经理查询系统使用说明.docx

1、经理查询系统使用说明Last revision on 21 December 2020经理查询系统使用说明经理查询系统使用说明第一节 登录系统西软公司X5系列产品的经理查询系统，综合了前台系统、餐饮系统两大模块的主要内容，重点体现了酒店经营总表及各个分部门的报表。一般系统管理员会把该模块的快捷方式放在桌面上，用户只需在桌面上找到快捷图标，双击鼠标左键即可打开登录窗口，下图所示的是打开后的登录窗口： 【班别】：为便于统计，根据上班情况，系统将班次分为三个，分别用固定的一位数字表示，1-早班；2-中班；3-晚班。用户在进入系统时，必须根据实际情况输入班号信息。【用户】：用户名在系统中也叫工号，是操

2、作员的编号，最长可以是三位，编号形式没有特别规定，可以是数字、字母也可以是字母与数字的结合，如001、A15、ZXJ等都可以定义为用户名。【密码】：密码在系统中也叫口令，可以是数字或者是字母，最长可以是十一位数。输入时要注意字母大小写的区别。进入酒店管理系统的初始密码是由电脑管理员（或工程师）在维护系统中定义的，操作员用初始密码进入系统后，可以对密码进行修改。正确输入【班别】、【用户】、【密码】后，回车后即可进入系统。第二节 退出系统当用户下班，需要退出系统时，可以单击窗口右上角的，系统提示“是否确信退出系统”，如下图所示，单击是（Y），成功退出系统。第三节 更换工号此功能主要用于交接班、临时

3、离开岗位等情况。为防止他人使用你的用户名操作本系统而造成不必要的麻烦，系统建议操作员在交接班或者离开岗位时，使用更换工号的功能。执行其他功能更换工号，打开如下图所示登录窗口，操作同登录，不再赘述。第四节 密码修改为防止泄密，操作员应该经常修改自己的密码（因为密码泄密可能造成一定的经济后果）。该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功（以防他人误改）。操作步骤：（1）、执行系统功能密码修改，打开密码修改窗口；（2）、根据系统提示，输入原密码及两次新密码，单击确认即可。第五节 经营分析经营分析中提供了非常丰富的报表，包含了酒店的营业日报、夜审后产生的稽核报表及各个部门常用的报表。51 营业总表

4、执行经营分析营业总表，可以打开酒店的营业日报，如下图所示。系统默认显示的是前一日的营业数据。如果需要查看以前的营业日报，可以在营业日期中选择希望查看的日期，系统将显示该日的报表。52 经营分析执行经营分析经营分析，可以打开查看各种以图表形式显示的报表。如下图所示：系统提供了常用几种报表的图表，用户可以在【项目】中进行不同图表之间的切换。如果用户希望查看某段时期的图表，可以在【起止】项中输入起始截止日期。同时系统也提供了多种图例供用户选择，用户可以在【图例】中选择自己喜欢的图例形式显示图表。除了可以看图表外，也可以单击窗口右上角的【报表】，以报表的形式显示数据。53 稽核报表执行经营分析稽核报表

5、，可以打开查看稽核报表，如下图所示。稽核报表主要指夜审之后产生后的报表，里面包含了夜间稽核工作底表及酒店营业日报等报表。双击一个报表名称，即可打开该报表。系统默认显示的是上日的稽核报表，如果希望查看以前的稽核报表，可以单击“历史稽核报表”，在窗口下方的日期项选择希望查看的日期即可。54 报表专家 执行经营分析报表专家，可以打开查看酒店各经营部门的报表。比如单击窗口左方的“桑拿”，则窗口右方就显示桑拿方面的各种报表。单击“在店客人”，则显示所有住店客人的方面的报表。双击一个报表，打开该报表后，在窗口上方有一排工具栏，各个项目的功能如下表所示：图标功能名称功能打印预览显示报表的预览方式。屏幕边框会

