OA办公自动化设计方案.docx

1、OA办公自动化设计方案OA办公自动化系统设计方 案方案简介该方案针对甘肃省财政厅的需求，提出了建设OA办公系统的设想，通过方便、快捷的数据分析、传递、审批以与信息发布，实现高效办公。为了保证管理网络、现场控制、信息传输各部分的安全独立机制，我们对于自动化进行了三层网络结构设计，采用安全可靠的隔离技术，在底层过程控制系统实时网络与实时数据库之间建立数据传输通道。基于管理网应用开发系统通信进行数据交换，形成了良好的网络安全机制。本系统的详细功能模块为：内部邮件模块、公告通知模块、新闻管理模块、投票管理模块、固定资产管理模块、考核管理模块、人事档案模块、工作计划模块、即时通讯模块、报表系统模块、会议

2、管理模块等。第一章 概述1.1项目背景随着计算机技术、通信技术以与互联网技术的飞速发展，社会经济的信息化进程逐渐加快，以网络经济为主要特征的新经济形态正在发展和壮大。信息化程度已经成为国家乃至个人现代化程度的重要标志。作为知识经济的基础，社会信息化由政府、地区、企业、个人信息化构成，政府、地区、企业、个人，对社会总体信息化的作用和实现的难度依次递减。可以说办公自动化是信息化社会的基础和基石。站在新的起点上，应对各种挑战，突破发展的制约瓶颈和体制障碍。巨大的工作量对政府工作效率提出更高的要求，应积极推进现代科技制度建设，合理设置科学管理程序，提高工作效率。转变的需要，促使建立更高层次的信息化应用

3、支持系统转变，为自动化办公提供有力支持。本次项目作为一个集成的办公自动化工具，从各部门数据统计、分析、传递、审批以与信息发布的角度出发，参照通用化的工作事务流程，抽象和概括出满足管理和决策的信息化工作平台和模型，建成各应用子系统；通过构造基础信息库，对相关管理部门的审批工作以与传递工作；优化信息资源结构，深度整合基础信息，实现对信息资源深度开发、与时处理、传播共享，突出信息对工作的重要支持作用。自计算机应用于管理领域以来，在信息系统开发与应用方面的进展相当神速，从EDP到MIS、OA、DSS、CIMS的开发，乃至当今信息高速公路、信息港、政府上网工程、电子商务的建设，信息系统工程的建设浪潮一浪

4、高过一浪；信息系统建设的三大支柱（管理科学、信息技术、系统理论）的新成果不断涌现，尤其是信息技术（包括信息理论、计算机科学、网络通信技术）的发展日新月异，我们正处在从工业社会向信息社会过渡的伟大时代。 甘肃省财政厅在拟定甘肃省财政工作的方针政策、发展战略，统一管理区资源，组织、指导监察和行政执法，组织、指导厅下属单位的管理，以与在组织、协调、监督、指导厅各单位工作中，各类信息量越来越大，涉与到的部门越来越广泛，庞大的数据信息等待分析处理和存储，如果仍沿用以前的手工操作、事物传递或简单的传统办公自动化方式来运作，厅领导和机关工作人员很难有时间来集中精力处理一些高层次问题，这无疑不能适应目前的形势

5、需要。使用一些切实可行的手段来提高行政机关的管理水平，加快内部的信息流通与信息的有效利用，将为整个甘肃省财政厅办公系统的核心机制更加高效灵活提供有力的保证。 为了保证甘肃省财政厅OA办公系统建设的整体性、完整性，适应发展的需要，提高省财政厅内部管理水平，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化计算机技术、网络技术已经渗透到单位的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉与到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足单位发展的需要，影响了单位领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现单

6、位的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。1.2理念与定位本项目从政府高效办公的需求出发，以实现全面信息化建设为目标，综合运用创新的管理理念和先进的信息技术，在充分掌握了解各相关部门的基础上，抓取准确的基础数据和统计数据，深度整合内外部各种相关资源，通过科学的程序和模型，形成各个实用的子系统，为各级部门提供有力的支持。通过实时数据库平台的建立，提高在IT建设上的回报，提高投资效益，使管理系统运行在实时办公数据的基础上，大大地从信息化建设中受益，从而提高安全质量、缩短办公周期，提高全面装备效率，提高人工效率，提高信息化建设的满意度。通过本项目的实施，搭建完善的信息平台，进一步推进管理变革和

