学校档案实体分类方案.docx

1、学校档案实体分类方案档案实体分类方案 一、编制目的为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范所确定的基本原则，结合我校档案工作实际，特制订本方案。二、编制原则1、考虑我校档案工作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用。2、以我校全部档案为对象，并按照形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别的原则进行编制。三、类目设置与主要内容（一）一级类目的设置与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层位。我校档案确

2、定的一级类目计13个。其标识采用一级类目名称汉字的第一个拼音字母。一级类目名称、标识符号和主要内容如下：1、党群类 DQ 主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。2、行政类 XZ 主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。3、学生类 XS 主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。4、教学类 JX 主要包括反映教学管理、教学实践等活动的文件材料。5、科研类 K

3、Y 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。6、基本建设类 JJ 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。7、仪器设备类 SB主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。8、产品生产类 CP 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。9、出版物类 CB 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。包括学校自行编辑出版的学

4、报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。10、外事类 WS 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。11、财会类 CK 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。12、声像 SX 主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料。13、实物 SW 指以物质实体为载体

5、，能够反映学校发展历史真实面貌，并具有保存价值的特定物品。一般包括能够反映学校职能活动的奖品、印信、题词（字画）、荣誉、奖励证书、礼品和纪念品等。（二）二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。根据我校的实际情况，所有类别档案均设置到二级类目。二级类目的标识均采用“双位制”。如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、1399，但10、20等带“0”的数字不用。四、类目划分与标识（一）党群类 DQ11 党务综合12 纪检13 组织14工会15团委（二）行政类 X11 行政综合12 人事13 监察、审计14 安全保卫15 后勤16

6、图书17 档案（三）学生类 SS11 招生S12 学籍管理S13 毕业生S14 学生管理S15 学生公寓管理（四）教学类 JXJX11 综合JX12 学科与实验室建设JX13 教学实践JX14 教材JX15 成人教育（五）科研类 KYKY11 综合KY12 学科和项目（六）基本建设类 JJJJ11 综合JJ12 单项工程（七）仪器设备类 SBSB11 综合SB12 单项仪器设备（八）产品生产类 CPCP11 综合CP12 按产品种类或项目设置类目（九）出版物类 CBCB11 综合CB12 出版物项目（十）外事类 WSWS11 综合WS12 出国（出境）WS13 来校WS14 国际合作与会议 W

7、S15 外国留学生工作（十一）财会类 CKCK11 综合CK12 会计报表CK13 会计账簿CK14 会计凭证CK15 工资清册（十二）声像类 SXSX12 照片SX13 录音带SX14 录像带SX15 幻灯片SX16 磁盘SX17 影视胶片SX18 缩微胶片SX19 光盘（十三）实物类 SWSW11 题词、字画SW12 锦旗SW13 奖状、证书SW14 印信SW15 牌匾SW16 奖杯SW17 校徽、纪念徽章SW18 礼品、纪念品SW19 实物其它五、档号的编制方法档号是存取档案的代号，排架的依据，反映我校档案实体分类体系和物理位置。档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则，即同

8、一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求；方便插卷与扩展，并有利于发挥排架、检索的双向功能。档号结构、标识和模式：年度号分类号案卷号（1）年度号：四位阿拉伯数字组成。（2）分类号：由一、二级类目代号组成。（3）案卷号：1n，按最下位类目流水。党群、行政类档案工作规范依据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法、高等学校档案工作规范等有关法律、法律和规章，为了加强我校党群类、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，特制定本规范。

9、一、归档原则1、凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。2、党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。3、党、政文件应严格实行文书处理部门立卷归档制度。4、党、政文件材料的归档工作应实行“四纳入”，即档案工作纳入学校整体发展规划，档案事业发展所需经费纳入学校预算，档案文件收集、整理和归档等业务纳入学校管理工作流程、制度、部门工作计划和岗位职责，档案形成、管理、服务工作质量考核指标纳入高校绩效考核体系；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。5、学校各处室

10、、部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同校综合档案室认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。6、要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。二、归档范围1、确定的原则（1）归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。（2）归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。（3）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。2、归档的主要内容和重点（1）归档

11、的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委等系统的内容。具体范围见山东大王职业学院档案归档范围和保管期限表有关部分。（2）归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。3、不归档的文件材料（1）上级机关普发供参阅、不办的文件材料；（2）上级机关发来供工作参考的抄件；（3）上级机关征求意见未定稿的文件；（4）重份文件；（5）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（6）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件

12、、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；（7）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；（8）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；（9）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；（10）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；（11）为参考目的从各方面收集的文件材料；（12）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；三、立卷归档要求1、形成积累（1）本校党群、行政各部门及直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。（2）各立卷单位根据本单位历年文件材料形成

13、规律，预计新的一年可能产生新的内容，参照山东大王职业学院档案归档范围和保管期限编制案卷类目。（3）每一个立卷归档单位专职（或兼职）档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归类。2、立卷（1）立卷原则文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。（2）立卷分工中共中央、国务院、省地、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办，院办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。以党

14、委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。所发文均应保存两份。党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。校党、政领导参加上级召开重要会议带回的文件材料，由校长办公室立卷归档。校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，综合性材料，由校长办公室立卷归档

15、，非主办单位只保存复制本。重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校综合档案室保存，任何人不得带入其他单位。（3）立卷程序按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部门之间是否大体一致。检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文

16、件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。（4）立卷分类分年度先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。 分问题将文件按其内容所反映的问题、事物分开。分期限将文件按照规定的不同保管期限分开。（5）立卷组合立卷组合的基本要求立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。立卷

