适用中小型制造业的行政人事工作指引.docx

1、适用中小型制造业的行政人事工作指引工厂人事/行政管理工厂人事管理的日常工作内容，例如人员招聘、工作礼仪、辞工制度等，还讲解了工厂行政管理的日常工作内容，包括宿舍管理、保安训练、车辆安排、防火规定等，给出了实用范例子供使用参考。第一节 工厂人事管理1工作职能主要有；（1） 员工考勤、考核、晋升、工资及奖金的分发等工作。（2） 人事规章制度的规则、制定、检讨与修订，使员工有章可循。（3） 依公司人力需求，开发短、是长期人力资源，招聘各类管理、技术人员和一般员工，在各地人才市场（包括网上）收集人才信息。（4） 各类人事表单及流程制定、修订及审核。（5） 培训计划的编排与实施，新进员工及在职人员培训及

2、督导执行。（6） 员工各类保险、调动、出国手续的办理及人员离职解聘的处理。2怎样做工作分析？（1） 公司确立组织体制及人事措施实行前，必须将各项工作职责的任务以及工作人员的条件等予以分析确定，做成“职务说明书”作为人事行政和依据。（2） 为明确划分各层人员的人事权责，拟定“人事权限划分表”，各层人员均应确实负责表中所列的权责办理，实施时如遇困难或特别事情发生，应向上一级人员请示后再行处理。（3） 为推行人事预算控制，对各部门可设职称及可用员额予以规定，订立各单位“员额编制表”，并视情况每年定期检查修订。（4） 根据编制，定期召开人力资源检查会，就现有人员称职与否、流动率、缺勤情况及应储备人力及

3、需求人力做正确、客观的检查建议，作为制定人力计划的参考依据。3招聘人员的一般流程怎样？人事部门收集各部门递交的人员申请单，制定招聘计划，内容及步骤如下：（1） 招聘职位名称及名额；（2） 资格条件限制；（3） 职位预算工资；（4） 预定上班日期；（5） 制定招聘材料；（6） 资料发布方式及办理日期，准备通知单、海报、公司宣传资料等；（7） 面试方式及时间安排；（8） 场地安排。4面试时应注意哪些事宜？一般由用人部门主管、人事主管、相关主管分别或共同面试，应注意以下几点：（1） 要尊重对方的人格，尽量使应征人员感到自然、轻松；（2） 要清楚自己所要获知的问题点及答案；（3） 将面试结果随时记录下

4、来；（4） 如初次面谈有够周详，无法做有效参考，可再发出“复试通知单”，再次安排约见；（5） 避免询问太过于涉及个人隐私的话题；（6） 面试过程要体现出公司的风格。5面试主要评价应试者的哪些素质？（1） 相关的专业知识；（2） 求职动机；（3） 工作经验；（4） 人格成熟程度（情绪稳定性、心理健康等）；（5） 个人修养；（6） 语言表达能力/应变能力/自我认识能力；（7） 责任心、时间观念与纪律观念；（8） 思维逻辑性/分析判断能力等。6一般情况下针对什么情况辞退员工？（1） 违纪次数超过公司规定者；（2） 工作疏忽，或窃取、泄露公司之资源致使公司蒙受损失者；（3） 营私舞弊、挪用公款、收受贿

5、赂、佣金者；（4） 品行不端、行为不检点、屡教不改者；（5） 办事不力、玩忽职守、违抗命令，情节严重者；（6） 聚众罢工或怠工，破坏正常的工作秩序者；（7） 年度考核不达标，经考察试用仍不合格者；（8） 员工在试用期内经发现不符合录用条件者；（9） 对所承受工作虽无过失，但不能胜任者；（10） 泄露公司商业机密，擅自为其他公司工作者；（11） 任何违反国家法令者；7、公司/工厂内的职员一般应具备有哪些礼仪？（1） 仪表端庄、整洁。例如：1 头发要经常清洗，保持清洁，男必职员头发不宜过长。2 指甲不能太长，应经常注意修剪，女性职员涂指甲油要尽量用淡色。3 男性职员的胡子不能太长，应经常修剪。4