7、体系创新，不断提升各级部门管理水平和办公效率。1.3项目的意义本次项目的实施，将在推进管理现代化和促进各级管理部门转变职能方面发挥重要作用。首先，本项目满足客户发展战略的内在要求。本系统的建成有助于提高决策有效性，全面提升管理水平，优化配置内部各类资源，积极构建发挥优势的体系。其次，本项目是实现向“自动化办公”转变的重要保障。信息化系统从信息入手，与时、动态、准确地掌握基层管理部门第一手信息，运用分析、传递、审批以与信息发布，直接面向决策的需求。第三，本项目是客户实现“数字化战略”的关键部分。信息化程度已成为衡量综合实力的基础，随着信息技术的不断发展，办公自动化建设迎来了新的机遇与挑战。转变工

8、作方式，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的管理体制，办公自动化建设已经成为其中的重要环节。本项目的开发作为客户办公自动化系统的高阶环节，是整个办公自动化系统的统领，它的成功运行是实现“数字化战略”建设的关键。第二章 总体需求分析2.1总体需求本项目建设是一项规模庞大，系统复杂，与办公活动密切相关的系统工程。能够通过Internet/Intranet网络稳定、可靠、高效地进行办公，充分利用现有网络资源； 建立高效、适应性强、扩展性强、支持异构环境的软件支撑平台。包括应用服务、数据库体系等，能够支持各应用系统并具备进一步开发扩展能力；建立相关的运行管理和技术支撑体系，确保

9、项目成功。办公自动化系统是信息时代的产物，是信息化时代科学管理的表现形式，也是现代信息管理的内在要求，通过管理信息化系统项目建设，建立符合现代管理需求的先进IT应用平台。促进全管理部门决策流程的规范化，减少决策行为的随意性；提高决策水平，合理行使权力；加快决策反应速度，提高工作效率；提升全管理部门、跨业务协同决策能力。2.2 设计目标1）应用目标甘肃省财政厅OA办公系统建设的总体目标是：以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，采用成熟和开放的软件产品，为财政厅领导和机关办公提供服务，实现财政厅的办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。通过开展此项工程建设，不断改进现有的工作环境和条件，

10、进一步提高机关工作的效率、水平和质量，实现日常办公事务、业务处理事务的自动化、标准化，最终实现办公过程的无纸化，以适应信息化社会发展的需要，促进财政厅事业的进步。 2）技术目标本系统的应用开发技术目标是：信息资源化：通过数据库建立与管理的应用软件，建设以信息为主体的、全局性的、统一管理的共享数据库；统一规定各分系统子系统、各单位OA之间的信息接口根据各种信息浏览需求，采用先进的WWW技术标准（Web技术、浏览器、页面、检索工具和超文本链），开发各种Web浏览页面，使各级领导全面、与时、准确地浏览各方面的动态。 传输网络化：充分利用XX区政府在局域/广域网络建设方面的现有资源，建立高质量、高效率

11、的管理信息网。 决策科学化：随着省财政厅OA办公业务系统的建立，将统计分析、业务预测信息，图文并茂地呈现在各级领导面前，为他们的决策提供辅助支持信息；并应用BO或SAS软件包，提供预测与结构化决策的方法、模型，进行辅助决策。 本系统的主要建设内容和工程的成败关键，不在于企业网的设备和网络建设，而在于应用当前信息系统开发的最新技术（Intranet/Web开放平台、分布式面向对象技术、先进的信息处理技术等）进行应用软件的开发和信息组织。因此，还将遵循以下应用开发技术目标：根据实际业务需求，自主开发应用系统； 具有严密的从系统层到应用层的安全控制与审计机制； 所开发系统能够适应XX区政府组织机构和

12、结构的调整； 采用构件化技术，使应用系统具有相对的独立性，使各办公应用子系统具有通用性，又能适应机关某些机构或岗位的个性化要求； 系统能够与各种管理信息系统、业务处理系统、统计分析系统、辅助决策支持系统连接与融合； 系统具有较长的生命周期，并保证从现有的办公自动化模式向高级广义的智能化办公模式平稳过渡。2.3设计原则甘肃省财政厅OA办公系统建设以先进性和实用性为根本原则，既要满足现行的业务需求，又要适当考虑将来的发展需要；尽量采用成熟的技术和产品，有效地利用现有的硬件、软件、网络等资源，边建设边见成效，以有效地防止系统建设的失败和反复，促进省财政厅OA办公系统水平的提高。实现本系统的关键在于系

