企业信息管理体系规划.docx

1、企业信息管理体系规划一、信息和企业信息管理的概念 1.信息和数据 数据是对物体和活动描述记录所形成的文字或数字,数据不完全都是有用的。把数据加工处理就形成了信息。数据和信息统称信息资源。信息资源和人力资源、自然资源一起被作为社会的三大资源之一,是企业最重要的资源之一。 2.企业信息管理的概念 企业信息管理是为了达到预定目的,综合运用各种手段,对企业息活动中的各要素实施全面管理的一种管理思想和管理模式。 3.企业信息管理的作用 企业信息管理所关注的是信息资源的经济效益,是如何使信息资源实现价值最大化。企业信息管理是提高企业效益的捷径之一。 提高信息资源的利用效率。 提高企业的对外反应速度和能力。

2、 为企业的经营决策、业务活动提供支持。 改变企业的组织结构和业务过程,改进企业的工作方式和工作过程。 三、企业信息管理体系设计的思路 1.企业信息管理设计的目标、依据和原则 1)企业信息管理体系目标 在企业总体发展目标下,建立完善、规范的信息管理体系,对企业的信息资源进行科学管理和利用,为企业的业务活动、经营管理和决策提供强有力的信息支持。 2)企业信息管理体系设计的依据 从企业总体战略目标出发,确定实现总体战略目标的信息需求,再分析目前企业信息管理的现状问题,依据信息管理的理论和科学分析,从而设计提出的企业的信息管理体系。 3)企业信息管理体系设计的原则 信息管理体系的设计遵照可操作性、经济

3、性、科学性、适用性原则进行。 2.企业信息管理体系构架 1)信息管理体制 信息需求结构:通过对企业经营管理活动的分析,确定企业所需求信息的结构。 信息管理职能结构:通过对信息管理职能、使用权限的分析,确定为完成信息管理职能所需要的组织结构。 信息管理的技术实现:实现企业的信息管理的技术建设。 2)信息系统: 决策支持信息系统:建立决策支持信息系统的工作流程与组织结构。 管理信息系统:建立市场信息系统、财务信息系统和制造信息系统。 3)信息管理体制与信息系统的关系 信息管理体制是信息系统的基础; 信息系统是信息管理体制的延伸和发展; 四、信息需求结构 1)企业管理结构层次 按照工作类型企业的组织

4、结构可以分为三个层次:高层管理者、中层管理层和操作层,三个层次有不同的业务活动与信息需求,层次模型如下: 不同层次的工作内容不同,需要不同的信息作支持,二者关系如下: 决策层 业务活动:企业战略的制定,重大投资决策,其它重大事项的评估、选择、决策和监督执行 信息需求:国家政策、行业信息、产品信息、市场状况、决策执行信息 信息来源:更多地依赖外部信息 需求重点:外部信息资源建设,内部信息资源的充分利用 管理层 业务活动:计划、管理控制、关键问题分析活动 信息需求;计划信息、业务活动信息等 信息来源:外部信息和内部信息 需求重点:管理信息的分析,信息共享和信息沟通 操作层 业务活动:主要是订单处理

5、,更多地与业务数据打交道 信息需求:订单、会计记录、生产记录等 信息来源:以内部信息为主 需求重点:信息处理过程的规范化、内部信息的及时沟通和业务信息的分析 2)信息需求结构 按照信息的性质可以分为市场信息、财务信息、生产信息、人力资源信息等多种信息,用于不同方面的企业经营管理活动。企业信息需求结构如下表: 企业信息需求结构 宏观信息包括国内外政治、经济、文化、法律等各方面的信息国际信息包括:国际投资环境、国际市场的需求信息。 3)信息来源 外部信息:外部信息的收集方式主要有情报收集、调研和咨询。 情报收集:通过所有可以利用的渠道和途径收集与公司有关的情报。 调研:通过调研活动获得某一个专题的

6、有关信息。 咨询:请外部中介机构进行咨询。 内部信息:来自于企业内部的业务活动,在活动中产生的各种数据记录、文件,通过内部记录活动收集。 五、企业信息管理组织结构 企业信息管理职能需要一个健全、有力的组织结构来保障完成。企业的每一个部门都要 承担一定的信息管理职能。 1.设计依据 1)企业信息管理职能确定程序 2)信息使用权限 信息的使用权限规定信息权限,包括信息的获得权、数据库的访问权、数据信息的处理权,以及使用条件和使用方式。 规定信息使用权限的目的是为了防止商业秘密的非法扩散,给公司造成损失。使用权限确定的原则是信息的充分利用和有效控制。使用权限确定的依据是工作需要和决策需要。 工作需要