6、上班前不能喝酒或吃有异味的食品。5 女性职员化妆不能浓妆，不宜用香味浓烈的香水。（2） 工作服装应清洁、方便，例如：1 衬衫的领子与袖口不得有污秽。2 外出或要在众人面前出现时，应配戴领带，领带不得肮脏、破损或歪斜松弛。3 鞋子就保持清洁，不得穿带钉子的鞋。4 女性职员要保持服装淡雅得体。5 职员工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装。（3） 在公司内员员应保持优雅的姿势和动作。例如：1 站姿自然，腰背挺直，不耸肩，身体重心在两脚中间。2 坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。3 公司内与同事相遇应点头行礼表示敬意。4 握手时用普通站姿，并目视对方眼睛

7、，要大方热情，不卑不亢。5 进入办公房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话；如有急事要打断说话，要说“对不起，打断您的谈话。”6 递交物件时要把正面、文字对着对方的方向递上去；如是钢笔、刀子或剪刀等利口器，要把锋尖指向自己，使对方容易接着。7 路过通道、走廊时要放轻脚步，遇到上司或客户要礼让，不能抢行，不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。8、日常业务应该注意哪些礼仪？（1）正确使用公司的物品和设备。提高工作效率。1 公司内以职务称呼上司、同事，客户间以先生、小姐等相称。2 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。3 公司的物品不能挪为私

8、用，借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处，工作台上不能摆放与工作无关的物品。4 及时清理、整理文件，对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭。（2）正确迅速地打/接电话1 工作时间内一般不打私人电话。2 电话来时，听到铃响迅速取下话筒，先问候对方好，并自报公司、部门；对方讲述时要留心听，并记下要点，未听清时，及时告诉对方，讲完时礼貌道别，等对方切断电话后自己再放话筒。3 通话简明扼要，不得在电话中聊天。4 对不清楚的电话，自己判断不能处理时可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人；在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。9、某公司的电话管理规定（1） 本公司的电话，主要是开展

9、业务之用，不提倡在公司内打私人电话。（2） 员工打电话，有语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。（3） 总机接外线电话至分机进，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。（4） 总台文员接听外线电话的标准有语为“您好， 公司”当听到对方告听分机电话时，说“请稍等”！如分机占线，说“电话占线，请稍后再打！”其他内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。（5） 公司不允许员工在公司挂私人电话。1 有外线电话的部门不得到总台挂长途电话，2 业务、行政及其他管理部门因工作需要挂长途电话的，需填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨；负责人不在的

10、，应由主管领导签字同意；部门负责人及主管领导均不在时，又确因业务需要挂长途电话的，通过总台同意可先行挂拨，但事后一定要在三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由本人双倍负责。10、接待客户时应注意哪些业务礼仪？（1） 接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。（2） 有客户来访马上起来接待，让座及送水。（3） 对事前预约的客户，要表示欢迎。（4） 在规定的接待时间内不缺席，应记住常来的客户。（5） 来客多时以顺序接待，不能先接待熟悉客户而冷落了新客户。11、怎样送出/接受名片？（1） 把自己的名片递出时，应把文字向着对方，使对方容易阅读；用双手送出，一边递交一边清楚地说出自己的姓

11、名。（2） 名片应先递给长辈或上级。（3） 接对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起；如遇对方姓名有难认的文字，马上询问，发便加深印象。（4） 对收到的名片妥善保管，千万不可将对方的名片在手中把玩。12、工作态度检查表检查事项现况评定需要特别指导者一个月后的评定情况需要再教育者穿着仪容方面是否穿着整洁得体，像上班的模样？是否服装过于华丽或是过于浓妆艳抹（女性员工）？是否皮鞋、衬衫脏污不堪？上下班的表现方面早晨上班时是否中规中矩地和同事打招呼？早上是否有人迟到？每天早晨是否提早上班以便从容不迫地准备工作？快到下班时间是否就开始心浮气躁起来？下班时是否把周围的

