款项支付的对象并非合同供应商。3.1.4定点采购采购汇总表、报价单、会计凭证、供应商目录审计思路对于零星采购的定点采购，比如办公用品、备品备件这一块，由于涉与到笔、纸之类的金额小。往往这一块的价格比较透明，可以官方，比如惠普、史泰博等等，还可以参考京东、新蛋以与易

21、迅的。如果审计能出成绩，往往集中在办公耗材这一块，比如硒鼓、墨盒，因为往往容易出现假货。如果确认办公耗材都是从个体户购买，需要分析采购物品的价格、数量以与质量，发现异常，接下去是走访相关人员。至于垄断采购的，就看两块，一块是研发采购的物料价格与正式投产后的物料价格；另外一块是供应商是否有权代理产品还是只是个贸易商，一般查看厂家的授权书。常见审计发现：供应商与采购员为亲戚关系、超量采购物品、采购假冒伪劣产品、研发物料价格低于量产物料价格、硒鼓墨盒未纳入正常采购而是按需提供并月结、研发供应商未按正常流程转为量产供应商而直接采购、未获取以供应商名义开具的发票3.1.5 模具管理模具采购合同、模具管理

22、台账、模具报废记录审计思路模具采购检查模具报价单与估算的模具成本，是否存在差异在对这一块审计的时候，审计人员需要事先学习或者培训一下模具价格核算的公式与计算。检查模具采购合同，对于涉与到模具使用以与价格的条款是否明确，比如模次、模具变更以与模具维修的相关内容。当然模芯也是重要的一块，因为不同的材质，尽管可能满足了前期的需要，到了后期要维修，这样子会影响公司的产品的交期。模具的材质检验需要特殊的设备，所以审计人员对于这一块的审计不多。加工商的模具加工能力，虽然与供应商签订模具加工合同。但是由于模具加工的设备一套就是几百万，很少能看到供应商为了生产你的产生，还花钱买模具设备。所以模具的外包是肯定的

23、，模具的外包生产往往会导致产品质量不过关而让步接收以与影响产品的交期。在这个层面上，将模具外包给供应商是不太合理的。也就是说可以作为两次采购。模具保管上门拜访供应商，在生产车间查看模具的使用以与保管的情况，了解模具是否被供应商自私修改；盘点保管在仓库的模具，关键模具是否被有效保养。模具的报废模具的报废处置需要关注两个地方，一是模具的报废原因，另外一块是模具出售的价格真实性。价格的真实性，类似于采购询价的方式，需要对废旧物资回收商进行询价。如果说是卖给了走街串巷的，那基本上就是低价出售了。常见审计发现：模具被供应商私自修改、模具比议价不合理、供应商不具备加工模具的能力进而转包导致延误生产进度、模

24、具被丢失、模具被低价出售3.1.6采购中的询价对于采购中的询价，有些审计经理往往以价格作为采购审计的关键点，往往忽略了产品的质量。采购审计中如果涉与到询价的对象，不是全部的供应商产品都需要询价，一般是针对小作坊以与中介代理商。小作坊十几个人，那肯定还是一家手工作坊，因为这个规模么有办法配置质量管理人员。采购往往会解释小作坊成本低，价格上有优势，质检上能过关。查到这样的供应商，一定要引起审计部门的高度重视，必要时上门查看其生产环境和设备。因为这类企业的产品要进入本公司，肯定是需要付出额外的成本的。深挖下去，一定有线索。另外就是物料或者办公设备的新进的供应商，短期内给了大量的采购配额，有些代理商很

25、有可能就是采购自己在外面设的。我们在这里谈谈如何来确认采购价格的真实性。询价有很多种手段，可以分为主动询价以与被动询价两种。先让我们看看主动询价，主动询价一般是首先伪造自己的身份。比如生产中使用的原物料，我们在伪造身份的时候就需要，查看你伪造的这个公司是否存在，不要连网上都XX不到的公司。主营业务中生产的产品是否需要这种物料。因为供应商也不是傻子，如果是大批量的采购，对方也会去了解。询价的对象，我们可以分为向参与询比价的供应商再次询价，包括中标的和未中标。也可以向网上的第三家供应商进行询价。当然采购会说自己找的几家供应商都是本地的，便于质量和交期的控制，而且价格也低廉。其实现在物流这么发达，其

26、实并不存在什么地域问题。有的时候为了沟通方便，供应商的销售往往会要求你提供 ，所以审计人员在做采购审计的时候，需要申请一个新的 。比如提供给供应商下面这种空白的询价单，让供应商来提供具体的价格。因为审计人员进行采购询价主要是拿到供应商的最终报价为准，单纯的 询价往往缺乏可参考性，而且也难以说服采购。关于采购价格的与时性，比如我们在对印刷品或者电子产品的时候，我们拿最新的报价去与采购沟通的时候。采购往往会说这一块是因为时间长了，这种物品的价格不适合当时的报价。所以很有必要在询价的时候，问一下这个价格的时效性。也就是说我拿到这个报价单，有效期是多少。然而，在很多种情况下，供应商都会忽悠一句，邀你去