7、是根据工作性质和职能范围,通过工作分析确定各个岗位为有效开展工作而需要的信息,确定其使用权限,作为该岗位从业人员获取相关信息作为的依据。 决策需要是指参与决策活动需要使用决策支持信息,根据决策需要授予相应的决策信息使用权。 3)信息处理流程分析: 信息管理流程主要职责的确定方法: 4)信息流分析 通过信息流分析明确各部门在信息管理方面的职责,具体到需要传递的信息,使信息管理工作职责更加明确,更具可操作性。 信息流可以从纵向和横向两个方向进行分析。 纵向包括与上级部门之间的信息交流和与下级部门之间的信息交流。 下级部门向上级主管部门和企业计划部汇报工作计划; 下级部门向上级主管或主管部门传递业务

8、活动信息和提交工作报告; 上级部门向下级部门传达工作计划; 上级部门向下级部门传达决策信息; 横向是指与同级部门之间的信息交流。横向信息流主要有以下内容: 业务信息的横向传递给相关业务部门; 财务信息在四大中心及职能部门与财务部之间传递; 2.企业信息管理的组织结构 企划部及其下属的信息中心是企业的信息综合管理部门。 调研小组是临时性的机构,是从事专项调研活动的组织。 营销中心是市场信息的综合管理部门。 生产中心是生产信息的综合管理部门。 供应中心是供应信息的综合管理部门。 技术质检中心是技术信息、产品信息和质量检验信息的综合管理部门。 四大中心通过供应链连接起来,订单信息在四者之间传递。 人

9、力资源部是人力资源信息的综合管理部门。 财务部是财务信息的综合管理部门。 法律审计部负责整个企业财务信息的审查和法律信息的综合管理。 办公室是企业行政信息的综合管理部门。 1)企划部 企划部信息管理的职能有:企业的信息规划,信息的集中管理,信息分析,为企业的经营决策提供信息支持。 企业的综合信息管理:企业信息规划,信息政策的制定。 信息的集中管理:对分布在企业各部门的信息统筹规划,集中管理,统一分配。 信息的综合分析:对外部信息进行研究与分析, 决策支持:参与决策重大决策活动,为决策委员会制定战略提供建议,为投资项目的决策进行可行性分析和并提出建议。 向决策委员会提供企业长期发展战略规划的意见

10、和方案。 参与投资决策:搜集外部信息,寻找投资机会,并对投资项目进行前期调研、可行性分析。 2)信息中心 企划部下属信息中心,信息中心的工作接受企划部领导,向企划部负责。 信息中心是企业信息管理工作的综合管理部门,是信息资源统一管理与配置的中心,负责保障信息渠道畅通,为组织内外各层次的需要提供服务。 信息中心的主要职能 制订企业信息规划。 负责企业信息管理制度的制订、执行与监督。 负责企业内部信息标准的制订、调试、实施和监督。 负责国内外产业政策、经济形势、行业等外部信息的收集、分析与处理; 对各部门提出的信息要求进行合理性、可行性进行审查并提出意见; 对分散于各部门的信息资源进行集中管理。

11、对公司各部门的信息工作进行协调、指导与监督。 为职能部门的信息管理工作提供设备、技术和培训等方面的服务支持。 参与企业各种类型信息系统的建设,包括需求分析、设计、选择供应商、系统建设、调试、投入使用到系统维护等信息系统建设的全部过程。 负责企业内部网络的建设和维护,使各部门实现在内部网络上就能进行信息传递。 负责企业网站的设计、管理和维护。 负责企业信息的网上发布。 负责企业办公自动化系统的建设。 组织企业各部门的信息培训; 负责企业信息的保密工作,对企业内部信息进行分级管理 岗位设置 信息中心主任 全面负责企业的信息资源管理,向企划部部长负责。 主要职责如下: 组织制订企业的信息技术、信息资

12、源和信息系统的战略规划; 组织制定企业的信息管理制度; 组织企业内部信息标准的制定和调试。 组织和指导信息部门内的业务活动; 组织制订部门工作计划; 组织制订部门考核方案并监督实施; 协调企业各部门负责人处理有关信息需求、技术进步等方面的问题; 为各部门提供信息管理服务和问题解答; 与社会信息服务机构沟通,以便最大限度地利用社会信息资源。 任职资格: 具有较强的管理能力,至少3年的工作经验,曾主持过项目经理或担任过部门领导的职务。 具有很强的人际沟通能力和协调能力。 良好的人员管理能力。 具有深厚的专业技术技能和知识,了解网络与信息技术发展趋势,要求具有信息管理专业或相关专业背景。 具有主动性

