时间管理的业务需求.docx

1、时间管理的业务需求时间管理业务需求1.1 业务描述1.1.1 考勤过程管理企业的考勤工作都是由各组（科）的考勤员对本组（科）员工的每天出勤情况进行记录，月末按照考勤表的填写要求将考勤表上报到所在处考勤员。处考勤员按要求进行核实、分类汇总全处员工考勤，提交主管处长签字批准。之后，处考勤员将批准的员工考勤表报送劳资处。1.1.2 加班管理确因工作需要或工作紧急需要进行加班，由加班员工填写加班申请表，详细注明加班要完成的任务和加班时间，由派工人员审核，由所在科领导审批同意后，报处领导审批；处领导审批同意后申请加班员工方可进行加班。对于企业的员工会涉及到ON CALL加班或其它应急加班，在实际操作过程

2、中，往往是来不及书面请示领导批准，而是通过电话或直接完成应急处理工作后，再按实际工时事后补填加班申请。每月5日前，由各处考勤员收集汇总各科的加班申请表，并对加班超时的员工（目前规定每名员工每月的加班时间不应超过三十六个小时）的超时原因填写处加班超时报告经处领导审批后并连同加班汇总表报送劳资处。对于企业生产线部门（工地），处考勤员通过ABC系统对员工加班情况进行抽查，如果抽查情况与报送的员工加班情况不符的，将通知各科秘书进行核实，修改后再次上报。1.1.3 请假管理员工由于个人原因，确实需要请假的，应报所在科的科长审批，科长根据员工的请假类别及本职务审批的请假假期权限进行审批，超过请假假期审批权

3、限的，逐级上报审批。对于按照考勤规定员工申请的公假、病假等需要提交的证明材料，应在主管领导审批完成后交送考勤员，作为考勤请假的依据。考勤员根据员工的请假审批表以及销假实际情况填写到考勤登记表中。月末汇总后逐级上报相应考勤管理部门。1.1.4 公出管理由于工作需要，员工需要出差、培训、出国等公出事项的，员工本人应填写公出申请表，报所在科的科长审批，或按照审批权限逐级报批。考勤员根据员工的公出审批表以及公出实际情况填写到考勤登记表中。月末汇总后逐级上报相应考勤管理部门。1.1.5 休假管理休假管理目前只对四种休假类型进行管理，包括年休假、探父母、探配偶、四年一次探父母这几种类型，系统应有扩展性，充

4、分考虑今后休假类型的变化和增减。通过年假标准计算获取员工当年度享受的休假天数。员工在享受休假前，应填写休假申请表，报所在科的科长审批，或按照审批权限逐级报批。各级领导在审批时，应了解该员工在申请休假期间是否被安排培训，若已经被安排培训，应调整员工的享受休假日期。对于已经享受部分休假时间的员工，审批时应核审查是否超假。考勤员根据员工的休假审批表以及休假的实际情况填写到考勤登记表中。月末汇总后逐级上报相应考勤管理部门。1.1.6 待命（ON CALL）日期管理对于企业员工会涉及待命管理，待命管理与考勤具有非常紧密的关系，在待命业务管理人员设置某个员工在某个时间段内为待命状态后，该员工在待命时间内的

5、考勤状态就为正常出勤；同时在待命状态（待命日期）完成后，该员工就可以拥有规定的待命换休时间，为员工的待命换休提供了准确的依据。待命分为应急待命和司机待命，每种待命类别对应不同的换休时间和待命费计算方法。1.1.7 培训日期安排员工的技术培训工作对提高员工的知识水平、技术水平和工作能力具有很强的促进和推动作用，培训日期安排和业务工作的需要也是紧密相连的。为了能尽可能的保证培训计划的正常进行，因此在培训专员对员工的培训日期进行规划后，当遇到员工请假、休假、公出时，审批人员应核实该员工在请假、休假、公出的申请日期内是否需要参加培训，若有培训工作安排，一般应不预批准。1.1.8 补（换）休管理员工完成