12、东西都整理好才离开？下班时是否同事打声招呼？工作态度方面是否大声喧哗或谈笑风生而影响到其他的同事？是否态度非常的蛮横/高傲？是否老爱说废话？工作态度是否积极、良好？是否经常不打招呼离开座位？是否把一切都整理得有条不紊？使用电话方面接听电话时是否表现得神清气爽/欣喜愉快？接听电话时是否随时备妥纸笔，正确地应对？转接电话或传话时是否作正确？是否喜爱与家人谈冗长而无用的电话？使用电话是否动作粗鲁、不加爱惜？言语措词方面是不言谈措辞能够恰如其分？讲话时懂得斟酌，适切地应用敬语、谦逊语、庄重语？是否懂得适时使用尊称？是否懂得正确地遣词用句？待客礼仪方面是否在公司里打私人电话？是否擅自挪用公司的簿本纸张等

13、消耗类物品？是否假公济私地使用公司的办公用品？是否把没有用的私人物品带到公司？公私区分方面在上班时间内是否有私人朋友来访呢？对待顾客是否笑容可掬、和蔼可亲？对待顾客是否态度蛮横无理？交访客转介同事是否动作敏捷，神情愉快？在走廊或办公室以外的场所碰见顾客时，是否主动地上前跟人家打招呼？当访客离去时是否懂得适当地向对方道别？备注：13、员工辞职审核表姓名现工作部门辞职人所在部门班组意见 负责人签字： 年 月 日所在部门主管意见 负责人签字： 年 月 日所在部门经理意见 负责人签字： 年 月 日上级职能部门和领导签字企管部： 负责人签字： 年 月 日总经办 负责人签字： 年 月 日财务部： 负责人签

14、字： 年 月 日档案室 负责人签字： 年 月 日电脑部： 负责人签字： 年 月 日副总经理 负责人签字： 年 月 日人事部： 负责人签字： 年 月 日总经理 负责人签字： 年 月 日备注说明 各部门负责人在签字之前，必须就下述项目进行认真查核：办公用品、劳保用品、工具、账款、证件、住房、文件资料书籍、软盘和业务交接等。14、怎样写本厂员工引荐担保书？兹介绍某某先生（女士）到某公司某部门工作，本人确认被介绍人所提供的个人简历材料属实，无弄虚作假，由本人负责。据本人了解，被介绍人身体健康，工作踏实，品行端正，未有犯罪记录，本人愿作其担保人，若被介绍人在本公司工作期间发生经济或法律案件，致使公司利益

15、受损失，本人愿承担连带责任，按公司有关规定进行经济赔偿。特立此保证书为据。保证人日 期15、员工上下班有什么规定？备注：每一家工厂均有自身的独特规定，此外列出一个工厂的规定，请大家参考。如果有与劳动法规抵触者，一律以法律为准。（1） 本公司员工应按作息时间之规定准时到退。（2） 上班时间三分钟后十五分钟内为迟到。十五分钟后列为旷工。（3） 迟到次数之计算，以当月为限。（4） 当月第一次迟到不计，第二次以事假2小时计，第三次加四小时计， 以后每多一次即累加二小时计算。（5） 十五分钟内早退者一律作旷工半日论。（6） 旷工不发当日薪资。（7） 连续旷工三天或一个月内累计六天，均予开除。（8） 上下

16、班因公外出经过门卫室，如门卫人员有所询问或检查，应接受并主动配合，不得拒绝。（9） 上下班打卡及进出行动，均应严守秩序，原则如下：1 无论何种班次，上班者均应于规定之上班时间前先吃饭后打卡，不得于上班打卡后出外吃饭或办理私事。2 下班者应先行打卡后外出。3 下班铃响后，方得停止工作，不得未打下班铃，即行等候的卡；如有违反，查实后即按擅离职守处分，主管人员应负连带责任。（10） 上下班的卡均须本人亲自打卡，不得手托人代打，否则除予旷工半日论外，其代人打卡者，受同等处分。（11） 工作时间内，不论日夜班，凡有睡觉或擅离工作岗位及其他聊天耽误工作者均予以处分。（12） 日夜轮班工作，应按时交班、接班