6、出现相应的标尺，且边框出现蓝线，便于操作者判断报表打印在纸上的样式。刷新系统将自动更新报表中的数据过滤全为零的行使指定值为零的内容不显示在报表中显示切换显示报表打印在纸上的样式，再次单击此按钮，恢复显示。一般打印时可选择白底黑字，而在查看时可选择另一种显示方式过滤条件打开条件输入，供操作者输入过滤条件排序打开排序列名输入窗口，根据提示输入列名，单击确定（O），显示内容将按此顺序排列存盘可以将报表存成其他格式的文件，以方便其他应用程序的调用输出到Excel将报表输出到Excel格式，方便进行修改输出到报表专家将该报表复制到报表专家的其他目录下横向打印系统默认竖打报表，使用该功能转换成横打打印设置

7、设置打印机的配置，如纸张的大小等行选打印打开选择条件窗口，按提示输入行选条件，即可打印选中行的内容高级打印打开高级打印窗口，输入打印条件进行打印打印在连接打印机的情况下，用来打印报表末页显示报表的最后一页下页显示报表的下一页上页显示报表的上一页首页显示报表的首页放大通过这一组按钮调整报表的大小缩小通过这一组按钮调整报表的大小原样相对应放大和缩小功能使用，用于恢复报表到原样退出退出打开的报表第六节 预订前台预订前台菜单显示的主要是X5前台系统中预订接待方面的内容。通过查看预订信息和本日将到列表等，可以让经理对酒店当前及未来的客情有大致了解。61 房价查询在预订业务中，预订员接到预订电话（或其他方

8、式预订），首先应根据客人提供信息，跟客人确认抵离时间、所需房数、房价等基本信息，客人确定要预订之后，再为客人建预订单。房价查询功能专为满足预订员的这种需求设定。执行预订前台房价查询，打开房价查询条件输入窗口。查询条件分1、2、3 三部分，需要说明的项目如下：条件项 目说 明1到达日期客人预计抵店日期，需正确输入，该项关系到可用房类资源数、房价等信息。房类预订房类，不选表示所有房类，单击该项空白处，可打开房类帮助。预计房价预计房价，系统默认上下浮动10%。2宾客对于有档案的客人，可在此输入客人姓名，系统自动与档案匹配，该信息与条件3一起作用价格。若建立预订，该信息将直接带入预订单。公司对于有档案

9、的公司，输入名称，系统自动匹配档案，该信息与条件3一起作用价格。若建立预订，该信息将直接带入预订单。旅行社同公司。订房中心同公司。3价格范围私有针对宾客、公司、旅行社、订房中心的专用房价码。私有+公共宾客、公司、旅行社、订房中心专用房价码+当前所有客人都能用的公共房价码。所有当前酒店所有有效房价码，除去已关闭的。关闭即已过期不使用的房价码。输入查询条件，如预计2006/01/06到，房类可以是JOT、JDT，高速公路有限公司，如下图所示。图条件输入完毕，单击确定，打开如下窗口。窗口中部显示当前宾客可使用的房价码、房价及其指定房类可用房数。单击选中某价格，该价格被黑色覆盖，“房价码”处显示该房价

10、包价等基本信息。图确认要预订后，单击预订，即可打开预订单处理，单击Walk-in则做直接入住的客人的登记。62 销售问询执行预订前台销售问询，打开销售问询列表窗口，如下图所示。单击“Turnaway”标签页，可以显示客人询问了客房情况，但是最终没有做预订的信息。比如有的客人因为觉得酒店的房价太高而没有做预订，有的客人因为酒店客满无法接受其预订而未做预订，也有的客人是因为酒店无法提供客人期望的房型而未做预订。通过查看“Turnaway”信息，可以让酒店管理人员了解流失客源的原因，并采取相关措施进行补救。63 宾客列表系统中提供了预订宾客列表、本日将到宾客列表及当前在住宾客列表。这些列表的内容比较

