变更签证索赔流程及证据收集详细.docx

1、变更签证索赔流程及证据收集详细项目部的 工程签证与索赔 一、签证与索赔1、工程签证是按合同约定,工程施工工程中由承发包双方代表就施工过程中发生的 有关技术、经济、工期等方面的 调整所进行的 签字确认行为,一般以技术核定单、签证单和业务联系单的 形式体现.是工程技术与管理资料的 组成内容,也是工程结算的 重要依据之一.通过工程签证的 分析、审核,可为索赔事件的 处理提供依据.2、工程签证以书面形式记录了 施工现场发生的 特殊费用,直接关系到业主与施工单位的 切身利益,是工程结算的 重要依据.特别是对一些投标报价包干的 工程,结算时更是要对设计变更和现场签证进行调整.现场签证是记录现场发生情况的

2、第一手资料.通过对现场签证的 分析、审核,可为索赔事件的 处理提供依据,并据以正确地计算索赔费用.3、工程签证/索赔单报送时必须一式四份,分为签收回执联、审批回执联、报送监理联、报送甲方联(审批方要求增加时按要求增加),其中签收回执联在送达时要求建设方或授权的 监理方代表在该联上签收,并由项目合约管理责任人保存至该签证/索赔报告的 报送得到有效合理确认.严禁采用以收发文登记方式处理签证/索赔文件的 报送回收.如建设方或监理恶意拒收时,应采用专递邮件或公证送达等有效方式报送.4、工程签证一般按以下流程办理：(1)以日常技术文件或工程师指令为基础的 技术经济签证：(2)以材料认质认价、专业单项工程

3、认价等为基础的 认质认价签证：5、工程索赔一般按以下流程办理：1、项目部必须建立工程签证/索赔管理台帐,且该台帐必须有同步的 电子文档一份.2、索赔费用组成：人工费+材料费+设备费+企业管理费+利润等3、索赔的 计算方法：实际费用法、总费用法、修正总费用法4、索赔证据的 收集和甲方确认证据需要比较有说服力和法律效力二、项目工程索赔的 原因及理由1、项目工程索赔的 主要原因1.1业主违约如：业主未能按照规定的 时间向承包商提供场地使用权;业主未能在规定的 时间内付款(预付备料款、工程进度 款)或不合理的 扣款(扣业主供料款、预付款的 抵扣、滞留金扣款);业主未能在规定的 时间内发出图纸、指令或批

4、复;业主拖延签发各种签证(进度 付款签证、移交证书等);业主的 不适当决定和苛刻检查;业主提供材料、设备的 延误或不符合合同标准等.1.2合同缺陷一般情况下合同是由业主或委托工程师、咨询单位编写后列入招标文件的 ,承包商不能过多修改,否则就构成对招标文件有实质上的 背离而被业主拒绝.因此,就难免在合同中存在着缺陷,包括商务条款和技术规范及图纸中的 缺陷.如承包商执行业主的 解释就会发生成本的 增加或工期的 延长,进而引发索赔.1.3施工条件变化如：基础地质方面出现变化引起的 索赔等.1.4工程变更如：实际完成的 工程量超过或小 于投标时给定的 工程量;工程师发现因设计、质量标准和施工顺序等问题

5、时,增加新指令(增加新的 工作、改变建筑材料、暂停施工或加速施工等).1.5工期拖延非施工单位原因造成工期延误,项目可以要求延长工期,同时可以考虑要求经济补偿.1.5.1引起工期延误的 主要原因有:（1）工程预付款迟缓支付,施工图纸不能按时提交;（2）面积增大 、结构改变、功能变更;（3）拖欠工程进度 款（4）材料、设备到位不及时;（5）监理工程师的 无理刁难;（6）施工停水停电每天八小 时以上(含八小 时);（7）不可抗拒力造成的 影响;（8）计划变更;（9）由于业主指定的 其它分包商拖延工期而影响总工期;以上原因应针对工程合同的 相关条款进行考虑.1.5.2非施工原因引起的 工期延误而引起