6、待命工作或加班工作后，按照公司的考勤管理规定，可以享受规定时间的补（换）休。补（换）休的最小申请时间为半天，补（换）休时数等同员工的加班时数，加班工作时间按小时计算，可以通过规定的转换时间单位进行由小时到天的转换。员工申请补（换）休应根据补（换）休类别分别填写待命补休申请表或加班换休申请表，报所在科的科长审批，或按照审批权限逐级报批。各级领导（特别是最基层审批领导）在审批时应了解申请补（换）休员工是否保存有相应的待命补休或加班换休时间，对于申请补（换）休时间大于保存补（换）休时间的，应不预批准。考勤员根据员工的补（换）休审批表以及补（换）休的实际情况填写到考勤登记表中。月末汇总后逐级上报相应考

7、勤管理部门。1.1.9 倒班管理对于企业生产部门员工会涉及倒班管理，倒班是一项非常重要而且又非常烦琐的工作，倒班管理专员对每个值倒班周期都要编制倒班表。目前参与倒班的为六个team，分别表示为T1、T2、T3、T4、T5、T6，每六周为一个倒班周期，每天每个班次的工作时间规定为： M：07:0014:30 早班 A：14:3022:00 中班 N：22:0007:00 夜班 T：08:0012:00 14:0018:00 全天培训 t：08:0012:00 半天培训 *：轮空 休息倒班表要规定每个team在一个倒班周期内每天的倒班班次后，下发给每个team执行。1.1.10 统计分析主要内容就

8、是对从考勤管理、加班管理、请假管理、休假管理、换休管理中所采集的信息进行统计、分析，从而得出管理者所需要的各种统计报表，财务部门所需要的各种统计报表，员工所需要的各种报表，供管理者作决策所用，供财务部门计发工资与奖金所用，供员工主管领导查询本月或本年职工的考勤情况与休假情况所用，供员工本人查询自己的各种信息所用。1.1.11 年假标准计算根据每年企业规定的员工享受年假待遇的条件，计算每个员工每年应该享受的年假标准，供领导在审批年假时参考，年假计算条件可由用户定义。1.1.12 年假信息维护用于浏览员工享受当年年假的情况，修改员工与年假相关的人事信息数据项（包括剩余年假的处理）。1.2 系统角色

9、1.3 主题描述1.4 业务流程图1.5 系统接口1.5.1 系统外部接口序号I/O相关系统接口描述1I考勤机系统考勤数据从考勤机系统中导入（财务公司）2IABC系统导入ABC系统的数据，作为考勤抽查的依据1.5.2 系统内部接口序号I/O相关业务接口描述1I基础数据平台从人员管理模块获得员工的基本情况信息，作为各种假类的审批依据；从机构与职位管理模块的接口处得到员工所属部门2O薪资管理考勤统计结果数据传送到薪资模块，用于扣除各种假类的工资，增发加班工资等业务3O自助服务考勤统计结果数据传送到员工自助模块，使员工能够看到本人的考勤状况；公司各级领导层经理根据权限查看各部门人员的考勤信息。4O绩

10、效管理把员工本年度的考勤与休假情况反馈给绩效管理模块，用以作为评价本年度该员工的绩效考核的一方面。其它：根据实际需要，为其它系统提供考勤数据接口与应用接口。1.6 详细功能描述1.6.1 考勤基础信息管理1.6.1.1 功能描述1、公休日设置：设置企业的公休日，默认方式为周六、周日。2、节假日设置：可以新增、修改、删除已设置的节假日，除国家法定的每年十天的节假日外，可以设置其它公休日的倒休方式，倒休方式可按地方政府或本企业自定。如2003年国庆节放假7天，其中法定休假3天，为10月1日到10月3日，10月4日和10月5日为公休日，10月6日和10月7日与9月26日、27日倒休。其中10月6日和

