铜陵公共就业人才服务局数字化加工三次.docx

1、铜陵公共就业人才服务局数字化加工三次铜陵市公共就业人才服务局数字化加工（三次）采购项目需求一、服务需求1.服务需求清单（项目预算： 35万元）序号名称内容单位数量1档案整理涵盖按规定进行整理、编目、编写页码，另外加盖档案号章，裱糊，加边，卷内信息著录，档案关键字信息收集，整理装订，打印封面，打印目录，打印档案袋，装袋，上架卷150002档案扫描涵盖人事档案拆卷、编号、扫描、图像处理、装卷完还，上架页6000003档案包装涵盖A4档案袋、A4档案封皮和A4档案配套散材料夹卷150002.项目依据及参考标准2.1 档案管理主要法规中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法2.2业务标准与技术

2、规范干部档案工作条例（组通字199113号）干部档案整理工作细则（组通字199111号）人事档案整理规则人事档案著录规则纸制档案数字化技术规范（DA/T31-2005）国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定档案交接文据格式（GB/T13968-92）档案分类标引规则（GB/T 15418-94）中央档案馆电子版档案数据接收规范（试行）电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）企业退休人员档案的内容和分类按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到相关档案业务标准质量要求。3.档案整理要求对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单，对

3、档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数进行交接。整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五部分。第一步，分类对流动人员人事档案材料根据干部档案整理工作细则或企业退休人员档案的内容和分类设定的大类和子属类进行分类。根据采购方要求采集提取相关档案内容信息。企业退休人员档案的内容和分类具体内容：整理退休人员档案，本着完整、条理、真实原则，按档案内容分为以下四类：(一)招工、退休材料：包括招工(入伍)审批表、病退材料、退休承诺书、身份证复印件(曾用名公安证明)、户口薄复印件、公示反馈结果、人社局养老补缴通知、女性参保人员社保参保缴费情况说明、征用地协议书(附花名册)、(保险)放弃承诺

4、书、退休审批表(白纸三张)等；(二)工资待遇材料：包括转正定级、升级、调资等；各种工资变动审批表和解决待遇问题审批材料，保险福利待遇核定等材料(三)加入党团材料：包括中国共产党入党申请书、入党志愿书、转正申请书、中国共产党党员登记表，党纪处分材料，入团申请书、入团志愿书、团员登记表、退团材料，加入民主党派的有关材料；(四)其他材料：不属于上述三类的材料一律归入此类(整理时应按原档案管理分类排序归类)。 采集提取相关档案内容信息具体内容包括：姓名及曾用名、身份证号码、性别、毕业（招工）时间等。第二步，排序将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和

5、页码固定下来。每个类别中的档案材料排序后，加盖档案号章，并在其右上角或右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页;有封面的材料从封面开始编写;空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。第三步，编目编目的具体要求：档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。每类目录应首先注明材料类号和类别名称。“类号”下依次填写排列序号，最后填写页号。“材料名称”根据材料题目填写。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。“材料形成时间”填写材料落款时间。“页数”材料的页数。按照

6、编好的页数如实填写。编制目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第四步，技术加工为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡是破损、字迹模糊或易褪变、锈蚀的金属物和超大纸张折叠等不符合要求的都要进行修整。对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不

7、得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。第五步，装订、装袋每个档案材料，必须三孔装订整齐，无倒页、错页、漏页等现象。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整齐、平坦，用蜡线进行装订，装订结实实用。装订好的档案，需打印档案目录并置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符，如有老的目录需一同放置于档案内，并置于新目录的下方。档案材料应左边、下边对齐，在左侧

8、打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。如果左侧的空白不够，要托裱出装订边，不能压字。装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不漏字、不压字、不损坏档案材料，方便阅读。打印档案封面姓名等信息、打印档案袋面及底部姓名、档案编号等信息，将档案按照其姓名编号顺序依次装入袋内，打印字迹须规范清晰。第六步，移交材料对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单，对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数进行验收移交，并及时将移交档案还回库房上架。目录电子版须与纸