17、，倘接班者届时未到，应报请主管处理，不得擅自离去。（13） 工作时间内，因事外出。须有请假单或外邮证交门卫室，否则门卫或人事人员有权禁止外出（业务人员因公外出。不必填写外出证，但应向其主管报备），月底由各单位主管在工卡上签卡。16、员工如何进行轮休？备注：每一家工厂均有自身的独特规定，此处列出一个轮休规定的案例，请大家参考，如有与劳动法规抵触者，一律以法律为准。（1） 本办法以轮班员工及其他非轮班人员因星期例假日仍需照常工作者为实施对象。（2） 轮休由各单位交由班长（未设班长者由单位主管）按实际情形自行排定，并提经各主管核准后于每月20日前将下月份的轮休表送人事科备查，并凭此制作考勤卡。（3）

18、 轮休方式：1 轮班员工每月可轮休的天数即包括当月的星期例假日及法定假日。2 轮班员工每月预定轮休的天数可自由选择，事先申请排定，但每月所排轮休不得少于日。3 轮班员工每月应休未修的（预先未选定轮休）的星期例假日及法定假日，应照正常上班日工资计，并加给星期例假的加班费。4 轮班员工既经依照本轮休方式第一、二、三条选定轮休，不论排定轮休的天数多少，除已排定的轮休日外，其应休未休（即预先未选定轮休）的星期例假日及法定假日不得再申请不加班，如因帮不能到工时，应按平时请假办法事先办妥请假手续。5 轮班员工既经选定的轮休天数不得增加或减少，不得与他人调换，亦不得借用或保留下月补休，如有特殊事故需要更改，

19、每月休二日者只能更改一日，每月休两日以上者只能更改两日并须于前一日下午5点钟前提出申请经主管核准后方可。6 轮班人员既经排定的轮休日如因工作需要或特殊事故仍需照常上班者，可经各部门经理（主任）核准给予星期例假的加班或当月内指定日期予以补休。17某工厂的人力资源管理程序1目的开发人力资源，提高本公司各成员之素质，协调各部门工作。2适用范围本公司所有部门人员均适用该程序。3权责管理课负责本规定制定与督导实施。各相关部门按规定自行执行保项工作。4定义无5流程图无6作业内容61员工入厂611部门根据人员或生产需要需增补人员，必须由部门主管填写“员工增补申请单“，经管理课确认，经理核准生效。612初试：

20、由人事部负责进行（口试或笔试）应聘人员的素质，应具备与应聘职位相关性的基本知识，并填写初试意见。613复试：由用工部门负责进行（口试或实际操作）检测应聘人员的专业知识水平及工作经验并填写复试意见。614终试：由经理或主管招聘人员的素质、专业知识水平及工作经验确认（口试）并对通过者定级定薪，定试用期。615主管有权对本部门“普工“进行终试核定。616经下负责班长级（含班长）以上管理人员及特殊技能人员的终试核定。62教育训练621教育训练工作分为“新进人员教育训练“、”在职训练“、”转岗训练“和”特殊技能训练“四大类。622新进人员教育训练。6221所有经过终试合格的员工，不论工种和职务的高低均需

21、接受。6222新进人员教育训练主要由人事部负责，其授课内容主要是本公司概况、厂纪厂规等知识。6223新进人员上课时，由讲师负责点名，并在“教育训练签到表“上打勾作为已参加上课之证明及出勤之依据。6222讲师在授课时要抓住授课重点在“教育训练签到表”上作好教育训练记录，作为授课之依据。6225培训完毕将根据授课内容，对培训人员进行教育训练后之鉴定（口试或笔试），并将结果记录在“个人训练资料表”上。623在职训练6231管理课主管应于每年初召集各部门主管或叔导依据各部门之业务性质、工作需要、职务功能讨论制定“年度教育训练需求及计划大纲”，注明训练需求的课程名称、时数、训练对象、训练日期、讲师等，由