6、的 费用补偿：（1）由于费用损失;（2）由于停工延长施工周期,造成人工费、材料费、机械停置费、三大 工具闲置费的 增加;（3）行政管理费的 增涨;（4）拖欠工程进度 款的 利息.在合同执行过程中,索赔是多方面的 ,项目部应根据工程的 实际情况来着手进行各项具体的 索赔工作.1.6业主指令如：业主或委托工程师在施工过程中发出各种指令,承包商执行这些指令(包括错误的 指令),势必造成的 成本的 增加和(或)工期的 延长.1.7国家政策及法律、法令变更如：国际工程中从投标截止日期之前的 第二十八天开始,由于所在国法律和政策的 变更导致承包商施工费用的 增加或减少;国内工程中由于国家、地方的 文件、规

7、定(定额、取费标准、税收、上交的 各种费用等)等导致承包商施工费用的 增加.1.8其它承包商干扰如：在同一个施工现场有几个承包商同时施工时,发生的 因某承包商不能按期完成他那部分工作,而影响其它承包商的 工作;场地使用、现场交通等,而造成各承包商相互干扰.1.9其它第三方原因如：银行付款延误等.2、可以向业主提出的 索赔理由(对应合同条款).序号索 赔 事 项工 期索 赔费 用索 陪1业主的 代表指令错误2业主的 代表指令、批准、图纸及其它约定义务3由于业主代表的 责任,在情况紧急且无法同业主联系时,承包商采取保证工程和人民生命财产安全的 紧急措施.4业主在工程交付前提前使用后发生损坏维修费5

8、违反有关施工现场清洁规定发生的 或该规定为合同签订后颁发的 非承包商原因造成的 损失的 罚款6业主延期开工7因业主原因,暂停施工8赶工的 经济支出9检查检验中业主或其它承包商原因引起的 经济支出10检查检验影响正常施工,且检查检验合格11检查检验合格后,又发现承包商的 质量问题12业主要求提高质量等级要求13因设计或业主采购设备原因使试车达不到验收要求14业主对隐蔽工程重新验收而进行剥落,且检验合格15合同价款的 调整：1.工程量增加;2.设计变更或工程洽商;3.工程造价管理部门公布的 价格调整;4.一周内非承包商原因造成停水停电累计超过8小 时16业主不按约定(时间、数额)支付工程款17业主

9、不按约定方式支付工程款18业主提供的 材料设备不符合要求或延误19对承包商提供的 材料设备,业主未能按时到现场验收,后来验收后发现材料设备不合格20由于业主原因,使用代用材料21业主的 变更22业主未按照合同约定日期验收引起的 工程保管费用23业主在收到竣工报告后无正当理由不办理结算24保修期间非承包商原因造成返修25业主违约26非承包商责任造成的 伤亡事故由责任方承担责任和有关的 费用27施工中出现地下障碍和文物28不可抗力对工程本身的 损害;清理修复工作费用另行约定29在因政策变化、不可抗力以及双方以外的 原因导致的 工程停建或缓建三、项目工程索赔的 条件与资料准备1、工程索赔的 条件1.

10、1与合同相对照,事件已造成了 承包人施工成本的 额外支出,或直接工期损失.1.2造成费用增加或工期损失,按合同约定不属于承包的 行为责任或风险责任.1.3承包人按合同规定的 程序递交了 索赔意向通知和索赔报告.2、工程索赔的 资料准备2.1项目部预算员负责工程索赔资料的 收集整理工作,并分门别类地建立档案.应收集资料的 内容如下：2.1.1投标时的 原始资料项目部的 上一级经营部门要把招标文件、投标文件、投标时涉及到的 有关文件资料等要向项目部办理书面借用及办理交底手续.2.1.2合同的 原始资料项目部的 合约部要把中标通知书复印件一份(原件由公司商务合约部随合同正本一起保存.),正式的 建筑

11、安装施工合同副本等文件要向项目部做书面移交并进行交底.2.1.3工程接地纪要纪要中要特别注意现场施工的 水源、电源及场地平整情况,确定是否具备进场条件.2.1.4来往信函的 原始资料包括业主和承包商之间及承包商为了 经营活动与其它部门或个人之间的 一切来往信件.2.1.5工程图纸的 修改、技术变更单、隐蔽资料、现场签证单、检查验收报告等原始资料.由项目内业务人员或其它有关人员提供给项目预算员.2.1.6各种会议纪要、记录、业主批准的 各种方案 (特别是采用新技术、新材料、新工艺及采用的 大 型机械数量、型号等.)、施工进度 情况、施工报表等.由项目内业务人员或其它有关人员提供给项目预算员.2.

