工程资料归档规定初稿.docx

1、工程资料归档规定初稿淮安新港建设工程部档案管理规定（审批稿）淮安新港建设工程部2011年9月第一章、资料内容一、招投标资料第一条 归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。第二条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。第三条 招投标单位收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册： （一）工程建设项目发包初步方案及其附件；附件包括：1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；2、邀请招标或直接发

2、包的证明材料；3、满足招标条件的其他材料的复印件。 （二）招标事宜备案表及附件资料； （三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表； （四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同；（五）招标公告或者投标邀请书；（六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表；（七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告；（八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件；（九）清标情况报告;（十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；（十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表； （十二）评标报告； （十三）招标投标情况的书面报告（其中在前面程序中已提

3、交过的内容，可以不重复提交。）； （十四）中标结果公示表； （十五）中标通知书；（十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；（十七）合同副本；（十八）工程招标代理评价意见表；（十九）工程建设项目招标投标备案流程表；（二十）工程建设项目招标投标合同备案表； （二十一）工程建设项目招标投标监督情况记录表； （二十二）工程建设项目招标投标行政监督意见书；（二十三）投标文件的电子光盘；（二十四）需要存档的其他材料。第四条 归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久

4、性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸（图纸除外）。第五条 招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。第六条 归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录；并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表。第七条 保证档案的保管、保密。 第八条 对保存期已满，须移交同级城建档案馆的档案，应按照有关规定办理移交手续。 第九条 不得擅自处理或带走招投标档案资料，禁止任何单位和

5、个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。 第十条 档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。第十一条 招投标档案只能当场查阅，不能借阅。查阅、摘抄或复印招投标档案资料，必须履行批准、登记手续。查阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销毁。二、工程资料第一条 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。第二条 建设单位应当从工程立项起，向勘察、设计、施工和监理单位提出编制报

6、送工程档案的要求，做到工程档案材料的收集、编制与工程进度同步，保证工程档案材料的完整。第三条 工程移交新的管理单位，其工程档案必须随同移交；停建、缓建工程档案资料，由建设单位收集保管。第四条 施工单位应当按照有关规定和合同的约定，及时真实准确编制施工技术文件材料，包括竣工图。由专兼职档案员（或资料员），负责收集、整理、归档和报送档案资料。监理单位应当及时收集、整理在工程监理过程中形成或接收的档案，并在竣工验收前移交建设单位。第五条 应当建立科学的管理制度，便于档案的利用；有足够的库房，配置必要的设施，确保城建档案的安全；采用先进技术，实现城建档案管理的现代化。第六条 保密档案的管理和利用，密级

7、的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。第七条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，按国家有关规定执行。禁止擅自销毁工程档案。第八条禁止出卖属于国家所有的档案。档案复制件的交换、转让和出卖，须按国家有关规定办理。第九条 档案管理人员，应当遵守国家有关保密的法律、法规和档案管理制度，不得泄漏建设档案中涉及的国家秘密。第十条 一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。第十一条 排列1、文字材

8、料在前，图纸在后。2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。4、竣工图应以单位工程按专业分类（建施、结施、水施、电施等）组卷，并按图纸编号依次排列。竣工图必须应有图纸目录。第十二条 工程文件的排列顺序为：1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工验收文件5、竣工图；6、声像、电子文件材料。第十三条 一个建设

9、工程项目由多个单项工程组成时，以项目为单位分类组卷的准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件四大类，应排列在该项目的第一个单项工程的相应位置。1、组合应以文件材料的内容为主线，兼顾其他特征，使之联系密切，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷内容相互衔接。文件材料中工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件四个部分应分别组卷。同一组合文件材料中的内容不能拆分在不同的案卷中。2、竣工图原则上按专业组卷。当工程图纸较少时，也可合并立卷。三、审计资料第一条 审计资料有送审资料及审计结束后审计局返还资料（审计报告、审定意见书、送达回证、被审计单位反馈意见、工程决算）