22、管理课审核，经理核准后方可生效。6232在职训练主要由各部门主管自觉安排进行。6233根据计划大纲到了训练日期，由各部门主管自觉安排，按要求进行教育训练工作。624转岗训练6241转岗训练主要是指本公司各部门人员的横向异动及纵向提升之训练。6242人事组根据不同时期对各部门的人力需求，向各用人部门进行推荐或由用人部门主管提名，在征得原用人部门与调入部门主管同意的前提下，经经理核准开始生效。6、2、4、3被转岗调入员工1-3个月内必须接受用人部门的相关专业培训，并须通过用人部门主管的考核（口试或实际操作），否则退回原单位。6、2、4、4转岗训练主要由用人部门负责人根据部门的实际情况进行。6、2、

23、5特殊技能训练6、2、5、1评定从事检验与测试、仪佼、内部品质稽核等验证活动的一些特技工作人员为有特定技能的人员。6、2、5、2特殊技能训练，主要由该部门主管或该组织负责人负责安排进行，并以教育训练签到的方式确定进行。6、2、5、3特殊技能人员资格请参见附表特殊技能资格表，并要不不定期考核，每年至少一次，将考核结果存档。6、2、6任何受训人员，必须由讲师建立“个人训练资料表”从进厂到出厂之全过程在本公司的受训记录，并交人事存档（受训前讲师到人事处领取员工资料，受训后整理并交人事部存档。）6、2、7每次教育训练活动结束后，该部门主管应在一周内完成“教育训练总结报告表”，经管理课主管确认，经理核准

24、后由人事存档。6、2、8所有培训讲师必须接受专业培训。6、2、9所有事荐均记录在人力资源管理程序各相关表单中。6、3其它规定参见员工守则7相关文件7、1员工守则8相关表单人员增补申请单 申请日期 ： 年 月 日部门级别编制人数实际人数增补职务增补人数性别年龄需要日期具备条件核准： 人数： 部门主管：个人训练资料表姓名到厂日期工作单位职称异动记录NO受训课程训练记录考核结果主管确认备注日期时数合格不合格年度教育训练需求及计划大纲年度： 部门： 日期： NO：预计月份课程名称预计时数培训对象预定讲师备注说明：制定本教育训练计划要饮食基本常识、专业技能、管理技术等项目。核准： 审核： 制表：教育训练

25、签到表 新进 在职 转岗 特定技能 日期年度： 部门： 日期： HO：培训部门培训讲师负责人培训对象培训对象培训时数NO姓名签到签到签到签到NO姓名签到签到签到签到NO姓名签到签到签到签到112232132431425415265162761728718298193092031102132112233训练记录：经理： 部门主管： 讲师教育训练总结报告表训练名称训练对象训练日期训练讲师训练地点训练人数训练时数讲师方面：学员方面：改善建议：追踪事宜：训练费用明细表NO费用项目实际支出备注12345678合计 核准： 管理课主管： 制表：特殊技能资格表名称资格备注检验与测试1、初中以上学历2、一年以

26、上实际工作经验3、接受过专业培训仪校1、初中以上学历；2、一年以上实际工作经验；3、接受过专业培训。内稽人员1、初中以上学历；2、一年以上实际工作经验；3、接受过专业培训；特殊岗位人员1、初中以上学历；2、一年以上实际工作经验；3、有技术等级证。讲师人员1、初中以上学历2、一年以上实际工作经验。3、接受过ISO9000及5S等知识培训。第二节 工厂行政管理1、行政/总部部的工作职能是什么？（1） 防火防盗与突发事件的处理。（2） 厂区生产/办公及宿舍环境卫生的清洁与维护。（3） 宿舍分配、门卫管理、水电管理。（4） 厂区宿舍会客、车辆进出货的管理，公务用车的管理。（5） 全厂的伙食供应与管理。（6） 消防设施的管理与安全检查。（7） 配电系统的建立与安全检查、维护。（8） 厂区、宿舍财产及员工安全的保障与维护。（9） 休闲、康乐设施的管理，固定资产的管理。（10） 清洁用品、办公用品、电器配件的采购。2、行政主管的工作责任有哪些？（1） 定期组织收集、分析、综合全