11、10月7日与9月26日、27日的对调倒休可以自行设置。3、企业日历浏览：根据已经设置的公休日和节假日，通过选择月份可以按月显示每月的企业工作日历。4、休假名称设置：可以新增、修改、删除已设置的休假名称，设置假期是否包含公休日、节假日，假期享受规则、规则审核方式（包括人工审核或自动审核选择）。5、请假名称设置：可以新增、修改、删除已设置的请假名称，设置假期是否包含公休日、节假日。6、公出名称设置：可以新增、修改、删除已设置的公出类型名称。7、初始化处理：通过选择休假、请假、公出考勤类型，清空相应考勤类型中保存的所有数据，通常作为考勤休假管理系统开始投入使用时采用此功能，在进行初始化处理时，系统要

12、给出警告提示，告诉操作者，初始化处理将清空所有数据，并经过确认后，才开始执行初始化处理。8、员工参加培训设置：根据操作者管理权限，通过系统显示的机构人员树，可以一次单选或多选员工姓名，设置培训时间区间。设置完成后，可以采用月历方式显示选中月份的员工参加培训信息，并可以通过此页面增加或撤销员工的培训安排。9、待命（on call）设置：根据操作者管理权限，通过系统显示的机构人员树，在选择的待命（on call）时间区间内，可以一次单选或多选员工姓名，并分别编辑相关信息，也可以通过查询方式选择人员，比如通过类似OUTLOOK邮件查询收件人的方式选择人员。设置完成后，可以修改或撤销待命（on cal

13、l）设置，可以通过操作按钮，手动或自动方式将ON CALL安排通过内部邮件发送给所有ON CALL人员。10、倒班设置：可以新增、修改、删除已设置的倒班班次名称、描述信息及工作时间；可以新增、修改、删除已设置的倒班周期。可以先设置倒班周期天数，然后分别选择周期序列天数中对应的倒班班次名称。设置倒班周期的启用日期。11、考勤符号设置：考勤符号设置是为了方便考勤员的考勤登记工作。可以新增、修改、删除已设置的考勤符号表，供考勤模块使用。12、年假计算标准设置：按照企业当年员工享受年假的条件和标准，设置本年度年休假的计算规则或公式。对于条件特别复杂且公式定义困难的，系统提供语法分析器功能（通过语法分析

14、器提供的函数、变量、关系符号、赋值符号等，按照类似于VB语言的方法设置）。13、年假人事信息维护：浏览员工年假享受状况；修改员工享受年假条件及相关数据项；设置对剩余年假的处理方法。1.6.1.2 用例描述1.6.1.3 业务流程图初始化设置：（在执行初始化时有警告提示和确认过程。）待命设置： 公出名称设置（建立、维护公出名称表）：公休日设置： 节假日设置（建立、维护节假日名称表）：考勤符号设置（建立、维护考勤符号表）：企业日历浏览：请假名称设置（建立、维护请假名称表）：休假名称设置（含建立、维护休假名称表）：员工参加培训设置：倒班设置：1.6.1.4 信息项描述信息集名称：公休日设置信息项类型

15、说明公休日字符默认为星期六、星期天信息集名称：节假日设置信息项类型说明节日编号字符节日名称字符元旦、三八、五一、国庆、春节日期日期信息集名称：休假类型设置信息项类型说明编号字符名称字符是否包含公休日代码逻辑值代码表（BCT15）是否包含节假日代码逻辑值代码表（BCT15）享受休假规则字符规则审核方式字符信息集名称：请假类型设置信息项类型说明编号字符名称字符是否包含公休日代码逻辑值代码表（BCT15）是否包含节假日代码逻辑值代码表（BCT15）信息集名称：公出类型设置信息项名称类型说明编号字符名称字符信息集名称：培训安排设置信息项名称类型说明员工编号代码与人员表关联培训起始日期日期培训截止日期日期备注字符信息集名称：待命（on call）