9、质版同时移交。其它未尽事宜请参照干部档案整理工作细则（组通字199111号）或企业退休人员档案的内容和分类执行。4.档案数字化扫描要求 4.1技术要求（1）数字化加工平台要包含如下功能模块：提卷点收，案卷整理，档案编目，批量扫描，图象自动优化处理，图像质检，图像补扫，校对，数据导出，终检，组卷装订，成品验收/还卷。 售后服务要求：要对采购人的技术人员进行相关培训，包括与系统相关的网络、主机、设备及售后的培训。技术服务要求：保证所有产品为原厂商提供，保证所提供产品不存在任何知识产权纠纷，保证在合同期内完成项目实施；4.2过程要求成交供应商必须采用原始格式300dpi无压缩jpg格式的图像文件，最

10、终提供给用户的档案数据包括300dpi、100dpi和100dpi水印版三种格式各一份。并负责对用户进行系统使用培训，保证采购人正常使用。4.2.1基本要求（1）操作流程档案整理：对档案进行拆分、档号核实等档案准备的前处理工作。档案扫描：使用扫描仪对档案进行扫描。图像修正：检查所扫描图像的质量，特别是检查图像是否清晰、有无缺页、影像方向是否正确。文件命名：严格按照文书档案目录数据交换格式与著录细则（DB35/T161-2002）中档号的命名规则对生成的图像信息以相应的档号进行命名。 数据对接：建立目录数据和档案图像之间的一一对应关系。数据校对：对扫描的图像与相应数据信息链接的准确性进行检查。刻

11、录光盘和硬盘存储：将扫描的图像和相关的信息及时地刻录到光盘上和活动硬盘上，一式三份。档案还原：将拆分扫描的纸质档案重新装订，恢复其原貌。4.2.2操作规范要求（1）文档归整必须逐卷、逐份验收和检查，档案以全宗为单位分类组成案卷，案卷按顺序编号，且有根据相应数据要求所建的目录。对影响扫描质量的装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）、装订线要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件。如拆除后不能复原的珍贵原件，应请示中标方再决定是否拆除。破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复；折皱不平影响扫描的原件应先压平后再进行扫描。（2）档案扫描认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。对每份文件的每页进行纠

12、偏处理，其左右歪斜偏差小1度。对于除文字内容外，纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时，应尽可能按原缝隙粘贴好，再用平板扫描仪扫描。每一案卷纸质档案扫描完后，扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。（3）图像修正扫描影像获取时将分辨率设置为300DPI。图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。图像去污、去斑、去糙：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框

13、、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循保持档案原貌的原则，为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边；要保证画幅上的图像、文字完整，清晰可读。对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数，尽可能使图像能清晰识别。对每个画幅进行纠偏处理，使其左右歪斜偏差小1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。图像文件如非原件原因，字迹或图像无法清晰识别，应返工。图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致；影像拼接：原始文档、图件不能一次扫描的，可采用影像拼接的方法制作影像完整的文档或图件；影像拼接之前，应完成除影像拼接意外的影像处理工作；（4）文件命名扫描档案以全宗为单位，扫描影像按原

14、始纸质档案页码进行编号，保持和原始档案页码严格一致，并利用软件功能进行优化。建立案卷号与最新宗地号的对应表，对于无法建立对应关系的需备注说明。（5）数据对接根据文件的档号将目录数据与图像文件进行对接，对接过程中应通过参看原文内容，看文件内容是否与数据所著录的内容一致，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。 （6）数据校对 以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的合格率未达到100%不予以验收。 （7）文件存储 每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘，并存储在活

15、动硬盘。刻录光盘或硬盘存储时应注意图像信息的完整，刻录或存储完成完成后要进行质量检查。质量检查的内容有图像文件能否打开，文件数是否准确，防止刻录或存储失败。合格的光盘用只读光盘复制两份（tiff、双层pdf和JPG各一份）。 （8）档案还原 在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害，同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌，做到安全且无遗漏。（9）文档著录根据档案著录规则 DA/T 18进行目录数据录入，要求目录与档案原件目录一致、准确完整。目录录入准确率为100%，如存在档案字体为潦草的手写体、草体、繁体，要求在录入的过程中仔细、认真的辨认，正确率达到100%。（10）保密要求

16、提供详细的保密方案及措施，投标商中标后必须与采购人签订保密协议。并在档案数字化加工完成后，将存储在加工设备内的档案内容予以删除；档案数字化加工各个环节投标方均应进行详细登记，并及时整理、汇总，装订成册，每周要有周报上报采购人，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并移交给采购人。 4.2.3 其他要求（1）对部分特殊装订的档案，投标方经招标方许可后可进行拆卷扫描；（2）对较老、较薄的档案须采用平板扫描；（3）不得损坏原始档案；（4）档案中如有内容被装订物遮挡，须进行拆卷扫描，拆卷后进行恢复性、规范性整理装订；（5）档案重新装订前必须安排专人专机对扫描文档进行100%检查，并按规定做好检