11、相似，分别用于显示不同状态的客人信息，下面以预订宾客列表为例进行说明。执行预订前台预订信息，打开预订宾客列表窗口，如下图所示，该列表显示了酒店当前所有的客房预订。预订宾客列表上方是可以互相切换的标签页，如上图所示，所有预订客人又被细分为这些类型（一般这些标签页可以根据实际需要进行定义）。系统中提供了快速查询和组合查询两种查询宾客的方法。快速查询操作步骤：（1）、ALT+A将光标移至输入条件处（或鼠标单击右上角快速查询输入框）；（2）、输入已知信息，可以是客人姓、名、姓名、房号、预订号、帐号等，回车，显示查询结果。组合查询用于多个条件组合，查询客人信息，如要查询一个星期内某公司客人的住店情况。宾

12、客列表下，单击右下角组合查询按钮，打开组合查询窗口，根据需要输入多个条件，单击确定，即可显示查询结果。64 帐务查询执行预订前台帐务查询，打开帐务查询窗口，如下图所示。帐务查询功能提供的是前台系统中帐务信息的综合处理，它可以查询如费用、冲帐、调整帐等，也可以根据各种不同的条件来查询，输入的条件越多，查询的结果越精确。由于其中的选项较多，所以它可以完成非常复杂的查询。在帐务查询窗口，输入查询条件，单击确定，即显示查询结果。查询条件分“常用条件”和“高级条件”。常用条件：左边显示定义的常用查询项目，右边是一些可输入的条件，有：【用 户】：用于输入查询对象的工号，如要查询操作员FOX的费用，则在此输

13、入FOX。系统默认为空白，表示选择所有操作员。【班 别】：用于限制查询班次，可以是早班、中班等，系统默认为“所有”。【帐 号】：若只需查询某个帐号的帐务，在此输入帐号即可。【房 号】：用于查询某个房间的帐务。【数据源】：系统提供多种数据源，分上日、本日、所有的前台帐务。操作者可以根据需要选择适合的数据源，系统默认为上日帐务（所有）。高级条件：高级条件查询是在常用条件的基础上作进一步的筛选，可以选择费用码、付款码、转帐方式等，一般夜审人员、稽查部人员、系统维护员则应该深入的了解并掌握它。65 实时房态表系统中提供了4个房态表供用户选择，其中最受欢迎的是实时房态表2。实时房态表2实时房态表-2也称

14、平面房态表，特点是全面地反映整个客房的使用情况，对操作员来说，比较直观易懂。执行预订前台实时房态表-2，打开实时房态表-2。为便于说明，我们将房态表-2分成三个区域进行说明：左中、底行、右边，具体说明如下。左中：不同的颜色表示不同的房间状态，房态表的颜色、方块的大小可以在维护系统中定义和修改；当鼠标停留在在住的房间时，系统会自动显示该房间客人的简单信息。而双击某一房间，可以打开该房间的详细信息，并可进行修改，如换房，续住及输入客人信息都可以在此完成。指向一个房间并单击鼠标右键，系统会有一弹出菜单。对于干净房，可以完成预订、登记等操作，而对于住客房，可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住、

15、预订等操作。房号右下角或右左上角不同颜色的小方块含义如下：右下角表示将到或将走房，而左上角出现小方块表示该房间为临时房态。底行：每一种房态的实际房数及占总房数的百分比，而在住房所占的百分比即为当时的实时出租率；通过下拉列表中的楼号、房类的选择，可以单独显示某一幢楼，或某一种房类的房态情况。右边：一列功能按钮，与右键弹出菜单的功能一致。实时房态表1较房态表-2而言，房态表1的侧重点在于向操作员直观的展示宾客各方面的信息，如：VIP、留言、加床等。其结构、表现形式与功能基本上房态表-2一致，因此此处不再一一赘述。执行查询实时房态表-1，打开实时房态表-1。单击9.帮助，打开帮助窗口，阅读，即可掌握