27、上门喝茶，共商双赢大事。这个时候，你应该事先印制一些虚构的名片，虚假的抬头。就不要写审计主管或者经理了，而是采购主管或者采购经理。另外手机也不要用公司发的手机，需要另外去申请一个。至于需不需要录影笔，常规的审计不需要，因为这种录音不是。而比如供应商答应提供回扣的依据的时候，有针对性的拜访的时候，就需要带上。被动询价，就是发布公司的采购信息，具体到物品的型号、规格之类。这个可以到阿里巴巴去发布这些信息。这种询价会限制于供应商发现你的信息的与时性，有时往往可能会拖延在很后面。那么如何在阿里巴巴发布询价信息呢？注册公司信息之后，点击发布询价单，填妥相关数据之后就可以了。我们就打开手机，等待供应商的报

28、价。这里就有另外一个困惑，询价这种审计方式适合于对技术差异较小的商品，或是市场价格比较透明的商品。对产品价格有很大影响而且市场价格不透明的产品，怎么处理？在这个时候，审计部就需要调遣技术部的人员参与到采购审计中。3.2 舞弊审计正如前面所提到的，在公司中老板往往最关心的是谁拿了我的钱，谁损害了我的利益。诸如此类的审计发现才是老板最需要看到的。3.2.1 招投标中的舞弊一位审计经理认为，招投标中围标、串标难免，关键是人家进来之后，把控好质量即可。可是人家本身就不合规了，后期质量能控制好么。那么如何来确认几个投标方是否存在围标、串标情况。如何发现舞弊的迹象：投标书内容存在一致性，比如报价；存在使用

29、同一个项目实施成员或者同一个项目成果；投标书瑕疵存在一致性，同一个地方都存在错别字；快递或者的投标书地址一致或者相近；电子档的投标书“属性显示的内容存在一致性；不同的供应商但是收款账户是同一个。进一步的核实，对于这种，一块是检查投标方的工商登记资料，另外一块是上门拜访。上门拜访虽然是一个比较耗费财力与精力，但也是一种解决问题最快速的方式。当然我方对招投标要设置一个最低或者最高限价，高于或者低于设定的标的，都是不合理的。至于审计人员在招投标现场有没有中断这个权力，还是需要看公司对审计部的授权。如果约定了，审计人员在招投标现场发现有围标或者串标的情况，可以立即停止。但是实际上审计人员参与招投标，更

30、多的是在价格表这一块，签一个字，更多的情况下就是一个观众，看一下开标这个过程。有的公司招投标除了邀请审计人员，还会邀请法务人员、纪检，这种更多就是形式了。对于下面这种情况就很难奏效，除非你是投标方的人员或者有内线：投标单位形成价格联盟，中标后，陪标人拿好处费，这种基本上需要靠举报。这就是邀请招投标的弊端，每次都是同一批人。轮流中标，但是最终干活的还是同一个人。有一种是假借招投标掩盖价格虚高的事实。这一块，审计人员只要再次询价即可。这种招投标明显是走走样式的。与围标串标相关的法律条款：刑法 第二百二十三条规定 投标人相互串通投标报价，损害招标人或者其他投标人利益，情节严重的，处三年以下有期徒刑或

31、者拘役，并处或者单处罚金。 投标人与招标人串通投标，损害国家、集体、公民的 合法利益的，依照前款的规定处罚。另外一种就是资质虚构或者挂靠：这种很好查，只要网上查到正规公司的联系方式， 询问对方参与投标情况即可获知。如果进步一为了说明情况，还可以让对方提供正式书面的说明。3.2.2 采购中的回扣问题采购中回扣是个老生常谈的东西，只要是采购就会有回扣。具体回扣的行情是怎么样子。比如设备采购的回扣是这么实现的：通过代理商、或职业的中介公司采购设备，或者说这个中介就是指定或者唯一代理商。因为有了中介的存在一切都很方便，1000万的设备，返点在1-3个点，中介拿走0.5个点，剩余的基本上是采购的；接下来是安装调试、培训如何操作和使用，这些费用一旦单独再支出的话，采购会拿走至少2个点，再往下是备品备件采购，采购再拿走至少5个点。而这些流程在中介提供的帮助下会天衣无缝。 软件采购也是采购拿回扣的重点。一般软件公司会提供软件和咨询服务，在这样的情况下，采购会跟软件公司商量好，报价的时候是两个价格，一个软件的价格，一个是咨询的价格。而实际上，咨询的钱基本上扣除他们的咨询师的差旅费后将全部汇入那个采购的XX上。对于那些质量不达标的供货商，那采购又可以发一笔小财，一旦质量不达标，采购肯定会提出索赔，至于索赔的金额一般大家都以为有合同，按照合同操作就行了，其实，我们