13、统的设计。我公司在此次系统设计上遵循“实用、适用、先进和平台化”的原则。在项目实施过程中遵循“统一领导、统一规划、分步实施、步步见效”的原则。在硬件部署方面遵循“统一、安全、可靠、高效”的原则。具体而言，我公司在本次系统设计中遵守以下基本原则：一体化原则：我公司将充分利用长期积累的软件项目设计和开发经验，对本项目进行统一规划和一体化设计，确保本项目一体化目标。依据一体化设计原则，我公司将结合已有系统与可预见的未来可能建设的系统，对数据和应用进行一体化设计，并在统一的平台上予以一体化实现。该设计原则对于消除以往由于各专业独立组织开发的各应用系统孤岛，减少信息多重维护负担，保障数据一致性具有重大意

14、义。实用性与先进性原则：我公司通过基于业务基础软件平台理念确保本项目的技术先进性，通过我公司长期积累的软件设计与开发经验，将我公司长期积累的先进的管理思想和模式引入该项目中，通过信息化手段实现对业务管理的提升，避免成为现有手工系统的简单仿真。整体性保障原则：系统的开发采取总体规划、分步实施的开发策略。即在开发之初先进行总体规划（即总体分析与总体设计），然后在总体规划的指导与约束下分步开发。必须站在整体的高度，充分考虑它与其它系统之间的信息关联，设计好与其它系统之间的信息接口，否则它也会成为无源之水和信息孤岛。 财政厅OA办公系统是一个融合多方位信息的集成系统，为防止发生数据洪水现象，系统的软件

15、建设应首先是符合标准的，符合技术发展方向的，开放并易于集成的。各子系统之间有着相当密切的关系，因此在进行各子系统的开发过程中必须遵循总体分析与设计的要求，以确保系统的整体性。适应性原则：适应性是软件质量体系中重要的指标之一，系统的设计从最开始就应该以适应于多种运行环境，而且还必须具有应变能力，以适应未来变化的环境和需求。发展性原则：采用当代最新技术，建立一种新概念的、开放的现代管理和办公环境，它以TCP/IP、广域网互连、路由、防火墙和网络管理技术为核心，建立一个安全可靠的广域网络应用平台。利用世界最新的Intranet、HTML超文本链信息融合、图文声并茂的多媒体开放文档体系结构、交互式对象

16、以与中西文检索技术为基础，建立一个开放的信息资源管理平台。利用Internet/Intranet、数据库与分布式处理技术，构造信息存储与事务处理平台。标准化与开放性原则：在计算机系统总体结构设计中，所有软件产品的选择必须坚持标准化原则，选择符合开放性和国际标准化的产品和技术；在应用软件开发中，数据规范、指标代码体系、接口标准都应该遵循规范要求。 安全与保密原则：财政厅OA办公系统必须有高可靠性，并对使用信息进行严格的权限管理。在技术上，采用严格的安全与保密措施，确保系统的可靠性、保密性和数据的一致性。为此，在设计与软件开发中采用如下安全保密措施：采用HTTPS和防火墙技术，增强网上传输中的信息

17、保密性；利用数据库系统本身的数据管理功能，通过对每个数据库基表进行各用户的读写授权定义，保证数据库基表级的安全保密性；系统通过建立网络-用户指标代码关系矩阵对数据库中每个数据记录（即：每个指标代码对应的数据记录）的读写权限进行集中统一的严格管理，由应用软件内部的逻辑判别，保证数据库基表内记录级安全保密性和字段级设计系统的运行维护管理模块，进行系统数据库的备份与恢复，使系统数据库不会因意外事故（如突然停电）而造成破坏，从而确保数据库内容的安全可靠性；通过对数据库的存放设计，使数据库各基表的生成源与修改源统一规划，确保数据的一致性。 原有资源保护原则：设计中充分考虑现有资源，尽力保护现行系统，拟建

18、的新系统要能最大限度地与原有网络和数据库互连。为此，本系统从原有的软件采集数据时，需根据这些系统的不同运行平台（例如Lotus Notes，Sybase DB等）做大量的数据读入、转换工作。第三章 系统平台架构 3.1 OA办公系统平台架构3.1.1 平台架构OA办公系统平台，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强，客户端不需要安装专用的客户端软件，使整个系统的管理维护工作大量减少。特别是作为整个单位的信息化，

19、系统的用户数量多，涉与的部门多，而且可能还有远程的用户，如果需要维护客户端的软件系统，将会导致许多客户端系统需要大量安装、调试工作，影响整个系统的稳定运行。用浏览器作为统一的信息访问工具，避免访问各种业务系统数据是需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统，更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。系统平台架构示意图如下所示： 3.1.2 平台的构成 OA是一个通用的信息管理平台，平台主要包含四个主要部分：个人事务、公共事务、信息交流和系统管理。个人事务：主要是与个人办公与通讯有关的模块的整合公共事务：提供了公共事务与业务综合管理的相关模块，以与可自定义流程的工作流功能。信息交流：是单位