16、房态表-1。实时房态表3执行查询实时房态表-3，打开实时房态表-3。实时房态表-3按房号显示客房的使用情况。通过下拉列表中的【楼层】、【房类】、【房号】、【房态】、【日期】的选择，可以根据需要显示某一楼层、某一种房类、某段时间房间的房态和使用情况。窗口中部显示的是房间状况，各种颜色和图标的含义详见帮助（单击帮助）。窗口右边是一组功能按钮检索、修改、房号、帮助、统计、打印、退出。修改:单击修改，打开当前房间客人主单，可对主单进行各种修改操作。房号:单击房号，打开输入起始房号窗口 ，输入起始房号，可以查看从那个房号起的房间情况。帮助:单击帮助，即可打开帮助窗口。统计：单击统计，显示当前客房实时状况

17、统计表。实时房态表4房态表-4用来显示酒店平面图的情况，一般根据酒店的实际进行设计定义。执行查询实时房态表-4，打开实时房态表-4。第七节 餐饮娱乐餐饮娱乐菜单显示的X5系统中餐饮模块的主要内容。在该菜单中可以查询到餐饮的主要预订情况和菜食销售情况。71 餐饮预订执行餐饮娱乐餐饮预订，打开餐饮预订一览表，如下图所示。该列表默认显示当前所有状态预订记录，包括预订、登记、取消状态。历史预订单的查询请使用历史预订单查询功能。在餐饮预订列表中，可以使用窗口右列的单号、单位、姓名、班别等功能按钮进行查询。实 例：查询“市人大杨处”的预订情况。操作步骤：（1）、单击单位，弹出条件输入窗口。（2）、输入单位

18、名称。（3）、单击确认，显示查询结果。72 餐厅预留清单执行餐饮娱乐餐厅预留清单，打开餐厅预留清单。在该报表中通过在起止日期中选择起始截止日期，同时在餐厅列表中选择餐厅名称，可以查看某段时期里某个餐厅的预订情况。73 POS综合查询综合查询功能非常实用，简单输入查询条件，即可查询出相关餐饮帐务。执行餐饮娱乐POS综合查询，打开餐饮查询条件输入窗口，如下图所示。输入相应的查询条件，单击确定，可找到满足条件的帐单。输入条件越多查询结果越准确。若不输任何条件直接单击确定，系统默认显示本日所有餐饮帐务。74 餐位图执行餐饮娱乐餐位图1，打开餐位图窗口，如下图所示。在该餐位图中，显示了每一餐餐厅的桌位的

19、具体使用情况。在此需要注意的是使用班别1进入系统，则查看是早餐餐位使用情况；使用班别2进入系统，则查看的是中餐的餐位使用情况；使用班别3进入系统时，查看的是晚餐的餐位使用情况。在窗口中部有多个标签页，分别代表各个餐厅。单击“宴会厅”，则窗口中部将显示宴会厅的所有桌号，单击“御景轩”，则窗口中部将显示御景轩餐厅的所有桌号。系统用图表方式显示餐厅桌位占用情况。每个方块表示一个桌位，不同的颜色表示不同状态。其中红色五角星所在的桌号表示当前选中的桌号。选中一个桌号时，窗口下方显示的是该桌号点的所有菜。桌位颜色与含义对应如下表：颜 色含 义白色当前闲置。黄色 当前已开台，但未点菜。绿色 开台，且已经点菜

20、。浅兰色当前有预订75 餐饮消费统计 在餐饮系统中，可以根据客人的类别、来自区域、用餐性质等，分餐厅对客人的消费进行统计，以帮助管理人员制定决策依据。 执行餐饮娱乐餐饮消费统计，打开销售统计窗口，如下图所示。实 例：查询2006年1月1日到1月5日宴会厅零点的本省商务客人消费情况。操作步骤：（1）在【营业点】中单击选中宴会厅。（2）在【类别】中单击选中零点。（3）在【地域】中单击选择本省。（4）在【性质】中选择商务。（5）在【统计时间段】中，起始时间输入“2006/01/01”，终止时间输入“2006/01/05”。输入内容如下显示：（6）单击确定按钮，系统将显示统计结果。76 菜食销售排行榜