12、1.7工程款结帐帐单及支付情况.由项目财务人员提供给项目预算员.2.1.8工程照片及录象资料(注意：采用带日历的 相机拍照,特别注意与原设计图纸不同之处).由项目技术人员提供给项目预算员.2.1.9甲供材料及设备的 交验手续及其材质的 检验报告;乙方采购的 各种材料的 购置单价清单(注意业主、监理公司指定的 厂家的 签证手续,各种原始发票的 保存.),当地的 材料 市场价格资料.由项目材料人员提供给项目预算员.2.1.10有关法律方面的 原始资料.由项目项目预算员收集.2.1.11工程经营活动的 其它一切资料和信息.2.2项目预算员根据上述几方面的 资料编制出一份详细的 索赔报告,提交项目经理

13、,由项目经理主持召开会议讨论索赔报告,项目预算员再根据讨论后的 情况修正索赔报告,并报上一级经营部门,由经营部门审定和项目经理认可后报送业主.四、项目索赔的 种类与索赔费用组成序号索赔费组成索赔种类工期拖延索赔施工范围变更索赔加速施工索赔施工条件变化索赔政策性变化1工程量增大 而增加人费2工效降低而增加人工时oo3人工单价上涨费oo4材料用量增加费oo5材料单价上涨费oo6分包商工程量增加费o7分包商单价上涨oo8设备租赁费o9自有机械使用费o10承包人新增设备费ooo11现场管理费(可变)oo12现场管理费(固定)o13公司管理费(可变)oooo14公司管理费(固定)oo15利息(融资成本)

14、ooo16利润oo17可能的 利润损失oooo说明：表中符号含义：“”代表应列入项目;“o”代表有时可列入项目“”代表不应列入项目.五、文件在项目索赔中的 作用作用种类权威性确定索赔项目进度 工期费 用审 计合同协议书中标通知书投标书及其附件合同专用条款合同通用条款标准、规范及有关技术文件图纸工程量清单工程报价单或预算书投标邀请投标建议分包合同信函会议纪要购货单检验报告施工日记进度 计划照片变更通知单档案隐蔽资料交付通知单交工计划分类档案时间顺序档案建筑法规六、项目索赔工作中五种方式的 比较比较项目解决方式时 间费 用约 束 力申 诉协商取决于双方谈判者的 目标、状态和其它因素,会很快最小 ,

15、折衷解决的 费用或让步采用或不采用协议达成后放弃上诉,协议协商未达成时提交调解、仲裁或诉讼调解取决于双方谈判者的 目标、态度 和其它因素调解者可能会在计划中规定时限调解人酬金(如果有的 话)同上同上仲裁比诉讼快,仲裁规则可能有时间限制取决于仲裁员的 计划或有无仲裁员准备会需要几个月提交仲裁费用仲裁员费用律师费用(如果有律师)根据合同规定可能有也可能没有约束力法院不审查法律依据;仲裁员不必解释仲裁诉讼需要五年或更长的 时间审理,准备本身也会花几年费用可能很高时间长,律师费用高有约束力完全可上诉放弃无索赔金额相互一致的 协议放弃在大 多数情况下放弃了 上诉权七、项目反索赔工作中的 规定1、反索赔工

16、作的 要求及反索赔工作的 准备1.1反索赔工作最充分的 准备是正确理解合同条款和合同文件,充分、完整、正确、及时地履行合同职责与义务.1.2及时处理工程合同中的 歧义问题,通过补充合同或协议,明确合同中可能发生的 不同理解的 条款.1.3及时减缓在合同执行过程中对我方不利的 矛盾,在我方过失情况下,应迅速协商或处理,通过协商争取解除部分无法履行的 职责和义务,并以适当形式明确下来.1.4加强索赔工作是反索赔工作的 有力支持.2、反索赔工作注意事项2.1反索赔工作应与索赔工作统筹考虑,不可分离.2.2要认真分析索赔与反索赔工作内容和金额,未经过充分分析和研究都不应盲目开始向合同的 另一方提出索赔