20、内部进行交流的有力手段。系统管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单，按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派；信息管理平台的模式是创 科技独创的一种信息管理模式，主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统，并且可以满足用户不断提高的信息化需求，努力做到一次投资，终生享用。不论用户属于哪种行业类型，对用户管理、模块管理和权限管理的需要是共同的，只是对功能模块的需求不同。因此， OA给用户提供了一个构建真正属于自己、符合本单位需要的信息管理系统。 通过用户权限的管理，不同身份的用户进入系统以后，可以见到、使用的功能

21、模块是不同的，也就是说，如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。对于单位内部的信息管理来讲，权限的管理十分重要，某些信息只能领导掌握，某些信息只能相关部门掌握，没有权限的管理，就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息。功能模块是实现信息处理的子系统，用户可以根据信息系统的需要选择适当的功能模块实现信息化处理。系统提供很多功能模块，也可根据用户需要定制功能模块。系统功能的模块化是 OA的重要特点，类似搭积木的方式，选择需要的模块，用户就可以构造符合自己业务需要的信息管理系统。新模块和升级模块可以直接添加到系统的模块库。我公司将不断为用户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版，为用户提供

22、更好的信息服务。用户也可以按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处理需要的专用模块。3.2 系统网络环境网络结构：服务器（数据库服务器、应用服务器）、客户端、远程访问。3.2.1 基本的运行环境 OA是运行在服务器上的应用系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装Windows 2000/2003操作系统或Linux/Unix系统，OA系统内置Mysql数据库，也可支持MS SQL Server 2000系列。客户端只需要安装Windows 98以上的版本，使用IE5.0以上版本的浏览器。不需要在客户端安装专门的软件，建议使用IE 6.0。当用户数量比较多，且用户访问量很大时，可以考虑将We

23、b服务器和数据库服务器分别设在两台服务器上，提高系统的运行效率。 3.2.2 局域网 OA可以安装在局域网络上的任何一台服务器上，局域网用户通过局域网IP地址即可访问。3.2.3 广域网有远程分支机构，或出差用户时，需要广域网的支持。远程用户可以用远程拨号、专线、Internet联接等方式实现访问信息系统，可通过光纤或WLAN接入、ADSL宽带、主机托管等方式实现广域网OA应用。3.3 数据库系统数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全与可靠性保障，并为各种应用提供数据访问、存储等服务。信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据，也涉与多媒体数据信息。业务管理系统主要是以数据信

24、息为主，决策支持需要数据仓库系统的支持。 OA支持MYSQL和MS SQL Server作为信息管理系统的数据库系统。3.4 电子邮件系统电子邮件是 OA的一个重要功能模块，它主要包含两个功能：1）内部员工的电子邮件。内部邮件：内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器，就可以使内部员工之间可以通过内部邮件实现协作、沟通、交流。而且没有邮件服务器的复杂配置和管理，特别适合单位内部的日常工作。3.5 网络协议网络协议建议采用TCP/IP。通过TCP/IP可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络TCP/IP网络，事实上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行

25、的标准。3.6 操作系统整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能，以与应用软件的性能，很大程度上也取决于系统软件，特别是操作系统的性能。采用Browser/Server（B/S）、Intranet/Internet体系结构后，与数据库有关的操作都将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义。Windows Server系列操作系统具有网管能力强，Internet/Intranet集成度高，易维护，有较好的性能价格比等优势， OA也可以很好的支持Windows平台。第四章 系统模块设计4.1系统设计框架3.2 内部邮件模块主要用于内部用户邮件的收发。

26、电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件系统可以方便地起草、发送邮件、浏览接收到的邮件并归类存档，可以实现各类信息（如信件、文档、报表、多媒体等多种格式文件）在系统中各分支机构、部门与个人之间快速、高效的传递。 可按用户、角色、部门或自定义组发送邮件。优化群发功能，即同时给上千人发送邮件，在服务器上只占用一封邮件的空间；在对方未读邮件的情况下，可删除、回收邮件；有丰富的提示功能。邮件发送后，自动保存在发件箱里。可查看对方的查阅情况，支持邮件批量导出。3.3 公告通知模块具有通知公告的发布、管理和查询等功能。公告板系统为用户建立一个电子公告栏，使用户可以发布通知、通告和消息，并可方便