21、菜食销售排行榜可以统计酒店各个餐厅各种菜食的销售情况。执行餐饮娱乐餐饮消费统计，打开菜食销售排行榜窗口，如下图所示，该窗口的操作类似餐饮消费统计窗口。如果选中某个餐厅，同时选中菜本和菜类，单击确定后，可以统计该餐厅中该菜类的销售情况。如果不选菜类，只选餐厅，则显示该餐厅所有菜类的销售情况。也可以使用多选的方法，选中多个餐厅，显示多个餐厅的菜食销售情况。菜食销售排行榜如下图所示。第八节 其他81 消费帐消费帐即宾馆工作帐，可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入或者用于输入非在住客人的费用。收银点每天营业结束后，可把现金收入在总台输入该账号，再用部分结账结掉该费用，本日的该收银点的营业收入就可反

22、映在总报表上了。这样的收银点如：美容室、洗衣房、出租铺面等。消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支，如内部长话费（在电话计费模块定义自动转账）、会议室、宴请客人费等。每一个部门均可有一个固定帐号。执行其他消费帐管理，打开如下窗口。该窗口默认显示所有消费帐列表，包括有效的、结帐的、挂帐的等。系统用一个字母表示消费帐的状态，同宾客帐务：状 态含 义I有效O本日结帐S临时挂帐D昨日结帐表窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的：新 建：单击，新建一消费帐主单；联 房：单击，打开联房设置窗口，增删联房；主 单：单击，打开消费帐主单，可修改主单信息；入 帐：单击，打开入帐窗口，可快速入帐；档

23、案：单击，打开档案窗口，可查阅相关信息；固定支出：单击，打开固定支出窗口，可增删固定支出；帐务处理：单击，打开帐务主单，可进行帐务处理；允许记帐：单击，打开定义允许记帐费用窗口，可选择设置允许记帐费用；定义帐户：单击，打开定义帐户窗口，可增删子帐户；打印帐单：单击，打开单据打印窗口，可打印各类已经设置好的单据。右上角为快速查询的功能，输入查询条件，回车，显示查询结果。82 应收帐执行其他应收帐管理，打开AR帐列表窗口，系统默认显示所有AR帐户。AR帐常见状态有：有效、结帐、挂帐，分别用一个字母表示，依次是I、O、S。窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的，具体的使用在前台收银的相关说明

24、中将一一列举，此处先简单介绍一下。右上角，快速查询，快捷键是：ALT+A，输入查询条件，回车，显示查询结果。可以输入的常用条件：帐户名、帐户名中的一部分、帐号等。新 建：单击，新建一应收帐主单；联 房：单击，打开联房设置窗口，增删联房；打 开：单击，打开所选AR帐帐务主单；主 单：单击，打开应收帐主单，可修改主单信息；入 帐：单击，打开入帐窗口，可快速入帐；档 案：单击，打开档案窗口，可查阅相关信息；固定支出：单击，打开固定支出窗口，可增删固定支出；帐务处理：单击，打开帐务主单，可进行帐务处理；允许记帐：单击，打开定义允许记帐费用窗口，可选择设置允许记帐费用；定义帐户：单击，打开定义帐户窗口，

25、可增删子帐户；打印帐单：单击，打开单据打印窗口，可打印各类已经设置好的单据；83 帐龄报表帐龄报表用于统计某段时间记帐单位的欠款情况，酒店可以用此管理记帐单位的帐务。帐龄报表可以根据酒店的要求，进行百分数的计算，计算时可以是横向计算也可以纵向计算。执行其他帐龄报表，打开请输入帐龄报表时间段窗口。选择统计费用、帐务类别和时间段后，单击确认，即可显示帐龄报表。84 房态管理保证房态的正确，是客房中心工作中非常重要的一项，所以客房中心的操作人员应及时、准确地修改房态，以保证前厅接待处能顺利销售房间。执行其他房态管理，打开房态管理窗口，如下图所示。为便于介绍上窗口，将其分为左中右三个部分进行说明。左边