10、等。送审资料目录见“附件二”。第二条 需要按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原则排序，与之相对应的意见、说明等附后。第二章、归档要求一、整理第一条 去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。第二条 文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一。如一卷中A4规格的文件材料占多数，就以A4规格为该卷标准，卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一。第三条 对于文件材料原件规格不足A4（或16K）时，常用裱贴方法有两种：一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4（或16K）规格的白纸上；二是采用阶梯式的裱贴方法。裱贴时，应在左边留出2530mm装订边。第四条

11、 图纸一律按手风琴折叠法，图签外露于右下角，图纸不应露白。二、编目第一条 编目是指组成一个案卷后，编制卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面。第二条 卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷单独编号，页号从1号开始。第三条 页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外的右下角。第四条 案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。第五条 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。第六条 序号，用以固定卷内文件次序。卷内文件依其排列先后填写序号。序号用阿拉伯数字从1起依次标注。第七条

12、 文件编号，填写文件的文号或每张（类）图纸原编图号。第八条 责任者，填写文件材料的主要形成单位（竣工图的责任者为施工单位）。第九条 文件题名：填写文件标题的全称。无标题的文件应根据内容拟写题名。卷内原有完整、准确的图纸目录，题名可从简，如“建筑竣工图或建筑竣工图110”。第十条 日期，填写编制文件的形成日期或起止日期。质保资料的编制日期可以省略。第十一条 页次，填写每份（类）文件材料首页上标注的页号，最后一份文件的页次应注明起止页号。第十二条 备注，对卷内文件变化作必要说明。第十三条 卷内目录放置于本卷首页之前。第十四条 案卷封面采用内封面形式，主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保

13、管期限。第十五条 案卷题名应简明扼要，准确揭示卷内文件材料的内容，便于保管和利用。第十六条 案卷题名一般由建设单位名称、建设项目名称、工程名称、卷内文件材料内容四个部分（要素）组成，字数控制在50个汉字内。第十七条 同一项目的案卷题名时，建设单位、项目（工程）名称一般应保持前后一致。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，案卷题名应写明项目名称和工程名称（或编号）。如：“清华苑二期（项目名称）2223号住宅（工程名称）工程准备阶段文件”。第十八条 建设单位的名称，在命名时须用全称或通用简称。如：“淮安新港建设有限公司”，简称“淮安新港建设”，不得简称“新港公司”或“新港建设”。第十九条 市政基础

14、设施工程，或者建设单位与建设项目名称相同，或者已经地名办确认或已有公安编号的住宅小区、大型商业建筑等公共建筑，案卷题名的构成应略去建设单位名称。如：“人民商场（既是建设单位，又是建设项目名称）扩建工程建筑竣工图”。第二十条 建设项目名称应按立项文件内容准确填写；建设项目只有1个工程，工程名称省略。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，工程名称应按工程实际内容填写。第二十一条 卷内文件材料内容，应尽量揭示案卷内文件材料的主要内容，按文件材料组合表（附件一）准确填写。同一层次中的2卷以上文件材料内容题名相互间应属并列关系，不能包含。同一份、类、次文件材料内容可以用“之一、之二”表示，但文字材料一般

15、不超过3卷，图纸卷不能超过5卷。第二十二条 编制单位，即卷内文件材料的形成单位或主要责任者。竣工图编制单位为施工单位。第二十三条 编制日期，即卷内文件的形成起止日期，与卷内目录中日期相一致。 第二十四条 密级分秘密和无密（可不填）两种，保管期限分永久、长期和短期三种。三、装订案卷采用装订和不装订两种形式。即文字材料装订，图纸不装订。四、照片材料的整理第一条 照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的次序分类排列。 第二条 将排列整理好的照片，依次粘在芯页上。2张照片粘一张芯页。第三条 每张照片应编写页码，有简洁扼要的文字说明，要写明被摄物所在的具体地点、时间、内容（含人物）。第四条 照片材料原则上应单独立卷。当照片较少时（几张），可不单独立卷，将整理好的芯页排列在竣工验收文件之后，与竣工验收文件一并立卷。第三章、建筑工程资料(文件)归档组卷目录及保管期限分类名称案卷名称分类代码资 料（文件）名 称保存单位和保管期限专业名称案卷题名建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案A类建设单位文件或资料工程准备阶段文件A1立项文件A1-1立项申请报告及批复永久A1-2