27、地浏览公告板。公告的发布可设定审批人，由审批人审批通过后才能发布；公告的发布可设定发布范围，不在发布范围内的用户将看不到此公告信息；发布公告还可设定发布时间范围，超过时间范围的公告将自动从公告板撤消。公告板的内容可定期存档。热点话题畅所欲言的讨论园地热点话题系统为用户提供了一个相互交流和学习的场所。用户可随时随地地进入热点话题系统进行讨论和信息交流。可以设定讨论范围，实现讨论组功能，还可以匿名参加讨论。每一名员工都可以利用热点话题，提出自己的问题或发表自己的意见。热点话题对所有的用户开放，并且参加者不必在同一时间同一地点来共享信息，真正做到了异地、异步的信息交流而不受时间和空间的限制。问题与建

28、议 员工之间的沟通纽带问题与建议系统为领导和群众提供了一个相互交流的纽带。所有用户可在此向上级提出合理化建议和个人意见，问题与建议的提出可以用署名和匿名两种方式，领导可针对这些建议和意见进行答复，并将好的建议公布出来，让全体员工浏览。帮助 体贴的助手只有体贴的帮助系统才能引导您正确的使用。发布时支持普通格式、MHT格式链接格式。类型可以在后台进行分类设置；发布范围可以按角色、部门、人员任意组合发布；发布时可选择填写标题、内容、生效日期、紧急程度、提醒方式等；支持批量附件上传，上传的附件可以设置是否允许用户下载、打印。支持多种格式的附件直接阅读播放；发布内容时，可以使用强大的编辑器进行图文混排，

29、可预设格式文档。发布人可以修改内容和附件，并可以方便地看到查阅情况，可以设置转发功能。可设置通知公告的审批发布。可以进行批量导出。3.4 新闻管理模块具有新闻发布、新闻评论、管理和查询功能。有相关权限的用户可以发送各种业务、行政、人事等单位的相关新闻，被指定接收的用户可以随时查看，第一时间了解单位动态。支持新闻评论，可以直接在新闻与新闻评论中上传文件和图片，可以对重要的新闻进行置顶，有阅读者的回执以与查看每一个阅读者的阅读时间，在发布新闻之前，可以设定审批流程，可以设定必须通过审批才能发布相关新闻。可以记录单位发展历程中的重大事件，建立单位的历史档案。可以在发表大事记时直接记录事件内容，也可以

30、上传相关文档。大事记在发表后所有人员都可以发表相关评论，有相关权限的用户可以对事件记录与评论进行维护。便于单位的宣传和新进员工的培训。大事记中可以插入图片与附件。在兼容通知公告发布功能模块的基础上，新闻管理增加了评论的功能。可以设置是实名还是匿名评论。新闻发布和通知公告管理，均可以拆分成完全独立的多个模块，并更换名字，以形成新的独立模块。3.5 投票管理模块主要用于意见收集、民主决策、结果测试等。通过投票，管理层可以直接看到员工对某一问题的倾向性和态度，在人事任免、业务规划、组织调整、文化建设等问题上得到第一手准确信息，从而做出正确选择，避免决策失误。发起投票者可以自由设置投票主题，设置投票时

31、限，设置是否为匿名投票。可发布任何多个投票主题，同一投票主题可以发布多个子投票。投票项目支持单选、多选和填入文本内容；可以设置是否支持匿名投票，设置投票前、后可否看统计结果。发布投票时，可以按部门、角色、人员选择投票发布的范围。3.6 固定资产管理模块实现固定资产的录入，生成资产卡片，生成相应的查询报表。实现办公用品的入库、发放、库存统计等功能。经领导审批同意后方可购置，物品由办公用品管理员登记入库，自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记，发放后库存信息自动更新。可分类管理用品，每个类别可分配相应的管理员。当库存到达设定的底限时系统会自动报警；借用物品逾期不还也会自动报警。

32、可通过部门、人员、时间段、类别等不同口径进行相应的统计查询，有效减少库存浪费、合理监控相关费用。对设备、房屋等大型固定资产进行登记、录入卡片、设置折扣，以与每月计提折旧、报废、计算残值，并生成相应的固定资产报表等操作。3.7 考核管理模块可进行考核设置和评分标准，对相关人员进行考核评价。特点：设置考核的人员和被考核人员，考核完毕之后，可以看到考核结果，也可以将结果导出为EXCEL文件和汇总文件。3.8 人事档案模块主要实现档案资料的录入、查询、与统计分析等工作。企事业在日常办公中对于人员的基本信息、工作经历等进行记录，同时在企事业中员工工作变动是经常的事情，记录员工转岗、调动、离职等变动人事信息都要进行记录，主要是加强人员的基本的信息的登