17、组合形式，一般按下述内容和顺序进行；会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其它文件材料可按照特殊的形式组合。（6）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后

18、；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。（7）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本案文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当折叠；拆除文件材料上的金属物。（8）成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的右下角。卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应

19、分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。（9）填写卷内文件目录顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“ ”号。日期：文件的形成时间。填写时可省略“年、”“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号。页号：卷内文件起止之页的编号。（10）填写卷内备考表本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。立卷

20、人：由组卷责任者签名。检查人：由立卷单位对案卷质量进行审核的责任者签名。（11）拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件名，不得用“文件材料”；除一般函件外，不得用“来往文书”；除了非诉讼案件材料外，不得用“案件”。3、归档验收文书立卷部门整理好案卷，综合档案室派人检查合格后填写移交目录，在次年六月底以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。四、党、政档案的管理1、分类编号（1）按中国档案分类法教育档案分类表分类标引，给出检索分类号。（2）根据学校党、政档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号简表。（3）党群（行政）类

21、档案档号=年度号+党、政档案分类号+案卷号其模式如下：19DQ001n19：年度号DQ：党、政类档案一级类目代号00：党、政类档案二级类目代号1n：案卷号案卷号按最下位类目流水。年度用自然年度。2、编目（1）档案室对接收的案卷的卷脊档号栏书写档号，也可以贴上注有档号的标签。标签下沿的位置距案脊背底边40毫米处。（2）按分类原则编制党、政档案案卷目录。（3）依据GB3972.5-85档案著录规则，对每个案卷进行填写案卷级和文件级著录标引卡片，作为手工检索和计算机采集卡使用。为了方便调阅档案，应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片作为检索工具。（4）及时将著录数据存贮到计算机中，用计算机

22、进行管理，并与学校信息系统联网。3、排架、保管（1）将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。（2）与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案、按声象载体档案工作规范的有关条款处理。（3）保管要求按山东大王职业学院档案资料保管保护制度有关规定执行。4、鉴定和销毁按山东大王职业学院档案鉴定与销毁实施办法有关规定执行。5、统计按山东大王职业学院档案统计管理制度有关规定执行。五、党、政档案的开发利用1、阅览（1）应设检索、阅览室，改善阅览条件并配置必要的复制设备，为利用者提供方便。（2）健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。（3）档案查、借、归还时，由利用者和档

23、案部门共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案要从严掌握，要定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如发现档案损坏或丢失，根据有关规定，区别不同情况，严肃处理。（4）对离校及离退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案。2、根据工作需要编制配套的检索工具和参考资料，档案室指南等。3、对党、政档案进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、学校大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。4、学校档案部门应根据社会和学校需要，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数据的档案资料。5、珍贵的档案，应备有缩微或复制件，以代替档案原件提供利用。6、利用档案要建立审批制度

24、。利用党政档案一般要校长办公室主任或党委办公室主任批准后。台港澳同胞及外国人利用党政档案要经有关校领导批准。7、要结合本校管理工作现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编，提高开发利用档案的能力。六、党、政档案工作岗位责任制1、分管档案工作的校领导职责(1)组织全校性的宣传、贯彻执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。（2）加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应做的工作。（3）关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和

25、困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。2、分管档案工作的各处室、各部门领导职责；（1）组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作；（2）加强与学校档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量；（3）做好文秘工作人员和专（兼）职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。3、各立卷部门专（兼）职档案干部职责（1）坚持平时立卷，根据本部门（单位）不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；（2）负责本部门（单位）文件材料的形成、积累

26、、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；（3）归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；（4）主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室归档；（5）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；（6）注意文件材料的安全和保密工作。4、学校档案部门负责人职责（1）负责制定党、政档案的工作计划、规划、进行季、学期、年度的本室工作总结，拟制（修订）业务工作的各项规章制度，并认真地组织实施；（2）对本室人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务；（3）组织本室人员参加政治和业务学习，组织文书处理部门专（兼）职人员的业务培训；（4）负责接待

27、、处理有关单位和群众的来访、来函、负责有关党、政档案业务工作对外联系；（5）调查了解全校党、政档案工作情况，并就党、政档案的改革等有关问题，提出意见和建议；（6）完成有关领导交办的事宜。5、党、政档案管理人员职责（1）根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位的党、政档案工作的各项管理制度；（2）指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作；（3）对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学校各项工作及社会利用档案史料服务；（4）贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护

28、涉密档案的安全。（5）做好“九防”工作，确保档案材料完整、安全；（6）对保存的党、政档案数量进行准确的统计。教学类档案工作规范为了加强教学类档案（以下简称教学档案）工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，依据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法、高等学校档案工作规范和高等学校教学文件材料归档范围（87）教办字016号）等法律、法规和规章，结合我校具体情况，特制订本规范。一、教学档案工作的基本原则1、凡在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的具有保存价值的文字，图表、

29、声像载体材料均属教学档案。2、教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重点。3、教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如毕业论文，实习报告等可由系保存，学校档案部门只按一定的比例择优接收。4、教学档案是教学管理的重要组成部门，应实行“四纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划、纳入教学管理制度，所需经费纳入学校预算，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质

30、量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。5、各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向校档案部门办理移交。6、努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分期管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。7、逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。8、要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方向给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。二、教学档案归档范围的确定1、确定的原则（1）归档的教学管理、教学实践和教学研究活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（2）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完善、准确、系统。（3）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。2、归档的主要内容和重点（1）归档的主要内容包括综合管理、课堂教学与实践、学科与实验室建设、成人教育与培训、教材等方面，具体范围见山东大王职业学院档案归档范围和保管期限表有关