26、:客房条件列表。系统将客房中心关注的房情按列表方式显示在窗口左上角，双击即可显示相应列表。同时可使用一些条件缩小查询范围，常用的条件有：楼号、房号、房类、客房特征、起始房号。左下角：显示客房及住客基本信息。中部：显示符合左边条件的客房列表。要求操作员明确每条记录的信息。右边：房态管理功能按钮。单击统计按钮，可以打开客房房态统计窗口，如下图所示。在该图中显示了上图中的圆圈及三角形所代表的含义。第九节 其他91 客户档案档案是酒店关于客人、公司、旅行社、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。执行查询客户档案，打开客户档案列表窗口，如下图所示。档案分成五大类：宾客、

27、团体、公司、旅行社、订房中心。组合条件查询窗口输入查询条件，单击确认，显示查询结果，双击某记录，可打开。查询常用条件有：名称、单位名、协议号、销售员等。新建宾客档案操作步骤：（1）、客户档案列表窗口，退出组合条件查询窗口；（2）、单击新建，打开档案类型选择窗口，单击“宾客”，打开档案主单。（3）、输入客人【英文名】，按Tab键，系统自动显示【姓】、【名】、【中文姓名】。（4）、使用Tab键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单（下拉单或帮助窗口）中选择相关信息。（5）、基本信息录入完整后，单击存盘，自动生成档案号。注意：（1）、姓名必须正确输入（外国人的名字请注意大小写），才

28、能保证客户档案的正确匹配，相关单据（如帐单、登记单）的正确显示。（2）、新建档案时，先输【中文姓名】，回车，【英文名】、【姓】、【名】将自动显示为中文名对应的拼音。 档案信息（1）、主要信息客人主要信息，如上图所示；（2）、附加信息客人附加信息，如下图所示；（3）、喜好&特要客人的特殊要求、喜好；其中特殊要求、偏好房号、排房要求直接与预订挂钩；（4）、优惠策略房价、餐饮等消费优惠，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用；（5）、统计分析客人历史消费统计；（6）、图像资料与相关人联系人、签单人、负责人签名、照片等资料；（7）、Guest Info卡及其纪念日；（8）、预订信息未来预订；（9

29、）、销售日记- 供销售员记录走访客户情况；档案与预订的关联比较新建预订时，有无档案的区别。 预订单，输入姓名，回车，系统自动与客史档案匹配。如果该客人有客史，系统将自动匹配客史，待操作员确定后，客史信息中与预订单相关的基本信息将自动录入，操作员只需补充或修改即可。匹配后，若该客人没有客史，系统将自动产生【姓】、【名】、【姓名2】，需要操作员继续录入客人基本信息，录入完整后，存盘时，系统自动生成该宾客档案。92 实时房情实时房情以汇总方式显示前台关注的，酒店客房的各类统计指标。实时刷新。执行查询实时房情，打开实时房情窗口。要求操作员明确各个指标的含义。其中蓝色字体的显示的项目，用户可以双击打开查看具体内容。93 客房可用与占用客房可用与占用显示的一段时间里，有关酒店各种类型房间的可用房数、占用数、维修房数及当日到达的房数等的统计数据，它方便于酒店了解一段时间里客房的使用情况。执行查询客房可用与占用，打开客房可用与占用，如下图所示：显示条件：在窗口的第一行，是显示条件选项，通过选择显示条件，窗口中部将按选择的条件显示相应的信息。如上图，系统默认选择的是可用房，窗口中部显示的就是各种类型房间的可用数。若选择占用房，窗口中部显示的就是各种类型房间的占用数。Tenta