13、、创造性和灵活性的素质。 具有强烈的敬业精神和良好的心态。 资深网络管理 主要职责;企业内部整体网络的策划、设计及实施,统筹管理,网络优化; 任职资格:4年以上的计算机网络管理经验,通过相关资格认证,熟悉网络业务。 数据库管理 主要职责:数据库的规划和设计、软硬件的选择、数据库的维护、根据信息中心主管的命令发布使用权限。 任职资格:熟悉数据库原理,精通数据库设计,具有相应的资格和2-3年的相关工作经验,本科以上。 网页制作 主要职责:负责企业对外网络的设计。 任职资格:熟练使用网页制作程序和软件进行网页制作,具有相应资格和2-3年的相关工作经验,本科以上。 设备管理 主要职责:负责企业网络的建

14、设和维护、计算机的采购和维护。 任职资格:熟悉各种网络设备、计算机设备的管理与维护,具有相应资格和2-3年的相关工作经验,本科以上。 信息采编 主要职责:负责与企业有关的国家政策、宏观经济形势等信息的采集;负责企业内部信息的收集与发布。 任职资格:熟悉网络信息资源,熟练操作网络与电脑,专科以上。 文案 主要职责:信息的编辑、汇总、报导; 任职资格:熟悉计算机的基本操作,有较高的文化修养,专科以上学历; 3)各职能部门 各个职能部门有明确的企业信息管理职能,有明确的岗位和人员,要严格执行企业的信息管理制度。 职能部门既是各种信息的生产者,也是内部信息的使用者。因此既有信息的使用权,又负有提供相关

15、信息的责任。 各部门在企业信息管理方面的职能主要有这几个方面的共同职责有: 根据业务需要提出信息需求计划,报信息中心审查,由高层管理者批准; 制定本部门的信息规划; 遵守企业和本部门的信息管理制度; 完成与所管理业务相关的数据和信息的数据采集、数据处理、信息分析、信息传递和信息反馈等信息处理工作; 组织或参与与本部门相关的信息系统的建设; 组织或参与制订与部门业务相关的信息管理制度和信息标准; 组织本部门员工参与企业信息管理培训。 不同业务部门信息管理的重点不同,各部门信息管理的具体重点如下: 营销中心是市场信息的枢纽,负责各种市场信息的统一处理、管理和分配。营销中心主要负责各种市场信息的收集

16、、处理与分析。 分公司主要负责订单、客户信息的收集与处理,国外分公司还要负责所在国家和地区全方位的信息收集工作,包括产业政策、财税政策、行业状况、经济形势等多方面的住信息。 财务部主要负责企业内部财务信息、各国财税政策的收集、处理与分析。 生产中心主要负责生产信息、产品技术信息的收集、处理与分析。 供应中心主要负责供应市场信息、库存信息的收集与处理。 技术质检中心主要负责新产品信息、新技术信息的收集与处理分析,提供供应中心和生产中心产品的质量检验信息。 调研小组。调研小组是非常设机构,负责专项调研活动,为特殊决策活动提供信息支持,一般由企划部根据需要组织各部门人员参与组成、协调其工作。 业务部

17、门从事信息管理工作的岗位主要有这几种: 信息采集者:负责采集原始的数据,按照操作程序、业务规定采集数据并记录成数据文件。一般由一线工作人员(如分公司的员工、生产部门的工人)来担任。 信息输入人员:按照操作程序把采集来的数据输入计算机系统,可以由信息采集者兼任。一般由一线工作人员兼任。 数据处理人员:负责各种数据的处理工作,把数据按照要求的程序和方法进行处理。 信息分析人员:按照业务规定对信息进行分析,并写作分析报告。一般由各部门的部长或主要领导担任。 数据库维护人员:负责本部门数据库的维护和管理。由专业的技术人员担任。 不同部门对岗位的种类、所需人员的数量及素质要求各不相同,可根据具体情况确定

18、。 3.信息沟通渠道 信息沟通分为有正式沟通与非正式沟通两种方式。正式信息沟通渠道又包括纵向沟通和横向沟通。 企业的内部沟通应建立立体的沟通体系,既有规范、正式的沟通渠道,作为企业内部的信息交流创造有效的沟通方式,同时以非正式沟通渠道为补充,使信息沟通效率更高。信息沟通体系建设的重点是例会制度和报告制度。企业的沟通体系如下: 1)报告制度 下级部门要向给上级部门和高层管理者提供业务和管理方面的报告,反映企业经营管理中的各种情况,主要适用于纵向沟通,有定期和不定期两种。按照报告的范围可以分为三种: 内部运行情况报告 各部门、子、分公司要定期向高层管理者提供业务管理情况及分析报告。 决策问题调查制度 调研小组根据决策需要计划、组织调研活动并提交调研报告。 决策执行情况报告制度 相关的部门(中心、子公司、分公司)要定期向决策委员会提供决策执行信息及分析报告。 2)会议制度 会议制度可以根据企业日常经营管理和业务活动的需要定期、不定期举行,定期会议主要讨论日常事务,不定期会议主要讨论突发事件或者是临时性的重大决策事务。按照会议内容可分为市场会议、财务会议、计划会议、生产调度会议等。