17、查记录。（6）严格按照国家标准纸质档案数字化技术规范要求执行；（7）图片的扫描精度要求300DPI，彩色图片要求采用24Bit 真彩色，达到扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果；原始扫描影像采用无压缩tiff格式；彩页、红头文件及具有彩色印章的文件、图件，必须采用彩色扫描；（9）扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准；（10）电子图片的倾斜度达到视觉上基本不感觉偏斜为准，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲；（11）采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案；确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤

18、；保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。（12）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息，应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则；（13）必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的光盘备份；（14）服务实施前向采购人提供所有实施人员在本公司近三个月内的社保证明（任意一个月即可）或劳动合同，格式参照授权代表社保证明。以上所列如有未尽事宜，一切参照相关国家标准和规定执行。5、档案包装要求（1）档案包装中标人在签订合同前需按照招标文件要求提供样品，样品符合要求才可签订合同。（2）中标人提供的样品将由采购单位封存作为

19、履约验收的标准。样品要求如下：A4档案袋材质：高档牛皮纸 规格：250克重； 约31厘米*25厘米*3.5厘米； 含5厘米宽折叠纸舌封面印有“流动人员人事档案”、“姓名”、“性别”、“档案号”字封底印有“姓名”、“档案号”字1个A4档案封皮材质：高档牛皮无酸纸 规格：250克重； A4幅面优质国际； 含封面封底封面印有“流动人员人事档案”、“姓名”、“身份证号码”、“原工作单位”、“年 月 日”字和三孔装订线点封底印有“铜陵市人力资源和社会保障局铜陵市档案局 监制”字1套A4档案配套散材料夹材质：高档牛皮纸 规格：250克重；A4幅面1个二、售后要求服务和数据验收（一）售后要求服务1、售后要求

20、项目验收交付使用后，中标方要提供三年免费质量保证和售后服务，并有三年期满后提供有偿服务的技术支持方案。无论在质保期内还是质保期满后，中标方负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。一般问题在4小时内解决，严重问题中标方要及时提出用户可接受的解决方案和服务承诺。2、售后服务数字化流程应各环节应清晰可控，质量安全控制点合理有效。服务供应商所提供的档案数字化成品应符合采购方标准同时能够满足导入现有档案管理软件的要求。售后服务期限：项目验收交付后提供3年的售后免费服务。售后服务响应时间：接到用户电话后2小时内响应，次日上门服务

21、。（二）数据验收数据验收应遵循采购方的相关要求，主要包括档案实体验收、数据验收。1、档案实体验收（1）逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，采购方将根据合同和相关法规向中标方要求赔偿并追究法律责任。（2）检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，中标方应及时返工进行补救。2、 样品数据验收中标方应先期完成100卷档案数字化加工样品，并将样品数据交由铜陵市公共就业人才服务局预检，验收合格后，所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。3、 数据抽检（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有

22、数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于30%。 （2）中标方应拥有档案数字化加工质检管理软件。每月定期向用户提供数字化情况进展报告和费用使用及结余情况。 4、验收指标 目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为不合格。 （1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之一。 （2）扫描图像：漏扫率为零。 （3）图像质量：图像质量情况完好率99%。 （4）格式封装：图像文件的命名差错率1。 （5）著录（目录核对）：以案卷（文件）为单位，关键字

23、段正确率100%，其余字段录入错误率1。目录核对错误率为零。 （6）条目与图像挂接：挂接正确率100%。 （7）档案原始材料：100%不缺失，不损坏。 5、验收审核 （1）数据验收以抽检方式进行，抽查比例比低于30%。中标方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回由中标方全面自检，采购方的验收记录不向中标方公开，待验收通过后，采购方公开验收记录。在退回自检期间，采购方将不再向中标方提供加工的档案。 （2）采购方在验收中检出的错误，中标方及时、无偿予以纠正并再提交采购方验收。 （3）全部档案验收通过后，须填写“货物验收报告单”，须经采购方分管领导及其他监管人员审核、签字后方有效。