17、.2.3将反索赔、索赔协商的 初步结果认真分析,要尽力避免向仲裁机构或法院申诉,以免企业社会信誉受损.3、预防业主的 反索赔内容序号索 赔 事 件工程索赔费用索陪1由于承包商的 责任,在紧急情况下采取的 保证工程和人员生命财产安全的 紧急措施费用2承包商不履行合同约定的 义务3承包商原因引起的 暂停施工4检查检验不合格,承包商引起质量问题的 返工修理费用5业主在检查检验合格后,又发现承包商原因引起的 质量问题6承包商施工原因引起的 试车达不到验收要求7隐蔽工程重新检验不合格8承包商超出设计图纸要求增加的 工程量不予计量9业主供应的 材料设备在验收后发生损坏丢失10承包商采购的 材料设备不符合设

18、计和规范要求11承包商采购的 材料设备,业主未到现场验收,后又发生材料设备不符合要求12因承包商原因引起的 材料代用13竣工验收时由于承包商原因引起的 修改14保修期内造成的 返修15承包商违约：未按时竣工,施工质量达不到设计和规范要求,发生其它合同法规违约的 行为16承包商安全措施不力造成的 伤亡事故17承包商的 分包商的 违约或疏忽18工程停建或缓建时,由于承包商未及时退货造成的 损失八、项目索赔中应注意的 事项1、加强索赔意识各级领导要高度 重视索赔,特别是项目部经理要把索赔工作融会到施工管理工作之中,提高全体员工的 索赔意识.2、组织强有力、相对稳定的 索赔班子项目索赔班子由工程、技术

19、、采购、合约等部门组成,项目部经理任组长,大 型工程由公司(二级机构)分管领导任组长.具体负责索赔人员应具备的 素质如下：2.1有丰富的 基层实践经验,了 解工程的 全部过程;2.2掌握当地有关工程承包的 法律、法令及政府规定等;2.3具有一定的 财会知识;2.4头脑清晰,思想敏捷,工作务实.3、项目索赔人员要相对稳定从工程开始跟踪到投标报价、签订合同、工程实施直至竣工结算,索赔人员都要参与,掌握和积累第一手原始资料.4、把握时机及时提出索赔在合同执行过程中,应及时和有关方面取得联系,取得他们的 支持,同时要了 解、调查业主、监理的 心态,待时机成熟且在规定的 时间内(一般为索赔事件发生后的

20、28天内递交索赔意向通知,索赔意向通知提交后的 28天内递交正式的 索赔报告.),向工程师递交索赔意向书通知及正式的 索赔报告.索赔报告的 内容包括：事件发生的 原因,对其权益影响的 证据资料,索赔的 依据,此项索赔要求补偿的 款项和工期延长天数的 详细计算等资料;并要求依据充分,实事求是,文字简洁,数据正确,一事一办.5、谈判的 方式和策略索赔效果是通过谈判来实现的 ,对不同对象或事件要根据具体情况采取不同的 谈判方式.在谈判过程中要注意以下几点：（1）必须知道索赔事件需要解决的 具体问题.（2）必须了 解对方的 底牌.要充分了 解对方谈判人员的 权限、性格和爱好及其对索赔报告的 态度 .（3）谈判要分层次、分阶段进行.在一定层次谈判解决不了 的 问题,不要强其所难,具体经办人员回来要及时向领导汇报,可以通过更高层次的 会晤来解决.（4）索赔谈判人员要有耐心和良好的 修养.（5）索赔谈判人员要对自己理解和处理问题的 能力有充分的 信心.6、索赔人员要和对方有关人员搞好关系7、索赔的 手段一般情况下采取通过协商的 办法来解决,在万不得已的 情况下,采取通过仲裁或法院来解决.