24、 （4）如档案完成后不能通过验收的，视为中标方违约。 （5）由于中标方的质量等问题，而引发的误时、经济等问题均由中标方承担。 （6）数据验收合格后，中标方须刻录DVD光盘一式二份提交给采购方，著录条目和全文数据向采购方数据库迁移。档案扫描文件应分别提供JPG格式、TIFF格式和PDF格式。三、报价要求本项目采用总价包干，供应商报价须包括本项目所有费用。采购人后期不再追加费用，投标供应商自行考虑投标风险。四、其他要求供应商须为本项目提供相应的设备保障和加工耗材，包括：高速扫描仪、复印机、计算机设备、运送案卷手推车、装订线、铅笔、胶水等。各设备数量由投标方根据扫描卷数及工期时间自行安排，务必在规定

25、时间内完成项目任务。三、投标人资格要求1、符合中华人民共和国政府采购法第二十二条规定，且具有从事本项目的经营范围和能力；2、本项目不接受联合体投标；3、供应商存在以下不良信用记录情形之一的，不得推荐为中标候选供应商，不得确定为中标供应商：(1）供应商或项目负责人被人民法院列入失信被执行人的；(2）供应商被工商行政管理部门列入企业经营异常名录的；(3）供应商被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的；(4）供应商被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的。四、供货（安装、服务）周期合同签订后，6-10个月内完成。五、付款方式 项目完成并全部通过验收合格后，采购人一次性支付。六、采购

26、方式公开招标七、评标办法的初步意见采用综合评分法。（满分100分）评分标准评分因素所需提供材料分值技术部分标准（53分）项目实施管理方案 综合评议各投标人的项目实施方案、质检方案和验收方案，实施方案应包含档案数字化加工实施流程、项目组织、实施人员结构和管理规定、现场管理制度、保密制度等内容，根据方案内容的详实性、可行性及齐全性，优得9-12分，良得5-8分，一般得1-4分。 提供方案装订入投标文件，未提供方案不得分。实施人员结构涉及到证书的需提供证书复印件装入投标文件。 12分质量安全保障方案（1）综合评议各投标人的质量安全保障方案，包括相应的制度、流程、设备或软件加强对档案数字化加工过程的控

27、制，保证档案原件及档案信息的安全.人员保密管理、加工现场管理、档案实体安全管理、设备及数据安全管理、数字化成果保障、数据安全与备份等，根据方案内容的详实性、可行性及齐全性，优得7-9分，良得4-6分，一般得1-3分。（2）投标人设置专门质检岗位的得2分，没有不得分。 提供方案装订入投标文件，未提供方案不得分 11分售后服务综合评议各投标人的售后服务措施和方案，方案应包含质保年限、服务措施、回访、技术培训计划等内容，售后服务机构地点、承诺售后服务响应时间、解决问题时间。根据方案内容的详实性、可行性及齐全性，优得8-11分，良得4-7分，一般得1-3分。 提供方案装订入投标文件，未提供方案不得分1

28、1分人员保障综合评议各投标人提供的项目实施人员数量，按数量多少进行评分，提供人员数量最多的得10分，其余投标人按比例计分。（注：如投标人提供人数达到10人及以上，均计10分）投标人须提供实施人员花名册，人员在本单位的社保证明或劳动合同复印件装订入投标文件。 10分项目现场保障措施综合评议各投标人的现场保障措施，包括硬件设备、网络布线、摄像头和加工耗材等，根据方案内容的详实性、可行性及齐全性，优得7-9分，良得4-6分，一般得1-3分。 提供方案装订入投标文件，未提供方案不得分9分商务部分标准（32分）企业荣誉 投标人获得ISO9001质量管理体系认证（有效期内）的得2分，没有不得分。（证书范围

29、需包括数字化加工）。提供加盖公章的证书复印件装订入投标文件。 2分投标人业绩自开标截止之日起三年内具有数字化加工成功案例的。实施合同金额在25万以上（含25万）的，每个5分，最高得30分。 提供合同复印件装订入投标文件，时间以合同签订日期为准。 30分报价部分评分（15分）根据各投标人的最终有效投标报价，以满足招标文件要求且最终有效投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分15分。其他投标供应商的价格分统一按照下列公式计算：投标报价得分=（评标基准价/投标报价）15100（四舍五入，精确到小数点后二位）。以报价表中的金额为准 15分八、合同主要条款以实际签订的采购合同为准。采 购 单 位：铜陵市公共就业人才服务局 填报日期：2019年1月08日